Розробка заходiв з удосконалення системи управлiння витратами ТОВ ДП "Посад"

Розробка заходів з удосконалення системи управління витратами ТОВ ДП „Посад”

1 Аналіз ефективності формування витрат на підставі системи коефіцієнтів

Для аналізу витрат було розроблено систему оціночних коефіцієнтів за 2005, 2006 та 2007 роки за допомогою програми Excel.

Вихідною інформацією для аналізу ефективності формування витрат служать дані таблиці 1, таблиця 2 містить отримані дані.

Таблиця 1 – Вихідні дані для аналізу ефективності формування витрат

Рисунок 1 – Вихідні дані для аналізу ефективності формування витрат ТОВ ДП „Посад”.

На підставі даних складається програма розрахунку коефіцієнтів, розрахункові формули котрої наведені у таблиці 2.

Таблиця 2 – Розрахунок коефіцієнтів, які характеризують ефективність формування витрат за допомогою Excel-2003

Проводячи розрахунок за наведеними формулами, отримуємо значення коефіцієнтів, надані у таблиці.

Для виявлення „слабких” місць у формуванні витрат та запропонування оптимальної структури витрат здійснимо розрахунок коефіцієнтів, які характеризують ефективність формування витрат.

Таблиця 3 – Аналіз ефективності формування витрат підприємства

Виходячи з проведеного аналізу, варто відмітити, що витрати, в цілому у ТОВ ДП формуються не раціонально, тобто спостерігається невідповідність зростання обсягів БМР та зростання витрат, тобто витрати зростають швидше, чим доход від реалізації та прибуток. У динаміці практично по усіх коефіцієнтах спостерігається негативна тенденція, але, стан витрат можна вважити нормальним.

Для виявлення оптимальних сум витрат необхідно провести аналіз беззбитковості та спрогнозувати показники витрат з метою розрахунку економічного ефекту.

2 Оцінка та прогноз витрат з позицій поділу на змінні та постійні

Кожному менеджеру необхідно знати можливі наслідки власних рішень. Перед менеджером весь час постають питання:

- Який обсяг діяльності забезпечить відшкодування всіх витрат?

- Яку кількість продукції слід реалізувати, щоб одержати бажаний прибуток?

- Як вплине на прибуток зниження ціни продукції та збільшення обсягу реалізації?

- Виплачувати персоналові, що займається збутом, оклад чи комісійні? Чи поєднати ці види оплат?

- Якщо збільшити витрати на рекламу до 100000 гривень на місяць, то на скільки треба збільшити обсяг реалізації, щоб зберегти існуючий рівень аналізу взаємозв'язку " витрати-обсяг-прибуток".

Аналіз "витрати-обсяг-прибуток" — це метод системного дослідження взаємозв'язку витрат, обсягу діяльності та прибутку компанії заради визначення:

— обсягу реалізації, який забезпечує відшкодування всіх витрат та отримання бажаного прибутку;

— величини прибутку при певному обсязі реалізації;

— впливу зміни величини витрат, обсягу та ціни реалізації на прибуток підприємства;

— оптимальної структури витрат.

Важливим елементом аналізу взаємозв'язку "витрати-обсяг-прибуток" є аналіз беззбитковості.

Аналіз беззбитковості побудований на основі розподілу витрат на змінні та постійні, а також розрахунку точки беззбитковості, яка визначає критичний обсяг реалізації.

Точка беззбитковості — це обсяг реалізації (діяльності), при якому доходи підприємства дорівнюють його витратам, а прибуток відповідно дорівнює нулю.

Точка беззбитковості може бути виражена н натуральних (кількість продукції), грошових (виручка) одиницях або у відсотках до нормальної потужності. Розраховується вона двома методами:

— за допомогою рівняння;

— з використанням спеціальних формул.

Розрахунок точки беззбитковості за допомогою рівняння

Точка беззбитковості у грошових одиницях може бути виведена з рівняння:

Доход від реалізації = Змінні витрати + Постійні витрати + Прибуток (1)

Оскільки прибуток у точці беззбитковості дорівнює нулю, то маємо:

Точка беззбитковості = Змінні витрати + Постійні витрати (2)

Виходячи з цього рівняння, можна визначити точку беззбитковості в натуральних одиницях:

Точка беззбитковості в натуральних одиницях = Точка беззбитковості в грошових одиницях : Ціна за одиницю (3)

Розрахунок точки беззбитковості за допомогою показника маржинального доходу

Перетворимо рівняння (1) таким чином:

(Ціна за одиницю х Кількість одиниць реалізованої продукції) = (Змінні витрати на одиницю х Кількість одиниць реалізованої продукції) + Загальні постійні витрати (4)

(Ціна за одиницю х Кількість одиниць реалізованої продукції) - (Змінні втирати па одиницю х Кількість одиниць реалізованої продукції) = Загальні постійні витрати (5)

Звідси:

Кількість одиниць реалізованої продукції = Постійні витрати:

(Ціна за одиницю - Змінні витрати на одиницю) (6)

Проте знаменник означає маржинальний доход на одиницю, тому:

Точка беззбитковості в натуральних одиницях а Постійні витрати : Маржинальний доход на одиницю (7)

Для визначення формули розрахунку точки беззбитковості у грошових одиницях за допомогою показника маржинального доходу використаємо формулу ( 3), в яку підставимо формулу (7):

Постійні витрати : Маржинальний доход на одиницю = Точка беззбитковості в грошових одиницях : Ціна за одиницю (8)

Звідси:

Точка беззбитковості в грошових одиницях = (Постійні витрати:

Маржинальний доход на одиницю) Х Ціна за одиницю (9)

Або:

Точка беззбитковості в грошових одиницях = Постійні витрати : (Маржинальний доход на одиницю : Ціна за одиницю) (10)

Знаменник цього дробу має назву коефіцієнт маржинального доходу. Отже, коефіцієнт маржинального доходу — це відношення маржинального доходу від реалізації одиниці продукції до її ціни. Виходячи з цього:

Точка беззбитковості в грошових одиницях = Постійні витрати : Коефіцієнт маржинального доходу (11)

Розрахунок точки беззбитковості с важливим елементом аналізу, але на практиці менеджера більше цікавить обсяг та ціна реалізації, які забезпечать отримання бажаного прибутку.

Обсяг реалізації у грошових одиницях, необхідний для отримання бажаного прибутку, може бути розрахований за допомогою рівняння:

Доход від реалізації = Змінні витрати + Постійні витрати + Бажаний прибуток (12)

Або:

Доход від реалізації = (Постійні витрати + Бажаний прибуток) : Коефіцієнт маржинального доходу (13)

Відповідно обсяг реалізації у натуральних одиницях може бути розрахований за формулою:

(Постійні витрати + Бажаний прибуток) :Маржинальний доход на одиницю ( 14)

Для визначення прибутку при певному обсязі реалізації можна застосувати рівняння :

Прибуток = Доход від реалізації - (Змінні витрати + Постійні витрати) (15)

або перетворити формулу (13):

Прибуток = (Доход від реалізації х Коефіцієнт маржинального доходу) - Постійні витрати (16)

На основі Звіту про фінансові результати можливо провести оцінку запасу фінансової міцності, порогу рентабельності і беззбитковості.

На українських підприємствах цей аналіз застосовується рідко, оскільки дуже часто проблематично провести розподіл витрат на змінні і постійні. Така методика аналізу фінансових результатів дозволить підприємству виявити можливі резерви підвищення прибутку, визначити оптимальне співвідношення між змінними і постійними витратами, оцінити ступень ризику отримання збитку[20,c.274].

Для того щоб визначити запас фінансової міцності, необхідно розрахувати поріг рентабельності, попередньо розподілити витрати підприємства на змінні і постійні. Аналіз надано у таблиці 4

Таблиця 4– Аналіз порогу рентабельності

Значення порогу рентабельності на протязі трьох років постійно підвищувалося, це було наслідком зростання доходу та суми усіх операційних витрат, але, спостерігається зниження запасу фінансової міцності, що свідчить про випереджаючи темпи зростання витрат над доходом. Зниження показнику може сприяти зростанню ризику отримання збитків у разі зниження доходів або підвищення витрат.

Рисунок 2 відображає показники, які характеризують формування порогу рентабельності.

Рисунок 2 – Аналіз формування порогу рентабельності

Далі розглянемо графічний метод визначення точки беззбитковості, або порогу рентабельності. На систему координат наносяться лінії постійних витрат, змінних витрат, сукупних витрат та виручки. Точка беззбитковості буде знаходитися на перетинанні ліній сукупних витрат та виручки. На графіку по осі Х відображується відвантаження продукції у тис.грн., по осі У відображуються витрати ( з розподілом їх на змінні й постійні) та дохід у грошовому вимірнику.

Рисунок 3 – Графік беззбитковості ТОВ ДП «Посад» за 2007 рік

Отже, діяльність підприємства у 2007 році була прибуткова, тобто доход покрив усі операційні витрати, а беззбитковий обсяг будівництва мав бути 91878 грн., а фактично він склав 112858 грн.

Але, на підставі розрахунків таблиці 4 та проведеного аналізу беззбитковості, варто відмітити, що пропорція, у який знаходяться змінні та постійні витрати не раціональна. Тому, з метою оптимізації витрат проводиться розробка прогнозу витрат.

Відправною точкою для прогнозування є планування виконання робіт (продажів).

Прогноз продажів – це операційний прогноз, що містить інформацію про запланований обсяг продажів, ціну й очікуваний доход від реалізації продукції.

Таблиця 5- Прогноз виконання робіт

Основний вид діяльності ТОВ ДП «Посад» – будівельно-земляні роботи (копання котлованів, траншей).

Прогнозом продажів для ТОВ ДП «Посад» є обсяг виконаних робіт.

Добуток об'єму виробленого земельного ґрунту ( м3) і ціни за м3 (грн.) являє собою доход від реалізації (грн.).

Ціна за одиницю змінюється згідно з сезоном року, у якому виконуються роботи, тому в першому і четвертому кварталах ціна вище, ніж у другому і третьому кварталах.

Обсяг виконаних робіт збільшується в літні періоди року (2 і 3 квартали) і зменшується в зимові періоди року (1 і 4 квартали).

Виходячи з прогнозованого обсягу робіт і ціни за одиницю, доход від реалізації поквартально складе відповідно 36800, 34000, 35100, 36300грн.

Прогнозований обсяг робіт за рік складе 138000 м3 і доход, отриманий від реалізації 142200грн.

Прогноз використання матеріалів – це плановий документ, що визначає кількість і номенклатуру матеріалів, необхідних для виконання виробничої програми прогнозного періоду.

Вартість матеріалів, необхідних для виробництва продукції, визначається виходячи з обсягу виробництва, норми матеріальних витрат на одиницю продукції і методу оцінки матеріальних запасів.

Таблиця 6 - Прогноз використання матеріалів

Матеріальні витрати за одиницю ( м3) для будівельних організацій складає 2грн (паливо, запчастини, матеріали).

Середньозважена ціна прямих матеріальних витрат за одиницю матеріалів складе 0,19грн.

Плановані прямі матеріальні витрати за рік складуть 52440 грн при обсязі робіт 138000 м

Прогноз прямих витрат на оплату праці – це плановий документ, у якому відбиті витрати на оплату праці, необхідні для виробництва товарів чи послуг за прогнозний період.

Цей прогноз складається на основі даних прогнозу виконання робіт і встановлених технологічних норм праці на одиницю продукції і тарифної ставки робітників відповідної кваліфікації. Прогноз прямих витрат на оплату праці ТОВ ДП «Посад» представлений у таблиці 7.

Таблиця 7 - Прогноз прямих витрат на оплату праці

Витрати на одиницю виконаних робіт складають 0,25 год. Cередня тарифна ставка 0,4575 грн. за одну годину роботи.

Загальні витрати на оплату праці складуть 15790 грн, з них відрахування в розмірі 37,5 % , що складає 5920 грн.

Планована сума витрат на оплату праці збільшиться через збільшення обсягу робіт.

Прогноз інших прямих витрат містить у собі прямі витрати, необхідні для виробництва за прогнозний період. Вони містять у собі витрати на відрядження, амортизацію та інші прямі витрати.

Таблиця 8 – Прогноз інших прямих витрат, грн.

У прогнозі передбачається зменшення розміру витрат на відрядження. Планована сума інших прямих витрат складе 4220 грн.

Прогноз виробничих накладних витрат – це плановий документ, що відбиває накладні витрати, зв'язані з виробництвом продукції (послуг) у прогнозному періоді.

Ці прогнози складаються на основі виробничої програми, укладених договорів (оренди, обслуговування й ін.) і відповідних розрахунків у кожному кварталі визначається на основі ставки розподілу, що встановлюється на одиницю виконаних робіт (м3)

Для спрощення розрахунків суми окремих статей змінних накладних витрат розподілені між кварталами пропорційно загальній сумі змінних накладних витрат.

Постійні накладні витрати теж умовно порівну розділені по кварталах.

Прогноз виробничих накладних витрат представлений у таблиці 9

Прогноз собівартості виконаних робіт – плановий документ, у якому приведений розрахунок собівартості робіт, які передбачається виконати в прогнозному періоді.

Прогноз собівартості виконаних робіт представлений у таблиці 10.

Оскільки залишків незавершеного виробництва не було, то собівартість виготовленої продукції дорівнює витратам на виконання робіт.

Таблиця 9 - Прогноз виробничих накладних витрат

Таблиця 10 – Прогноз собівартості виконаних робіт

Прогноз витрат періоду містить у собі прогноз адміністративних витрат і прогноз інших операційних витрат. Прогноз адміністративних витрат – плановий документ, що відбиває очікувані витрати на керування й обслуговування підприємства в цілому.

Прогноз адміністративних витрат складається шляхом об'єднання прогнозів усіх відділів і служб керування підприємства і його господарського обслуговування.

Прогноз адміністративних витрат представлений у таблиці 11.

Таблиця 11- Прогноз адміністративних витрат, грн.

Прогноз інших операційних витрат – плановий документ, що включає інші очікувані витрати, необхідні для обслуговування підприємства в цілому.

Прогноз інших операційних витрат представлений у таблиці 12.

Таблиця 12 - Прогноз інших операційних витрат, грн.

Прогнозний звіт про фінансові результати – проформа фінансової звітності, складена до початку звітного періоду, що відбиває фінансовий результат передбачуваної фінансової діяльності (таблиця 13).

Таблиця 13– Прогнозний звіт про фінансові результати, грн.

Маючи дані таблиць 13 і 12, можемо зробити порівняльний аналіз операційних витрат по елементах у розрізі прогнозних і фактичних даних ( рисунок 4).

Рисунок 4- Порівняльний аналіз структури витрат по елементах у розрізі прогнозних і фактичних даних

У такий спосіб підприємство, повинне було мати питому вагу матеріальних витрат 52,6% замість 70,2% , що свідчить про придбання запасів за завищеними цінами. Витрати на оплату праці повинні були складати 20,6% замість 18,5% фактичних, це було наслідком скорочення тривалості робочого дня. Витрати на амортизацію склали 2,9% замість 1,9% запланованих, що свідчить про необхідність списання частини основних засобів. Підприємство повинне було скоротити частку інших витрат з 21,5% до 17,9. Таким чином фактична структура операційних витрат значно розходиться з планованої.

Далі розглянемо Звіт про виконання.

Відхилення від прогнозу, відбиті в звіті про виконання, можуть бути сприятливими (позитивними) і несприятливими (негативними).

Несприятливими є відхилення, коли фактичний доход менше запланованого чи фактичні витрати більше прогнозних.

Відповідно, сприятливими є відхилення, коли фактичний доход перевищує запланований, а фактичні витрати менші, ніж прогнозні.

Звіт про виконання прогнозу – це звіт, у якому порівнюються заплановані і фактичні показники і розраховуються відхилення з указівкою їхніх причин.

Звіт про виконання готується регулярно, у більшості випадків щомісяця.

Звіт про виконання прогнозу приведений у таблиці 14.

Таблиця 14 – Звіт про виконання прогнозу, грн.

Отже, відхилення по операційному прибутку буде уявляти собою величину економічного ефекту від зниження витрат.

Звіт про виконання, складений на основі статистичного прогнозу, дає відповідь, чому замість величини очікуваного прибутку підприємство мало прибуток, відмінний від планованого.

Причиною є те, що