Документний фонд як інформаційний ресурс

Зміст

Вступ

Розділ 1. Особливості документного фонду як інформаційного ресурсу

1.1 Документ як основний елемент ДФ

1.2 Інформативність - функція і властивість ДФ

1.3 Документна та інформаційна повнота ДФ

Розділ 2. Інформаційний потенціал ДФ Рівненської ДОБ

2.1 Кількісний і якісний склад ДФ

2.2 Задоволення ІП користувачів засобами ДФ

Висновки

Список використаної літератури та неопублікованих видань

Додатки

Вступ

Актуальність теми

Рівень наукового та інтелектуального потенціалу кожної держави визначається станом створення власної інфраструктури, становлення та розвитку соціально-орієнтованої документно-інформаційної системи, інтенсивним зростанням документних потоків і масивів інформації як вітчизняного, так і зарубіжного походження. Інформаційні ресурси є продуктом інтелектуальної діяльності суспільства і розглядаються в даний час як стратегічний ресурс розвитку будь-якої країни, який за своєю значущістю не уступає іншим – фінансовим, сировинним, матеріально-технічним [5].

Перед нашою країною постає завдання – cтворення розгорнутої структурованої системи документно-інформаційних ресурсів, а відтак, розбудови інформаційного суспільства.

В широкому розумінні інформаційні ресурси – це будь-яка зафіксована на традиційних чи електронних носіях інформація, придатна для збереження і розповсюдження, зокрема:

опубліковані і неопубліковані документи;

повнотекстові бази даних;

бібліографічна продукція;

довідково-бібліографічний апарат (ДБА) бібліотек, в тому числі каталоги і бібліотечні картотеки, електронні бази даних (ЕБД);

фактографічні бази даних;

оглядово-аналітична продукція;

послуги, пропоновані на інформаційному ринку;

комп'ютерні мережі зв'язку;

програмні засоби, що забезпечують створення інформаційних систем і розвиток телекомунікаційних мереж;

і, насамкінець, це установи, в т.ч. бібліотеки, які створюють інформа-ційну продукцію, накопичують і використовують інформаційні ресурси.

21 століття – це суспільство інформативного типу, суспільство, в якому інформація є визначальним чинником науково – технічного прогресу

В Україні на рівні держави прийнято пакет законодавчих документів, спрямованих на інформатизацію українського суспільства. Зокрема, закони України „Про інформацію”[1], „Про науково-технічну інформацію”[2], „Про Національну програму інформатизації”[5], які юридично закріпляють права громадян на доступ і отримання необхідної інформації. В умовах демократизації та інформатизації суспільства, впровадження ринкової економіки суттєво підвищується роль інформаційних та документних фондів у задоволенні інформаційних потреб суспільства.

Інформаційний потенціал суспільства значною мірою залежить від якості сукупного документного ресурсу держави й технологій його використання. Інформація є невід'ємною складовою частиною документного фонду.

Актуальність теми курсової роботи визначається важливістю документного фонду як інформаційного ресурсу в житті суспільства. Він є джерелом наукової, виробничої, художньої, побутової та іншої інформації, і акумулює в собі всі культурні, духовні, наукові та виробничі надбання людства.

Основною функцією будь-якого документного фонду є його інформативність. Адже фонд який містить документи але не містить потрібної інформації у цих документах не може існувати як важливий інформаційний ресурс суспільства.

Документний фонд — це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі старанного їх відбору, у відповідності до завдань інформаційної установи і потреб її користувачів. Документний фонд створюють не самоцільно, а для широкого громадського використання. Всі ці ознаки характеризують суть документного фонду. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби користувачів, тим краще виконує інформаційний заклад покладені на нього суспільством функції.

Наукова розробленість теми.

Оцінюючи роль останнього десятиріччя в розвитку і збагаченні знання про документ, можна констатувати, що з часів Поля Отле даний період виявився найпліднішим по глибині і масштабам нових ідей, продуктивності їх осмислення і практичного впровадження. Без перебільшення можна стверджувати, що багато в чому це відбулося завдяки роботам Г.Г. Воробйова

Навчальний посібник Ю.Н. Столярова «Документарний ресурс»[51] (М., 2001.- 152 с.) став підсумком багаторічних напрацювань автора, квінтесенцією його вчення про сутність і статус документа у всіх проявах.

Автор переконливо доводить, що кожна установа, підприємство, організація функціонує на основі системи документних ресурсів, серед яких важливе місце посідають документні фонди бібліотек, архівів, музеїв, фондів НТІ.

Актуальній проблемі організації та модифікації інформаційних ресурсів надавалося уваги у роботах таких відомих фахівців бібліотечної справи, як Л.Й. Костенко [29], А.А. Соляник [45, 46, 47], В.І. Терешин [54, 55] та інших. В цих роботах особливу увагу приділено аналізу структури фонду бібліотеки та його розподілення для адаптації технології бібліотечного обслуговування до потреб користувачів.

У статті Ю.В. Яковлєвої [63] запропоновано реалізацію оцінки інформативності знайдених документів.

Методи оцінки якості фонду розкрито в роботі Ф.М.Шукюрова [62]. Автор приділяє увагу вивченню інформаційних потреб фахівців і ступеню відповідності їм довідково-інформаційних фондів. Для виявлення відповідності кількості документів у фонді числу запитів запропоновано використовувати метод кореляційного аналізу.

Процеси інформатизації суспільства зумовлюють інтегрування інформаційних ресурсів ДОБ, спеціальних бібліотек та органів НТІ країни в межах єдиних регіональних систем.

В умовах переходу до інформаційного суспільства, і зростання ролі електронних комунікацій перед бібліотеками постає проблема формування фондів електронних документів і забезпечення їх багатоаспектного використання. Створенню загальнодержавної системи галузевих серій електронних видань як основи документорозповсюдження, що полягатиме у формуванні в бібліотеках упорядкованих зібрань електронних документів, їх наступному тиражуванні та поширенні на комп'ютерних носіях інформації присвячена робота Т. Шерепи [60].

Поняття «повнота» все частіше з'являється в спеціальній літературі. Ю.Н. Столяров запропонував прийняти в якості загального критерію ефективності роботи наукових бібліотек повноту обслуговування ними користувачів [51]. В основі цього критерію лежить забезпечення повноти бібліотечних фондів які є накопичувачами як ретроспективної, так і поточної інформації, і від їх стану залежить задоволення інформаційних потреб читачів.

Повноті документних фондів бібліотек присвячена стаття В.І. Терьошіна [55].

На сьогоднішній день тема дипломної роботи розкрита в не повному обсязі. Дуже мало науковців досліджували питання та проблеми документного фонду як інформаційного ресурсу. Недостатньо уваги було приділено таким питанням, як: інформативність документного фонду, документна та інформаційна повнота фонду.

Отже, на сьогоднішній день питання та проблеми документного фонду як інформаційного ресурсу є досить актуальними, тому, що документні фонди відіграють важливу роль в інформаційному середовищі.

Мета дипломної роботи полягає в аналізі та вивченні документного фонду як інформаційного ресурсу.

Об”єкт дипломної роботи: документний фонд.

Предмет дипломної роботи: – функціонування документного фонду

Завдання дипломної роботи:

охарактеризувати документ як основний елемент ДФ;

розкрити інформативність як функцію і властивість ДФ;

розглянути документну та інформаційну повноту ДФ;

визначити кількісний і якісний склад ДФ Рівненскої ДОБ;

проаналізувати стан використання ДФ Рівненскої ДОБ;

вивчити рівень задоволення інформаційних потреб користувачів засобами ДФ;

Рішення поставлених задач потребувало використування таких наукових методів: аналізу, синтезу, абстрагування, узагальнення, моделювання.

Наукова та практична цінність даної роботи полягає в дослідженні теоретичних та практичних питань щодо характеристики та розкриття фонду як інформаційного ресурсу, які висвітлюються на сторінках різних джерел і системно викласти їх у даній роботі. Результати дослідження можуть бути використані у практичній роботі бібліотек щодо формування та використання ДФ, а також у навчальному процесі підготовки спеціалістів для документно-інформацйної сфери.

Структура роботи. Робота складається з вступу, основної частини, висновків, списку використаної літератури, додатків.

Аналіз актуальності досліджуваної проблеми, постановка мети та задач дослідження, наукова новизна та практичне значення одержаних результатів подаються у вступі.

У першому розділі роботи розкривається поняття про документ як основний елемент ДФ, інформативність як функція і властивість ДФ, документна та інформаційна повнота ДФ.

У другому розділі проаналізовано інформаційний потенціал ДФ Рівненської ДОБ: зокрема вивчено кількісний і якісний склад ДФ бібліотеки стан його використання та задоволення інформаційних потреб користувачів засобами ДФ.

У висновках підведені підсумки результатів дослідження з теми.

Список використаної літератури включає 64 назви публікацій з профілю теми дослідження, є доповненням до основного змісту роботи. У дипломній роботі вміщено 10 додатків, які містять статистичні дані РДОБ.

Розділ 1. Особливості документного фонду як інформаційного ресурсу

1.1 Документ як основний елемент ДФ

Документ — матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі. Це визначення, наведене у ВРЕ в 1972 р. (Т. 8., 403) і прийнято в міжнародних та вітчизняних стандартах. З часом стало ясно, що цей термін добре виконує функції узагальнюючого, є родовим по відношенню до друкарських видань і рукописів, аудіовізуальних, нотних, образотворчих і картографічних матеріалів. До документів можна віднести як якнайдавніші носії інформації (глиняні таблички, пальмове листя, папірус), так і нові, наприклад, топографічні об'ємні зображення [Сукиасян Е.Р.От документа — до ресурсу // НТБ. – 2007. - №7. – С.28-2953, с. 28].

Будь-який сучасний словник вказує на те, що слово "документ" походить від латинського "documentum", а те, у свою чергу, від дієслова "docere" - "учити", "навчати". Найбільш глибоке дослідження походження терміна "документ" і подальшого розвитку його значень зробив Анджей Сускі [Швецова-Водка58, 10].

У терміна документ є, мабуть, тільки один недолік, який полягає в тому, що він застосовується і в іншому значенні, що позначає ділові папери, письмові свідоцтва та ін. Звідси — документація.

Все це говорить лише про те, що сам термін дуже багатозначний, універсальний [Сукиасян Е.Р.От документа — к ресурсу // НТБ. – 2007. - №7. – С.28-2953, 28].

Найбільший внесок у розробку теорії документа в радянській документалістиці вніс Г. Г. Воробйов.

В авторефераті докторської дисертації Г.Г. Воробйов розглядав документ як засіб комунікації, тобто обмежив сферу виникнення і дії документа комунікаційною діяльністю: "...документ розглядається як посередник між джерелом (автором) і приймачем (реципієнтом), хоча для останнього він сам є джерелом. «Під документом розуміється семантична інформація, виражена на будь-якій мові і зафіксована будь-яким способом на будь-якому носії з метою її обігу в динамічній системі, іншими словами, усе те, що в принципі може зберігатися в архівах, бібліотеках, музеях» [Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. – М., 1973. – 255с. 13, 6].

Термін “документ” використовується в багатьох галузях знань, де він трактується залежно від специфіки тих об’єктів, котрі ця галузь вивчає і котрим надає статус документа.

Термін "документ" став активно застосовуватися в інформаційно-комунікаційній діяльності порівняно недавно, наприкінці ХІХ-початку XX ст. Він був уведений у науковий обіг відомим бельгійським ученим Полем Отле, у значенні, близькім до широкого значення поняття "книга".

Поль Отле (1868—1944) і його найближчий сподвижник і однодумець Анри Лафонтен (1854—1943) є основоположниками документації як практичної діяльності і прикладної наукової дисципліни, їхні погляди й ідеї знайшли практичне втілення в діяльності Міжнародного бібліографічного інституту, створеного в 1895 р. і в 1931 р. перейменованого в Міжнародний інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу по документації (Париж, 1937) на базі інституту була створена Міжнародна федерація по документації (МФД), що існує з 1938 р. по дійсний час [Швец.-Водка58, 17].

Пояснюючи поняття "книга" і "документ", П. Отле писав: "Книга [Le Livre] (Biblion або Document, або Gramme) — це термін, який вживають умовно для вираження всього обсягу поняття документа. Він містить у собі не одну тільки книгу у власному значенні слова, рукописну або друковану, але й журнали, газети, рукописи і графічні репродукції будь-якого роду, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії і т.д. аж до реальних об'єктів в музеї [Столяров Ю.Н. Теорія відносності документа // НТБ. – 2006. - №7. – С.73-7852, 73]. Незважаючи на таке ототожнення понять "книга" і "документ", П. Отле в той же час продовжував уживати словосполучення "книга і документ", тобто мав на увазі, що вони відрізняються одне від одного. Визначення власне "документа" і пояснення, навіщо знадобилося вводити цей термін, поряд з "книгою", у цій роботі немає. Відзначаючи цей факт і спираючись на весь зміст "Трактату про документацію", А. Сускі робить висновок про те, що документом Отле називав "будь-якйй" носій семантичної інформації, незважаючи на те, чи має він утілення субстанціальне або енергетичне". Введення терміна "документ" пояснюється тим, що поняття "документ" було ширше за своїм обсягом, ніж "книга", тому що не мало на увазі обмежень ні з боку матеріальної сутності предмета, на якому записувалася (або за допомогою якого передавалася) інформація, ні з погляду знакової системи, що застосовувалася для запису змісту [Швец.В.58, 17].

Якщо порівняти це розуміння з тим, що було широко відомо і розповсюджене наприкінці XIX—початку XX ст., то можна зробити такі висновки:

1. П. Отле повернув терміну "документ" його первісне, найширше значення (засіб передачі інформації, рівний засобу навчання).

2. На ототожнення документа і книги вплинуло таке відоме значення документа: "те, що записано, що зафіксовано в книзі".

3. На розширення сукупного обсягу книги-документа шляхом включення в нього адміністративних архівних документів вплинуло найбільш розповсюджене значення поняття "документ" — "акт, що засвідчує юридичний факт, що підтверджує яке-небудь право".

4. Розуміння документа як історичного джерела зближало його з іншими історичними джерелами — музейними експонатами, які П. Отле також вважав документами.

У той же час не можна не побачити і значні відмінності від загальновживаного доти значення "документа". Назвати будь-яку книгу документом, дорівняти обсяги понять книги і документа — це було сміливе рішення, що і зараз іноді зустрічає нерозуміння й опір.

Таким чином, у праці основоположника документації закладене досить широке розуміння документа як особливого засобу передачі інформації в людському суспільстві.

А. Сускі звернув увагу на те, що варто виділити таке значення документа, що визначає його як носій семантичної інформації, зафіксованої будь-яким способом (не обов'язково через запис). У цьому випадку документом можно було б вважати не тільки записи будь-якою роду, але й моделі, і скульптури, тобто документи трьох вимірів, що також містять зафіксовану семантичну інформацію. З огляду на роль семантичної інформації як засобу комунікації (зв"язку, спілкування) у людському суспільстві, А. Сускі запропонував назвати зміст документа "комунікатом" визначити документ як "носій зафіксованого комуніката". Загальну схему дії комунікації в людському суспільстві можна представити в такий спосіб:

Джерело інформації (комунікант) - Повідомлення (комунікат) - Реципієнт (споживач інформації).

Оскільки фіксування комуніката вимагає використання субстанціального носія, то попереднє визначення рівносильне наступному: "Документ є субстанціальний носій комуніката". Звідси з'являється можливість визначити документ як "субстанціальний засіб комунікації". Серед інших засобів комунікації документ відрізняється тим, що фіксування інформації дозволяє зберігати її і передавати в часі. Тому "документ є засіб комунікації в часі (часовий засіб комунікації)" [Швец.Водк58, 33].

В бібліотечній справі термін “документ” вживається давно, але особливо поширення набув тільки тепер і, коли постала необхідність одержати загальне поняття стосовно об’єктів, які піддаються обробці, зберігаються та видаються користувачам.

Так, Г. Швецова-Водка робить спробу окреслити головні ознаки поняття “документ”, що відповідає об’єкту бібліографічної діяльності.

Подібне тлумачення дає і П. Отле. Зараз ця концепція узгоджується з поглядами на документ як на будь-який матеріальний носій (речовий об’єкт) соціальної інформації.

Отже, документом, у широкому значенні, визнається будь-який матеріальний об'єкт, що несе закріплену (або зареєстровану) інформацію, яку можна використовувати для вивчення якого-небудь фізичного або інтелектуального явища. Цей об'єкт визнається достатнім свідченням, засобом доведення відповідного явища. Від всіх інших матеріальних об'єктів реального світу його відрізняють: не енергетичний, а субстанціональний носій, що дозволяє закріплювати інформацію для передачі її в часі, і обмеженість даних об'єктів певними зібраннями, створеними людиною, тобто наявність попереднього відбору для включення в зібрання, можливість виділення даного об'єкта з навколишнього середовища для включення в зібрання, наявність певного особливого підходу до вивчення даного об'єкта в тім аспекті, що передбачений людиною при організації зібрання. Це значення повинне охопити як матеріальні об'єкти, спеціально призначені для фіксування створеної людиною інтелектуальної інформації (наприклад, писемні документи), так і будь-які експонати музеїв (природні і штучні, у тому числі пам'ятки культури). Саме в цьому, широкому, значенні поняття "документ" вживається тоді, коли говорять узагальнено про "фонди бібліотек, архівів, музеїв", якщо у відношенні останніх не робити яких-небудь обмежень "[Швецова-Водка Г. Документ и книга в системі соціальних комунікацій. – Рівне, 2001. – 438с58, 29].

Технічна і технологічна революція, пов'язана з інформатизацією, внесла свої уточнення у вживання терміну. Пригадаємо: визначення документа починалося із слів матеріальний об'єкт Наступив момент, коли з'явилися в нашому житті об'єкти, якими ми сьогодні активно користуємося, але до матеріальних віднести їх не можемо. Дивлячись на екран монітора, ми бачимо інформацію, яка поступила до нас з віртуального простору. Вона невідчутна, нематеріальна, "взяти в руки" таку інформацію ми не можемо. Для того, щоб перетворити її на документ, треба скористатися матеріальним носієм: оптичним диском, дискетою, роздруком на принтері [Сукиасян Е.Р.От документа — к ресурсу // НТБ. – 2007. - №7. – С.28-29,73, 28].

Документом, і це загальновизнано, є інформація, зафіксована на матеріальному носії. Матерія ж, за визначенням, може представати в двох різних, але рівноправних якостях – речовини і енергії, поля. Під документом приховано, інтуїтивно звикли розуміти речовинний носій інформації, але ніщо не перешкоджає тому, щоб визнати як носій інформації поле, енергію. І тоді ми класифікуємо документи як речовинні і енергетичні, або мережні. Бібліотека має справу і з тими, і з іншими. Інші – мережні – треба навчитися відбирати, фіксувати, враховувати і т.д. Цією новою і складною справою фондознавці вже посилено займаються [Столяров Ю.Н. Библиотека - двухконтурная система //Научн. и техн. б-ки.- 2002.- №1149, 7].

У Законі України "Про інформацію" наводиться визначення документа: "Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві". Документом можна назвати будь-який матеріальний носій, на якому зафіксовано соціальне значущу інформацію з метою передачі її в часі та просторі. [Про інформацію: Закон України від 2.10.1992 // Голос Укр. – 1992. – 13 лист1].

Складність понять «документ» і «інформація» полягає в тому, що їх не можна визначити, виходячи тільки з теорії бібліографії. Вони -— міждисциплінарні, а може бути, і загальнонаукові або загальнофілософські [Г.Н. Швецова-ВодкаДОКУМЕНТ І ІНФОРМАЦІЯ В Світлі ТЕОРІЇ КОМУНІКАЦІЇ // Бібліографія. – 1997. - №4. – С.39-4859, 40].

З активізацією використання ЕД і поповнення ними ДФ, прийняттям окремих законів про ЕД та електронний документообіг, електронну торгівлю, поширенням закону про обов'язковий примірник на електронні носії інформації нагальною стає проблема уточнення існуючих або введення нових, загальних для всієї документально-комунікаційної сфери понять — "ЕД", "фонд ЕД", "обов'язковий примірник ЕД", "електронний книжковий магазин", "електронна книжкова торгівля", "електронна передплата", "електронні способи" та "електронні джерела" документопостачання бібліотек тощо.

З'ясування різновидів та особливостей розповсюдження електронних видань має велике значення для визначення бібліотеками джерел документопостачання відповідних підфондів. Якщо електронні видання на оптичних дисках розповсюджуються через спеціалізовані магазини фірм-виробників або звичайні книжкові та Інтернет-магазини, то основним джерелом поповнення електронних підфондів бібліотек мережевими виданнями є сайти Інтернету, а способами — електронне копіювання (безоплатне або платне), передплата автоматичного електронного розсилання, електронний обмін файлами, надходження по обов'язковому примірнику мережевого ЕД, електронна купівля та дарування [Соляник А. Термінологічний аспект проблем документопостачання бібліотечних фондів /А.Соляник // Вісник Кн. Пал. – 2006. - №6. – С.30-3364, 32].

У сучасному фондознавстві затвердилося поняття «документ» як позначення головного елемента документного фонду. За Столяровим, «документ є системоутворюючим елементом ДФ» [Столяров Ю.Н. Библиотека - двухконтурная система //Научн. и техн. б-ки.- 2002.- №1147, 8].

Документ як соціальний феномен має ряд особливостей, суттєво відрізняючих його від інших предметів вічного світу. По-перше, вміщена в ньому інформація не зменшується по мірі її використання, вона здатна бути переміщеною в просторі та часі необмеженій кількості людей, одночасно зберігаючись в тому ж обсязі. Отже, як би активно не використовувався ДФ, обсяг розміщеної в ньому інформації не зменшиться, інтенсивне використання фонду відіб'ється лише на фізичному стані нього документів, які його складають.

По-друге, кожен окремо взятий документ має обмежену кількість - «квант» - інформації, часто зовсім недостатню для досягнення поставленого користувачем завдання. Недостатня інформація знаходиться в інших документах, і завдання фонду - зібрати таку їх сукупність, яка була б достатня для задоволення і розвитку інформаційних потреб абонентів.

ДФ, по-третє, - це зосереджена в документах інформація в діалектичній єдності її спокою (фондозберігання) і руху (фондовикористання). Перед працівниками фонду постає подвійне завдання - забезпечити у фонді оптимальні умови як для зберігання, так і для використання документів, не віддаючи переваги ні одній, ні іншій стороні їх функціонування, оскільки друга безпосередньо пов'язана з першою: без належного зберігання не може бути і нормального використання, але зберігання, не орієнтоване на використання, безнадійно, а використання, не забезпечене зберіганням, неможливе.

Документ, по-четверте, є єдиним елементом який утворює ДФ. На це потрібно звернути увагу у зв'язку з тим, що деякі фондознавці а особливо інформатики схиляються вивчати в якості елемента ДФ ще і інформаційного посередника (комплектатора, оброблювача і фондозберігача), пошуковий образ документа і інші компоненти.

По-п'яте, документ фіксує знання, накопичені людством у всіх сферах його існування, тобто знання, пов'язані як з відображенням дійсності (духовної діяльності), так і з її перетворенням (матеріальна сфера); всіма сторонами людських зв'язків - єдиних (природних), суспільних та особистих. Тому кожен соціальний інститут потребує ДФ, а наявність його в такому інституті виступає як об'єктивний соціальний закон його функціонування. Окрім того, ця особливість визначає необхідність мати фонди різного змісту і призначення [Ільганаєва В.О. Бібліотека в сучасному інформаційному середовищі: основні стратегії розвитку / В.О.Ільганаєва // Вісник ХДАК: Збірник наукових праць.- Х.,1999.- Вип.1.- С. 30-3723, 35].

ДФ - це сукупність документів, які в силу суспільної значимості охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі тощо.

В залежності від установи, спеціально зайнятої зберіганням документів і організації користування ними, розрізняють ДФ бібліотеки, архіва, музея, органа НТІ та ін.[Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н.Кушнаренко.- К., 2000.- 460 с.31, 138].

Вони і прирівнені до них установи мають багато спільного. В них містяться одні і ті ж документи. Але кожен із фондів спеціалізується на придбанні переважно якогось одного виду. Інформаційні центри віддають перевагу науковим, інформаційним, машиночитаємим документам; архіви - текстовим документам, що несуть ретроспективну інформацію, і існують в єдиному екземплярі, виконаному в основному на паперовій основі; музеї - найбільш цінними у речовому відношенні документами-пам'ятками історії і культури. Лише БФ відрізняється універсальністю.

Документ в бібліотечній справі — матеріальний об'єкт, що містить твори писемності або мистецтва у вигляді тексту, запису звуку, зображення або будь-якого їх поєднання, призначений для збереження і передачі в часі і просторі в цілях суспільного використовування, має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати бібліографічно як самостійний об'єкт обліку [Шилов В.В. Об измерениях в учёте библиотечных фондов // НТИ. – Сер.1. – 2008. - №3. – С. 17-2361, 17].

ДФ бібліотеки — систематизоване зібрання творів друку та інших документів, підібраних у відповідності до завдань бібліотеки і потреб її користувачів.

Протягом багатьох століть історії бібліотечної справи зібрання книг називалося просто бібліотекою. Це пояснюється тим, що саме слово «бібліотека» вживалося у буквальному розумінні— «зібрання» або «сховище» книг. Бібліотека (з греч.biblion — книга і theke — сховище) належить суспільству в цілому, його частині або окремому члену, забезпечена матеріально-технічно, впорядкована безліч документів, яку формують, зберігають і надають бібліотекарі користувачам — фізичним і юридичним особам в цілях задоволення їх ІП [Столяров Ю. Документный ресурс51, 56].

Поняття «фонд» виникло значно пізніше і в перекладі з французької мови воно означає «основа чого-небудь». На початку XX ст. широкого розповсюдження набув термін «книжковий фонд» у зв'язку з перевагою обсягу книг у бібліотеках, але вже наприкінці 30-х років досить часто вживається поняття «БФ». У 60—80-ті роки завдяки працям Ю.В. Григор'єва та Ю.М. Столярова, уточнюється зміст поняття «БФ», його функції і властивості. Цей термін остаточно входить до бібліотечного лексикону. Продукцією (цінністю) бібліотеки є БФ, який формують, зберігають і надають в користування, тобто систематизована сукупність документів, а також бібліотечні, бібліографічні і інформаційні послуги, адресовані своїм (іноді — і стороннім) абонентам [Столяров Док.Ресурс51, 11].

У понятті «БФ» знайшли точне розкриття основні його ознаки. БФ — певним чином упорядковане, систематизоване, тобто бібліотечне оброблене, розміщене в приміщеннях бібліотеки, розставлене на стелажах і полицях, доступне для читачів зібрання документів. БФ — не тільки твори друку (книги, газети, журнали тощо), а й інші види документів (діафільми, мікрофільми, грамплатівки та ін.). Фонд — це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі старанного їх відбору, у відповідності до завдань бібліотеки і потреб її читачів. І, нарешті, БФ створюють не самоцільне, а для широкого громадського використання. Всі ці ознаки характеризують суть БФ і дають можливість відрізнити його від фонду архіву, книжкового магазину, музею, бібліотечного колектора тощо. Фонд—це частина, одна із головних підсистем бібліотеки, яка виконує в ній роль основи. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби читачів, тим краще виконує бібліотека покладені на неї суспільством функції [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). –Х.: Основа. 1993. –с.15211, 7].

У поняттях системного підходу документ є тим елементом, який породжує ДФ як систему.

Уявлення про те, що системоутворюючим елементом БФ є саме документ, знайшло визнання в бібліотечному фондознавстві не відразу. Аж до кінця 1970-х рр. було широко поширено переконання, що БФ породжується книгою (в широкому значенні), оскільки він формувався тоді майже виключно творами друку. Активні захисники тільки книги як фондообразуючого елементу є і сьогодні. Стрімке виникнення все нових і нових видів документів привело в 1960-е рр. до бурхливої дискусії про подальшу долю книги, а з нею і бібліотеки. З'явилися теорії відмирання книги, концепції «бібліотеки без книг», а заразом також без читача і бібліотекаря. Протест проти книги будувався на твердженні, що книгодрукування нібито породило індивідуалізм (оскільки книгу читає кожний по окремості, тоді як, скажімо, кінофільм дивиться відразу багато хто) і націоналізм (бо використовуються мова і писемність, доступна лише своїй нації). Крім того, твори друку, мовляв, незручні для зберігання, організації, пошуку і надання інформації, і бібліотека майбутнього матиме тільки інформацію, закріплену на машинних носіях, або припинить своє існування.

Оскільки книгу прийнято розуміти тільки як таке джерело, на якому інформація закріплена не безпосередньо, як, скажімо, на кінострічці, а семіотично, тобто перетворена в деякі знаки строго певного ряду — букви, цифри, ієрогліфи, ноти і т. п., і є лише частиною можливих видів джерел інформації, необхідний збірний термін. Ним і став «документ». Для відрізнення джерел інформації, закріпленої за семіотичним принципом, від джерел інших видів користуються поняттями «твір друку», «рукопис», «машинопис» з їх подальшим розподілом на підвиди і різновиди [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. – М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. – 271с.50, 21].

Стосовно ДФ поняття "документ" вимагає особливих обмовок. Зі всього різноманіття в бібліотеці збираються лише документи портативні (нестаціонарні, мобільні), як правило, неавтентичні (тобто несучі інформацію не своїм носієм, а зафіксованою на ньому знаково-кодовою системою), виконуючі початкову функцію актуальної, оперативної, а не ретроспективної (ср. архів, музей) пам'яті; первинні, документологічні, концептографічні (ср. орган НТІ) [Столяров, Документарний ресурс51, 56]

Необхідний збалансований підхід до ФБФ різними видами документів з урахуванням їх дійсної ролі в інформаційному потенціалі суспільства.

Всі документи, що складають БФ, можна штучно поділити на такі основні групи: видання або твори друку (книги, газети, журнали, плакати, буклети, карти, ноти, стандарти і каталоги промислового обладнання); кінофотофонодокументи (кінофільми, діафільми, діапозитиви, магнітні фонограми, грамплатівки); неопубліковані документи (рукописи, звіти про науково-дослідні роботи, переклади, дисертації); репродуктивні документи (мікрофільми, мікрофіші, мікрокарти); машиночитані документи (перфострічки, перфокарти) тощо [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). –Х.: Основа. 1993. –с.15211, 8].

Бібліотеки стають виробниками власних електронних інформаційних ресурсів. На базі масивів бібліографічної, реферативної, аналітичної інформації формуються різноманітні бібліотечні інформаційні продукти: електронні каталоги і картотеки, бібліографічні покажчики та реферативні видання, в електронному вигляді створюється наукова і методична література. Здійснюються роботи з оцифровування першоджерел з бібліотечних фондів та формування колекцій електронних документів.На даному етапі розробляють основні концептуальні засади створення загальнодержавної системи галузевих серій електронних видань як основи документорозповсюдження, що полягатиме у формуванні в бібліотеках упорядкованих зібрань електронних документів, їх наступному тиражуванні та поширенні на комп'ютерних носіях інформації [Шерепа Т.Система галузевих серій електронних видань: основні концептуальні положення // Бібл.вісник. – 2004. -№1. – С.26-2960, 26].

У практику бібліотек поряд з видавничою діяльністю входить тиражування на компакт-дисках окремих інформаційних продуктів та електронних ресурсів. Активізується формування електронних бібліотек, що вимагає певної організації електронної інформації, обліку й технологічного опрацювання електронних документів [Антоненко І., Баркова О. Електронні ресурси