Xreferat.com » Рефераты по экономико-математическому моделированию » Автоматизация регистрации и мониторинга заявок от контрагентов

Автоматизация регистрации и мониторинга заявок от контрагентов

Содержание


Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности ООО «СВ Логистика»

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации ООО «СВ Логистика»

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

1.4 Обоснование проектных решений

1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

2. Проектная часть

2.1 Разработка проекта автоматизации

2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

2.2 Информационное обеспечение задачи

2.2.1 Информационная модель и её описание

2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

2.2.4 Характеристика результатной информации

2.2.5 Формализация расчётов показателей

2.3 Программное обеспечение задачи

2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

2.3.2 Характеристика базы данных

2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

2.3.4 Описание программных модулей

2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание

3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта

Заключение

Список использованной литературы

Приложение 1. Листинг программных модулей


Введение


В двадцать первом веке автоматизация бизнес-процессов — это не роскошь.

Это мероприятие, в необходимости и эффективности которого убедились руководители большинства успешных компаний не только Европы и Америки, но также и России.

Чаще всего следствием автоматизации деловых процессов компании выступают:

значительное повышение производительности труда и снижение трудозатрат;

повышение скорости выполнения задач, связанных с разного рода учетом;

снижение количества ошибок в документации, отчетах и т. д.

повышение эффективности учета, приводящее к увеличение рентабельности предприятия;

удобство осуществления деловых процессов и документооборота.

Каждый из перечисленных выше пунктов — весомый аргумент в пользу того, чтобы обратить внимание на возможность автоматизации бизнес-процессов компании.

Естественным образом в комплексе эти пункты становятся надежной основой для успешного и процветающего бизнеса, в какой бы отрасли деятельности ни было задействовано предприятие.

Последний мировой финансово-экономический кризис наглядно показал, что высокой конкурентоспособностью и устойчивостью обладают именно те предприятия, где внедрена и развита система автоматизации. К примеру, четкая разработка и грамотное внедрение системы автоматического учета в Инвестиционной компании “MG Securities” (г. Москва) в конце 2008 – начале 2009 гг. решила целый ряд проблем, которые до этого снижали скорость и эффективность документооборота, процессов учета и управления сделками.

Исходя из вышесказанного, можно смело заключить, что тема данной дипломной работы является особенно актуальной в современных условиях ведения бизнеса, особенно в ожидании окончания мирового финансового кризиса. Ведь в погоне за конкурентоспособностью важно ускорять процесс принятия решений, повышать мобильность в контактах с клиентами, и при этом грамотно и своевременно осуществлять мониторинг внутренних бизнес-процессов компании с целью достижения большей эффективности работы. Безусловно, автоматизация здесь выступает ключевым звеном.

Но не стоит забывать, что каждая компания индивидуальна. Поэтому максимальной эффективности автоматизации бизнес-процессов в ней можно добиться только при индивидуальном подходе.

Для предприятий и организаций, активно расширяющих свою деятельность, не только за счет появления новых клиентов и партнеров, но и за счет увеличения оборотов и предоставления более широкого спектра услуг и вариантов сотрудничества уже имеющимся клиентам и партнерам, для повышения эффективности своей деятельности особенно важна автоматизация регистрации и/или мониторинга заявок от таких контрагентов. Эта процедура, в конечном итоге, не только существенно облегчает работу заявителя, но и позволяет исполнителю заявки сэкономить время получения/обработки запросов и минимизировать влияние ошибок «человеческого фактора». Ведь какой бы высокой квалификации не был специалист, нужно отдать должное техническому прогрессу: машинная память и скорость обработки данных превосходят аналогичные человеческие показатели.

Таким образом, целью данного дипломного проекта является разработка автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров предприятия. При этом под «постоянным клиентом» или «постоянным партнером» компании следует понимать любое лицо, с которым состоялось исполнение хотя бы одного договора.

Поставленная цель предопределила постановку и решение ряда взаимосвязанных задач:

Изучение существующей схемы работы с постоянными клиентами и партнерами ООО «СВ Логистика» и выявление факторов, способствующих понижению/повышению эффективности работы;

Разработка автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров ООО «СВ Логистика»;

Обоснование экономической эффективности и практической значимости автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров ООО «СВ Логистика».

В процессе решения главной из поставленных задач использовался функционально-модульный (структурный) подход. В ходе решения второстепенных задач применялись системный подход, метод факторного анализа, метод экспертных оценок, методики оценки финансовой эффективности, методы статистики и прогнозирования.

Данная дипломная работа состоит из трех частей.

В первой части отражена аналитическая часть проекта, в которой представлены технико-экономическая характеристика ООО «СВ Логистика» и существующего на предприятии процесса регистрации и мониторинга заявок от клиентов и партнеров; характеристика комплекса задач, требующих решения, и обоснование необходимости автоматизации описанного процесса в ООО «СВ Логистика»; анализ существующих разработок, обоснование проектных решений и выбор стратегии автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров ООО «СВ Логистика».

Вторая часть работы содержит непосредственно проектную часть, которая состоит из разработки проекта автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров ООО «СВ Логистика», информационного и программного обеспечения автоматизации описанного процесса, а также описания контрольного примера реализации проекта.

И, наконец, третья часть дипломной работы представляет собой обоснование экономической эффективности проекта, где описываются выбор методик расчёта, а также представляется математический расчёт показателей экономической эффективности автоматизации регистрации и мониторинга заявок от постоянных клиентов и партнеров ООО «СВ Логистика».


1. Аналитическая часть


Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности ООО «СВ Логистика»


Характеристика предприятия и его деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «СВ Логистика» успешно работает на рынке информационных технологий с 2002 года, действует на основании Устава, утвержденного 16.04.02.

Миссия «СВ Логистики» заключается в оказании разносторонней профессиональной компьютерной помощи как компаниям, так и частным лицам.

Основным видом деятельности компании ООО «СВ Логистика» является предоставление услуг IT-Аутсорсинга.

IT-Аутсорсинг (Information Technology Outsourcing) - это передача специализированной компании всех задач управления информационными технологиями предприятия или его отдельных IT функций.

В рамках IT-Аутсорсинга ООО «СВ Логистика» осуществляет:

услуги по созданию IT инфраструктуры компании (организация, планирование, поставка, установка, полная настройка локальных компьютерных сетей нового офиса или модернизация старой системы – «офис под ключ»);

услуги комплексного управления IT инфраструктурой компании;

услуги по сервисному и абонентскому обслуживанию компьютеров, серверов, оргтехники и локальных сетей;

администрирование и сопровождение компьютерных систем, внедрение и сопровождение программ;

продажа и доставка программного обеспечения и компьютерных комплектующих, сборка компьютеров на заказ;

оказание профессиональной поддержки пользователей (Help Desk);

решение задач информационной безопасности.

Вторым наиболее существенным направлением деятельности компании

ООО «СВ Логистика» является предоставление широкого спектра услуг в области WEB-технологий (гибкий и многофункциональный Хостинг;

Web-дизайн; разработка, техническое сопровождение и продвижение (раскрутка) web-сайтов).

В основе работы «СВ Логистики» лежит постоянный поиск новых рациональных решений и технологий, расширение и неуклонный рост качества предоставляемых услуг.

Главным достоинством компании ООО «СВ Логистика» является многолетний опыт и высокая квалификация ее сотрудников, отличное знание всего спектра предлагаемых услуг и продукции, ответственный подход к делу.

Главной и несомненной ценностью компании ООО «СВ Логистика» является сложившееся доверие клиентов и партнеров, выражающееся в многолетнем, долгосрочном и эффективном сотрудничестве.

Далее в таблице 1 приведен статистический обзор заявок со стороны постоянных клиентов и партнеров за 2009 год.


Таблица 3.13 Заявки от постоянных клиентов и партнеров ООО «СВ Логистика» за 2009 год

Наименование показателя Количество сделок-заявок 2009, шт. % от общего поступившего количества 2009 Фактически исполненный оборот заявок 2009, руб. Потенциальный оборот заявок 2009, руб. Средняя цена договора по отношению к количеству заявок 2009, руб.
Контрагент - Клиент 6 985 86% 6 308 512 7 410 247
ЮЛ суммарно 4 343 54% 4 016 012 4 389 929
исполненные заявки-сделки 4 004 50% 4 016 012 4 016 012 1103
неисполенные заявки-сделки 339 4% - 373 917

непрочитанные (просрочка) 42 1% - 46 326

отложенные (просрочка) 194 2% - 213 982

конфликтные заявки 103 1% - 113 609
ФЛ суммарно 2 642 33% 2 292 500 3 020 318
исполненные заявки-сделки 1 836 23% 2 292 500 2 292 500 903
неисполненные заявки-сделки 806 10% - 727 818

непрочитанные (просрочка) 195 2% - 176 085

отложенные (просрочка) 403 5% - 363 909

конфликтные заявки 208 3% - 187 824
Контрагент - Партнер 1 103 14% 561 400 772 100
ЮЛ суммарно 1 103 14% 561 400 772 100
исполненные заявки-сделки 802 10% 561 400 561 400 700
неисполенные заявки-сделки 301 4% - 210 700

непрочитанные (просрочка) 67 1% - 46 900

отложенные (просрочка) 171 2% - 119 700

конфликтные заявки 63 1% - 44 100

ИТОГО ЗАЯВОК

принятых и исполненных

6 642

82%

6 869 912

6 869 912


ИТОГО ЗАЯВОК

принятых: исполненных

и неисполненных

8 088

100%

-

8 182 347



В представленной таблице 1.1 и далее по тексту под понятием «заявка-сделка» или «сделка-заявка» следует понимать заявку от клиента или партнера, подразумевающую запрос на реальное проведение работ/оказание услуг. Именно поэтому все сделки-заявки по праву имеют потенциальную денежную оценку.


Организационная структура управления предприятием

ООО «СВ Логистика», как и большинство организаций, имеет и вертикальную и горизонтальную иерархию.

Основной штат ООО «СВ Логистика» состоит из пятидесяти двух человек, из которых восемь – управленческий состав, сорок – профессиональные специалисты, четыре – курьеры. К внештатным сотрудникам относятся промоутеры и технический персонал, привлекаемые по требованию.

На рисунке 1.1 представлена организационная структура ООО «СВ Логистика», отражающая взаимосвязи между подразделениями и отдельными работниками компании.


Автоматизация регистрации и мониторинга заявок от контрагентов

Рисунок 3.2 Организационная структура ООО «СВ Логистика»


Все сотрудники компании согласно своей профессиональной квалификации закреплены за отдельными департаментами с четко определенными обязанностями и полномочиями.


Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Техническая архитектура ООО «СВ Логистика» представляет собой совокупность следующих технических средств: три сервера, сорок четыре персональных компьютера, два канала связи, семь многофункциональных устройств (принтер-сканер-копир), периферийные устройства (два принтера, две точки доступа WiFi, один беспроводной модем Yota, один факс).

Наглядно техническая архитектура информационной системы ООО «СВ Логистика» представлена на рисунке 1.2.


Автоматизация регистрации и мониторинга заявок от контрагентов

Рисунок 3.2 Техническая архитектура ООО «СВ Логистика»


Оборудование, представленное в технической архитектуре ООО «СВ Логистика», с возложенными на него задачами справляется вполне успешно. Объем передаваемых, принимаемых и обрабатываемых данных относительно разнообразен и имеет тенденцию к росту в связи с расширением деятельности компании.

Персональные компьютеры ООО «СВ Логистика» имеют следующую конфигурацию системы:

Центральный процессор: Intel(R)Core(TM) 2Duo CPU E7500 2,93GHz;

Оперативная память: 3,00 ГБ;

Видеокарта: Radeon X1600 Series Secondary.

В качестве аппаратной основы серверов используется сервера ETegro Hyperion RS120 G3, Hyperion RS230 G2, сервер хранения данных базируется на специализированной аппаратной основе Fastor NS300 G3.

Технические характеристики серверов приведены в таблицах 1.2-1.4.


Таблица 3.13 Технические характеристики ETegro Hyperion RS120 G3

Набор микросхем Intel 5500 + ICH10R
Процессор 1 или 2 Intel Xeon 5xxx (до 8 ядер)
Системная шина Intel QPI до 6.4GT/s
Максимальный объем памяти 48GB шестиканальной DDR3 ECC Reg, 6 слотов
Слоты расширения 2x PCI-E 2.0 8x (низкопрофильный)
Встроенные контроллеры LSI SAS 1064
Оптический накопитель DVD/CD-RW
Опциональные контроллеры SAS RAID контроллеры c поддержкой BBU, адаптеры FibreChannel, 10G Ethernet и InfiniBand HCA
Максимальное количество дисков 2 SAS с горячей заменой
Емкость дисковой подсистемы До 1.2TB SAS/ 4TB SATA
Сетевые интерфейсы

1x Intel Gigabit Ethernet 82574L

1x Intel Gigabit Ethernet 82567LM

Графика ASPEED AST2050, 8MB
Интерфейсы

Задняя панель: VGA, RS232, 3 x RJ45, 2 x USB, 2 x PS2

Передняя панель: 2 x USB

Управление системой IPMI 2.0 интегрировано, KVM over IP, Virtual Media, ПО управления серверной инфраструктурой ESMS, выделенный порт Ethernet
Поддерживаемые ОС

Семейство Microsoft Windows® Server 2008

SuSE Linux Enterprise Server 11

Red Hat Enterprise Linux 5

Sun Solaris 10

FreeBSD 7, 8

Размеры (ДxШxВ), мм 1U 510 x 430 x 44 (глубина стойки не менее 800 мм)
Блок питания 400Вт одиночный
Охлаждение 2 управляемых турбины
Рабочие условия

Относительная влажность: 10-75 %

Диапазон температур: 10-35 °C


Таблица 3.13 Технические характеристики Hyperion RS230 G2

Набор микросхем Intel 5000P
Процессоры 1 или 2 Intel Xeon 5xxx (до 8 ядер)
Скорость системной шины 1333 Мгц
Максимальный объем памяти 64GB четырехканальной FBDIMM
Слоты расширения

1x PCI-X 64/100

4x PCI-E 8x

Встроенные контроллеры Технология дочерних плат расширения
Оптические накопители DVD/CD-RW
Опциональные контроллеры Дочерняя плата 8 портового SAS RAID контроллера c поддержкой BBU и 256MB кэш памяти либо дочерняя плата SAS HBA (не занимают слот PCI), адаптеры FibreChannel и InfiniBand HCA
Максимальное количество дисков 6 SAS с горячей заменой
Ёмкость дисковой подсистемы До 2.7TB SAS/ 9TB SATA
Сетевые интерфейсы 2x Intel Gigabit Ethernet, IOAT
Видеоконтроллер Matrox G200, встроено в ServerEngines Pilot (1024x768 16 бит)
Интерфейсы

Задняя панель: VGA, RS232, 2 x RJ45, 2 x USB, 2 x PS2

Передняя панель: 2 x USB, 1x VGA

Управление системой IPMI 2.0 интегрировано, ПО развертывания сервера Speedy-In!. KVM over IP, Virtual Media, ПО управления серверной инфраструктурой ESMS.
Поддерживаемые ОС

SuSE Linux Enterprise Server 10

SuSE Linux Enterprise Server 11

Novell Open Enterprise Server

Red Hat Enterprise Linux 5.0

Семейство Microsoft Windows® Server 2008

Размеры (ДxШxВ), мм 2U 700 x 430 x 88 (глубина стойки не менее 800 мм)
Блок питания 700Вт дублированный с горячей заменой
Охлаждение 8 управляемых вентиляторов охлаждения системы с дублированием (redundancy 5+3)
Рабочие условия

Относительная влажность: 10–75 %

Диапазон температур: 10–35 °C


Таблица 3.13 Технические характеристики Fastor NS300 G3

Форм-фактор 3U
RAID контроллер 16 портов SATA II
Уровни RAID 0, 1, 5, 10, 50 и JBOD
Кэш-память До 4GB
Интерфейс СХД

Gigabit Ethernet

SMB/CIFS, FTP, Secure FTP, Apple Talk, NFS v3, v4

iSCSI

FibreChannel (опция)

InfiniBand (опция)

Возможность наращивания Подключение iSCSI и FC массивов
Максимальное количество внутренних дисков 16 SAS/SATA с горячей заменой
Емкость дисковой подсистемы До 7.2TB SAS/16 TB SATA
Управление системой Удаленное управление через web интерфейс.
Поддерживаемые ОС

SuSE Linux Enterprise Server 10

Novell Open Enterprise Server

Microsoft Windows® Server 2003, Enterprise x64 Edition

Microsoft Windows® Server 2003

Red Hat Enterprise Linux 5.0

Sun Solaris 10.

Размеры (ДxШxВ), мм 3U 675 x 430 x 133 (глубина стойки не менее 800 мм)
Блок питания 650W с горячей заменой
Охлаждение C горячей заменой
Рабочие условия

Относительная влажность: 10–75 %

Диапазон температур: 10–35 °C


В качестве рабочих станций используется Avelion DW310 G2.

Данная модель позволяет устанавливать до 8 дисков SAS или SATA с горячей заменой и до 32GB двухканальной памяти DDRII 667. Два слота PCI-E 16x, 2 PCI-E 1x, 2 PCI слота позволяют устанавливать практически любые платы расширения, два порта Gigabit Ethernet с поддержкой TOE для максимальной пропускной способности сети и минимальной загрузки центральных процессоров.

Характеристики данной модели приведены в таблице 1.5.


Таблица 3.13 Технические характеристики Avelion DW310 G2

Набор микросхем NVIDIA nForce Pro 3400
Процессор 1 AMD Opteron 2xxx (до 6 ядер)
Системная шина HyperTransport, 2000 MHz
Максимальный объем памяти 32GB двухканальной DDRII 667
Слоты расширения

2x PCI-E 16x

2x PCI-E 1x

2x PCI 32/33

Встроенные контроллеры 6 портов SATAII RAID 1 канал IDE
Оптический накопитель/ FDD DVD-RW
Опциональные контроллеры Контроллеры SAS/SATA RAID с поддержкой BBU
Максимальное количество дисков 4 по-умолчанию и до 8 SAS/SATA с горячей заменой
Емкость дисковой подсистемы До 16TB SATA/ 4.8TB SAS
Сетевые интерфейсы 2x NVIDIA nForce Professional Networking
Аудио AC'97 5.1
Графика Профессиональные платы NVIDIA Quadro
Интерфейсы Задняя панель: RS232, 2 x RJ45, 4 x USB 2.0, 2 x PS/2, LPT, Audio Передняя панель: 4 x USB 2.0
Поддерживаемые ОС

SUSE Linux Enterprise Desktop 11

Microsoft Windows 7

Microsoft Windows Vista

RedHat Enterprise Linux 5.0 Sun Solaris 10

Размеры (ДxШxВ), мм Напольный: 620 x 430 x 220
Блок питания 550W
Рабочие условия

Относительная влажность: 10-75 %

Диапазон температур: 10-35 °C


В качестве сетевого оборудования используется маршрутизатор DI-808HV, DI-2006, DI-824VUP.

DI-808HV – это высокопроизводительный широкополосный маршрутизатор с функциями безопасной передачи данных, спроектированный специально для применения в связках центральный офис – отделение. Предлагая эффективное решения для подключения удаленных офисов во всем мире к центральному через Интернет, устройство составляет серьезную конкуренцию подключениям типа точка-точка по дорогим выделенным каналам. Маршрутизатор поддерживает IPSec для обеспечения безопасности соединений, связывая небольшие сети удаленных офисов в единую сеть или позволяя удаленно получать дополнительные сервисы вашим доверенным партнерам.

Серия маршрутизаторов доступа с фиксированными портами DI-2000 включает две модели: DI-2004 и DI-2006. Маршрутизаторы предназначены для использования в сетях небольших офисов для обеспечения доступа к корпоративной сети или сети Интернет, а также для обеспечения резервирования основного канала связи. Эти маршрутизаторы позволяют осуществлять подключение локальных сетей Ethernet к глобальным сетям по линиям ISDN, через асинхронные и синхронные последовательные порты с использованием различных технологий, включая Frame Relay, X.25, а также по выделенной линии. Устройства предоставляют расширенные возможности защиты от несанкционированного доступа, обеспечивают простоту настройки и обладают низкой стоимостью владения.

DI-824VUP+ -это беспроводной 802.11g VPN маршрутизатор, объединяющий функции широкополосного доступа в Интернет с надежной VPN защитой межсетевым экраном, встроенным принт-сервером и 4-х-портовым коммутатором для подключения принтера и рабочих станций. Разработанный для использования дома и в офисе, маршрутизатор обеспечивает высокую скорость передачи по беспроводной сети, безопасные VPN подключения, расширенную защиту межсетевым экраном и фильтрацию содержимого пакетов, основанную на политиках. Это устройство предоставляет экономичный способ установки безопасной и быстродействующей сети с каналом связи без узких мест к внешнему миру.

Телефонная связь на предприятии организована с использованием АТС Panasonic KX-TEM824RU.

Функциональные возможности данной модели включают в себя:

Аналоговая гибридная АТС

Начальная ёмкость системы: 6 внешних и 16 внутренних линий

Предельная ёмкость системы: 8 внешних и 24 внутренних линий

Поддержка русского языка на дисплее системного телефона и в SMDR

Функция DISA (прямой доступ к ресурсам системы)

Трёхуровневый автоматический оператор

Услуги речевой почты для всех внутренних абонентов (опция)

Программирование с компьютера (USB), по модему или с системного телефона

Распознавание и автоматическая переадресация факсимильных вызовов

Отображение номера вызывающего абонента (Caller ID) на дисплеях системных и обычных телефонов (опция)

Режимы работы: дневной/ночной/обеденный

Гибкое распределение и ограничение вызовов

Совместимость с любыми аналоговыми телефонными аппаратами, факсами, модемами

Возможность контролировать затраты на связь (детальный отчёт на компьютер/принтер)

Разъем для подключения резервного источника питания

Разъемы для подключения домофонов/дистанционного управления замком входной двери (опция)

Функция "конференц-связь" с участием до 5 абонентов

Маршрутизация SMS

Программная архитектура информационной системы ООО «СВ Логистика» наглядно представлена на рисунке 1.3.


Автоматизация регистрации и мониторинга заявок от контрагентов

Рисунок 3.2 Программная архитектура ООО «СВ Логистика»


На всех компьютерах установлен стандартный пакет программного обеспечения:

Операционная система Windows XP Pro SP3;

Пакет MS Office 2007;

Антивирус Касперский 6;

Mozilla Firefox;

Adobe Acrobat 6.0 Professional;

Punto Switcher;

Справочная система Консультант Плюс;

Skype;

FreshOffice CRM Professional.

С учетом специфики деятельности департаментов персональные компьютеры ООО «СВ Логистика» имеют следующие дополнительные программные обеспечения (персональные пакеты ПО для отделов):

Отдел бухгалтерии: 1С Бухгалтерия: Версии 7.7, системе 1С - Торговля – Склад; Банк-Клиент;

Отдел по работе с клиентами и партнерами: 1С Бухгалтерия: Версии 7.7;

IT – отдел: Radmin Viewer 3, PonyProg, Remote Administrator v2.2, Total Commander;

Web – отдел: Macromedia DreamWeaver, Macromedia Flesh, CorelDraw Graphics Suite X4, Adobe Photoshop CS3, Adobe Stock Photos CS3, FilleZilla FTP Client, Teleport Pro, Total Commander;

Отдел раскрутки и продвижения сайтов: Site-auditor, ICQ, Semonitor;

Отдел маркетинга и рекламы: ICQ, Adobe Photoshop CS3, Adobe Stock Photos CS3;

Отдел продаж/доставки: ICQ.


Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации


Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Существующие бизнес-процессы «СВ Логистики» вытекают из набора деловых связей, обозначенных в организационной структуре компании.

Учитывая специфику деятельности каждого подразделения, основные бизнес-процессы «СВ Логистики» будут выглядеть следующим образом:

Прием менеджером по работе с клиентами и партнерами (реже – директором отдела) заявки от клиентов и/или партнеров по телефону, или по общей корпоративной почте, уточнение запроса и выявление существенных нюансов (сроков исполнения, важные параметры, расчет и согласование стоимости услуг и т.д.);

Определение менеджером специалиста, ранее работавшим с клиентом/партнером по запрашиваемому виду услуг;

Формирование менеджером и пересылка в электронном виде заявки клиента/партнера с указанием условий технического задания начальнику соответствующего подразделения и идентифицированному специалисту – в случае осуществления ранее аналогичных работ, только начальнику соответствующего подразделения – в случае первичного обращения по услуге, с пометкой «первая услуга»;

В случае первичного обращения по услуге – определение начальником департамента специалиста, которому будет поручено выполнение заявки и направка заявки специалисту с указанием менеджера, направившего эту заявку, а также ответ менеджеру с указанием принятого решения по определению ответственного специалиста;

Отправка менеджеру специалистом подтверждения о получении заявки с указанием факта готовности ее исполнения (готов/не готов), с указанием объяснительных причин – в случае неготовности исполнения;

В случае неготовности исполнения специалистом заявки – отправка менеджером клиенту запроса о согласии на прохождение повторного цикла заявки с указанием объяснительных причин несостоятельности первого цикла и описанием предлагаемых условий прохождения повторного цикла;

В случае отказа клиента о прохождении повторного цикла заявки – закрытие заявки;

В случае согласия клиента на прохождение повторного цикла заявки – направление менеджером повторной заявки специалисту;

В случае готовности исполнения специалистом заявки или в случае согласия клиента на прохождение повторного цикла заявки – исполнение заявки специалистом по схеме утвержденного технического задания;

Мониторинг менеджером сроков исполнения заявки и существенных условий технического задания;

Мониторинг начальником соответствующего подразделения сроков, существенных условий и профессионального качества выполнения технического задания;

Отправка специалистом результата выполнения заявки начальнику соответствующего подразделения и менеджеру, от которого поступила заявка в отдел;

Пересылка менеджером, принявшим заявку и получившим результат ее выполнения, результата и/или отчета об окончании выполнения работ/оказанию услуг клиенту/партнеру;

В случае неудовлетворительного согласования результатов исполнения заявки, передача менеджером ответственности за устранение разногласий начальнику соответствующего подразделения с указанием претензий клиента и его контактов и уведомление менеджером директора по работе с клиентами и партнерами о факте конфликта интересов;

В случае получения начальником подразделения результатов неудовлетворительного согласования исполнения заявки, под контролем директора по работе с клиентами и партнерами начальником соответствующего подразделения предпринимаются все меры по выявлению и устранению причин расхождения результатов от технического задания в случае ошибки специалиста и недостаточном контроле со стороны начальника подразделения – за счет штрафных санкций соответствующего отдела, в случае необоснованных претензий клиента/партнера – за счет клиента/партнера;

В случае удовлетворительного согласования результатов исполнения заявки, выставление менеджером клиенту/партнеру счета на оплату;

Контроль менеджером факта оплаты клиентом выполненных работ/оказанных услуг;

Сбор и передача менеджером в бухгалтерию всех необходимых первичных документов от клиентов/партнеров;

Добавление менеджером информации об исполненной заявке в сводный отчет о заявках, подлежащий представлению директору по работе с клиентами и партнерами;

Закрытие заявки.


Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Во время и после проведения описанных бизнес-процессов компании ее управленческий состав столкнулся со следующими проблемами:

«Неидеальность» схемы принятия, обработки и передачи заявки, а также схемы согласования результатов ее исполнения, выраженная в тесной привязанности к работе «через менеджера», что увеличивает срок обработки заявок и количество потенциальных «человеческих ошибок»;

Трудность в проведении объективной оценки эффективности работы менеджеров по работе с клиентами и партнерами;

Отсутствие прямого контроля работы менеджеров по работе с клиентами и партнерами со стороны директора соответствующего подразделения. Снижение скорости обработки заявок от постоянных клиентов и партнеров на фоне общего роста запросов;

Рост ошибок «человеческого фактора» (ошибки менеджеров) при обработках заявок от постоянных клиентов и партнеров на фоне повышения загруженности и увеличения объемов работ;

Увеличение штрафных выплат вследствие задержки и/или некачественного исполнения заявки;

Сложность мониторинга и оценки эффективности исполнения заявок специалистами «от А до Я» (в разрезе каждого этапа выполнения);

Сложность в выявлении ответственных лиц, виновников «торможения» исполнения заявок.

Все представленные трудности оказывают негативное влияние на общую работу ООО «СВ Логистика», выявляются во время проведения внутреннего контроля и анализа бизнес-процессов, берут свое начало при регистрации, обработке и мониторинге заявок от клиентов и партнеров.


Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Основным документом в рассматриваемой задачи является заявка клиента. Схема документооборота заявки приведена на рис. 1.4.

Автоматизация регистрации и мониторинга заявок от контрагентов


Рисунок 3.2 Схема документооборота в ООО «СВ Логистика»


Существующий способ приема заявок способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения об общем количестве заявок, провести анализ основных причин возникновения проблемных вопросов у клиентов и проанализировать причины обращения.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.6.

Таблица 3.13 Характеристики описанных процессов

Действие

Среднее количество

за рабочий день

Время, необходимое для выполнении одного действия, минут

Общее время, минут

Регистрация заявки 10 15 150
Поиск необходимой информации 5 30 150
Анализ информации за период 0,5 60 30
ИТОГО, минут: 330

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем клиента и выработке необходимых мероприятии) остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.

Неэффективное использование рабочего времени.

Слабый контроль работы сотрудника.

Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

Усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве заявок, их видах, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

В случае использования вычислительной техники данный процесс водится к просмотру заявки, оформленной на сайте компании и уже занесенной в базу данных по мере их поступления, поиск информации будет производится при задании необходимых параметров.. В таблице 1.7 произведен расчет эффекта внедрения.


Таблица 3.13 Расчет эффекта внедрения

Действие

Среднее количество

за рабочий день

Время, необходимое для выполнения одного действия, минут

Общее время, минут

Просмотр заявки 10 1 10
Поиск необходимой информации 5 2 10
Анализ информации за период 0,5 5 2,5
ИТОГО, минут: 12.5

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников ООО «СВ-Логистик». Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут:

централизованное хранение данных

исключение потери данных

структуризация данных

более оперативная обработка данных

выдача результатов в удобной форме на принтер и экран

легкое изменение данных

система авторизации

сокращение времени оформления документов


Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

В компании OOO «СВ Логистика» имеются нормативно-правовые и организационно-распорядительные документы такие как:

Регламент информационной безопасности:

доступ сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую тайну;

доступ к использованию программного обеспечения, сконфигурированного персонального под ООО «СВ Логистика» (1С Бухгалтерия; CRM Fresh Office – Система управления клиентами и партнерами; файловое хранилище).

Регламенты использования сети Internet, электронной почты ООО «СВ Логистика».

С целью более эффективного исполнения регламентов в

ООО «СВ Логистика» настроена служба Active Directory на Windows Server 2003. Она позволяет настраивать и контролировать информационную безопасность.

Active Directory имеет следующую структуру:

Доменные службы Active Directory — централизованные хранилища сведений о конфигурации, запросах на проверку подлинности, а также сведений о всех объектах, хранящихся в лесе. С помощью Active Directory можно эффективно управлять пользователями, компьютерами, группами, принтерами, приложениями и другими поддерживающими службы каталогов проектами из единого безопасного, централизованного места.

Аудит. Все изменения объектов Active Directory записываются, поэтому известно, что именно изменилось, какое значение имеет измененный атрибут сейчас и какое значение он имел ранее.

Точная настройка политики паролей. Политики паролей можно настроить для отдельных групп внутри домена. Правило, согласно которому для каждой учетной записи домена используется одна и та же политика паролей, больше не действует.

Повышение эффективности управления учетными записями пользователей, применяемыми в качестве удостоверений для служб. Поддержка паролей учетных записей служб (учетных записей пользователей, применяемых в качестве удостоверений для служб) — одна из тех задач, которые отнимают у ИТ-специалистов больше всего времени. Если пароль учетной записи службы изменяется, службам, которые используют соответствующее удостоверение, также необходимо указать новый пароль. Чтобы разрешить эту проблему, Windows Server 2008 R2 поддерживает новый компонент — управляемые учетные записи служб. который при изменении пароля учетной записи службы автоматически изменяет пароли для всех служб, использующих эту учетную запись.

Служба сертификатов Active Directory. В большинстве организаций сертификаты используются для удостоверения пользователей и компьютеров и для шифрования данных при их передаче по незащищенным подключениям. Службы сертификатов Active Directory применяются для повышения безопасности за счет связывания идентификационных данных пользователя, устройства или службы с соответствующим закрытым ключом. Сертификат и закрытый ключ хранятся в Active Directory, что помогает защитить идентификационные данные; службы Active Directory становятся централизованным хранилищем для получения приложениями соответствующей информации по запросу.

Встроенный протокол SCEP. Можно выдавать сертификаты сетевым устройствам, например маршрутизаторам.

Сетевой ответчик. Записи в списке отзывов сертификатов (CRL) можно возвращать запросившей стороне в виде откликов отдельных сертификатов вместо отправки всего CRL. Это снижает сетевой трафик, расходуемый при проверке сертификатов клиентскими системами.

PKI предприятия (представление PKI). Это средство управления дает возможность администратору служб сертификации управлять иерархией центра сертификации (ЦС) для определения общей работоспособности ЦС и устранения неполадок.

Службы федерации Active Directory(AD FS). Представляют собой безопасное, расширяемое решение управления доступом с возможностью интернет-масштабирования, которое позволяет организациям осуществлять проверку подлинности пользователей из других организаций. При помощи AD FS в Windows Server 2003 можно простым и безопасным способом предоставлять внешним пользователям доступ к ресурсам домена вашей организации. Службы AD FS также упрощают интеграцию между недоверенными ресурсами и ресурсами домена в вашей организации.

Автоматизация регистрации и мониторинга заявок от контрагентовКонтроль проверки подлинности. В Windows Server 2008 R2 службы федерации Active Directory поддерживают контроль проверки подлинности — новую возможность, с помощью которой администраторы могут устанавливать политики проверки подлинности для учетных записей, проходящих проверку подлинности в федеративных доменах. Это позволяет выполнять проверку подлинности с помощью смарт-карт и использовать другие сценарии проверки подлинности.

Службы управления правами Active Directory. Интеллектуальная собственность любой организации нуждается в надежной защите. Службы управления правами Active Directory (AD RMS) входят в состав Windows Server 2008 R2 и предназначены для того, чтобы разрешать доступ к файлам только тем пользователям, которые имеют на это право. Службы AD RMS защищают файл путем перечисления прав, которыми пользователь обладает в отношении данного файла. Права можно настроить таким образом, чтобы дать возможность пользователю открывать, изменять, печатать, перенаправлять информацию или выполнять другие действия с ней. При помощи AD RMS можно защищать данные, даже когда они распространяются за пределами вашей сети.

Преимущества:

Постоянная защита. Можно защитить содержимое, передаваемое за пределы организации. Можно указать, кому разрешается открывать, изменять, печатать содержимое или управлять им, и все назначенные права сохраняются вместе с содержимым.

Шаблоны политики прав на использование. Если имеется общий набор

Если Вам нужна помощь с академической работой (курсовая, контрольная, диплом, реферат и т.д.), обратитесь к нашим специалистам. Более 90000 специалистов готовы Вам помочь.
Бесплатные корректировки и доработки. Бесплатная оценка стоимости работы.

Поможем написать работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту
Нужна помощь в написании работы?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Пишем статьи РИНЦ, ВАК, Scopus. Помогаем в публикации. Правки вносим бесплатно.

Похожие рефераты: