Понятие о корреспонденции
Контрольная работа по курсу «Основы документационного обеспечения управления»
Выполнил:
Саратов 2004
Введение
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.
При написании данной работы были использованы различные источники. Анализ учебной литературы показал, что вопросы, касающиеся понятия о корреспонденции являются актуальными и содержатся во всех учебниках и учебных пособиях по делопроизводству. Основу данной работы составили учебное пособие «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления» Кирсановой М.В.и Аксенова Ю.М., и «Делопроизводство: Практическое пособие» Андреевой В.И.
Законодательную базу работы составили: Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97 а также «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».
Раздел 1. Общая характеристика документа, требования, предъявляемые к его оформлению
1.1.Понятие и функции документа
Как известно, деятельность всех юридических и физических лиц в той или иной мере связана с документооборотом. Однако статус самих документов не всегда определяется достаточно точно, а это в свою очередь может привести к возникновению различного рода правовых проблем.
Итак, Словарь русского языка С.И. Ожегова дает следующее определение: "Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-либо". И, хотя в этом определении налицо такие признаки документа как бумажный носитель и доказательственная сила оно является неполным и даже несколько устаревшим.
Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации», в котором термины «документированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»[1] . В этом же значении термин «документ» используется и в двух основных Государственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использование документов – ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года № 273 и ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р 6.30–97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января 2000 года № 9-ст.
Но, несмотря на то, что термин "документ" используется во всех сферах общественной деятельности и существует ряд его законодательных и официальных определений, почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого понятия. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает один из аспектов (правовой, управленческий, исторический), хотя информационная сущность документа остается очевидной.
Так или иначе, у каждого документа есть ряд функций. Зачастую высказывается мнение, что функция документа - есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Однако, этот подход не совсем верен, поскольку любой документ полифункционален. Среди функций документа можно выделить общие и специальные. Далее мы рассмотрим их несколько подробнее.
К общим функциям в первую очередь относят информационную функцию, которая определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества: как известно, без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Особенно ярко коммуникативная функция выражена в документах, ориентированных в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.), и документах двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция предполагает способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Отдельно среди функций документа выделяется функция учета, которая дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.
Все вышеперечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).
1.2. Классификация документов, ее основные признаки
В делопроизводстве часто используется понятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям. Однако до настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации различных документов.
Итак, классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений
То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:
документацию по административным вопросам;
документацию по материально-техническому снабжению;
документацию по планированию;
документацию по оперативной деятельности;
документацию по бухгалтерскому учету;
документацию по подготовке и расстановке кадров;
документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по ряду признаков.
По месту составления документы делят на: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц).
По степени унификации (по форме) различают документы
индивидуальные,
типовые,
трафаретные,
примерные,
унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.
Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.
По происхождению выделяют: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По виду оформления документы бывают: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты. Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки надо обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право, в случае утери владельцем подлинного документа, выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Гораздо реже используются другие виды классификации документов. Такие как, классификация по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т.д.)
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото- фоно- кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности:
совершенно секретные,
секретные,
документы для служебного пользования (ДСП),
документы с грифом "конфиденциально".
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы, в свою очередь также подразделяются на действительные и недействительные, причем недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
Еще один вид классификации предусматривает деление документов по срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
Еще один критерий классификации документов - степень обязательности. По нему вводится деление документов на информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
1.3. Требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов
Итак, переходя к данному разделу работы, целесообразно будет обратиться к вопросу об унификации документов. Как мы знаем, унификация документов это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Все выше обозначенные меры проводятся в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.
ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (дата введения 1 января 1999 г.) является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Как известно, каждый документ состоит из элементов, называемых реквизитами. Причем различные документы имеют их разный набор, а совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр данного документа.
ГОСТ Р 6.30-97 определяет 29 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД):
01 - Государственный герб Российской Федерации. Его изображение помещается на бланке в соответствии с Положением о Государственном Гербе.
02 «Герб субъекта Российской Федерации» и 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. №9СТ.
04 - код организации по ОКПО проставляется в верхней части документа.
05 - код формы документа по ОКУД, состоящий из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), проставляют также в верхней части.
06 - наименование организации указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.
07 - справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.
08 - наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Оно пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД.
09 - дата документа, которой считается дата его подписания или утверждения, оформляется арабскими Цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (4 цифры).
10 - регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему документу и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляют порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут прибавляться и другие составные части (например, индекс дела по номенклатуре дел).
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который давался ответ.
12 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам 06 и 07. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
13 - гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек на первом листе документа.
14 – адресат, в качестве которого могут выступать организации, структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже, причем инициалы указывают перед фамилией. В случае, когда документ отправляют сразу в несколько организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Но следует помнить, что документ не должен содержать более четырех адресатов- при большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
В состав данного реквизита может включаться почтовый адрес.
15 - гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
16 – резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется. Если исполнителей документа несколько, то они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым.
Резолюция проставляется