Xreferat.com » Рефераты по бухгалтерскому учету и аудиту » Исследование организации архивного дела в муниципальном образовании

Исследование организации архивного дела в муниципальном образовании

утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только при принятии ЭПК соответствующего решения.

Несколько годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в котором достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись по той же форме, что и для годового раздела описи. При этом заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист установленной формы, на котором указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов; крайние даты дел, включенных в опись. .

К законченной описи обязательно составляются оглавление, предисловие, историческая справка, указатели и перечень сокращений.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается в твердой обложке.

В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, сформированных в течение года в деятельности структурных подразделений государственного органа.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел аналогичен порядку, применяемому для составления годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения, а систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения переносится из сводной номенклатуры дел государственного органа за этот же год.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения оформляется в двух экземплярах, одобряется ЭК (ЦЭК) государственного органа и утверждается руководителем государственного органа.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу также составляется по установленной форме в трех экземплярах в том же порядке, что и вышеназванные годовые разделы сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подписывается составителем, заверяется руководителем кадрового подразделения, получает одобрение ЭК (ЦЭК) государственного органа, согласовывается с ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем государственного органа.

Порядок оформления законченной архивной описи по личному составу аналогичен порядку оформления законченной архивной описи дел постоянного хранения.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются в следующей последовательности:

1) приказы (распоряжения) по личному составу;

2) списки личного состава;

3) личные учетные карточки государственных служащих (форма Т-2ГС);

4) личные дела государственных служащих;

5) лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

6) невостребованные трудовые книжки;

7) акты о несчастных случаях.

Названные виды документов, образующиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.д.). Личные дела (личные учетные карточки) государственных служащих включаются в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого заведено личное дело (личная учетная карточка), и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

5. Передача дел в архив государственного органа и на постоянное хранение

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета и сохранности, систематизации и использования, а также для подготовки документов на постоянное хранение создается архив государственного органа, который в зависимости от объема документов и их специфики может быть юридическим лицом, самостоятельным структурным подразделением или частью структурного подразделения, обеспечивающего документационное сопровождение управления.

В архив государственного органа для депозитарного хранения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел производится по описям по истечении трехлетнего срока после завершения их в делопроизводстве структурного подразделения.

Дела временного (до 10 лет) хранения, как правило, остаются на хранении в структурных подразделениях государственного органа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив государственного органа осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом государственного органа.

При подготовке структурным подразделением дел к передаче на архивное хранение работником, ответственным за архив государственного органа, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел организации. При этом в структурном подразделении устраняются выявленные недостатки в формировании и оформлении дел12.

Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив государственного органа, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив государственного органа, и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения из структуры организации структурного подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их на архивное хранение независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся в архиве государственного органа на депозитарном хранении, передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом на постоянное хранение в государственный архив, для которого данный государственный орган является источником комплектования, в сроки, установленные статьей 22 Федерального закона от 22.10 2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Сроки временного хранения могут быть изменены в необходимых случаях по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Также при угрозе утраты (уничтожения) документов или по просьбе государственного органа на договорной основе может осуществляться досрочная передача документов на постоянное хранение.

Сроки временного хранения архивных документов могут быть продлены в виде исключения по письменному разрешению государственного архивного учреждения, источником комплектования которого является данный государственный орган.

При ликвидации (упразднении) государственного органа его документы по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением могут быть полностью или частично переданы этому учреждению, а также тому (тем) государственному органу (государственным органам), которому (которым) переданы властные полномочия ликвидируемого (упраздняемого) государственного органа.

При реорганизации государственного органа документы передаются государственным органам-правопреемникам в соответствии с объемом передаваемых властных полномочий.

Уничтожение документов ликвидированных (упраздненных) государственных органов с неистекшими сроками временного хранения осуществляется по официальному решению органа государственной власти, являющегося собственником соответствующих части Архивного фонда Российской Федерации и оформляется актом установленной формы с приложением описи уничтожаемых документов13.

Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется поединично, по утвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения, ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным совместно руководителями государственного органа и соответствующего архива.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, при этом на всех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел перечисляются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины отсутствия - в прилагаемой к названному акту справке.

Архив государственного органа (подразделение документационного обеспечения управления) организует розыск утраченных документов. На документы, меры по розыску которых оказались безрезультатными, составляется акт об утрате документов по установленной форме.

Утраченные документы в деле могут быть заменены их заверенными в установленном порядке копиями.


1.3 Использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах


Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (№125-ФЗ от 22.10 04 г), Федеральный закон "Об информатизации, информации и защите информации", законом Российской Федерации "Об участии в международном информационном обмене", закон Российской Федерации "О государственной тайне" (ст.13, 14, 15), "Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", зарегистрированными Минюстом России 16 декабря 1996 г. и др.

ВНИИДАД разработал нормативный акт "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

В данном акте урегулированы следующие вопросы:

Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

Передан в Минкультуры России для согласования с заинтересованными организациями проект "Положения о порядке доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах", разработанный взамен "Регламента доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации", одобренного решением коллегии Росархива 25 августа 1993 г. Подготовлен и направлен на рецензирование в Минюст России проект "Положения о порядке использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния, метрических книг, переданных органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы". ВНИИДАД подготовлен также проект новой "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями РФ".

Основными группами пользователей АФ Российской Федерации являются:

федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

учреждения, организации, предприятия;

федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

учреждения, организации, предприятия;

научные учреждения и учебные заведения;

пресса, радио, телевидение;

общественные и религиозные объединения и организации;

индивидуальные пользователи.

В сфере использования государственных информационных ресурсов Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" провозгласил публичность государственных архивов, равенство всех категорий пользователей независимо от национальности, гражданства, пола, образования по доступу к открытой информации. Таким образом, последовательно реализуются конституционные права граждан свободно искать, получать и передавать информацию.

Обслуживание пользователей осуществляется в читальных залах архивов на безвозмездной основе. Пользователям в установленные сроки предоставляются для изучения как подлинные архивные документы (при отсутствии копий фонда пользования), так и их копии на различных носителях (микрофильмы, микрофиши, электронные образы), а также созданные архивами различные справочники в печатной и электронной формах (путеводители, каталоги, базы данных и др.). По запросам пользователей архивы изготавливают копии документов в объемах, лимитированных техническими возможностями конкретного архива. В развитие Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации федеральные государственные архивы разработали и согласовали с Росархивом свои правила работы пользователей в читальных залах с учетом состава документов и особенностей работы с ними14.

Государственные архивы в процессе осуществления информационной деятельности, а также по запросам пользователей - физических и юридических лиц, создают информационные продукты, оказывают информационные услуги и в том числе в качестве предоставления платных услуг на договорной основе. В их числе:

документальные издания различного типа (научные, научно-популярные, учебные, краеведческие) в печатной форме или микроформе, различные типы справочных изданий, в том числе и в электронной форме (как самостоятельно, так и в кооперации с отечественными и зарубежными научными учреждениями);

аналитические информационные материалы - обзоры документов, исторические справки, перечни выявленных документов;

архивные справки, архивные выписки, архивные копии, имеющие статус юридических документов, исполненные по архивным документам в целях обеспечения законных прав и интересов российских и иностранных граждан;

копии архивных документов на различных носителях (ксерокопии, микрофильмы, микрофиши, диски).

Ежегодно государственные архивы Российской Федерации в среднем исполняют более 1 млн запросов российских и зарубежных граждан, касающиеся подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, награждений, имущественных прав, факта применения репрессии и последующей реабилитации и др.

Для информационного обеспечения пользователей в госархивах созданы и функционируют специальные структурные подразделения на уровне отделов, при необходимости создаются дополнительные структурные подразделения, в том числе и за счет внебюджетных средств. В ряде архивов, исполняющих социально-правовые запросы, функционируют приемные.

Госархивы заключают договора с отечественными и зарубежными потребителями информации по различным направлениям информационной деятельности: подготовке документальных изданий, выставок документов и материалов, выявлению и копированию запрашиваемой информации, подготовке совместных информационных продуктов в различной форме и др.

Одной из основных функций архивных учреждений является информационное обеспечение ретроспективной документной информацией федеральных органов государственной власти и органов местного самоуправления в целях содействия их правотворческой деятельности, экономическим преобразованиям в стране.

В 2001 - I полугодии 2004 гг. архивные учреждения Российской Федерации подготовили и выпустили в свет 289 томов сборников документов, из них 122 - федеральные архивы.

Приоритетным направлением при этом была реализация государственной программы "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2001-2005 гг.". В рамках подпрограммы "Архивы России" ФЦП "Культура России на 2001-2005 гг. " подготовлены 2 тома серии "История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР" (проводится подготовка 3 и 4 томов), "П.С. Нахимов. Документы и материалы", "Зимняя война", "Музы в шинелях" и др. В связи с выделением в 2003 г. целевых средств в размере 2 млн. руб. в 2003 г. изданы сборники "Молодая гвардия" - художественный образ и историческая реальность", "П.С. Нахимов" (т.1,2); "Красноармейцы в польском плену в 1919-1921 гг. ", справочник "Военный орден святого великомученика Победоносца Георгия. Именные списки 1796-1920 гг."

Большой интерес у историков и широкой общественности вызвал сборник из серии "Архивы Кремля" - 2" - Президиум ЦК КПСС 1954-1964 гг. Черновые (протокольные) записи заседаний. Стенограммы" т.1.; "Доклад Н.С. Хрущева о культе личности И. Сталина на XX съезде ЦК КПССи другие материалы"; "Сталин и Каганович". Продолжалось издание документов политических партий России конца XIX - первой трети ХХ в. В 2003 г. вышел очередной том "Партия промышленников и предпринимателей. Документы и материалы". Значительный вклад в культурное наследие России вносят сборники "Г. Эфрон. Дневники" (т.12), "Русская журналистика в документах История надзора", "Русский авангард из собрания РГАЛИ. Художественный альбом". Изданы сборники по истории России первой четверти ХХ в. "П.А. Столыпин. Программа реформ" (т.1); "Либеральное движение в России"; "Журналы заседаний Временного правительства" (т.1,2) и др.

Многообразную публикационную работу проводят архивные учреждения субъектов Российской Федерации. В 2001 - I полугодии 2004 г. они подготовили и издали 167 томов документальных публикаций. Это сборники документов, фотоальбомы, хрестоматии, хроники событий и др. Тематика издаваемых документальных публикаций в основном традиционна - освещение истории Великой Отечественной войны, вклад регионов в Победу в Великой Отечественной войне, репрессивная политика советского государства в 30-50-е годы, взаимоотношения власти и религиозных организаций, история становления и развития субъектов Российской Федерации, отдельных городов и муниципальных образований15.

Среди изданных: "Саранск в годы Великой Отечественной войны. 1941-1945 гг. ", "Неизвестная блокада. Ленинград. 1941-1944 гг. ", "Кубань в годы Великой Отечественной войны" (в 3-х книгах), "Политические репрессии 1930-1940-х годов в воспоминаниях и личных документах жителей Ханты-Мансийского автономного округа", "Русский Север и архиепископ Афанасий. Статьи, документы", "Карабаш. Годы и судьбы", "Самая Западная" (в 3-х томах), "Местное самоуправления на Алтае.1747-1919 гг. ", "Якутия. Хроники, факты, события" и др.

Архивные учреждения Российской Федерации ведут активную выставочную работу. С 2000 г. в Москве по адресу Б. Пироговская, 17 начал свою деятельность Выставочный зал федеральных государственных архивов. В его стенах демонстрировались документальные выставки "Россия и Швейцария.300 лет сотрудничества" (совместно с Федеральным архивом Швейцарии), "Сигизмунд Герберштейн - первооткрыватель России" (совместно с Архивом Республики Словения), большой общественный резонанс вызвало проведение выставки "Агония третьего рейха. Возмездие", организованной Росархивом, ГАРФ, РГАКФД, РГВА совместно с архивами Минобороны России, ФСБ России и МИД России. В 2004 г. проведены юбилейные выставки: "Юрий Гагарин - человек и легенда" (к 70-летию со дня рождения) - РГАНТД; "Казани - 1000 лет" (РГАДА), "XVII ВКП (б) - съезд расстрелянных победителей" (к 70-летию со дня проведения); "Последняя война Российской империи" (к 90-летию начала Первой мировой войны) (РГВИА); "Блестящий век Екатерины Великой" (РГАДА) 16.

Важное значение придается работе по рассекречиванию архивных документов. В случае получения полномочий от фондообразователей или их правопреемников архивы проводят эту работу самостоятельно. В соответствии с законом РФ "О государственной тайне" Межведомственная комиссия по защите государственной тайны определяет порядок рассекречивания документов, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников. В соответствии с Указом Президента РФ от 02.06.01 г. № 627 "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны" функции по рассекречиванию документов, созданных в деятельности высших и центральных органов КПСС возложены на МВК. Всего за 1992-2003 гг. архивные учреждения Российской Федерации рассекретили свыше 8 млн. дел.

Росархивом реализованы полномочия по рассекречиванию документов фондов СВАГ за 1945-1949 гг. В итоге принято решение о рассекречивании документов почти 6 тыс. дел СВАГ, отражающих общие вопросы управления советской зоной оккупации Германии, организации административных органов в землях, проведения земельной реформы, политику органов СВАГ в области идеологии, культуры, народного образования, здравоохранения.

Продолжалась работа региональных межведомственных экспертных комиссий по рассекречиванию партийных документов, а также в ряде регионов, материалов ликвидированных организаций и учреждений, не имеющих правопреемников.

В настоящее время важнейшим направлением деятельности Федерального архивного агентства является подготовка к празднованию 60-летия Победы в Великой Отечественной войне. Основными целями проводимой архивными учреждениями страны работы является использование архивных документов в целях документального освещения истории Великой Отечественной войны, в том числе вклада СССР в разгром фашизма, цены Победы; а также духовно-нравственное и патриотическое воспитание россиян на примерах героических подвигов защитников Отечества, партизан и тружеников тыла17.

Федеральное архивное агентство организует работу федеральных архивов по реализации Перечня основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., утвержденного Президентом Российской Федерации 28 августа 2003 г. № Пр-1610. Росархивом утвержден План мероприятий архивных учреждений Российской Федерации по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., разработанный на основе этого Перечня и предложений федеральных архивов.

Глава 2. Осуществление архивной деятельности в Тамбовской области и муниципальном образовании “Администрации Тамбовского района"


2.1 Архивн отдел Тамбовской области


Архивный отдел Тамбовской области относится к областным органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации и включает в себя:

Управление культуры и архивного дела Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Советская, 107);

Государственный архив Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 35);

Центр документации новейшей истории Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Рылеева, 61);

В состав районных и городских архивов входит архив Мэрии Тамбова. (392000 Тамбов, Коммунальная, 6);

К ведомственным архивам можно отнести архив управления образования Тамбовской области (Тамбов, Бульвар Энтузиастов, 2).

Анализ работы архивного отдела Тамбовской области в 1996 - 2006 гг. показывает, что за 10-летний период в сложных социально-экономических и политических условиях удалось сохранить целостность и управляемость архивной отрасли, добиться определенного развития архивной службы, повысить ее роль в решении социально-экономических проблем области.

Создана областная законодательная база архивного дела, образован Центр документации новейшей истории Тамбовской области, Центр хранения документов по личному составу Тамбовской области, районные и городские архивы получили статус архивов с постоянным составом документов.

Источниками комплектования архивов стали помимо государственных организаций предприятия и учреждения различных форм собственности. Внедрены договорные отношения с собственниками документов. За истекший период архивами принято на хранение 475 тысяч дел.

Сохранена материально-техническая база архивов, принимались активные меры по ее укреплению.

Обеспечены сохранность и государственный учет документов, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве.

Архивы стали общедоступными. Активно проводилась работа по включению в научный оборот документов секретного хранения и ограниченного доступа.

Значительное внимание уделялось использованию документов в интересах государственной власти и местного самоуправления, научных учреждениях, а также физических лиц. За 10 лет архивами исполнено около 170 тысяч запросов социально-правового характера.

Началась работа по внедрению компьютерных архивных технологий.

Архивными учреждениями активно привлекались внебюджетные средства. Существенно расширился круг социальных льгот и гарантий архивистов.

Вместе с тем, результаты анализа свидетельствуют о наличии ряда проблем и негативных тенденций в области архивного дела.

Из-за недостатка финансовых средств оказались невыполненными многие мероприятия, предусмотренные постановлением областной Думы N 680 18 марта 1999 г. "О программе "Развитие архивного дела Тамбовской области (2000-2005 гг.)". Не в полной мере используются правовые нормы во взаимоотношениях государственных, городских, районных архивов с ведомствами, имеются недостатки в учете документов.

Основными задачами, стоящими перед Архивным отделом Тамбовской области являются:

Реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории Тамбовской области области.

Осуществление правового регулирования архивного дела в Тамбовской области.

Контроль за соблюдением законодательства Тамбовской области об Архивном фонде Тамбовской области и архивах. .

Организация комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Тамбовской области18.

Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти Тамбовской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Тамбовской области, физических и юридических лиц.

На 01.10 2007 г. в системе архивных органов и учреждений Тамбовской области находится 17 архивных отделов муниципальных администраций и 11 муниципальных архивов, хранящих более 5 тысяч фондов, свыше 1 миллиона 200 тысяч единиц хранения, в том числе более 4 тысяч единиц хранения документов личного происхождения, более 17 тысяч единиц хранения фотодокументов, более 700 единиц хранения фоно и видеодокументов. Это документальное богатство отражает экономическую, социальную и культурную жизнь городов и районов области, историю становления и развития местного самоуправления в Тамбовском крае.

Свыше шестисот тысяч принятых на хранение дел по личному составу позволяют обеспечить социальные права граждан.

Сохранность, учет и использование архивных документов обеспечивают 165 специалистов, из них имеют высшее образование по специальности "Архивоведение" 13 человек.

Ежегодно муниципальные архивы предоставляют возможность изучать хранящиеся в них документы большому количеству исследователей: только в 2006 г. с документами муниципальных архивных отделов и архивов работало более тысячи исследователей. В 2006 г. по архивным документам муниципальных архивов было подготовлено 23 выставки, проведено 5 радио и телепередачи, опубликовано 85 статей и подборок документов по социально-правовым запросам было выдано около 30 тысяч архивных справок, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и социальные льготы граждан.

Архивные отделы и архивы городов и районов Тамбовской области всегда готовы дать необходимую информацию учреждениям и организациям, всем, кто интересуется историей своей малой Родины.

Показатели Стратегического плана, государственные заказы на оказание архивных услуг населению в 2006 году выполнены в полном объеме. Основные показатели развития архивного дела, в основном, выполнены, за исключением ведения учетных БД. Объем информации, введенной в БД "Архивный фонд", составил 34,4 МБ (план - 48,0 Мб). Причина - в значительном увеличении объема (на 25% по сравнению с 2005 г) социально-правовых запросов в рамках проводимой Пенсионным фондом Российской Федерации оценкой пенсионных прав граждан, в связи с чем основной бюджет рабочего времени муниципальных архивистов был затрачен на подготовку справок.

В связи с обострением проблем обеспечения сохранности и учета документально-культурного наследия Российской Федерации большое внимание в 2007 году уделялось вопросам безопасности информационных ресурсов Архивного фонда Тамбовской области. Вопросы обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов регулярно рассматривались экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов, методическими комиссиями и дирекциями госархивов.

В Областном и муниципальных архивах осуществлена проверка наличия и физического состояния 49,228 тыс. ед. хр. В историческом архиве по итогам розыска дел, не обнаруженных в ходе проверок в 2001-2005 гг., комиссией Управления по делам архивов снято с наличия 186 дел, продолжена проверка наличия и технического состояния фотодокументов - проверено 2,4 тыс. ед. хр. дубль-негативов.

Основная работа государственных и муниципальных архивов в области формирования Архивного фонда Тамбовского края была сосредоточена на улучшении ведомственного хранения документов, обеспечения их сохранности, качественного пополнения Архивного фонда края19.

Проведено уточнение списков организаций-источников комплектования республиканских государственных и муниципальных архивов с учетом паспортизации ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2006.

Организациям-источникам комплектования архивов оказывалась методическая помощь в организации документов в делопроизводстве, разработке нормативно-методических документов, регламентирующих постановку делопроизводства и организацию работы архивов.

В 2007 году архивными учреждениями области продолжена работа по внедрению в практику работы: "Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов", "Перечня документов со сроками хранения Центрального банка Российской Федерации", "Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления воинских частей, войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения".

Архивный фонд пополняется фотодокументами и документами на традиционных носителях владельцев личных архивов. Организованы встречи с выдающимися деятелями науки, культуры, ветеранами войны и труда и др.

Активизируется роль муниципальных архивов как центров сохранения истории родного края. Так, в феврале 2007 года на базе муниципального архива Тамбовского района проведена научно-практическая конференция "Взаимодействие архивов и общественности по сохранению духовного наследия: проблемы, опыт и инновации по сбору документов личного происхождения", где был представлен опыт муниципальных архивистов по собиранию и сохранению документов.

Архивы продолжают заключение соглашений о сотрудничестве с негосударственными организациями и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в части передачи документов негосударственной и федеральной собственности в государственные архивы Тамбовской области. На 01.01.2007 заключено 21 соглашение.

На государственное хранение принято документов 30,0 тыс. ед., утверждены описи на 30,0 тыс. дел управленческой документации.

Накопленные информационные ресурсы Архивного фонда Тамбовской области активно используются в практических и научных целях. В приоритетном порядке в течение года осуществлялось информационное обеспечение мероприятий, проводимых органами государственной власти края.

Значительное внимание архивными учреждениями края уделялось реализации мероприятий государственной программы "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 годы" в Тамбовской области.

Государственные и муниципальные архивы Тамбовской области активно участвовали в мероприятиях, приуроченных к 61 - годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. Организованы документальные выставки, проведены Круглые столы с участием ветеранов Великой Отечественной войны, локальных военных конфликтов, тружеников тыла военных лет, представителей Центра героико-патриотического воспитания "Отечество". В учебных заведениях области на основе архивных документов проведен цикл тематических уроков "Память о героях на все времена"20.

Одной из важнейших функций государственных и муниципальных архивов является деятельность по социальной защите граждан. В связи с проводимой Пенсионным фондом Российской Федерации оценкой пенсионных прав граждан не уменьшается число запросов социально-правового характера. В 2007 году от граждан поступило 18,5 тыс. запросов, с положительным результатом исполнено 15,3 тыс. запросов (84,0%). Увеличилось число тематических запросов.

Продолжено информационное обслуживание пользователей. В течение года в республиканских государственных и муниципальных архивах занималось 1 357 исследователей. Количество выданных документов составило 33 283 единиц хранения, количество изготовленных копий - 9 775 листов.

В отчетном периоде продолжалась работа архивных учреждений Тамбовской области по созданию информационно-поисковых систем. Этому во многом способствовало оснащение архивных учреждений современной компьютерной техникой, внедрение и использование современных информационных и коммуникационных технологий в области архивного дела. В 2006 году парк компьютерной техники государственных архивных учреждениях пополнился 19 новыми компьютерами, 5 серверами. Подходит к завершению работа по созданию единой информационной сети, которая объединит государственные архивы. Это позволит расширить доступ к документам Архивного фонда Тамбовской области и архивным базам данных.

Работа в области создания и совершенствования научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем осуществлялась в рамках программ государственных архивов по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам на 2006 - 2010 гг.


2.2 Архивный отдел администрации Тамбовского района Тамбовского области


Архивный отдел администрации Тамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица, имеет угловой штамп, по распоряжению Администрации может иметь печать с изображением герба Российской Федерации.

Отдел образуется постановлением Администрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.

Финансирование и материально - техническое обеспечение Отдела осуществляется Администрацией, целевой объем ассигнований на содержание Отдела предусматривается в ее бюджете. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счет субвенций и материальных средств, предоставляемых бюджетами других уровней для исполнения полномочий.

Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законом РФ " Об архивном деле в Российской Федерации", законом РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом администрации Тамбовского района, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями Администрации, Положением об архивном отделе администрации Тамбовского района. Положение об Отделе утверждается Администрацией по согласованию с архивным отделом Тамбовской области. Отдел организует выполнение возложенных на него функций непосредственно и архивным отделом Тамбовской области. Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется Администрацией в установленном порядке21.

Основными задачами Отдела являются:

управление архивным делом администрации Тамбовского района;

организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов Отдела, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий-источников комплектования Отдела;

развитие и совершенствование архивного дела в администрации Тамбовского района, анализ его состояния;

координация деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи во внедрении государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области и документов по личному составу, хранящихся в Отделе и ведомственных архивах учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования отдела, осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.

Функции архивного отдела администрации Тамбовского района

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами: обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов Отдела, в том числе: обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и использование:

архивных фондов и архивных документе на носителях различных видов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документов личного происхождения;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в работе Отдела.

Обеспечивает временное хранение, комплектование учет и использование документов:

постоянного хранения, образовавшихся в деятельности располагающихся на территории администрации Тамбовского района организаций относящихся к государственной собственности, в ходе реализации отдельных государственных полномочий, переданных Отделу в соответствии с действующим законодательством и заключенными договорами;

документов по личному составу ликвидированных организаций, зарегистрированных и

Если Вам нужна помощь с академической работой (курсовая, контрольная, диплом, реферат и т.д.), обратитесь к нашим специалистам. Более 90000 специалистов готовы Вам помочь.
Бесплатные корректировки и доработки. Бесплатная оценка стоимости работы.

Поможем написать работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Похожие рефераты: