Xreferat.com » Топики по английскому языку » Русский язык и культура речи

Русский язык и культура речи

РЕФЕРАТ


По теме: «Русский язык и культура речи»

Общая характеристика официально-делового стиля


Содержание


1. Из истории русского делового письма

2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

3. Требования к оформлению реквизитов документов

4. Типы документов

5. Структура и содержание служебных документов.

6. Структура и содержание официальных писем

7. Унификация языка деловых бумаг

8. Требования к языку и стилю документов

9. Новые тенденции в практике русского делового письма

10. Особенности русской и зарубежной школ делового письма

Заключение

Перечень использованной литературы

1. Из истории русского делового письма


Русская официально-деловая письменная речь имеет мно­говековые традиции и глубокие исторические корни. Знаком­ство с ее историей позволит лучше понять причины и законо­мерности формирования особого стиля языка, обслуживающе­го сферу официально-деловых отношений, выявить особенно­сти национальной культуры русского делового письма, его ин­тернациональные свойства.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском го­сударстве практиковалось составление официальных докумен­тов. В этот период в основном документируются правовые от­ношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), со­здаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в раб­ство; отпускные грамоты и т. д.).

Накопление опыта официально-делового письма выража­лось в появлении устойчивых образцов обращений и заверше­ний в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типо­вых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроиз­водству – «формулярники». В этот период складывались тра­диции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами на­ходили закрепление в законодательстве. Таким образом, выра­батываемые практикой традиции постепенно становились нор­мами обычая, закладывая основу будущей системы делопро­изводства.

Существенной вехой в развитии русского официально-де­лового письма стало приказное делопроизводство (первые госу­дарственные учреждения назывались приказами) XV–XVII ве­ка. В этот период шло формирование русского централизован­ного государства, закладывались основы государственного ап­парата, системы государственного делопроизводства. Офици­ально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важ­ные признаки документа, как устойчивые текстовые формули­ровки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, цар­ские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): «От царя и великого князя Алексея Михайло­вича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боя­рину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому,...»; «...князю Ивану Алексеевичу с товарищами...». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю госу­дарю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной гра­моты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царс­ких палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Таким образом, в приказной период постепенно складыва­ется система делопроизводства центральных и местных учреж­дений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий. Этим законодательным актом делоп­роизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально-деловая письменная речь по­полнилась значительным количеством новых слов и терми­нов иноязычного происхождения, что объясняется стремле­нием Петра I приблизить русское официально-деловое пись­мо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бух­галтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. По­явились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, коррес­понденция, инструкция и др. Существенные изменения в пет­ровское время претерпевает и форма документов. Появляют­ся «генеральные формуляры» – образцы, по которым следо­вало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа. Кроме рек­визитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизи­тов, отражающих различные стадии процесса документиро­вания или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в ус­тройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были под­чинены непосредственно Сенату. Этот иерархический поря­док взаимоотношений учреждений сохранялся в течение все­го XIX века, в определенной степени он присутствует и в со­временном делопроизводстве.

В начале XIX века в недрах коллежской системы зароди­лась новая система управления - министерская, просущество­вавшая до начала XX в. Ее главная особенность - единонача­лие, придавала системе управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делоп­роизводства министерств: от создания документов до их архи­вного хранения.

XIX век отмечен появлением обширной делопроизводствен­ной литературы, в частности, письмовников – сборников об­разцов документов, а также научных исследований в области русского официально-делового письма. Большое теоретичес­кое значение в этот период имели работы Н. В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «... издание однообразных форм деловых бумаги теоретических... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопро­изводства нашего...». К предмету теоретического делопроиз­водства Н. В. Варадинов относил «наружные свойства» дело­вых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обраще­ния к разным особам, части деловой бумаги (формуляр доку­мента), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сноше­ния. 2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, от­четы. 3. Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бу­магах.

С течением времени (примерно к середине XIX века) сло­жился новый порядок изложения дела в форме краткой запи­си – изложения только самого существа вопроса. В делопро­изводстве министерств появляются бланки учреждений с угло­вым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в совре­менных документах.

Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал воп­рос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь со­здававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирую­щих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупо­рядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема их унификации и стандарти­зации. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандар­тизации, который разработал стандарты служебных писем, те­леграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и орга­низациями, обобщены исследования отечественных и зарубеж­ных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в каче­стве типовых и единых для всех учреждений. Однако «Прави­ла» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

Рост интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е гг. Однако по срав­нению с мировыми достижениями в области информацион­ных технологий, кибернетики, математических методов уп­равления в отечественной науке наметилось отставание, ко­торое выявилось особенно остро в 80–90-е гг. Тем не менее, в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана Единая государ­ственная система документации (ЕГСД), общесоюзные клас­сификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их доку­ментирования. Однако элементы новых информационных тех­нологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержден­ной в 1988 г. [2,10-42].

Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том чис­ле письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, пись­ма-представления и др.), речевых моделей, уместных в но­вых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жан­ровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, одна­ко, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.


2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи


Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государствен­ности, аппарата управления и связано с необходимостью доку­ментально закреплять правовые отношения юридических и ча­стных лиц. Интернациональные свойства делового письма –• следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языко­вым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объектив­ность), актуальность (необходимость, новизна, своевремен­ность), убедительность (аргументированность), полнота (дос­таточность информации).

Документирование – регламентированный процесс запи­си информации на бумаге или ином носителе, обеспечиваю­щий ее юридическую силу. В деловом общении документиро­вание имеет особое значение. Действительно, ссылка на ка­кую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная дого­воренность или распоряжение имеют форму документа, то ссыл­ка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования – создание документа. В социаль­ном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и по­зволяет ему удовлетворять различные человеческие потребно­сти. Среди функций документа выделяют общие и специаль­ные. Общие функции документа:

информационная: любой документ создается для сохра­нения информации;

социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по­требностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной струк­туры, в частности между учреждениями;

культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на­пример, в научно-технической документации находит отраже­ние уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

управленческая: документ является инструментом уп­равления; этой функцией наделены так называемые управлен­ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас­порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра­вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор­мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб­ного доказательства это может быть любой документ;

функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии обще­ства [2, 66].

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обес­печивается комплексом реквизитов – обязательных элемен­тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо ад­ресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России совре­менные требования к оформлению организационно-распоряди­тельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р6.30 – 97 «Унифициро­ванные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению до­кументов»).

Немаловажным аспектом делового общения являются воп­росы этики отношений между деловыми партнерами. В дело­вой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем не реко­мендуется:

побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно про­шу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

намекать получателю письма на его мнимую невнима­тельность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;

начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться [4, 22–23].

Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с по­зиции экономико-правовых, социальных отношений, а не меж­личностных. Дело в том, что официальным автором и адреса­том документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом -J руководителем организации, автором документа является «кол­лективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что,; субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное обществом и т. п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора! готовой формулы «Сообщаем, что... «, «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою! точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает доста­точной юридической силой, или являются элементами, опре­деляющими его видовую принадлежность, например в гаран­тийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...»; в письме-претензии: «... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содер­жание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач­ность понимания текста адресатом, сокращают время на под­готовку текста и его восприятие [2,166–167].

Итак, особые условия делового общения, такие как офици­альный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие тре­бования, предъявляемые к официально-деловому письму. Ука­занные требования лежат в основе такого понятия, как культу­ра официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления дело­вых писем.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объ­ема одной - двух страниц) сочетается в деловых письмах с требо­ванием полноты информации, точнее, с принципом ее доста­точности. Требование полноты предполагает, что документ дол­жен содержать достаточную для принятия обоснованного ре­шения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно на­звать факты и события, в письме-просьбе предмет письма дол­жен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактичес­кое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Предметом официальной переписки при всем ее многооб­разии обычно является сообщение о некоторой ситуации и ло­гическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценоч­ная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей – его композицией. По композици­онным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в мно­гоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопро­сов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и раз­нотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каж­дый аспект формируется речевым действием: просьбой, сооб­щением, предупреждением, приглашением и т. п.

Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степе­ни характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма [3, 21].

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достига­ется предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предмет­ная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значе­нием. Употребление слов без учета их значений может приве­сти к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно не­верно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под бла­гоприятным предлогом (прилагательное благоприятный име­ет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удоб­ный для чего-л.», например: благоприятный момент, благопри­ятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благо­приятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовид­ным предлогом.

Под коммуникативной точностью понимают точность реа­лизации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соот­ношения частей текста. Нарушение коммуникативной точнос­ти высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: со­держит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосо­четания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать зна­ния о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознако­миться, так как он имеет официально-деловую окраску и упот­ребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».

Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;

лаконичность и достаточность информативного содержания;

логичность и структурированность изложения;

стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.


3. Требования к оформлению реквизитов документов


При составлении документа особое значение имеет оформ­ление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные при­знаки, установленные законом или распорядительными поло­жениями для отдельных видов документов. Именно реквизи­ты обеспечивают фактологическую достоверность и узнавае­мость официальных бумаг.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов».

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГО­СТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их со­став зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуля­ром.

В формуляр официального письма не входит реквизит «наи­менование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.

Обычно документы (деловые письма) печатают на блан­ках – листах бумаги с воспроизведенными на них типограф­ским способом реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и рас­полагаются в определенном порядке. Существует два типа блан­ков писем организации – угловые и продольные. Они разли­чаются расположением реквизитов, предваряющих текст пись­ма.

Рассмотрим требования к содержанию и оформлению ос­новных реквизитов документов.

Государственный герб Российской Федерации. Право ис­пользования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государ­ственной власти и управления.

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Эмблема. Эмблема организации – условное (символичес­кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ­ленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отра­жающего главное направление деятельности.

Обычно эмблема располагается слева от наименования орга­низации-отправителя

Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспро­изведен герб.

Код организации – автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и орга­низации» (ОКПО).

Код документа указывают по Общегосударственному клас­сификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Код для писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Над наименованием организации-отправителя может ука­зываться еще и вышестоящая инстанция (наименование мини­стерства или ведомства; в коммерческих организациях – наи­менование консорциума или промышленно-финансовой груп­пы), в систему которой входит данная организация.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводит­ся на бланке под наименованием на русском языке.

Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и за­ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи­шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторе», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони».

Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

Справочные данныеоб организации. Этот реквизит содер­жит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный ад­рес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной те­лефонной связи и т. д. – коммуникационные данные, а так­же – номер счета в банке, наименование банка; фамилия и ини­циалы коммерческого директора и т. д. – коммерческие дан­ные. Все указанные сведения даются по усмотрению организа­ции.

Почтовый адрес отправителя должен соответствовать по­чтовым правилам Министерства связи России.

Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, приня­тых в России) и на иностранном языке, чаще всего, англий­ском (по международным правилам написания адреса), напри­мер:

Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида до­кумента. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Данный реквизит включает наименование и адрес получа­теля письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи­зации, наименование структурного подразделения, наименова­ние должности, звание лица-получателя, фамилия и инициа­лы лица-получателя, почтовый адрес.

Наименованиеорганизации. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например

Акционерно-коммерческий банк «Прогресс» Кредитный отдел

Должность и фамилию лица, которому адресовано пись­мо, нужно писать в дательном падеже, например:

Научно-производственное

объединение «Комкон»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.Н. Ковалевой

Адрес. Составные части почтового адреса указывают в по­следовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов­лением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлени­ях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):

наименование адресата (наименование организации для юриди­ческого лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

название области, края, автономного округа (области), респуб­лики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

На документах, направляемых в правительственные учреж­дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагруз­ку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и дру­гие модели, например:

Об организации выставки

О выделении аммиака из ФПТ-200М

По вопросу стоимости кондиционера IK 23- IMI

На ваш факс № 1781/2040 от 12.10.99.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Об организации института современных технологий управления

Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголов­ке слова касательно, касается, а также писать по делу, посколь­ку это выражение более уместно в юридической практике.

Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Конста­тирующая часть включает указание причин, целей составле­ния документа, а также изложение сути вопроса или предло­жения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, осве­щение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения – ссылки на инструкции, поста­новления, договоренности и т. д.). В этой части при необходи­мости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными норма­тивными актами или другими документами по данному вопро­су, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Фе­дерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» пред­лагаем Вам...

Во второйчасти формулируются предлагаемые или осу­ществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости, явля­ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро­ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдель­ным должностным лицам;

Уважаемые господа!

Господа!

Уважаемый господин директор!

Заключительная формула вежливости помещается на пра­вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра­вило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от

вступительного обращения заключительная формула вежливо­сти безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

С уважением...

С глубоким уважением...

С пожеланиями успехов...

С наилучшими пожеланиями...

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Же­лательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка оналичии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и ко­личества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские

заводы» на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информа­ционного

обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наимено­вание должности лица, подписавшего документ; личная под­пись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Шесовских

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последова­тельности, соответствующей иерархии занимаемых долж­ностей, например:

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне­го листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его теле­фона, например:

Васильев 32-45-78

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата­ния, например:

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

МЛ 2 01.04.2000

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако доволь­но часто используется составителями деловых писем. В дос­ловном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:

Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в ос­новной текст.

Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оцен­ку ситуации (либо поступила новая информация).

Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под­писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

1. Постскриптум

К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре­титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо­вание в Санкт-Петербург.

С уважением .......................................

(сигнатура, факсимиле)

2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что получил.

28 марта 2000 г. 18Ш .......................................

(сигнатура, факсимиле)

Как видно из приведенных выше правил оформления рек­визитов документов, каждый реквизит выполняет определен­ную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюде­ние этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, по­ступающей по каналам письменной связи.

4. Типы документов


Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, до­кумент – это деловая бумага, оформленная с учетом соответ­ствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуля­ции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутрен­нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая пе­реписка ведется между должностными лицами, подразделе­ниями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного сопод­чинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными орга­низациями, учреждениями, должностными и частными лица­ми, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядитель­ные, отчетные, справочные, плановые и др. виды докумен­тов, каждый из которых характеризуется общностью требова­ний, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой дея­тельности относится документируемая информация, различа­ют управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ог­раниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый эк­земпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16].

В последнее время выделяют еще один классификацион­ный признак – форма отправления официально-деловой кор­респонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересыл­кой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совые отправления. Однако электронная почта и телефакс ис­пользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значе­ние (договоры, предложения), высылаются обычными почто­выми отправлениями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именно они обеспечивают уп­равляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых явля­ются:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному соста­ву);

финансовая документация;

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность уч­реждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен­тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служеб­ных документов и официальных писем.


5. Структура и содержание служебных документов


Руководство любой организации наделяется правом изда­ния распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на­сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Особая роль, которую играют распорядительные докумен­ты в системе управленческой документации, требует более под­робной характеристики требований, предъявляемых к структу­ре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов – прида­ние юридической силы тому или иному действию руководите­ля. В

Похожие рефераты: