Xreferat.com » Рефераты по экономико-математическому моделированию » Системы управления электронным документооборотом

Системы управления электронным документооборотом

Министерство Образования Российской Федерации

Государственный Университет Управления



Институт Национальной и Мировой Экономики


Реферат

по дисциплине «Информационные системы

в экономике»

на тему: Системы управления электронным

документооборотом.


Выполнила:

студентка МЭС3-2

Репина Мария

Руководитель:

Лобанова А.М.


Москва

2003

Оглавление.

Введение. 4

1. Системы управления документами. 5

1.1. Определение СУД. 5

1.2. Общие требования к системе документооборота. 5

1.3.Классификация СУД. 6

2.Функции и задачи систем управления документами. 17

3. Возврат инвестиций от вложений в СЭД 20

4. Проблемы организации электронного документооборота. 21

Заключение. 25

Список литературы. 27


Введение.


В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста». Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

1. Системы управления документами.

1.1. Определение СУД.

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC [2]:

"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами.

Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

1.2. Общие требования к системе документооборота.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

  • Функциональность и гибкость системы.

  • Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

  • Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

  • Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

  • Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

  • Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

  • Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

  • Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).

1.3.Классификация СУД.

На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Ниже перечислены категории технологий СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:

  • Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

  • Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

  • Системы управления контентом (от англ. content – содержание, суть): Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

  • Системы управления образами

Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

  • Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow — «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Российские системы документационного обеспечения.


Система

Производитель

Краткое описание

КРОН

Анкей

Система управления документами, предназначена для автоматизации делопроизводства в корпорации, имеющей достаточно сложную разветвленную структуру, включающую в себя несколько предприятий, насчитывающую более сотни сотрудников и имеющую интенсивный документооборот как входящих и исходящих документов, так и обмен документами между своими подразделениями.
Система КРОН предоставляет следующий комплекс функциональных услуг:
- единую информационную среду для работы пользователей с дружелюбным графическим интерфейсом, обеспечивающую параллельную совместную работу различных исполнителей над одним документом на своих рабочих местах,
- почтовую службу для обмена сообщениями между пользователями как внутри системы, так и с внешними пользователями,
- контроль за местонахождением документа, включая контроль версий и вариантов документа,
- систему обеспечения конфиденциальности информации на основе формализованной модели разграничения прав доступа, в том числе, электронную подпись,
- инструменты для создания и ведения единого хранилища документов, для регистрации и исполнения документов, включая систему поиска документа, позволяющую находить документы, как по их атрибутам, так и по содержанию.


Кодекс: Документооборот

ГП "Центр компьютерных разработок"

Комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов.

Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» – это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.
Главные характеристики системы:
- готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства.
Каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов и поручений и др.
- поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту.
- модульность в сочетании с единой информационной логикой.
Обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Internet/Intranet, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте.
- экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно - технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение.

Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:
- «Кодекс: Служебная корреспонденция»
регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему "Кодекс: Контроль исполнения документов".
- «Кодекс: Контроль исполнения документов»
регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой.
- «Кодекс: Письма и обращения граждан»
ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением.
- «Кодекс: Система подготовки документов»
создание электронного полнотекстового архива документов
- «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов»
регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации.
- «Кодекс: Справочная система документооборота»
обеспечение доступа к базам документов по технологии Intranet/Internet и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера.
- «Кодекс: Обмен документами»
обмен документами между подсистемами, как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.

Системы реализованы в двух вариантах - файл-серверном и клиент–серверном.

DocsVision 2.0 "Архив-Делопроизводство"

Digital Design

Приложение для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.

Система DocsVision 2.0 "Архив - Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации, включая:
- ведение картотеки документов;
- создание электронного архива документов компании;
- ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
- организацию циклов разработки согласования документов;
- организация контроля исполнения документов и заданий;
- маршрутизация документов в организации и вне её;
- автоматизация разнообразных процессов обработки документов;
- организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.
Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях, либо использоваться в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации.

СompanyМedia-Управление электронными документами

InterTrust

Web-ориентированная система управления электронными документами.

Web-ориентированная система управления электронными документами. Сравнительно недорогая, но достаточно функциональная система предназначена для:
- организации корпоративного хранилища документов (каталога нормативной документации, архива документов, информационного портала компании),
- обеспечения процесса коллективной подготовки документов, централизованного хранения рабочие документы и автоматического оповещения сотрудников о поступивших на обработку документах,
- построения информационного портала организации, т.е. единого информационного пространства, в котором сотрудники могут моментально найти интересующие их документы и принять участие в подготовке и согласовании документов или привлечь к этому процессу других сотрудников.
Система
- позволяет упростить взаимодействие сотрудников при совместной работе над документами,
- обеспечивает надежное разграничение доступа к информации,
- содержит удобную поисковую систему,
- позволяет добавлять в документы перекрестные ссылки для организации взаимосвязи документов.

CompanyMedia-Делопроизводство

InterTrust

Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени.

Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Система обеспечивает автоматизацию следующих видов документационного обеспечения управления:
- прием, обработку и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;
- подготовку, подписание, регистрацию и рассылку исходящей корреспонденции;
- подготовку, подписание, регистрацию и отправку внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;
- организацию переписки между организациями и отдельными подразделениями;
- поддержку многолетнего режима работы.
К особенностям построения системы «СМ-Делопроизводство» относятся:
- неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;
- «сквозное» делопроизводство;
- 100% гарантия доставки информации;
- механизм "замещения", т.е. возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»).

OfficeMedia-Делопроизводство

InterTrust

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства.

Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.
Комплект "OfficeMedia - Делопроизводство" состоит из следующих баз данных:
- «Регистрация документов» - для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п.
- «Библиотека рабочих документов» - для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов.
- «Согласование» - для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом.
- «Ознакомление» - для автоматизации рассылки документов на ознакомление.
- «Обращения граждан» - для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц.
«Организационно-распорядительные документы» - для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.

DOCS Open

Лоция Софт

Комплекс по управлению технической документацией. Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, базирующееся на наиболее передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей, построенное в архитектуре клиент-сервер.
Комплекс позволяет
- преобразовывать в электронную форму документы с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.),
- работать с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами,
- производить поиск документов по неограниченному числу критериев, контекстный поиск на русском языке, а также нечеткий поиск,
- использовать средства свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; вести мониторинг работ: полную историю работы с документами и историю выполнения заданий и работ; получать полную информацию о статусе документа, состоянии работы и задействованных исполнителях,
- обеспечивать надежный контроль за доступом к документам и защиту от несанкционированного доступа.
Для установки и визуализации логических связей между документами может использоваться дополнительный модуль "Смотритель", который также включает возможность отображения логической структуры архива, используя механизм представлений.
Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun, Digital и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Internet. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.

«ГРАН-ДОК» для Windows

Гранит-Центр

Автоматизированная система документооборота и делопроизводства для государственных и муниципальных структур управления.

«Гран-Док» - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Система предназначена для автоматизации процессов работы с документами:
- учета всех деловых документов, хранения и работы с текстами документов,
- контроля каждого этапа рассмотрения и пути прохождения документа от поступления до списания в дело,
- получения справочной информации о документах,
- анализа документооборота.
«Гран-Док - Lite» - однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота.
Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа Microsoft SQL.
«Гран-Док» - сетевая версия для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год и количеством пользователей от 20 до 150.
«Гран-Док» - корпоративная версия («Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») - единая система электронного документооборота и делопроизводства административного округа.
Ее можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота.

Эффект-Офис

ИКК "Гарант Интернэшнл

Серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов. "Эффект Офис" - это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов.
"Эффект Офис" система управления документами. Предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Реализованы локальный и клиент-серверный варианты.
"Эффект Офис" персональный архив. Специальная версия системы для одного пользователя.
"Эффект Графика", "Эффект Графика Плюс". Система работы с графическими изображениями.
"Эффект Секретарь", рабочее место секретаря.
"Эффект Почта". Система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты.

LanDocs

Ланит

Комплексная автоматизация процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов.

Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов.
В систему входят:
LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов.
LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.
LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов.
LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер.
LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ.
LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования.
LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт. Дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

OPTiMA-WorkFlow

OPTiMA

Автоматизация основных процедур современного делопроизводства и организация документооборота. Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота.
Система включает в себя
- графический редактор для описания сценариев движения документов и технологических операций на этапах работы с ними;
- возможности контроля соблюдения требований технологии работы с документами и контроля исполнения поручений;
- механизм контроля версий;
- средства для создания отчетов;
- возможности работы в распределённых корпоративных сетях и индивидуальной настройки интерфейса рабочего места пользователя.

DIS:системы

НТЦ ИРМ

Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы). Автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ). Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). DIS:системы гибко настраиваемы, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру.
На сегодняшний день разработаны следующие модули:
DIS:class - электронная канцелярия «Золушка» - представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела – регистрацию, обработку и контроль исполнения документов.
DIS:library - Библиотека – автоматизированная система ведения библиотек и архивов электронных документов. Позволяет организовать библиотеки документов по функциональному направлению деятельности, библиотеки информационных материалов, бланков и типовых форм. Работает с текстовыми, графическими, аудио- и видеоматериалами.
DIS:reception - Деловая почта – автоматизированная система обработки электронной переписки организации.
DIS:manager - Поручения – автоматизированная система документирование и контроля исполнения поручений.
DIS:contact - Досье – автоматизированная система накопления информации о контактах и событиях, организациях, проектах и ходе их исполнения.
DIS:writer – Подготовка документов – автоматизированная система для подготовки и согласования документов.
Модули DIS:users - Пользователи, DIS:structure - Структура и DIS:assistant - Рабочее место предназначены для решения вопросов администрирования.

БОСС-Референт

АйТи

Система электронного документооборота (на платформе Lotus Notes/Domino). "БОСС-Референт" - система электронного документооборота, программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino. "БОСС-Референт" позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением и является шагом на пути построения Системы Управления Знаниями организации.
Компонентами системы являются:
- корпоративная система электронного документооборота;
- встроенная электронная почта;
- средства выхода на внешние системы электронной почты, глобальные компьютерные сети.
Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.
- для подготовки, распространения и хранения внутренней нормативно-распорядительной информации;
- для создания и контроля поручений;
- для планирования и оптимизации работы в отношении контактов с внешними организациями;
- для контроля договоров;
- для работы с корпоративными, экономическими и политическими новостями.
Для совместного обсуждения различных вопросов в рабочей группе используется режим конференции.

ЕВФРАТ-Документооборот

Cognitive Technologies

Система управления информационными потоками и документами организации. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу, как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. "ЕВФРАТ-Документооборот" отличается гибкостью и простотой настройки. Одновременно с готовыми решениями предлагается полный набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании.
Программа
- обеспечивает регистрацию, хранение и поиск документов;
- работает с документами в бумажной или электронной форме;
- контролирует ход исполнения поручений;
- формирует различные журналы и отчеты, имеет внутреннюю почтовую систему;
- предоставляет возможность удаленной работы с системой через обычное рабочее место пользователя или через "тонкого" клиента (MS Internet Explorer);
- позволяет проводить удаленное администрирование системы;
- обеспечивает безопасность работы через Интернет с помощью специального модуля для идентификации пользователя.

Евфрат

Cognitive Technologies

Предназначена для организации документационного обеспечения управления. Версия "Евфрат @Soho" реализует электронный архив. Она обеспечивает ввод и поиск нужных документов; позволяет создавать и вести электронные архивы документов самых различных типов, даже аудио и видео; хранить скаченные из Internet страницы.
Версия "Евфрат Office" - это универсальная система управления документами, позволяющая работать как с бумажными документами, так и с электронными документами и формами. Система поддерживает функции ввода, регистрации, просмотра, поиска, экспорта, печати документов, а также создания электронных архивов, отчетов и обеспечения контрольно-исполнительской дисциплины.
Для обеспечения коллективной работы реализована архитектура "Евфрат Client Server.

1С-Архив

Система управления документами масштаба предприятия. Предназначена для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. “1С:Архив” является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.
1С:Архив позволяет:
- организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников как по локальной сети, так и по Интернет;
- выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений;
- хранить все версии документов и вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов;
- проводить поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;
- управлять правами пользователей и устанавливать различные права доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей;
- использовать технологию "WebPortal" для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных Web браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему.


Некоторые зарубежные системы документационного обеспечения.

Система

Производитель

Краткое описание

DOCS Open

Hummingbird

Клиент-серверное приложение для работы с документами. Hummingbird DOCS Open - это клиент-серверное приложение на платформе Windows, позволяющее организовать централизованное хранилище данных. Содержит развитые средства поиска, организации совместной работы, контроля версий и обеспечения безопасности.
- DOCS Open позволяет хранить, искать и управлять документами.
- DOCS RM обеспечивает работу с записями, расширяет возможности DOCS Open для управления жизненным циклом документов.
- DOCS Routing расширяет возможности совместной работы пользователей, позволяет отслеживать статус документов.
- DOCS Imaging облегчает перенос документов с бумажных носителей в электронный формат и дальнейшую работу с ними.
- DOCS Unplugged позволяет работать с документами с использованием средств беспроводной связи (для деловых поездок или в случае отсутствия доступа к сети).
- DOCS Development Kit - объектно-ориентированная среда для создания пользовательских приложений для Hummingbird DOCS Open.
- RocketLink for AutoCAD позволяет объединить AutoCAD с DOCS Open для работы с чертежами, схемами, символами и т.п.

Panagon Content Services

FileNet

Семейство программ для обеспечения работы с документами на крупных предприятиях. Программы семейства Panagon Content Services предназначены для создания, управления, обеспечения доступности и безопасности, а также для динамической работы с электронными документами.
Основные реализованные возможности:
- централизованное хранилище документов обеспечивает совместную работу над документами, контроль версий документов, безопасность и своевременный доступ,
- легкость установки и поддержания работы,
- масштабируемость,
- встроенный механизм для обеспечения минимального времени обработки запросов,
- 5 уровней безопасности,
- поддержка различных пользовательских интерфейсов,
- развитые механизмы поиска,
- поддержка создания и работы со сложными и составными документами,
- поддержка работы с внешними документами,
- развитые средства администрирования,
- репликация,
- преобразование документов к различным типам данных,
- поддержка дополнительных физических средств хранения, средств для обработки образов, средств для публикации в Интернете.

Livelink

Open Text

Группа приложений для поддержки сотрудничества и управления знаниями. Бизнес-приложения:
- Content Management
Livelink позволяет создавать объекты данных для хранения и использования контента, фиксировать изменения и управлять каждым компонентом структуры документов вплоть до параграфов и секций, управлять взаимосвязями документов, определять доступность объектов данных, автоматизировать процесс создания пользовательских документов.

- Records Management
iRIMS от Open Text обеспечивает управление жизненным циклом всех корпоративных документов и иной информации в бумажной и электронной формах. Обеспечивает взаимосвязь с другими приложениями по обработке информации, интегрируется с электронной почтой и электронными системами управления документами. Совместно с Livelink обеспечивает поиск, совместную работу, управление документооборотом и рабочими процессами.

А также:
- Corporate Library
- Customer Care
- e-Catalogs
- Engineering Change Mgmt.
- Enterprise Collaboration
- Extranets
- Human Resources
- Knowledge Management
- Learning Management
- Program Management
- Quality Management
- Sales and Marketing
- Skills Management

Hummingbird DM

Hummingbird

Система управления контентом (для системы управления информацией на предприятии). Hummingbird DM превращает информацию, хранящуюся в документах, в базу знаний фирмы. Система позволяет систематизировать и управлять корпоративными документами, обеспечивает совместную работу с ними, обрабатывает запросы пользователей системы, а также обеспечивает сохранность информации.

Администраторы Hummingbird DM могут конфигурировать структуру контента, а также настраивать систему, структуру хранилищ документов, формы документов, импортировать метаданные, интегрировать систему с другими приложениями, удаленно и централизованно настраивать интерфейсы пользователей, управлять статусом документов.

Также может работать совместно с
- Hummingbird RM
- Hummingbird DM Extension for AutoCAD
- Hummingbird DM WorkFlow
- Hummingbird Imaging
- Hummingbird Web Publishing

Microsoft Exchange Server 2000

Microsoft

Платформа для обмена сообщениями и организации совместной работы. Microsoft Exchange Server служит платформой для электронной почты, планирования работы групп, сотрудничества, а также для приложений управления документооборотом и маршрутизации документов.

Microsoft Exchange 2000 Server, вместе с клиентом Microsoft Outlook 2000, обеспечивает надежную, масштабируемую и удобную в управлении инфраструктуру обмена сообщениями и организации совместной работы, открывающей пользователям доступ к базе знаний.

Microsoft Exchange 2000 полностью интегрирован с операционной системой Microsoft Windows 2000 и предназначен для организаций любого масштаба: от небольших организаций до крупнейших территориально распределенных предприятий.

Современная система хранения веб-ресурсов Microsoft Web Storage System позволяет объединить надежность и масштабируемость Microsoft Exchange 2000 с доступностью и открытостью Интернета, предоставляя тем самым как хранилище знаний с развитыми возможностями, так и платформу для бизнес-приложений.

Сервер конференций Exchange 2000 Conferencing Server является платформой для полнофункциональных служб информационных, аудио— и видеоконференций, что открывает новые возможности для совместной работы.

Novell GroupWise 6

Novell

Инструмент для передачи сообщений и организации сотрудничества в среде one Net, а также для ведения совместной работы. GroupWise 6 - инструмент для передачи сообщений и организации сотрудничества в среде one Net, а также решение для ведения совместной работы. GroupWise 6 повышает производительность труда в организации за счет ускорения ответной реакции, расширения зоны сотрудничества, обеспечения защищенного взаимодействия с поставщиками и клиентами, а также благодаря предоставленной администраторам возможности настраивать технологии в соответствии с задачами и бизнес-целями.
Основные преимущества:
- повышение эффективности и ускорение ответной реакции сотрудников организации (доступ к информации и расписаниям, возможность легко и быстро связываться с сотрудниками);
- простота в управлении благодаря интеграции с последними продуктами семейства сетевых служб Novell (единый каталог NDS eDirectory и Novell DirXML);
- простота администрирования системы из любой точки, используя для этой цели веб-браузер или беспроводное устройство;
- высокая масштабируемость (Smart Caching - интеллектуальное кэширование - позволяет администраторам поддерживать большее число пользователей с помощью одного сервера);
- обеспечение конфиденциальности и доступности информации (инструменты аутентификации, поддержка отраслевых стандартов Secure Sockets Layer (SSL), Secure Multipurpose Internet Mail Extension (S/MIME) и Public Key Infrastructure (PKI), служба Novell Cluster Services, интеллектуальное резервирование и восстановление, контроль многопотоковой базы данных);
- более простое взаимодействие через сеть (гибкие и интегрированные функции передачи электронных сообщений, групповое планирование, календарь, задания, поддержка контактов и управление документооборотом для традиционных, Web- и беспроводных клиентов, средства управления почтовыми ящиками);
- расширенные функции управления документооборотом (управление версиями, механизмы формирования отчетов, инструментальные средства управления, полнотекстовое индексирование и тесная интеграция с наиболее популярными на сегодняшний день приложениями);
- поддержка Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4), Post Office Protocol 3 (POP3) и других стандартов, а также Network News Transfer Protocol (NNTP) и Lightweight Directory Access Protocol (LDAP).

Lotus Domino.Doc

Lotus

Современное решение для управления документами в распределенной среде. Современное решение для управления документами в распределенной среде. Domino.Doc основано на распределенной Web-архитектуре. Domino.Doc являются составной частью пакета программ IBM для управления документами в масштабе предприятия (IBM Enterprise Document Management Suite - EDMSuite).
Oсновные свойства и преимущества:
- все функции для управления документами (регистрация входящих и исходящих документов, сохранение версий документов, создание профилей документов, интуитивная иерархия контейнеров, полномасштабные средства текстового поиска и получения информации, работа с аудио- и видеоданными, графическими образами и т.п.);
- безопасность и устойчивость(средства защиты и шифрования промышленного уровня, средства идентификации пользователей, средства RSA и SSL);
- простота установки (установка сразу после поставки, немедленное создание удобной и безопасной рабочей среды, определение группы, простой и понятный пользовательский интерфейс);
- масштабирование (для распределенного предприятия, поддержка технологий Интернет, интранет, экстранет, а также мобильных и

Если Вам нужна помощь с академической работой (курсовая, контрольная, диплом, реферат и т.д.), обратитесь к нашим специалистам. Более 90000 специалистов готовы Вам помочь.
Бесплатные корректировки и доработки. Бесплатная оценка стоимости работы.

Поможем написать работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Похожие рефераты: