Учет материалов
Номенклатура – систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Документ «Номенклатура материальных ценностей» должен содержать следующие данные о каждом материале:
технически правильное наименование;
полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и т.п.);
номенклатурный номер – условное обозначение (уникальное), заменяющее по существу перечисленные признаки.
Если же в Номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется Номенклатурой-ценником. Номенклатура-ценник предназначен для нормирования, планирования и учета материально-производственных запасов.
Четкая классификация (группировка) материальных ценностей по определенным признакам и выбор единицы учета необходимы для своевременной и правильной организации учета материально-производственных запасов, как на складе, так и в бухгалтерии.
1.2 Нормативная законодательная база по учету материалов.
Бухгалтерский учет материалов регулируется нормативно-правововыми документами по ведению бухгалтерского учета и учета материальных ценностей.
Для более детальной проработки перечня законодательных актов и нормативных документов, а также для их систематизации составим таблицу
Таблица 2 Нормативно-правовое обеспечение учета материальных ценностей
| п/п | Наименование нормативного документа | Дата утверждения нормативного документа | Номер нормативного документа |
| 1 | Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» .(В редакции изменений и дополнений, внесенных Федеральным законом от 23 июля 1998 г. №123-ФЗ). | 21.11.1996г. | № 129-ФЗ |
| 2 | План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению, утвержденные приказом Министерства финансов России | 31.10.2000г. | №94н. |
| 3 | Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное Министерством Финансов Российской Федерации | 09.06.2001г. | № 44н |
| 4 | Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ (в ред. Приказа Минфина РФ от 23.04.2002 №33н ) | 28.12.2001 | №119н |
| 5 | Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Министерства РФ ( в редакции приказа Минфина РФ от 30 декабря 1999г. №107н, от 24 марта 2000г. №31н). | 29.07.1998г. | №34н |
| 6 | ПБУ 1/98 «Учетная политика организации». Утверждено приказом Министерства финансов РФ (в редакции приказа Минфина РФ от 30 декабря 1999г. №107н). | 09.12.1998г. | №60н |
| 7 | ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации». Утверждено приказом Министерства финансов РФ | 06.07.1999г. | №43н |
| 8 | ПБУ 9/99 2Доходы организации». Утверждено приказом Министерства финансов РФ ( в редакции приказов Минфина РФ от 30 декабря 1999 г. №107н, от 30 марта 2001 г. №27н) | 06.05.1999г. | №32н |
| 9 | ПБУ 10/99 «Расходы организации». Утверждено приказом Министерства финансов РФ( в редакции приказов Минфина РФ от 30 декабря 1999г. № 107н, от 30 марта 2001 г. №27н) | 06.05.1999г. | №33н |
| 10 | Гражданский кодекс Российской Федерации, Часть I, II |
30.11.94(I) 26.01.96(II) |
№51-ФЗ №14-ФЗ |
| 11 | Налоговый Кодекс Российской Федерации часть первая (с внесенными в него изменениями и дополнениями) | 31.07.1998г |
№ 146-ФЗ |
| 12 | Налоговый Кодекс Российской Федерации часть вторая (с внесенными в него изменениями и дополнениями) | 05.08.2000 | № 117-ФЗ |
Общее нормативное регулирование организации бухгалтерского и налогового учета производственных затрат в организациях, относящихся к деревообрабаты-вающей отрасли осуществляется законодательными актами по бухгалтерскому и налоговому учету, а также документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета. Кроме того, Минфин РФ письмом от 29 апреля 2002 г. № 16-00-13/03 довел до сведения предприятия и организации, что до завершения работ по созданию и утверждению отраслевых нормативных документов по организации учета затрат и расчету себестоимости продукции (работ, услуг), продолжают действовать «Отраслевые особенности состава затрат, включаемых в себестоимость продукции на предприятиях лесопромышленного комплекса», утвержденные государственной лесопромышленной компанией «Рослеспром» 19 октября 1994 года по согласованию с Минэкономики РФ (18 октября 1994 г.) и Минфином РФ (13 октября 1994 г.). В этих документах общие требования законодательных и нормативных актов детализированы и уточнены в соответствии со спецификой производства.
Глава 2 Организация учета материалов на примере ООО «Терминал»
Краткая характеристика ООО «Терминал».
ООО ”Терминал” – является лесопромышленным холдингом, сдающим в аренду основные средства (лесозаготовительное и лесопильное оборудование). Система налогообложения общая. Периодичность уплаты НДС ежемесячная.
Общая сумма внеоборотных активов на конец проверяемого периода равняется 8474 тыс.руб., а годовая выручка 3421 тыс.руб. Налоговая ставка по НДС- 18%.
Общество с ограниченной ответственностью "Терминал” является коммерческой организацией, созданной по решению учредителя.
Общество отвечает по обязательствам всем своим имуществом. Участники Общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Участники Общества, внесшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из Участников. Общество не отвечает по обязательствам государства и его органов, своих Участников, равно как государство и его органы не отвечают по обязательствам Общества.
Общество создано на неограниченный срок. Условия и порядок прекращения его
деятельности регулируются положениями Устава и действующим законодательством Российской Федерации.
Учредитель общество с ограниченной ответственностью «Концерн «Русь».
Уставный капитал общества 225 тыс.рублей.
Бухгалтерский учет ведется в автоматизированном варианте посредством программы 1 С Предприятие версия 7.7.
Предприятие реализует продукцию примерно в равном соотношении на внешний и внутренний рынок. Основным потребителем продукции является Волго-Вятский регион. Предприятиям и организациям Волго-вятского региона продано 31% всей реализованной продукции; 11% -предприятиям других регионов, остальное на экспорт. Номенклатура продукции разделяется следующим образом:
пиломатериал обрезной;
круглый лес;
услуги по сдаче в аренду;
возвратные отходы производства;
Основными потребителями продукции Гаврнлов-Ямского льнокомбината являются:
оптовые торговцы пиломатериалом;
леспромхозы;
другие организации;
местное население.
ООО”Терминал” имеет опыт работы с зарубежными партнерами.
Для организации и ведения бухгалтерского учета на предприятии создана бухгалтерия, которая ведет учет, составляет отчетность и ведет контроль за соблюдением финансовой дисциплины. Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер. Структуру бухгалтерии ООО”Терминал” можно изобразить в виде схемы.
Схема 3
Структура
бухгалтерии
Бухгалтерия работает в тесной взаимосвязи с ОМТС, отделом организации труда и заработной платы и с другими отделами, получая от них необходимые данные и снабжая их учетной информацией.
Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерному методу учета.
Учетная политика предприятия сформирована согласно общепринятых правил и особенностей своей деятельности. Совокупность выбранных методов, форм и организации бухгалтерского учета обеспечивает соответствие основным требованиям, предъявленным к учетной политике. При принятой организацией учетной политике утверждены:
рабочий план счетов бухгалтерского учета;
порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
правила документооборота и технология обработки учетной информации;
порядок контроля за хозяйственными операциями.
Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год.
Предприятие составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном законодательством РФ. Налоговые и другие государственные органы, на которые законодательством РФ возложена проверка деятельности предприятия, осуществляют ее в пределах своей компетенции. Результаты проверок сообщаются предприятию.
Источником формирования финансовых ресурсов предприятия являются прибыль, доходы, полученные от реализации продукции, работ, услуг, а также других видов хозяйственной деятельности.
Схема
13 Проверка
обеспечения
сохранности
матералов
Глава 3 Совершенствование учета материалов в ООО “Терминал”
3.1 Усиление контроля за движением и предупреждение хищений материалов в ООО “Терминал”.
В целях осуществления контроля по движению материалов и предупреждения хищений на ООО”Терминал” проверяют своевременность оформления имеющихся у материально-ответственных работников документов и записи в книге или карточках складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья, которые могут возникать в результате замены сырья при изготовлении готовой продукции, обвеса, обсчета, оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.
При злоупотреблениях неучтенные излишки материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада можно их обнаружить. Для их выявления в процессе обследования следует использовать данные складского учета. Часто, когда имеются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных видов ценностей за определенные периоды превышает их приход. Это перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материальных ценностей аналогичных наименований и сортов. Такие излишки изымаются за счет последующих поступлений или оформления бестоварных документов до проверки их фактического наличия при последующей инвентаризацией.
Важным условием предупреждения хищений материальных ресурсов, является организация пропускной системы на территории их хранения. При контроле этого объекта проверяются книги регистрации, пропусков, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, сообщения охранников-контролеров и органов милиции о вывозе и выносе с территории организации материальных ресурсов без должного оформления, приказы (распоряжения) о принятых мерах по устранению выявленных нарушений и др. После проведения обследования склада аудиторы могут непосредственно осуществлять контрольные проверки поступления материальных ресурсов и их вывоза, контрольные инвентаризации отдельных видов материалов и сырья.
В организации важную роль в обеспечении сохранности имущества имеет правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, не имеющих специальной подготовки и уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления. По документам, находящимся в личном деле (трудовым книжкам, документам об образовании, выпискам с приказов) проверяют, соблюдается ли указанный порядок подбора кадров.
Сохранность материалов зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи.
К организации работы складского хозяйства предъявляются следующие требования:
Склады предприятия должны быть специализированны, так как материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов хранения;
Помещение склада должно быть оборудовано спецстеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения материалов;
На материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала.
Все склады должны быть обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой и другими аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные приборы должны периодически проходить проверку в специализированных лабораториях.
В целях осуществления контроля по движению материалов и предупреждения хищений на ООО”Терминал” имеется:
· Приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе;
Разработан на предприятии номенклатура-ценник. В первичных документах по движению производственных запасов указывают номенклатурные номера, что облегчает их группировку;
Назначены приказом материально-ответственные лица (кладовщики, зав. складами), заключены с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
Производится приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, которая соответствует требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству.
Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о целостности ресурсов.
Если говорить о «движении» материалов, то в это понятие входит поступление, внутренние перемещения и потребление или реализация материалов на сторону.
Основная задача проверки операций по поступлению материалов – проверка полноты и своевременности оприходования поступающих материальных ценностей.
Основные каналы поступления:
От поставщиков на основе договора поставки
Приобретение за наличный расчет через подотчетных лиц
Из собственного производства
Безвозмездная передача
Приобретение от физических лиц за наличный расчет
Проверка операций по поступление ТМЦ включает:
Соблюдение порядка и отчетов по доверенностям
Проверка закупки материалов через подотчетных лиц. Своевременность оприходования, достоверность оправдательных документов.
Оприходование от собственного производства. Правильность их оценки.
Материалы в пути:
реальность их стоимости;
проверка утрат грузов, по которым не были предъявлены претензии;
поступившие, но не оприходованные.
Важен своевременный контроль поступивших материалов по вышеизложенным параметрам. Для этого на предприятии ООО”Терминал” регулярно проводится инструктаж материально-ответственных лиц, занимающихся приемкой материалов от поставщиков с целью недопущения подписания и приема материальных ценностей не соответствующих по своим параметрам тем значениям, которые указаны в договоре на их поставку. Любые отклонения в качественных параметрах принимаемых материалов должны немедленно фиксироваться и передаваться в юридическую службу предприятия.
Для наглядности вышесказанного и систематизации составим схему
Схема 10 Проверка операций по движению ТМЦ
Нарушение порядка оприходования и списания материалов приводит к хищению продукции, а также излишков сырья, из которых затем изготавливают неучтенную продукцию или же реализуют их без отражения операций в учете с целью присвоения полученных средств.
В этих целях на предприятии ООО “Терминал” проверяется:
Правильность классификации запасов по всероссийскому классификатору в зависимости от отрасли-производителя для установления номенклатурного номера; правильность классификации по экономическому содержанию, назначению и структуре.
Анализ расчетно-платежных документов, подтверждающих поступление материалов от поставщиков: платежные требования-поручения, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, удостоверениями качества и т.д.).
Сопоставление данных первичных документов по оплате поставщиков и данных документов на оприходование материалов, а также проверка в наличии правильно оформленных договоров по этим сделкам.
Сопоставление данных первичных документов по поступлению ценностей с данными складского учета (отчеты о движении материалов, журналы-ордера, .).
Проверка правильности оценки (согласно учетной политике) материалов при поступлении, приобретении.
Письменные запросы, устные опросы работников, специалистов, «третьих» лиц.
Проверка правильности учета (выделение на сч.19) и принятие к зачету (возмещению) НДС.
Проверка правильности корреспонденции счетов – нет ли случаев, когда поступающие материалы не оприходованы, а отмечены на другие счета (по учету затрат, расчетов, фондов).
Особое внимание следует обращать на постановку контроля за неотфактурованными поставками. Поступление в отчетном месяце неотфактурованных материалов, по которым поставщики не предъявили к оплате счетов-фактур, отражаются в журнале-ордере 6 по условной оценке раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета ставится буква «Н». В следующем месяце, по поступлении счетов, эти записи сторнируются с одновременным оприходованием материалов по фактической их себестоимости на основании расчетных документов поставщиков.
Существенную роль играет контроль за достоверным отражением в бухгалтерском учете и балансе стоимости материалов, находящихся в пути, то есть оплаченных, но еще не прибывших к концу отчетного года грузов. Этому вопросу уделяется достаточно внимания, так как иногда допускаются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями по статье «материалы в пути» выявленных при приемке материалов недостач, различных претензионных сумм по расчетам с поставщиками, дебиторской задолженности за оплаченные и длительное время не оприходованные (а под час и похищенные) ценности. Поэтому объектами контроля являются учетные записи в журнале-ордере № 6 в части расчетов за оплаченные материальные ценности, находящиеся в пути.
Проверка правильности списания материалов по разным направлениям (реализация, безвозмездная передача, списание из-за недостач, порчи, хищений). Для этих целей необходимо проанализировать правильность оформления документов по расходу и внутрихозяйственному перемещению материалов; правильность их учета в бухгалтерии.
Сопоставление (сверка) данных документов на списание ценностей и соответствующих реестров бухгалтерского учета. Особое уделяется списанию материалов на реализацию.
Проверка правильности оценки ТМЦ, списанных на издержки производства и реализованных.
Проверка правильности корреспонденций счетов по списанию ТМЦ со склада, расходу в производственной и непроизводственной деятельности, реализации.
Стоит особое внимание обратить на случаи злоупотреблений и хищений, связанных с товарно-материальными ценностями, так как они могут существенно повлиять на финансовый результат деятельности предприятия.
Виды злоупотреблений могут быть представлены в следующей схеме.
Схема 10 Виды злоупотреблений
Эти нарушения могут быть выявлены в результате сверки документов на не поступившие грузы с ж/д .
Кроме того, можно наглядно представить в виде схемы виды хищений на складе.
Схема 11 Виды хищений на складе
Следует также отметить, что:
1) при перемещении со склада на склад в производство:
Недостача может перекрываться суммовыми ризницами, возникающими в результате сознательных ошибок таксировке документов. При этом в обоих экземплярах операций совпадают, но количество неодинаково (со склада списывается больше, чем поступило в производство).
Ошибка в таксировке в одном экземпляре исправляется учетным работником без сверки с первым экземпляром, что ведет к не выявлению хищения.
2) при отгрузке и реализации:
Возможно сознательное создание недостачи с последующим отнесением взыскиваемых сумм на дебиторский счета. В дальнейшем эти суммы списываются на основание отказа арбитража в иске.
3)Злоупотребления выявляются:
В процессе проверки посредством анализа документов, предоставляемых одновременно покупателю и арбитражу. Привлекаются эксперты для проверки подлинности подписей и печатей.
Особое внимание следует обратить на обследование складских помещений и мест хранения материальных ценностей.
На проверяемом предприятии материалы распределены по кладовым, каждой из которых присвоен свой порядковый номер, который затем указывается во всех расходных и приходных документах. По данному порядку в каждой кладовой сосредоточены материалы определенных групп. На предприятии существуют склады кругового леса, спецодежды, металла, стройматериалов и другие. В самих складах материалы размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку и отпуск, а также дает возможность контролировать фактическое наличие материальных ценностей и наличие по документам. Также склады предприятия обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой.
Следует отметить, что соблюдаются правила охраны складов, в частности по окончании рабочего дня на наружные запоры складов накладываются пломбы, а перед открытием помещения проверяется состояние замков и пломб.
При осуществлении контроля за вывозом материально-производственных запасов со склада на предприятии выдаются пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику охраны и регистрируются в книге регистрации пропусков, что позволяет проверить полноту их возврата.
На проверяемом предприятии установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей (инженеры, экономисты, кладовщики).
Учет материалов на складе осуществляет приемосдатчик (кладовщик), который является материально-ответственным лицом. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной материальной ответственности. В штатном расписании предприятия предусмотрены должности инженера (товароведа). На них возложены обязанности по оприходованию поступивших товарно-материальных запасов, осуществлению общего руководства кладовой.
Управление производственными запасами требует рациональной организации их аналитического учета на основе предварительно разработанной номенклатуры. Номенклатура составляется на основе технических характеристик материалов, топлива и других материальных ресурсов. Она позволяет легко и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности и достоверности. Номенклатурный номер материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык (форма ФМУ №45) и прикрепляет его к месту хранения материалов.
В ярлыке указывают наименование материальных ценностей, их номенклатурный номер, единицу измерения, норму запаса и цену.
Учет движения товарно-материальных ценностей на складах осуществляют в карточках складского учета, которые открывают на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета кладовщики делают на основании первичных документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных документов отражаются те же данные, что и