Рассмотрение официально-делового стиля как функционального стиля русского языка
Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др.
Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой сфере.
В области морфологии для деловой речи более всего типично преобладание имени над глаголом, высокая продуктивность отглагольных существительных для называния действий, особенно на -ние. Это обусловлено тем, что существительное выступает здесь как «ярлык», подводя данный случай, событие под ряд других — однотипных и потому значимых в сфере деловых отношений. С этим связана и такая особенность деловой речи, как так называемое семантическое расщепление сказуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого (принимать участие, оказывать помощь, производить осмотр) глагольному сказуемому (участвовать, помогать, осматривать) и здесь имеет место квалификация события путем отнесения его к разряду подлежащих юридической ответственности.
Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т.е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием.
Регламентация языка документов затрагивает также синтаксические особенности словосочетания. Так, в ГОСТах — специально разрабатываемых и официально распространяемых сборниках Инструкций и правил составления документов (от «Государственный стандарт») — рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: «приказ — издается, должностные оклады — устанавливаются, контроль — возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор — объявляется, порицание — выносится». Не меньшее внимание в этом ГОСТе уделено порядку слов: в деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения — перед определяемым словом, а несогласованного — после определяемого слова; место обстоятельства степени — перед прилагательным, а дополнения — после него; место дополнения — после глагола, в порядке «прямое — косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели — перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выражении иначе, — позади глагола.
С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок» (Приказываю т. Иванову представить отчет 01. 05. 74), а не иначе.
Большая продуктивность использования в деловой речи схем сложно-подчиненного предложения обусловлена несколькими факторами.
Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в текстах деловой речи выступает ее письменный характер, требующий полноты изложения дела в тексте документа. Заметим, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом (в деловой речи, так же, как и в научной, наиболее частотно употребление имени в именительном и родительном падежах), типа: 1) разработка + 2) проблем + 3) дальнейшего совершенствования + 4) очистки + 5) промышленных стоков.
Во-вторых, здесь сказывается, требование логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.
В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом». И данный фактор также работает на «культуру сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле».
Именно «культура сложных предложений по способу подчинения» в сочетании с продуктивностью в деловой речи обособлений, причастных и деепричастных оборотов как способов уточнения смысла текста служит основой усложненного характера текста документа, причиной многих трудностей для его составителя. Именно здесь достигает максимума сопротивление языкового материала, выражающееся в тех «усилиях, которые мы тратим на написание какой-нибудь деловой записки, счета, объявления», в необходимости «следить за тем, не запутался ли я в построении своего сложного предложения».
Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер.
Первая — орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы, и Ваш в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу.
Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе — от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица — безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа «Министерство считает возможным...»); в приказах («Приказываю:») или заявлениях («Прошу...») употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа («Напоминаем, что...») — тем самым он выступает как представитель организации, ее части.
1.4. Динамика нормы официально-деловой речи
Итак, деловая речь есть, по существу, совокупность стандартов письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения. Тезис о высокой регламентированности официально-деловой речи находит свое подтверждение не только в обязательных требованиях к построению и составлению документов, но и в возможности нормализации — внесения изменений в правила построения и составления документов в процессе их унификации. Это касается обеих сторон документа — его формы и его языка.
В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося способа составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация информационных процессов в аппарате управления».
Одним из результатов этого явилось то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации) стали регулярно включать в схему документа (для всех жанров) реквизит — пояснительный «заголовок к тексту». Такой заголовок выступает по существу как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект того действия, типа О рекламации партии новых бланков.
При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор10 в именительном падеже (Рекламация ...).
По традиции было принято начинать текст акта с текстовой формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что и было закреплено в ГОСТах); но вот ГОСТ 6.39-72 отменил это привычное начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора завода…»
Таковы те немногие изменения, которые можно наблюдать в последнее время в регламентации языка официально-деловой документации.
2. Виды речевых ошибок в деловом письме
2.1. Лексические ошибки
Лексические ошибки связаны с незнанием значений слов и устойчивых выражений и обусловленным этим незнанием их неправильным употреблением в речи. При выборе слова следует учитывать не только значение, которое ему присуще в литературном языке, но и лексическую сочетаемость. Далеко не все слова могут сочетаться друг с другом. Границы лексической сочетаемости определяются семантикой слов, их стилистической принадлежностью, эмоциональной окраской, грамматическими свойствами и т. д.
Наиболее распространенными в деловых текстах являются следующие лексические ошибки:
1. Неправильное использование слов-терминов.
Обычно термины закреплены за одной специальностью. Однако они могут переходить из одной отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд "книжных" слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом письменной речи.
Например: "Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению". Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.
2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.
Сейчас многие имеют пристрастие к иностранным словам, даже не зная иногда их точного значения. Иногда контекст не принимает иностранное слово.
Пример: Работа конференции лимитируется из-за отсутствия ведущих специалистов. Лимитировать - установить лимит чего-нибудь, ограничить. Иностранное слово лимитировать в данном предложении следует заменить словами: идет медленнее, приостановилась и т. п.
Пример: "Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен)"
Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.
3. Употребление архаизмов.
Архаизмы - слова, называющие существующие реалии, но вытесненные по каким-либо причинам из активного употребления синонимичными лексическими единицами, - должны соответствовать стилистике текста, иначе они совершенно неуместны.
Пример: Ныне в университете был день открытых дверей. Здесь устаревшее слово ныне (сегодня, теперь, в настоящее время) совершенно неуместно.
К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.
4. Плеоназм и тавтология.
Одной из распространенных ошибок в деловых текстах является плеоназм - использование избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов. Например: тонкий нюанс - существительное "нюанс" образовано от фр. nuance -оттенок, тонкое отличие; главная суть - "суть" - это и есть главное.
Другой болезнью является тавтология - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь тяжелой и затрудняет понимание текста.
Примеры типичных для официальной речи тавтологий: польза от использования чего-либо; адресовать в адрес и др. Эти словосочетания надо заменить другими: "польза от применения чего-либо", "необходимо учитывать следующие факторы", "направить в адрес".
Например: "150 рублей денежных средств..." или "Следует учитывать следующие факторы..." и т. п.
5. Неразличение паронимов.
Например: "Командировочный прибыл в указанное время". Командировочный образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные). Командированный — человек, направленный в командировку (командированный специалист).
6. Ошибки в употреблении синонимов.
Синонимы обогащают язык, делают образной нашу речь. У синонимов может быть разная функционально-стилистическая окраска. Так, слова ошибка, просчет, оплошность, погрешность - стилистически нейтральны, общеупотребительны; проруха, накладка - просторечные; оплошка - разговорное; ляп - профессионально-жаргонное. Употребление одного из синонимов без учета его стилистической окраски может привести к речевой ошибке.
Например: "Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2001." В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.
Различаясь оттенками лексического значения, синонимы могут выражать разную степень проявления признака, действия. Но, даже обозначая одно и то же, взаимозаменяясь в одних случаях, в других синонимы заменяться не могут - это ведет к речевой ошибке.
2.2. Синтаксические ошибки
Наиболее распространенными в деловых текстах являются следующие синтаксические ошибки:
1. Неправильное употребление падежей.
Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать - согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению. Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.
2. Ошибки при склонении фамилии.
Следует помнить:
1) Не склоняются фамилии славянского происхождения на -а, -о. Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами. Например: Крыса, Сало, Шило и т. п.
2) Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко). Например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.
3) Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.
4) Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.
3. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.
Например: "Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно). В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.
4. Ошибки при употреблении количественных имен числительных.
Например: "Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (правильно «семидесятью») шестью рабочими завода", «Вчера еще здесь (в Североморске) было около четыреста камер» (правильно: «около четырехсот»), «Операции будут проводиться пятидесятью процентами акций холдинга» (правильно: «с пятьюдесятью процентами»), «Более восемьсот тысяч пенсионеров могут жить теперь достойно» (правильно: «более восьмисот тысяч пенсионеров»).
Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.
5. Нарушение правил употребления деепричастных оборотов.
1) Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т. п.
2) Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Например: "Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильный вариант: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.
6. Неправильное использование предлогов.
В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Например: "Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность).
7. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.
Например: "Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию". В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно — расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года".
Заключение
В заключении подведем основные итоги курсовой работы.
В ряду книжных стилей официально-деловой стиль очерчен наиболее четко. Он обслуживает правовую и административную деятельность при общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.
Анализ показал, что стандартные синтаксические обороты, клишированные выражения, структурно-композиционные особенности и т.д. являются результатом внутриязыкового отбора, использования тех структурно-синтаксических возможностей языка, которые наилучшим образом отвечают задачам, стоящим перед деловым письмом. И именно эти черты, возникшие под влиянием экстралингвистических факторов и вследствие внутренних закономерностей языкового развития, определяют лицо жанра деловой переписки, отграничивая его от других жанров официально-делового стиля и сохраняя свою тематическую и жанровую прикрепленность на протяжении десятилетий.
Это связано также и с тем, что область функционирования деловой корреспонденции, как одного из многочисленных проявлений официально-делового стиля - это правовая сфера. Именно этот фактор определяет структуру и тип содержания деловой речи. Деловое письмо является пограничным явлением между юридическим документом и частной перепиской. Характерной чертой, отличающей его от собственно документа, является отсутствие единой модальности. В письме может говориться о самых разных вещах. Вместе с тем правовая сущность официально-деловой переписки, где корреспонденты выступают как субъекты правоотношений, предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык, то есть способы языкового выражения напрямую соотносятся с внеязыковой действительностью. Именно право отражает и фиксирует общественную жизнь в виде устойчивых формул и аргументаций, что налагает свой отпечаток на структурные особенности всего официально-делового стиля в целом.
Список литературы
1 Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988.
3 Леонова Г.В. О некоторых особенностях употребления заимствованных слов в деловой речи // Секретарское дело. - 1997, № 4;
4. Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, № 1
5. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. - М.: Флинта, Наука, 1997. С. 100
6 Рахманин Л В Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов Учеб. пособие для сред спец учеб заведений 3-е изд., испр. -М Высш. шк., 1988. С. 16.
7 ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации Общие требования к построению изложению, оформлению и содержанию стандартов П. 4.12. Сокращения.
8. Культура русской речи. Учебник для вузов под ред. Граудиной Л.К.,Ширяева Е.Н.
Приложения
Приложение 1
Декану математического факультета МГУ имени М.В. Ломоносова
профессору Смирнову А.И.
доцента кафедры вычислительной техники Мельникова Ф.И.
Заявление
Прошу выделить кафедре вычислительной техники 20 (двадцать) микрокалькуляторов МК-80.
1.07.97 (подпись)
Приложение 2
Декану математического факультета
Белгосуниверситета
доценту Проскурину П.И.
студента V курса математического факультета Белгосуниверситета
Бобрина И.Н.
Заявление
Прошу допустить меня к досрочной сдаче экзаменов в связи с тем, что во время сессии я должен буду пройти курс лечения в санатории «Нарочь».
16.XI.97 (подпись)
Приложение 3
Директору НИИ физических проблем доктору физико-математических наук Плотникову В.А.
заведующего лабораторией физики твердого тела кандидата физико-математических наук Мельникова Ф.А.
Докладная записка
Извещаю Вас, что для вверенной мне лаборатории необходимо закупить новое счетное оборудование. Прошу выделить для этих целей 20000000 (двадцать миллионов) рублей.
10.01.97 (подпись)
Приложение 4
Доверенность
Я, Мельников Игорь Петрович, проживающий в г. Минске по ул. Могилевской, д. 6, кв. 43, доверяю Павлову Юрию Максимовичу, проживающему по ул. Могилевской, д. 4, кв. 40, паспорт серия_____ №_______, кем выдан, получить причитающуюся мне за март 1991 года заработную плату.
10 января 1997 года (подпись)
Подпись Мельникова Игоря Петровича удостоверяется.
Делопроизводитель ЖСК № 276.
(дата) (печать) (подпись)
Расписка
Я, Мельников Федор Иванович, учитель, получил от заведующего физическим кабинетом два прибора по замеру силы сопротивления.
20.01.97 (подпись)
1 Культура русской речи. М., 1998. С. 216.
2 Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988. С. 55.
3 Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988. С. 52.
4 Леонова Г.В. О некоторых особенностях употребления заимствованных слов в деловой речи // Секретарское дело. - 1997, № 4; Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, № 1
5 Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. - М.: Флинта, Наука, 1997. С. 100
6 Басовская Е.Н Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, №1 С. 31.
7 Рахманин Л В Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов Учеб.пособие для сред спец учеб заведений 3-е изд., испр. -М Высш. шк., 1988. С. 16.
8 ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации Общие требования к построению изложению, оформлению и содержанию стандартов П. 4.12. Сокращения.
9 Причину проникновения элементов официально-делового стиля, например, в повседневный речевой обиход можно объяснить широким массовым овладением этим стилем.
10 Дескриптор - единица информационно-поискового языка, служащая для описания смыслового содержания текста (документа).