Xreferat.com » Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту » Регистрация и регламентация служебных документов

Регистрация и регламентация служебных документов

дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера. Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники, сборники и т. д.). Номенклатуры дел организации (сводная) и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые разработаны архивными органами. Они закреплены в Основных правилах работы архивов организаций. В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных непредусмотренных заранее дел в случае их появления. В графу вторую включаются заголовки дел (томов, частей). Каждое дело может составлять один или несколько томов. В третьей графе указывается количество единиц хранения, т. е. томов или частей каждого дела. В графе "Срок хранения и № статьи по перечню" указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на перечень (типовой или ведомственный). В графе "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т. п. Разделами сводной номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. В этом случае основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура (штатное расписание) организации. Первый раздел номенклатуры — это всегда название службы делопроизводства (управление делами, канцелярия и т.д.). Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах. В небольших организациях, которые не имеют стабильной структуры, разделами номенклатуры являются управленческие функции или направления деятельности, например руководство, кадры, рекламная деятельность, документационное обеспечение и т. п. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.


8. Оформление дел


После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т. е. в дела.

Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При оформлении дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общиелзебования) сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций:

в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;

приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;

в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:

- переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);

личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);

дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);

дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);

дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон) и др.;

—в дела должны помещаться только исполненные до кументы, неисполненные подшивать запрещается;

С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный — группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию. По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т. д. Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов и т. д. Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков. Различные группы документов имеют свою специфику систематизации. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела. Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т. д.), рекомендуется группировать в отдельные дела. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации. Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период созыва выборных органов и т. д. в зависимости от специфики деятельности организации. При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ:

название организации полное и (или) сокращенное, если оно официально признано, т. е. зарегистрировано государственными органами. Например: Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова— МГУ;

название структурного подразделения: Канцелярия, Бухгалтерия, Планово-экономический отдел;

индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: Дело № 03-07, где 03— это индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 — порядковый номер дела в номенклатуре;

заголовок дела, т. е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, также переносится на обложку из номенклатуры без изменений.

срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить постоянно и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.


9. Докладная записка и ее оформление


Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или устному) руководителя. По содержанию докладные записки подразделяют я на инициативные, информационные и отчетные. 11 инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п. (формление докладной записки зависит от ее адресата). Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, то — внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние на обычном листе бумаги. Внешняя докладная записка должна содержать: Наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указание должности, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Текст инициативной докладной записки состоит и вводной и заключительной части. В первой излагаю факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять. Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста. Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий. Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности и составляются руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Разновидностью докладной записки являются и служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка — документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.

Список использованной литературы


Т.В. Кузнецова «Делопроизводство» Москва МЦФЭР 2004

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. М., 1982. 150 с.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1994.

Делопроизводство. Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 355 с.

Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000. 477 с.

Организации работы с документами: Учебник. М.: Инфра-М, 2002. 575 с.

Закон РФ от 23.09.1992 № 3520-1 « О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании имеет происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД РФ. 1992. №42. Ст. 2322; СЗ РФ. 2002. №50. Ст. 4927.

Гражданский кодекс РФ от 26.01.1996 № 14-ФЗ // СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410.

Если Вам нужна помощь с академической работой (курсовая, контрольная, диплом, реферат и т.д.), обратитесь к нашим специалистам. Более 90000 специалистов готовы Вам помочь.
Бесплатные корректировки и доработки. Бесплатная оценка стоимости работы.

Поможем написать работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Похожие рефераты: