Особенности работы с распорядительными документами
в графу "Примечание" вносятся отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие структурные подразделения со ссылкой на соответствующий акт и т. п.
В конце описи заполняется итоговая запись, в кото рой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также фиксируются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных и пропущенных номеров.
Например:
В данную опись внесено
ед. хр. с №
(цифрами и прописью)
по №, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Опись дел структурного подразделения должна быть подписана составителем, согласована с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждена руководителем структурного подразделения. При наличии в подразделении экспертной комиссии опись должна быть согласована с ней. На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации. Подготовка годового раздела осуществляется в архиве организации. Годовой раздел также составляется отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу по установленным формам. Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах. Он подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации. В случае одобрения в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Затем он передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и после его утверждения ЭПК утверждается руководителем организации. Первый экземпляр в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.
Законченная опись соответствующим образом оформляется. Элементами оформления являются титульный лист, предисловие, справочный аппарат, включающий оглавление, указатели и список сокращенных слов.
Титульный лист должен содержать:
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которое включает название категории документов, содержащихся в делах (постоянного, временного хранения);
крайние даты дел, включенных в опись (приложение 29).
Кроме того, на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в который сдаются дела данной организации.
Предисловие содержит сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, охватывающий дела описи; краткую характеристику содержания и полноты документов, включенных в раз дел. В нем указывается наличие дел, выходящих за хронологические рамки; отмечаются наиболее типичные группы дел по разновидностям документов и по их содержанию; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел; указывается наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования. Предисловие подписывается его составителем и заведующим архивом или лицом, ответственным за архив организации, с указанием даты составления предисловия.
Если в описи встречаются сокращенные слова, из них составляется список сокращений, расположенных в алфавитном порядке.
Например:
МГУ — Московский государственный университет РГГУ - Российский государственный гуманитарный университет
Список сокращений значительно облегчает работу с описью, т. к. позволяет однозначно определить значение встречающихся аббревиатур. Общепринятые сокращения, например га, час, ООО в список не включают.
Указатели — это перечень определенных понятий, которые встречаются в тексте описи, с указанием номеров листов, на которых они встречаются. Указатели могут быть именными, географическими, предметными в зависимости от тех понятий, которые важно быстро находить в описи.
9. ОСОБЕННОСТИ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Приказ — наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения. Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления даты, индекса документа, заголовка к тексту. По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и других ситуаций движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться. Распорядительная часть приказа начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т. д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: "Контроль за исполнением приказа возложить на...". В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: "Приказ от 00.00.0000 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)". Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам. В министерской практике принято обобщение возражений по проекту приказа, возникающих в ходе согласования, излагать в справке, которая является приложением к приказу. При возникновении изменений принципиального характера проект приказа подлежит редактированию, перепечатке и повторному согласованию. Обеспечение правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Корнеева И.К., Родина Т.А. Информационные технологии и управление: Учеб. Пособие для вузов/ ГУУ. М.:ЗАО «Финстатинформ». 1999.
Т.В. Кузнецова «Делопроизводство» Москва МЦФЭР 2004
Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. №2. С. 26-31.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982. 150 с.
Организации работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002. 575 с.
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1994.