Системы управления электронным документооборотом
Министерство Образования Российской Федерации
Государственный Университет Управления
Институт Национальной и Мировой Экономики
Реферат
по дисциплине «Информационные системы
в экономике»
на тему: Системы управления электронным
документооборотом.
Выполнила:
студентка МЭС3-2
Репина Мария
Руководитель:
Лобанова А.М.
Москва
2003
Оглавление.
Введение. 4
1. Системы управления документами. 5
1.1. Определение СУД. 5
1.2. Общие требования к системе документооборота. 5
1.3.Классификация СУД. 6
2.Функции и задачи систем управления документами. 17
3. Возврат инвестиций от вложений в СЭД 20
4. Проблемы организации электронного документооборота. 21
Заключение. 25
Список литературы. 27
Введение.
В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста». Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
1. Системы управления документами.
1.1. Определение СУД.
Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) даёт аналитическая компания IDC [2]:
"Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."
Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.
В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами.
Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.
1.2. Общие требования к системе документооборота.
Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:
Функциональность и гибкость системы.
Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).
Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.
Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.
Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.
Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).
1.3.Классификация СУД.
На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.
Ниже перечислены категории технологий СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:
Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).
Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.
Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.
Системы управления контентом (от англ. content – содержание, суть): Adobe, Excalibur.
Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
Системы управления образами
Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.
Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow — «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
Российские системы документационного обеспечения.
Система |
Производитель |
Краткое описание |
КРОН |
Анкей |
Система
управления
документами,
предназначена
для автоматизации
делопроизводства
в корпорации,
имеющей достаточно
сложную разветвленную
структуру,
включающую
в себя несколько
предприятий,
насчитывающую
более сотни
сотрудников
и имеющую
интенсивный
документооборот
как входящих
и исходящих
документов,
так и обмен
документами
между своими
подразделениями.
|
Кодекс: Документооборот |
ГП "Центр компьютерных разработок" |
Комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов. Корпоративная
система «Кодекс:
Документооборот»
– это комплекс
взаимосвязанных
систем делопроизводства,
банков документов
и корпоративных
сервисов,
обеспечивающих
автоматизированное
решение задач
делопроизводства
и документооборота
в органах
государственной
власти и других
организациях.
Функциональные
подсистемы,
входящие в
состав «Кодекс:
Документооборот»: Системы реализованы в двух вариантах - файл-серверном и клиент–серверном. |
DocsVision 2.0 "Архив-Делопроизводство" |
Digital Design |
Приложение для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации. Система
DocsVision 2.0 "Архив -
Делопроизводство"
представляет
собой законченное
приложение,
предназначенное
для создания
архивов документов,
автоматизации
основных
делопроизводственных
процедур и
бизнес процессов
обработки
документов
в организации,
включая: |
СompanyМedia-Управление электронными документами |
InterTrust |
Web-ориентированная система управления электронными документами. Web-ориентированная
система управления
электронными
документами.
Сравнительно
недорогая,
но достаточно
функциональная
система предназначена
для: |
CompanyMedia-Делопроизводство |
InterTrust |
Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Система
предназначена
для автоматизации
документооборота
c отслеживанием
движения
документов
в реальном
масштабе времени.
Система обеспечивает
автоматизацию
следующих
видов документационного
обеспечения
управления: |
OfficeMedia-Делопроизводство |
InterTrust |
Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Комплект
предназначен
для автоматизации
работы секретарей
или отдела
делопроизводства
и предоставляет
руководителям
всех уровней
возможность
давать поручения
по полученным
документам
и контролировать
их исполнение.
|
DOCS Open |
Лоция Софт |
Комплекс
по управлению
технической
документацией.
Комплекс по
управлению
технической
документацией
на основе DOCS
Open представляет
собой интеграционное
решение, базирующееся
на наиболее
передовых
разработках
зарубежных
и отечественных
компаний,
являющихся
лидерами в
областях создания
электронных
архивов, технического
документооборота,
управления
составом изделия
и проектными
данными, а также
ввода информации
с бумажных
носителей,
построенное
в архитектуре
клиент-сервер.
|
«ГРАН-ДОК» для Windows |
Гранит-Центр |
Автоматизированная система документооборота и делопроизводства для государственных и муниципальных структур управления. «Гран-Док»
- специализированная
система автоматизации
делопроизводства
и документооборота
в государственных
и муниципальных
структурах
управления.
Система предназначена
для автоматизации
процессов
работы с документами:
|
Эффект-Офис |
ИКК "Гарант Интернэшнл |
Серия
программных
продуктов
для систематизации,
безопасного
хранения и
эффективного
поиска документов.
"Эффект Офис"
- это серия
программных
продуктов
для систематизации,
безопасного
хранения и
эффективного
поиска документов. |
LanDocs |
Ланит |
Комплексная автоматизация процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Система
LanDocs предназначена
для комплексной
автоматизации
процессов
делопроизводства
и ведения архива
электронных
документов. |
OPTiMA-WorkFlow |
OPTiMA |
Автоматизация
основных процедур
современного
делопроизводства
и организация
документооборота.
Система OPTiMA-WorkFlow
предназначена
для управления
процессами
создания,
обработки,
тиражирования
и хранения
документов,
а также для
автоматизации
основных процедур
современного
делопроизводства
и организации
документооборота.
|
DIS:системы |
НТЦ ИРМ |
Документоориентированные
корпоративные
информационные
системы (DIS:системы).
Автоматизация
документационного
обеспечения
управления
(ДОУ). Документоориентированные
корпоративные
информационные
системы (DIS:системы)
обеспечивают
повышение
эффективности
управленческой
деятельности
за счет автоматизации
документационного
обеспечения
управления
(ДОУ). DIS:системы
гибко настраиваемы,
реализованы
на различных
платформах
и имеют удобную
модульную
структуру. |
БОСС-Референт |
АйТи |
Система
электронного
документооборота
(на платформе
Lotus Notes/Domino). "БОСС-Референт"
- система электронного
документооборота,
программный
комплекс,
разработанный
на платформе
Lotus Notes/Domino. "БОСС-Референт"
позволяет
построить
полноценную
систему управления
деловыми
процессами
обработки
документов
и контроля
за их выполнением
и является
шагом на пути
построения
Системы Управления
Знаниями
организации.
|
ЕВФРАТ-Документооборот |
Cognitive Technologies |
Система
управления
информационными
потоками и
документами
организации.
Система
"ЕВФРАТ-Документооборот"
позволяет
построить
полноценную
систему управления
информационными
потоками и
документами
организации,
а также содержит
весь необходимый
инструментарий
для успешной
автоматизации
документооборота
любой компании,
независимо
от численности
и формы собственности.
Система рассчитана
на работу, как
в рамках небольшого
отдела, так
и в рамках всей
организации
со сложной
схемой информационных
потоков.
"ЕВФРАТ-Документооборот"
отличается
гибкостью и
простотой
настройки.
Одновременно
с готовыми
решениями
предлагается
полный набор
инструментов
для успешной
адаптации к
особенностям
любой компании.
|
Евфрат |
Cognitive Technologies |
Предназначена
для организации
документационного
обеспечения
управления.
Версия "Евфрат
@Soho" реализует
электронный
архив. Она
обеспечивает
ввод и поиск
нужных документов;
позволяет
создавать и
вести электронные
архивы документов
самых различных
типов, даже
аудио и видео;
хранить скаченные
из Internet страницы. |
1С-Архив |
1С |
Система
управления
документами
масштаба
предприятия.
Предназначена
для повышения
эффективности
коллективной
работы сотрудников
с архивами
электронных
документов
и контроля
исполнительской
дисциплины.
“1С:Архив”
является системой
управления
документами
масштаба
предприятия
и предназначен
для повышения
эффективности
коллективной
работы сотрудников
с архивами
электронных
документов
и контроля
исполнительской
дисциплины.
|
Некоторые зарубежные системы документационного обеспечения.
Система |
Производитель |
Краткое описание |
DOCS Open |
Hummingbird |
Клиент-серверное
приложение
для работы с
документами.
Hummingbird DOCS Open - это клиент-серверное
приложение
на платформе
Windows, позволяющее
организовать
централизованное
хранилище
данных. Содержит
развитые средства
поиска, организации
совместной
работы, контроля
версий и обеспечения
безопасности.
|
Panagon Content Services |
FileNet |
Семейство
программ для
обеспечения
работы с документами
на крупных
предприятиях.
Программы
семейства
Panagon Content
Services
предназначены
для создания,
управления,
обеспечения
доступности
и безопасности,
а также для
динамической
работы с электронными
документами.
|
Livelink |
Open Text |
Группа
приложений
для поддержки
сотрудничества
и управления
знаниями.
Бизнес-приложения: -
Records Management А
также: |
Hummingbird DM |
Hummingbird |
Система управления контентом (для системы управления информацией на предприятии). Hummingbird DM превращает информацию, хранящуюся в документах, в базу знаний фирмы. Система позволяет систематизировать и управлять корпоративными документами, обеспечивает совместную работу с ними, обрабатывает запросы пользователей системы, а также обеспечивает сохранность информации. Администраторы Hummingbird DM могут конфигурировать структуру контента, а также настраивать систему, структуру хранилищ документов, формы документов, импортировать метаданные, интегрировать систему с другими приложениями, удаленно и централизованно настраивать интерфейсы пользователей, управлять статусом документов. Также
может работать
совместно с
|
Microsoft Exchange Server 2000 |
Microsoft |
Платформа для обмена сообщениями и организации совместной работы. Microsoft Exchange Server служит платформой для электронной почты, планирования работы групп, сотрудничества, а также для приложений управления документооборотом и маршрутизации документов. Microsoft Exchange 2000 Server, вместе с клиентом Microsoft Outlook 2000, обеспечивает надежную, масштабируемую и удобную в управлении инфраструктуру обмена сообщениями и организации совместной работы, открывающей пользователям доступ к базе знаний. Microsoft Exchange 2000 полностью интегрирован с операционной системой Microsoft Windows 2000 и предназначен для организаций любого масштаба: от небольших организаций до крупнейших территориально распределенных предприятий. Современная система хранения веб-ресурсов Microsoft Web Storage System позволяет объединить надежность и масштабируемость Microsoft Exchange 2000 с доступностью и открытостью Интернета, предоставляя тем самым как хранилище знаний с развитыми возможностями, так и платформу для бизнес-приложений. Сервер конференций Exchange 2000 Conferencing Server является платформой для полнофункциональных служб информационных, аудио— и видеоконференций, что открывает новые возможности для совместной работы. |
Novell GroupWise 6 |
Novell |
Инструмент
для передачи
сообщений и
организации
сотрудничества
в среде one Net, а также
для ведения
совместной
работы. GroupWise
6 - инструмент
для передачи
сообщений и
организации
сотрудничества
в среде one Net, а также
решение для
ведения совместной
работы. GroupWise
6 повышает
производительность
труда в организации
за счет ускорения
ответной реакции,
расширения
зоны сотрудничества,
обеспечения
защищенного
взаимодействия
с поставщиками
и клиентами,
а также благодаря
предоставленной
администраторам
возможности
настраивать
технологии
в соответствии
с задачами и
бизнес-целями.
|
Lotus Domino.Doc |
Lotus |
Современное
решение для
управления
документами
в распределенной
среде. Современное
решение для
управления
документами
в распределенной
среде. Domino.Doc
основано на
распределенной
Web-архитектуре.
Domino.Doc
являются составной
частью пакета
программ IBM для
управления
документами
в масштабе
предприятия
(IBM Enterprise Document Management Suite - EDMSuite). Если Вам нужна помощь с академической работой (курсовая, контрольная, диплом, реферат и т.д.),
обратитесь к нашим специалистам. Более 90000 специалистов готовы Вам помочь.
Бесплатные корректировки и доработки. Бесплатная оценка стоимости работы.
Нужна помощь в написании работы?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Пишем статьи РИНЦ, ВАК, Scopus.
Помогаем в публикации. Правки вносим бесплатно.
Похожие рефераты: |