Xreferat.com » Рефераты по управлению » Работа с документами

Работа с документами

относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов:

-приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

-планы, сметы, отчёты, балансы;

-доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись. Они располагаются по годам, а в пределах года по значимости документов.

Например : 1998 год.

Приказы директора по личному составу

Лицевые счета начисления з/платы рабочих и служащих

Личные карточки рабочих и служащих

и т. д.


1999 год

то же

Дела по личному составу могут систематизироваться сначала по видам документов, а в пределах вида по годам и уже в таком порядке включаться в опись .

Например : Приказы директора по личному составу за 1997 г.

то же за 1998 г.

то же за 1999 г.

Лицевые счета рабочих и служащих за 1997 г.

то же за 1998 г.

то же за 1999 г.

и т. д.

Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. При большом объёме специальной документации ( технической, рационализаторские предложения и т.п.) на неё так же составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входит :

-порядковый номер;

-индекс дела;

-заголовок дела ( в т.ч. аннотация );

-дата;

-количество листов;

-примечание.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся дела подряд с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами « то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например : Переписка с фирмой « Агат» об установке

и замене оборудования ;

То же с фирмой « Лотос» ;

и т. д.

В графе описи « Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях , не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год ,составляется общая опись ( приложение 3 ). В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности ( приложение 4).

Обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производится регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному хранению, составляются в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы или лицом , ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний № дел по описи.

Если есть особенности нумерации дел ( пропущены номера или есть литерные) , они также оговариваются в итоговой записи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нём есть экспертная комиссиия (ЭК), то опись до её утверждения руководством рассматриваеися и одобряется ЭК. Составляется опись в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один - остаётся в делах структурного подразделения, второй - передаётся в ведомственный архив вместе с делами ( третий подшивается к протоколу ЭК ).

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме эту работу выполняет секретарь.


III. Сдача дел в ведомственный архив.


Сдача дел из структурного подразделения в архив учреждения , если он есть, проводится по графику, составленному архивом , согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводится ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительначя подпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения ( до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, « Основные правилв ведомственных архивов» разрешают хранение этих дел « центральной службой делопроизводства или в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

В недавно созданных коммерческих фирмах секретарь должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начало будущего архива фирмы.


IV. Приложения.

Приложение 1.


Образец.


Лист - заверитель дела №_____


В деле подшито и пронумеровано 200 ( двести ) листов + 1 лист внутренней описи

в том числе :

литерные листы 58 а, 120 а, 120 б.

Лист 150 имеет физическое повреждение : разрыв и склейка.


Секретарь подпись Ф.И.О.


Дата_______________


Приложение 2.

Форма внутренней описи документов дела.


Внутренняя опись документов дела №_____________


№№ ! Индекс ! Дата ! Заголовок ! Номера ! Примечание

п/п !докумен. ! документа ! документа ! листов дела !


1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6


Итого________________________ документов

цифрами и прописью


Количество листов внутренней описи_______________________________

цифрами и прописью


Наименование должностного

лица, составившего опись подпись

Если Вам нужна помощь с академической работой (курсовая, контрольная, диплом, реферат и т.д.), обратитесь к нашим специалистам. Более 90000 специалистов готовы Вам помочь.
Бесплатные корректировки и доработки. Бесплатная оценка стоимости работы.

Поможем написать работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту
Нужна помощь в написании работы?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Пишем статьи РИНЦ, ВАК, Scopus. Помогаем в публикации. Правки вносим бесплатно.

Похожие рефераты: