Документационное обеспечение деятельности предприятия
6. Юридические адреса, реквизиты и подписи сторон
Арендодатель:
ПРОТОКОЛ №
ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
Присутствуют:
100% участников
Приглашены:
Повестка дня:
По пункту повестки дня:
Слушали:
Выступил:
Выступил:
Решили:
Решение принято единогласно.
Или ("За", "Против", "Воздержались")
Участники Общества:
Генеральному директору ООО "_"
Г-ну.
(Ф.И. О)
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
"______" 200_ г.
Просит выдать в трех экземплярах справки о результатах маркетинговых исследований рынка компьютерного оборудования, проведенных Вами в 200_ г.
Оплату гарантируем.
Наши реквизиты:
СПРАВКА ПО ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ
Генеральному директору наименование предприятия Ф. И.О.
СПРАВКА № от
В соответствии с Вашим указанием от за №
подготовлен сводный перечень подписных изданий на200года полугодие для оформления подписки.
| № п/п | Наименование издания | Стоимость |
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Начальнику ДЭЗ № 3 Гурееву Н.К. т.115-18-32
Сообщаю Вам, чтов в конференц-зале (дата часы, минуты) Управы района "Китай-город" состоится совещание по итогам работы за год.
Просим направить на совещание представителя Вашей организации.
Глава Управы "Китай-город"_".
Подпись Ф.И.О.
Передала подпись Ф.И.О.
Приняла
Подпись Ф.И.О.
Справка составлена на основании Руководитель секретариата подпись Ф.И.О.
В дело №
"Справка по производственным вопросам составляется во исполнение указаний, распоряжений руководства и содержит информацию по производственной тематике. Справка не является распорядительным документом. Справки могут быть внутренними и внешними документами. Если справка является внутренним документом, то ее подписывает составитель, если справка является внешним документом, то ее подписывает лишь лицо, имеющее право подписи таких документов.
ОТГРУЗОЧНАЯ ТЕЛЕГРАММА
Ф. И.О. отправившего телеграмму Отгрузочная телеграмма необходима для сообщения заказчику подробных данных об отправленном грузе. Данная телеграмма отправляется только лицом, ответственным за отправку груза.
ПРЕТЕНЗИЯ
ОБ УПЛАТЕ НЕУСТОЙКИ ЗА НЕДОПОСТАВКУ (ПРОСРОЧКУ ПОСТАВКИ) ПРОДУКЦИИ
Сумма руб.
В соответствии с заключенным договором № от "________"20_
ваше предприятие обязано было поставить нам в20_
(квартал, месяц)
в количестве (наименование продукции, товара) Фактически за указанный период поставлено (наименование продукции, товара)
в количестве на сумму руб.
Таким образом, вами недопоставлено в указанный в договоре
в количестве (наименование продукции, товара)
на сумму руб.
В соответствии с изложенным и на основании (положений заключенного между нами договора, положений Гражданского кодекса РФ и т.п.) вы обязаны уплатить нам неустойку в сумме руб. согласно прилагаемому расчету.
Сумму неустойки просим перечислить на наш расчетный счет
(наименование банка)
Приложение. "Расчет неустойки".
Руководитель предприятия или его заместитель (подпись) М.П.
№. Кому:
Дата. Адрес:
ПРЕТЕНЗИЯ
ОБ УПЛАТЕ СТОИМОСТИ НЕДОСТАЧИ
(ЧАСТИЧНОЙ УТРАТЫ) ГРУЗА
На руб.
При выдаче с проверкой груза, поступившего в наш адрес по железно дорожной накладной №от20г., установлена недостача (наименование продукции, товара)
в количестве, (кг, штук, метров и т.п.) что подтверждается коммерческим актом №от "________"20г.
Сумма недостачи согласно прилагаемому расчету составляет] руб.
На основании просим пере числить стоимость недостающего груза руб.
и, кроме того, процентов годовых начиная со дня предъявления претензии до дня перечисления денег на наш расчетный счет №
в (наименование банка) Г. .
Приложения:
Железнодорожная накладная №от20г.
Коммерческий акт №от "________"20г.
Счет поставщика №от "________"20г.
Расчет суммы претензии.
Примечание. Железнодорожная накладная и коммерческий акт грузовой службы Управления железной дороги прилагаются в подлиннике.
Руководитель предприятия или его заместитель (подпись) М.П.
ПРЕТЕНЗИЯ О ВОЗМЕЩЕНИИ УБЫТКОВ И УПЛАТЕ ШТРАФА ЗА ПОСТАВКУ НЕДОБРОКАЧЕСТВЕННОЙ ПРОДУКЦИИ (ТОВАРОВ)
Сумма руб.
По накладной № от "" 20г. в наш адрес вами была поставлена продукция (товар)
(наименование)
в количестве на сумму руб.
Груз прибыл (состояние перевозочных средств)
в вагоне (контейнере) за пломбами (состояние пломб)
в (отправителя, железной дороги) (состояние упаковки) упаковке.
При приемке (наименование продукции, товара)
по качеству установлено, (описание недоброкачественной продукции)
что подтверждается актом № от 20г., составленным с участием представителя (общественности, другой организации) от20г., действующего на основании (общественности, другой организации)
удостоверения № от 20.
В связи с тем, что продукция (товар) оказалась недоброкачествен ной, ваш счет № от "________"20г. не был нами оплачен.
В соответствии с изложенным и на основании (положений заключенного между нами договора, положений Гражданского кодекса РФ и т.п.) предлагаем вам перечислить на наш расчетный счет № в (наименование банка)
г. штраф в размере процентов стоимости недоброкачественной продукции, что составляет руб., и понесенные нами убытки в сумме руб. согласно прилагаемому расчету, а всего руб.
Принятой нами на хранение продукцией (товарами) просим распорядиться в срок.
Приложения:
Акт приемки продукции (товаров) №от20г.
Удостоверение на представителя (общественности, № __ от20___г.
другой организации)
Железнодорожная накладная №от20г.
Расчет суммы убытков.
Другие документы, обосновывающие претензию, на листах.
Руководитель предприятия или его заместитель (подпись) М.П.
№ Кому:
Дата Адрес:
ПРЕТЕНЗИЯ
ОБ УПЛАТЕ СТОИМОСТИ ЗАБРАКОВАННОЙ ПРОДУКЦИИ (ТОВАРОВ), УБЫТКОВ И ШТРАФА
Сумма руб.
По накладной №от "_i_"20г. в наш адрес вами была поставлена продукция (товар)
(наименование)
в количестве на сумму руб.
Груз прибыл в (состояние вагоне (контейнере) за перевозочных средств)
пломбами (состояние пломб) (отправителя, железной дороги)
в упаковке.
(состояние упаковки)
Ваш счет №от "________"20г. оплачен полностью.
При приемке (наименование по качеству установлено продукции, товара)
(описание забракованной продукции)
что подтверждается актом №от "________"20 г., составленным с участием представителя;
(общественности, другой организации)
действующего на основании удостоверения № от "__"20г.
В соответствии с изложенным и на основании (положений заключенного между нами договора, положений Гражданского кодекса РФ и т.п.)
предлагаем вам перечислить на наш расчетный счет №
в (наименование банка)
г. стоимость забракованной продукции (товара) руб., штраф в размере процентов, что составляет руб., понесенные нами убытки в сумме руб.
согласно прилагаемому расчету, а всего руб.
Принятой нами на хранение продукцией (товарами) просим распорядиться в срок.
Приложения:
1. Акт приемки продукции
2 Удостоверение на представителя.
(общественности, другой организации) №
Железнодорожная накладная №.
Расчет суммы убытков.
5 Платежное требование №
6. Другие документы, обосновывающие претензию, на листах.
Руководитель предприятия или его заместитель.
(подпись)
М.П.
№ Кому:
Дата
Адрес:
ПРЕТЕНЗИЯ ОБ УПЛАТЕ ШТРАФА ЗА ПРОСРОЧКУ ВОЗВРАТА (НЕВОЗВРАТА) ТАРЫ
Сумма руб.
По счету № от ""_20г. вам была отгружена (наименование продукции, товара)
В (наименование тары)
Согласно договору (сертификату) №
от "________" 20 г.
(наименование тары)
в количестве подлежали возврату в срок до 20_ г.
Фактически (наименование тары)
вами возвращены 20г. в количестве, не возвращены, (количество)
В соответствии с особыми условиями поставки, и договором №
(наименование особых условий)
От 20 г. просим невозвращенные в количестве отгрузить в наш (наименование тары)
адрес немедленно и уплатить штраф в сумме руб. согласно прилагаемому расчету. Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет № в (наименование банка)
Приложения:
Копия счета об отгрузке продукции (товара) в таре.
Копия договора (сертификата).
Копия документов о фактических датах возврата тары.
Расчет штрафа.
Руководитель предприятия или его заместитель (подпись)
М.П.
АКТ ПРИЕМКИ-СДАЧИ РАБОТ №
по договору № от
г. "________"200_ г.
Представитель Заказчика ООО "" в лице и представитель Исполнителя 000 в лице подписали настоящий акт о том, что:
1. Работа по договору №от ""г. выполнена Исполнителем в полном объеме.
Претензии по срокам и качеству выполненных работ у Заказчика отсутствуют.
2. Стоимость выполненных работ составляет.
Работу принял Работу сдал
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, КОТОРЫЕ МОГУТ СОСТАВЛЯТЬ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ПРЕДПРИЯТИЯ
1. Структура организации:
сведения о внутренней организационной структур предприятия, структуре и технологии производства;
сведения о методах управления и способах принятия и исполнения управленческих решений;
информация о проводимых организационно-управленческих мероприятиях (собрания, совещания и др.), о количестве и персональном составе присутствующих на них лиц, обсуждавшихся вопросах и принятых решениях;
информация об организации, формах и местах хранения коммерческой документации предприятия и способах защиты этой информации;
информация об организации служб охраны и безопасности пред приятия, их структуре, применяемых ими силах и средствах;
сведения о планируемых и осуществляемых финансовых, производственных и коммерческих операциях предприятия (инвестиции, реорганизация и т.д.).
2. Производственная и коммерческая информация:
сведения о партнерах и контрагентах предприятия;
сведения о проводимых исследованиях и применяемых методах производства и управления (технологии, научно-исследовательские, опытно-конструкторские разработки и т.п.);
сведения об информационно-техническом обеспечении, управлен ческой, производственной и коммерческой деятельности (программное и техническое обеспечение).
Конкретные сведения, относящиеся к коммерческой тайне, устанавливаются каждым предприятием самостоятельно с учетом требований законодательства и отражаются в трудовом договоре либо в специальном соглашении между работником и предприятием.
ТИПОВОЙ ДОГОВОР №
ОБ ОФОРМЛЕНИИ ДОПУСКА
К КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ (приложение к трудовому договору)
г. "________"20_ г.
(далее "Организация) в лице (наименование организации)
руководителя Организации, действующего на основании, и гражданин, (фамилия, имя, отчество)
действующий от своего имени, именуемые в дальнейшем сторонами, заключили настоящий договор (контракт) о нижеследующем:
I. Предмет договора (контракта)
Я (фамилия, имя, отчество)
оформляясь на работу в, (наименование организации)
будучи поставлен (а) в известность о том, что по роду своей служебной деятельности и должностным обязанностям буду допущен (а) к коммерческой тайне, принимаю на себя добровольные обязательства, связанные с допуском к коммерческой тайне.
II. Условия договора В соответствии с законодательством Российской Федерации, а также другими нормативными служебными актами, регламентирующими защиту коммерческой тайны, с которыми меня ознакомили, принимая на себя обязательства перед Организацией по неразглашению доверенных мне сведений, составляющих коммерческую тайну, я даю согласие на частичные временные ограничения моих прав, которые могут касаться:
права на распространение сведений, составляющих коммерческую тайну, и на их использование;
права на свободу передвижения по территории РФ и за ее пределами;
права на неприкосновенность частной жизни при проведении полномочными органами Организации проверочных мероприятий по охране коммерческой тайны.
Принимаю на себя обязательства:
своевременно представлять в кадровый аппарат Организации сведения о возникновении оснований для отказа мне в допуске к коммерческой тайне;
не уклоняться от проверочных мероприятий и не сообщать заведомо ложные анкетные данные;
в случае попытки посторонних лиц получить от меня информацию секретного характера немедленно сообщить об этом в подразделение по защите коммерческой тайны Организации;
полно и своевременно информировать кадровый аппарат Организации об изменениях в биографических данных.
Я предупрежден (а) о том, что в случае даже однократного нарушения взятых мною на себя обязательств, связанных с защитой коммерческой тайны, а равно возникновения обстоятельств, являющихся основанием для отказа в допуске к коммерческой тайне, мой допуск к коммерческой тайне по решению руководителя Организации может быть прекращен и трудовой договор (контракт) расторгнут (если такие условия предусмотрены в трудовом договоре).
Мне известно, что прекращение допуска к коммерческой тайне не освобождает меня от взятых обязательств по неразглашению сведений, составляющих коммерческую тайну.
Обязуюсь добросовестно выполнять свои обязательства по настоящему договору (контракту), строго сохранять доверенные мне сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
Я предупрежден (а), что за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, или за утрату документов и предметов, содержащих такие сведения, а также иные нарушения режима секретности буду привлечен (а) к дисциплинарной и материальной ответственности в соответствии с трудовым договором.
III. Прочие условия Стороны обязуются строго руководствоваться требованиями трудового законодательства, в том числе при разрешении возможных споров.
Настоящий договор составлен в двух экземплярах, один из которых хранится в личном деле работника, а второй - в подразделении по защите коммерческой тайны Организации.
(подпись лица, заключающего договор)"________"20г.
(подпись руководителя организации)"________"20г.
наименование предприятия ПРОТОКОЛ №
от собрания трудового коллектива дата Вел собрание Секретарь Присутствовали:
должность Ф.И.О.
должность Ф.И.О.
Приглашенные:
Должность Ф.И.О.
Должность Ф.И.О.
Повестка дня:
1.
2.
1. Слушали должность Ф. И.О.
содержание выступления В прениях выступили:
должность Ф.И.О.
содержание выступления в прениях Решили:
1.
2.
2. Слушали (п.2 оформляется так же, как и п.1).
должность ведущего собрание
подпись Ф.И.О.
секретарь, Ф.И.О. подпись
Раздел IV. Организация делопроизводства
Глава 1. Общие документы перечень документов, которые подлежат утверждению руководителем и на которые ставится печать
| Наименование документа | Печать | Утверждение |
| 1. Коллективный договор | Да | Нет |
| 2. Инструкции | Да | Да |
| 3. Правила внутреннего трудового распорядка | Да | Да |
| 4. Трудовой договор | Да | Нет |
| 5. Сметы | Да | Да |
| 6. Штатное расписание | Да | Да |
| 7. Акты | Да | Да |
| 8. Доверенности | Да | Нет |
| 9. Приказы | Да | Нет |
| 10. Договоры | Да | Нет |
| 11. Командировочные удостоверения | Да | Нет |
| 12. Гарантийные письма | Да | Нет |
| 13. Справки | Да | Нет |
| 14. Реестр | Да | Нет |
| 15. Образцы оттисков печатей | Да | Нет |
| 16. Поручения | Да | Нет |
| 17. Программы | Да | Да |
| 18. Положения | Да | Да |
| 19. Отчеты | Да | Да |
| 20. Заявления | Нет/Да | Да |
Начат "________"20г.
Окончен "________"20г.
Записи в настоящем журнале производятся до полного его использования ЖУРНАЛ учета выдачи доверенностей
Итого в настоящем журнале содержится пронумерованных и про шнурованных листов (количество листов указывается прописью)
№ включительно.
Руководитель организации Главный бухгалтер "________"20г.
м. п.
ДОВЕРЕННОСТЬ (типовая форма)
"________"20_ г (место составления)
(для физических лиц - Ф.И.О., паспорт: серия, №, выдан (кем, когда), адрес. Для юридических лиц - полное наименование и номер государственной регистрации, Ф. И.О. уполномоченного лица)
доверяю, (для физических лиц - паспорт: серия, №, выдан (кем, когда), адрес. Для юридических лиц - полное наименование и номер государственной регистрации) совершать от моего имени следующие действия:
(перечень действий должен быть прописан как можно более детально - что, когда и как должно быть сделано)
Настоящая доверенность действует в течение (срок) с момента ее выдачи.
Подпись доверителя Доверенность на совершение сделок, требующих нотариального удостоверения, должна быть нотариально удостоверена.
Нотариальное удостоверение сделок обязательно:
в случаях, указанных в законе;
в случаях, предусмотренных соглашением сторон, хотя бы по закону для сделок данного вида эта форма не требовалась.
Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, может быть удостоверена также организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.
Доверенность на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адресованной ему корреспонденции в организациях связи, а также на совершение от имени гражданина иных сделок, указанных выше, может быть удостоверена соответствующими банком или организацией связи. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на. получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
ДОВЕРЕННОСТЬ (формы № N1-2 и М-2а)
Применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.
Форму Тм-2а применяют организации, у которых получение. материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих ценностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.
Выдала доверенностей лицам, не работающим в допускается Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в Грядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.
Типовая межотраслевая форма № М-2
Утверждена
Постановлением
Госкомстата России от 30.10.97 № 71а
| Код |
| 0315001 |
Форма по ОКУД
Организация по ОКПО
ДОВЕРЕННОСТЬ №
Дата выдачи "________"20г.
Доверенность действительна по "________"20г.
(наименование потребителя и его адреса)
(наименование плательщика и его адреса)
Счет №в (наименование банка)
Доверенность выдана (должность)
(фамилия, имя, отчество)
Паспорт: серия №
Кем выдан Дата выдачи "________"20г.
На получение от (наименование поставщика)
материальных ценностей по (наименование, номер и дата документа)
Оборотная сторона формы № М-2
ПЕРЕЧЕНЬ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПОЛУЧЕНИЮ
| Номер по порядку | Материальные ценности | Единица измерения | Количество (прописью) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Подпись лица, получившего доверенность удостоверяем.
Руководитель (подпись) (расшифровка подписи)
М.П.
Главный бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)
Типовая межотраслевая форма № М-2а Утверждена
Постановлением
Госкомстата России от 30.10.97 № 71а
Оборотная сторона формы № М-2а
ПЕРЕЧЕНЬ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПОЛУЧЕНИЮ
Форма по ОКУД Организация по ОКПО
ДОВЕРЕННОСТЬ №
Дата выдачи "________"20г.
Доверенность действительна по "________"20г.
(наименование потребителя и его адреса)
(наименование плательщика и его адреса)
Счет №в (наименование банка)
Доверенность выдана (должность)
(фамилия, имя, отчество)
Паспорт: серия №
Кем выдан
Дата выдачи "________"20г.
На получение от (наименование поставщика)
материальных ценностей по (наименование, номер и дата документа)
| Номер по порядку | Материальные ценности | Единица измерения | Количество (прописью) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Подпись лица, получившего доверенность удостоверяем.
Руководитель (подпись) (расшифровка подписи)
М.П.
Главный бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор наименование предприятия подпись, Ф. И.О.
дата М.П.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
наименование предприятия на год
Секретарь-референт подпись Ф. И.О.
Зав. архивом подпись Ф.И.О.
В 2003 году заведено дел.
цифрой и прописью Секретарь-референт подпись Ф.И.О.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПО ОТДЕЛУ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА И КАДРОВ наименование предприятия
| № дела | Наименование дела | Срок хранения | Кол-во томов дела |
| 03-01 | Журнал исходящих телефонограмм | 1 год | |
| 03-02 | Приказы по личному составу (подлинники) | 75 лет | |
| 03-03 | Приказы о предоставлении очередных отпусков (подлинники) | 50 лет | |
| 03-04 | Личные карточки рабочих и служащих | 75 лет | |
| 03-05 | Личные дела уволенных | 75 лет | |
| 03-06 | Награждения, поощрения (копии) | 10 лет | |
| 03-07 | Графики режима рабочего времени | 1 год | |
| 03-08 | Подготовка кадров | 10 лет | |
| 03-09 | Трудовая дисциплина | 3 года | |
| 03-10 | Социальное страхование | 5 лет | |
| 03-11 | Письма, жалобы и заявления | 5 лет | |
| 03-12 | Утвержденные графики очередных отпусков, документы по их использованию | 1 год | |
| 03-13 | Материалы к приказам по личному составу | 1 год | |
| 03-14 | Материалы по пенсионному обеспечению | 75 лет | |
| 03-15 | Личные листки по учету кадров не принятых на работу | 1 год | |
| 03-16 | Должностные инструкции работников | 3 года после замены | |
| 03-17 | Книга учета трудовых книжек | 50 лет | |
| 03-18 | Анкеты, описи передачи дел в архив | Постоянно |
Номенклатура дел - перечень всех наименований дел, заводимых в организации. Номенклатура дел составляется с учетом структурных подразделений организации и утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел по отделу организации труда и кадров является разделом сводной номенклатуры для организации, которая утверждена руководителем организации. Данная номенклатура дел необходима для учета и сохранности документации по личному составу, используемой в работе.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
|
№ п/п |
Дата отправления входящего документа | Номер входящего документа | Дата поступления документа | Краткое содержание документа | Исполнитель | Подпись исполнителя | Срок исполнения |
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ЖУРНАЛЕ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Графики, наряды, заявки.
Информация, присланная для сведения.
Рекламные извещения.
Прейскуранты и прайс-листы.
Поздравительные письма.
Справки для внутреннего использования.
Объяснительные записки.
Технические условия.
Программы.
Учебные планы.
Пригласительные билеты.
10. Журнал регистрации входящих документов необходим для сохранности и оперативного поиска документации. Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
| № п/п | Адресат | Дата отправления | Исполнитель | № дела | Краткое содержание документа |
| 131 | ООО "Минск" | 22.12.2003 | Иванов К.Г. | 5-3 | Ответ на письмо от 18.11.2003 № 115 |
|
№ п/п |
Дата документа | Индекс (номер) документа | Краткое содержание | Исполнитель (кто подписал) | Отметка об исполнении | № дела |
| 1 | 05.10.2003 | 38Л | Приказ о приеме на работу | Винокур | 03-05 | |
Журнал регистрации внутренних документов используется для обеспечения учета внутренних документов. Журналы регистрации внутренних документов ведутся секретарем-референтом или секретарем по делопроизводству предприятия. Все документы, регистрируемые в журнале, делятся по видам: приказы, указания, акты ревизии, протоколы совещаний и т.д.
СПРАВКА
О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ на дата составления
| № п/п | Название документа | № документа, дата | Краткое содержание | Исполнитель | Срок исполнения | Состояние исполнения | Причины неисполнения |
Секретарь-референт подпись Ф.И.О.
Глава 2. Движение дел утверждено
(наименование должности руководителя организации)
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата.
Печать организации АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ) №
(Дата и место составления)
В связи с (увольнением, переводом и т.п.)
(ф.И. О)
передает, (кому - Ф.И.О., должность) документы загоды:
| № п/п | Название, номер документа | Кол-во экземпляров | Кол-во дел (ед. хр) | Кол-во копий | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого принято ед. хр. (в том числе копий)
(цифрами и прописью)
Существуют определенные сроки исполнения документов. Для контроля за своевременным и качественным исполнением документов служба делопроизводства или секретарь обобщают результаты исполнения документов. О результатах обобщения докладывается руководителю с приложением справки о состояния исполнения документа.
УТВЕРЖДАЮ
Опись №
ПОСТОЯННОГО (наименование должности хранения за год руководителя организации)
ОПИСЬ № ДЕЛ
| № п/п | Индекс дела | Заголовки дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В опись внесено дел (цифрами и прописью) С № по №.
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи)
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) (подпись) (расшифровка подписи)
Дата ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ
(наименование учреждения, предприятия) i Ф. №
Оп. №
Д. №
Дело №
(заголовок дела) (дата)
ф. № На листах f On. №
Д. №. Хранить ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ №
ЗА ГОД
| № п/п | Наименование и краткое содержание документа | Дата документа | Индекс документа | Номера листов в деле | Примечание |
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА (НАРЯДА) №
В деле подшито и пронумеровано листа (ов)
В том числе:
Пропущенные номера листов внутренней описи
Итого документов (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью)
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
составившего внутреннюю опись документов дела)
Дата
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
составившего заверительную надпись)
Дата
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Акт № (наименование должности руководителя организации)
(место составления)
(подпись) (расшифровка подписи) Дата АКТ
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы:
Документы в количестве дел весом кг (цифрами и прописью)
сданы в
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от _
(Именование должное (подпись) (расшифровка подписи)
работника организации, сдавшего документы)
Изменения в учетные документы внесены.
(именование должности (подпись) (расшифровка подписи)
работника архива (отдела делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы)
Дата
Итого дел за годы (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за годы утверждены руководителем предприятия, а по личному составу согласованы с экспертной комиссией (протокол от №).
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
проводившего экспертизу ценности документов)
Дата.
| (приказ, распоряжение, | номер | ||
| дата | |||
| вида, | основных обязательств)) | ||
| Дата | принятия к бухгалтерскому учету | ||
| списания с бухгалтерского учета | |||
Раздел V. Документы по учету материалов акт о приеме-передаче объекта основных средств
(кроме зданий, сооружений)
(форма № ОС-1)
Применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:
а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент при обретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:
по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;
путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;
б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр) другой организации.
Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.
Реквизит "Государственная регистрация прав" заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.
Раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.
В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.
В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре. I
В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей Собственности. При этом на первой странице в раздел "Справочно" заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), - сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.
Унифицированная форма № ОС-1
Утверждена постановлением 1 Госкомстата России Iот 21.01.2003 № 7
| Код |
Форма по ОКУД
Организация-получатель: по ОКПО
(наименование)
(адрес, телефон, факс) (банковские реквизиты)
(наименование структурного подразделения) по ОКПО
Организация-сдатчик:
(наименование)
(адрес, телефон, факс) (банковские реквизиты)" (наименование структурного подразделения)
Основание для составления акта (приказ, распоряжение, номер договор с указанием его вида, основных обязательств))
| Номер документа | Дата составления |
АКТ
О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ОБЪЕКТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ (КРОМЕ ЗДАНИЙ, СООРУЖЕНИЙ)
| ета | |
| ОФ | |
| пы | |
| ый | |
| <ой |
Счет, субсчет, код аналитического учета по ОКОФ
| Номер | амортизационной группы | |
| инвентарный | ||
| заводской |
| Государственная регистра- | номер | |
| ция прав на недвижимость | дата |
2-я страница формы № ОС-1
1. Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи
| Дата | Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев) | Срок полезного использования | Сумма начисленной амортизации (износа), руб. | Остаточная стоимость, руб. | Стоимость | ||
| выпуска (год) | ввода в эксплуатацию (первоначальная) | последнего капитального ремонта | приобретения (договорная стоимость), руб. | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Объект основных средств (наименование, назначение, модель, марка)
Место нахождения объекта в момент приема-передачи Организация-изготовитель.
(наименование)
| Доля в праве общей собственности, | °/с | |
Справочно:
Участники долевой собственности
Иностранная валюта (на дату) (сумма)
(наименование) (курс)
2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету
| Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб. | Срок полезного использования | Способ начисления амортизации | |
| наименование | норма | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств Заполняется в случае, когда стоимость объекта основных средств при приобретении была выражена в иностранной валюте.
| Объект основных средств, приспособления, принадлежности | Содержание драгоценных материалов (металлов, камней | и т.д.) | ||||
| наименование | количество | наименование драгоценных материалов | номенклатурный номер | единица измерения | количество | масса |
| 1 | 2 | з | 4 | 5 | 6 | 7 |
Другие характеристики 3-я страница формы № ОС-1
Комиссия по приему-передаче
Результат испытания на " "20 г.,
Заключение комиссии:
Приложение. Техническая документация
Председатель комиссии
По доверенности от "________" 20 г. №, выданной (кем, кому (фамилия, имя, отчество)) Объект основных средств принял на ответственное хранение (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
"________" 20 г. Табельный номер
Отметка бухгалтерии об открытии инвентарной карточки учета объекта основных средств или записи
Главный бухгалтер
| Номер документа | Дата составления |
Отметка бухгалтерии:
В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено Главный бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)
АКТ О ПРИЕМЕ-СДАЧЕ ОТРЕМОНТИРОВАННЫХ, РЕКОНСТРУИРОВАННЫХ, МОДЕРНИЗИРОВАННЫХ ОБЪЕКТОВ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
(форма № ОС-3)
Применяется для оформления приема-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.
Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.
Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Унифицированная форма № ОС-3
Утверждена
Постановлением
Госкомстата России от 21.01.2003 №7
| Код |
Форма по ОКУ. Д
Заказчик по ОКПО
(наименование организации)
(наименование структурного подразделения)
Исполнитель работ по ОКПО
(наименование организации (структурного подразделения))
| номер |
| дата |
| Номер документа | Дата составления |
Договор (заказ)
| Период | по договору (заказу) | с |
| по | ||
| ремонта | фактический | с |
| по |
АКТ
о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств УТВЕРЖДАЮ
Руководитель (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
"________"20г.
1. Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию
| № п/п | Объект основных средств | Номер | Восстановительная (остаточная) стоимость, руб. | Фактический срок эксплуатации | ||
| инвентарный | паспорта | заводской | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
2. Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств
| - | Вид работы | Стоимость выполненного объема работ, руб. | Примечание | ||||||
| Объект | по договору (заказу) | фактическая | |||||||
| п/п | основных средств | демонтаж, руб. | ремонта | реконструкции, модернизации | ремонта | реконструкции, модернизации | затраты по транспортировке оборудования | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Итого | |||||||||
Стоимость объекта основных средств после реконструкции, модернизации руб.
Оборотная сторона формы № ОС-3
Заключение комиссии:
Предусмотренные работы договором (заказом)
выполнены полностью не полностью (указать, что именно не выполнено)
По окончании работ объект (ремонта, реконструкции, модернизации) прошел испытания и сдан в эксплуатацию. Изменения в характеристике, объекта, вызванные штатным капитальным ремонтом, реконструкцией, модернизацией:
Председатель комиссии (должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии:
Сдал"________"20г.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи) М.П.
Принял"________"20г.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи) М.П.
Главный бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О ФОРМАХ № ОС-4 И № ОС-4а Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4)
Акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а)
Применяются для оформления и учета списания пришедших в негодность:
объекта основных средств - по форме № ОС-4; автотранспортных средств - по форме № ОС-4а; Составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.
Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.
При списании автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции). В показателях граф "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость":
по объектам основных средств, проходившим переоценку, указывается восстановительная стоимость по итогам последней проведенной переоценки;
по объектам, не проходившим переоценку, - первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету.
В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются:
в разделе 3 "Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (форма № ОС-4);
в разделе 5 "Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (форма № ОС-4а).
Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-ба, № ОС-66).
Унифицированная форма №