Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования

в %

к 2004 г.

2004 2005 2006 2007 2008
1 2 3 4 5 6 7 Валовая продукция сельского хозяйства всего, млн. руб. 5692 6271 6443 7638 9257 162,6 Отработано в сельском хозяйстве всего, тыс. чел-ч 919 864 796 695 703 76,5 Среднегодовое количество работников, занятых в сельхозпроизводстве, чел 432 405 382 356 349 80,8 Приходится валовой продукции в расчете на 1 чел.-ч., руб. 4898 7258 8094 10990 13168 268,9 в том числе: 5944 8955 9012 14027 16232 273,1 - в растениеводстве, руб.





- в животноводстве, руб. 3744 5430 7074 8244 10282 274,6 Приходится на 1 среднегодового работника, занятого в сельхозпроизводстве

10,4

15,5

16,9

21,5 26,5 254,8 - валовой продукции, млн. руб.





- зерна, ц 203,5 224,8 184,9 211,8 289,7 142,4 - мяса в живом весе, ц 11,0 12,5 13,7 14,7 11,2 101,8 - выход т к.ед. 61,7 70,9 68,2 81,2 85,5 138,6

Как видно из таблицы 2.5, возрастает количество продукции, полученной в расчете на 1 чел.-час как в растениеводстве, так и в животноводстве, а также количество валовой продукции и мяса в живом весе, приходящейся на 1 среднегодового работника. Количество зерна и мяса в живом весе в расчете на 1 среднегодового работника в 2008 г. составило 289,7 и 11,2 ц соответственно, что на 42,4 и 1,8 % соответственно больше, чем в 2004 г. Выход кормовых единиц в расчете на 1 среднегодового работника, занятого в сельхозпроизводстве составил в 2008 г. 85,5 т к.ед., что на 38,6 % превысило уровень 2004 г.

Таким образом, хозяйство в полном объеме обеспечено производственными ресурсами, которых достаточно для эффективного ведения хозяйственной деятельности.

2.2 Экономическая характеристика хозяйства

Одним из основных показателей, характеризующих деятельность сельскохозяйственного предприятия, является объем производства сельскохозяйственной продукции. От его величины зависит объем реализованной продукции, а, значит, и степень удовлетворения потребности населения в продуктах питания. У УО СПК «Путришки» имеются достаточно широкие возможности для успешной деятельности. Здесь есть и земельные угодья, и прочная материальная база, и квалифицированные специалисты. Теперь целесообразно будет проанализировать, насколько успешно налажена работа кооператива. Следует рассмотреть растениеводство, поскольку именно оно является кормовой базой для животноводства.

Анализ производства продукции растениеводства целесообразно начинать с изучения размера и структуры посевных площадей под культурами (табл. 2.6). Имея в собственности обширные земельные площади, важно правильно ими распорядиться, четко и грамотно определить структуру посевных площадей, чтобы избежать перепроизводства продуктов питания и, в то же время, обеспечить кормами все поголовье животных.

Среди продовольственных культур, выращиваемых в УО СПК «Путришки» наибольший удельный вес занимают зерновые (в 2008 г. – 46,1%). Площади под ними колебались на протяжении рассматриваемого периода. В 2008 г. площадь, занятая данной культурой составила 1484 га или на 3,1% больше уровня 2004 г., однако на 1,1% меньше уровня предыдущего года.

Таблица 2.6 - Размер и структура посевных площадей

Наименование культур, угодий	Годы										2008 г. в % к 2004 г.
	2004		2005		2006		2007		2008
	га	%	га	%	га	%	га	%	га	%
Зерновые и зернобобовые	1439	46,2	1520	48,2	1500	47,4	1500	46,1	1484	46,1	103,1
Сахарная свекла	210	6,7	210	6,6	210	6,7	260	8,0	270	8,4	128,6
Рапс	100	3,2	100	3,2	150	4,7	210	6,5	242	7,5	242,0
Картофель	40	1,3	15	0,5	20	0,6	20	0,6	18	0,5	45,0
Многолетние травы	324	10,4	700	22,2	737	23,3	742	22,9	692	21,5	213,6
Однолетние травы	203	6,5	83	2,6	95	3,0	73	2,2	24	0,7	11,8
Кукуруза на силос	440	14,1	442	14,0	417	13,2	334	10,3	426	13,2	96,8
Кукуруза на зерно	31	1,0	82	2,6	33	1,0	106	3,3	61	1,9	196,8
Овощи	1	0,1	1	0,1	1	0,1	1	0,1	1	0,1	100,0
Прочие культуры	326	10,5	-	-	-	-	-		3	0,1	0,9
ИТОГО ПОСЕВОВ	3114	100	3153	100	3163	100	3246	100	3221	100	103,4

Второе место по удельному весу в общей площади посевов хозяйства занимают кормовые культуры (в 2008 г. – 35,4%). Кормовые культуры представлены кукурузой на силос, на долю которой приходится 13,2%, однолетними травами – 0,7% и многолетними травами, занимающими наибольший удельный вес среди кормовых культур – 21,5%. Площадей под кормовыми культурами достаточно не только для кормления скота ими в свежем виде, но и для приготовления силоса и сенажа.

Рапс – является перспективной культурой. В УО СПК «Путришки» площади под рапсом на протяжении всего рассматриваемого периода увеличивались. Так, в 2008 г. площадь посевов рапса составила 242 га, что на 142 га или в 2,42 раза больше уровня 2004 г.

В хозяйстве изменение общей площади посевов происходило по годам неравномерно. Так, до 2007 г. общая площадь посевов увеличивалась (с 3114 га – в 2004 г. до 3246 га – в 2007 г.), а в последующем году наблюдается ее снижение. В 2008 г. общая площадь посевов составляла 3221 га, что на 3,4% больше, чем в 2004 г., однако на 0,8% меньше уровня предыдущего года.

Теперь целесообразно рассмотреть динамику урожайности сельскохозяйственных культур, поскольку именно урожайность показывает степень использования почвенного плодородия (табл. 2.7).

Таблица 2.7 - Урожайность сельскохозяйственных культур в УО СПК «Путришки», ц/га

Вид культур	Годы					2008 г. в % к 2004 г.
	2004	2005	2006	2007	2008
Зерновые и зернобобовые	61,1	59,9	47,1	50,3	68,1	111,5
Кукуруза на зерно	34,2	61,1	54,2	57,3	52,1	152,3
Сахарная свекла	586,9	580,2	593,8	650,2	546,1	93,1
Картофель	362,0	384,7	284,5	330,0	281,1	77,7
Овощи	80,0	130,0	190,0	160,0	340,0	425,0
Рапс	24,3	24,2	22,3	18,1	22,7	93,4
Многолетние травы на сено зеленую массу семена	54,5 467,7 2,8	53,2 221,0 1,3	49,4 192,0 1,4	45,0 201,0 4,4	47,5 215,0 3,8	87,2 46,0 135,7
Однолетние травы на зеленую массу семена	85,9 30,0	211,0 6,7	200,0 2,3	34,0 13,3	102,0 -	118,8 -
Кукуруза на силос	175,5	305	351,0	367,0	274,0	156,1

Как видно из таблицы 2.7, колебалась в рассматриваемый период урожайность зерновых, кукурузы на зерно, сахарной свеклы, картофеля, овощей, рапса, трав. Однако, в 2008 г. по сравнению с 2004 г. урожайность многих сельскохозяйственных культур, выращиваемых в хозяйстве, увеличилась. Исключение составляют лишь сахарная свекла, картофель, рапс и многолетние травы на сено и зеленую массу, урожайность которых в 2008 г. по сравнению с 2004 г. снизилась.

Наибольший рост урожайности за данный промежуток времени наблюдается по кукурузе на зерно (на 17,9 ц/га или на 52,3 %), кукурузе на силос (на 98,5 ц/га или на 56,1 %), овощам (на 260 ц/га или в 4,25 раза). В кооперативе постоянно внедряются перспективные сорта сельскохозяйственных культур, расширяются посевы продовольственных сортов пшеницы и других зерновых культур кормового назначения.

При анализе отрасли животноводства следует учитывать, что основными показателями, характеризующими положение хозяйства, являются поголовье скота и его продуктивность. Изменение поголовья и продуктивности животных в УО СПК «Путришки» за последние годы отражено в таблице 2.8.

Таблица 2.8 - Поголовье и продуктивность сельскохозяйственных животных в УО СПК «Путришки»

Показатели	Годы					2008 г. в % к 2004 г.
	2004	2005	2006	2007	2008
Поголовье коров, гол.	846	847	854	846	855	101,1
Среднегодовой удой молока от одной коровы, кг	4500	4943	5228	5331	5186	115,3
Крупный рогатый скот на выращивании и откорме, гол.	2085	2150	2128	2110	2202	105,6
Среднесуточный прирост живой массы крупного рогатого скота, г	621	646	672	679	687	110,6
Основное стадо племенных лошадей, гол.	17	9	7	6	-	-
Молодняк на выращивании племенных лошадей, гол.	23	23	5	1	-	-
Молодняк рабочих лошадей на выращивании, гол.	7	6	18	4	14	200,0

Поголовье сельскохозяйственных животных в период с 2004 г. по 2008 г. колебалось. Так, в 2008 г. поголовье коров составило 855 голов, что на 9 голов или на 1,1 % больше, чем в 2004 г.. Поголовье крупного рогатого скота в 2008 г. составило 2202 голов, что на 117 голов или на 5,6 % больше уровня 2004 г. В 2008 г. в хозяйстве перестали содержать поголовье основного стада племенных лошадей и молодняка на выращивании племенных. Поголовье молодняка рабочих лошадей на выращивании за исследуемый период увеличилось в 2 раза и составило 14 голов.

Продуктивность животных является важным показателем, определяющим состояние развития отрасли в любом хозяйстве. Так, в УО СПК «Путришки» стабильно увеличивался среднесуточный привес крупного рогатого скота (с 621 г – 2004 г. до 687 г – 2008 г. или 10,6 %). Среднегодовой удой молока от одной коровы увеличивался с 4500 кг – 2004 г. до 5331 кг – 2007 г. или на 18,5 %, в последующем году он снизился до уровня 5186 кг, что ниже уровня предыдущего года на 2,7 %, однако выше уровня 2004 г. на 15,3 %.

Площадь и урожайность культур, а также поголовье и продуктивность животных оказывают влияние на объем валовой и товарной продукции.

По таким видам продукции как зерно, рапс, овощи и плоды в 2008 г. по сравнению с предыдущими годами наблюдается увеличение валовой продукции. Высокий темп роста в 2008 г. прослеживается по рапсу и овощам, что связано с увеличением посевных площадей и ростом урожайности (табл. 2.9).

Таблица 2.9 - Динамика валовой продукции растениеводства и животноводства в УО СПК «Путришки», т

Вид продукции	Валовая продукция
	2004	2005	2006	2007	2008
Зерно	8791	9103	7064	7541	10110
Рапс	243	242	335	380	549
Картофель	1448	577	569	660	506
Сахарная свекла	12325	12184	12470	16906	14746
Овощи открытого грунта	8	13	19	16	34
Плоды	242	605	583	706	614
КРС на мясо	474	507	522	523	391
Молоко	3807	4187	4465	4510	4434

Обратная ситуация наблюдается по сахарной свекле и картофелю, где произошло сокращение посевных площадей и снижение урожайности.

Таблица 2.10 - Динамика товарной продукции растениеводства и животноводства в УО СПК «Путришки», т

Вид продукции	Товарная продукция
	2004	2005	2006	2007	2008
Зерно	9766	7197	6451	6904	7706
Рапс	243	246	335	380	549
Картофель	926	494	434	385	645
Сахарная свекла	12325	12184	12432	16906	14746
Овощи открытого грунта	11	6	4	5	11
Плоды	241	597	591	705	613
КРС на мясо	506	502	488	500	475
Молоко	3584	3918	4215	4200	4394

Как известно, на основе данных валовой и товарной продукции можно рассчитать уровень товарности (табл. 2.11).

Таблица 2.11 - Уровень товарности сельскохозяйственной продукции УО СПК «Путришки», %

Вид продукции	Годы					Откл. 2008 г. от 2004 г. (+,-)
	2004	2005	2006	2007	2008
Зерно	111,1	79,1	91,3	91,6	76,2	-34,9
Рапс	100,0	101,7	100,0	100,0	100,0	-
Картофель	64,0	85,6	76,3	58,3	127,5	+63,5
Сахарная свекла	100,0	100,0	99,7	100,0	100,0	-
Овощи открытого грунта	137,5	46,2	21,0	31,3	32,4	-105,1
Плоды	99,6	98,7	101,4	99,9	99,8	+0,2
КРС на мясо	106,8	99,0	93,5	95,6	121,5	+14,7
Молоко	94,1	93,6	94,4	93,1	99,1	+5,0

Так, из таблицы 2.11 видно, что в 2008 г. уровень товарности многих видов сельскохозяйственной продукции в хозяйстве увеличился по сравнению с 2004 г. Исключении составляют только зерно и овощи уровень товарности которых снизился за анализируемый промежуток времени на 34,9 и 105,1 п.п. соответственно.

УО СПК «Путришки» специализируется в молочно-мясном направлении с развитым зернопроизводством. Необходимо отметить, что в 2008 г. большой удельный вес в структуре товарной продукции принадлежит продукции растениеводства (приложение Б, рис. 2.1).

Коэффициент специализации определим по формуле:

Ксп = 100/ Σ [Удi*(2n-1)], (2.1)

где Удi- удельный вес i-го вида товарной продукции в общем ее объеме; n - порядковый номер отдельных видов продукции по их удельному весу, начиная с наибольшего.

Рисунок 2.1. Структура товарной продукции в УО СПК «Путришки» в 2008 г.

В данном хозяйстве коэффициент специализации равен:

Ксп = 100 / 27,8 * (2 * 1 – 1) + 27,5 * (2 * 2 - 1) + 14,5 * (2 *3 – 1) + 12 * (2 * 4 – 1) + 10,1 * (2 * 5 – 1) + 3,3 * (2 * 6 – 1) + 2,6 * (2 * 7 – 1) + 1,7 * (2 * 8 – 1) + 0,3 * (2 * 9 - 1) + 0,2 * (2 * 10 – 1) = 0,216

Следовательно, УО СПК «Путришки» имеет средний уровень специализации.

Насколько эффективно налажено производство того или иного вида продукции более полно отражает уровень рентабельности, в котором соотносится размер полученной прибыли и понесенных затрат (приложение В, табл. 2.12).

Таблица 2.12 - Рентабельность основных видов продукции в УО СПК «Путришки», %

Вид продукции	Годы
	2004	2005	2006	2007	2008
Зерно	40,9	3,6	6,6	5,0	18,2
Рапс	71,9	56,7	2,3	1,5	13,4
Картофель	-16,3	18,5	0,9	78,4	25,5
Сахарная свекла	73,9	28,7	39,5	19,7	14,6
Овощи открытого грунта	-84,6	-81,8	-66,7	-70,0	-75,0
Плоды	-28,9	55,5	10,1	36,9	6,9
Итого по растениеводству	37,4	11,2	12,7	13,1	15,4
КРС на мясо	-7,6	-11,3	-22,9	-23,5	-21,4
Молоко	17,7	3,7	4,9	2,8	14,3
Итого по животноводству	2,3	-4,6	-9,7	-10,4	-2,1
Всего по хозяйству	26,0	9,6	10,1	10,6	5,8

Уровень рентабельности на протяжении исследуемого периода колеблется. Это связано с тем, что закупочные цены на сельскохозяйственную продукцию практически не изменяются, в то время как цены на все средства производства колеблются.

Если рассматривать в целом отрасль растениеводства и животноводство, то можно отметить, что их производство находится на различных уровнях. Так, растениеводство является высоко рентабельной отраслью для УО СПК «Путришки», где она равняется 15,4 %, а животноводство убыточной и низко рентабельной (минус 2,1 % в 2008 г.).

Наивысший уровень рентабельности в УО СПК «Путришки» был достигнут в 2008 г. – 25,5 % по картофелю и 18,2 % - по зерну.

В целом уровень рентабельности хозяйства в 2008 году достиг 5,8 % в основном за счет отрасли растениеводства.

Одной из важнейших характеристик деятельности хозяйства является также уровень производства, который показывает, какое количество продукции или прибыли приходится на единицу размера отрасли. Уровень производства в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 2.13.

Таблица 2.13 - Уровень производства в УО СПК «Путришки»

Показатели	Годы
	2004	2005	2006	2007	2008
Приходится на 100 га сельскохозяйственных угодий:	67	69	69	67	70
- крупного рогатого скота, голов
в том числе коров	19	20	20	19	19
- молока, ц	870,6	964,7	1026,7	1025,9	1008,9
- мяса в живом весе, ц	108,4	116,8	120,0	119,0	89,0
Приходится на 100 га пашни:	2716,6	2818,3	2176,2	2341,2	3142,7
- зерна, ц
- картофеля, ц	447,5	178,6	175,3	204,9	157,3

Из таблицы 2.13 видно, что в 2008 г. наблюдается увеличение поголовья крупного рогатого скота в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий по сравнению с 2004 г. на 3 головы. При этом поголовье коров за исследуемый промежуток времени в расчете на 100 га сельхозугодий оставалось неизменным и составляло 19 голов. В 2008 г. увеличилось производство в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий молока на 138,3 ц, а мяса в живом весе, напротив, снизилось на 19,4 ц по сравнению с уровнем 2004 г. Однако по сравнению с уровнем предыдущего года в 2008 г. как производство молока, так и мяса в расчете на 100 га сельхозугодий снизилось на 17 и 30 ц соответственно. Производство на 100 га пашни зерна в 2008г. увеличилось по сравнению с уровнем 2004 г. на 426,1 ц, а картофеля, напротив, снизилось на 290,2 ц.

Таким образом, УО СПК «Путришки» – стабильно развивающееся сельскохозяйственное предприятие, имеющее потенциал для увеличения производства сельскохозяйственной продукции и повышения эффективности ее производства.

3. Состояние и пути совершенствования делопроизводства в УО СПК «Путришки»

3.1 Основные правила организации документооборота в УО СПК «Путришки»

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности УО СПК «Путришки».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства УО СПК «Путришки» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота в УО СПК «Путришки» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в УО СПК «Путришки» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления УО СПК «Путришки», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в УО СПК «Путришки».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в УО СПК «Путришки» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В УО СПК «Путришки» делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной председателя – секретарем - машинисткой, остальные виды работ рассредоточены по отделам хозяйства.

Председатель хозяйства несет полную ответственность за общее состояние делопроизводства в нем. Ответственность за организацию деятельности отдельных участков делопроизводства в хозяйстве возложена на секретаря-машинистку и ответственных исполнителей.

В УО СПК «Путришки» функцию делопроизводственного обслуживания выполняет секретарь. Основной задачей секретаря является документационное и организационное обеспечение деятельности хозяйства и его руководства.

Секретарем хозяйства выполняются следующие функции:

Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

Прием и отправка исходящих документов.

Прием документов от работников УО СПК «Путришки» для передачи на рассмотрение председателю, для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом), для копирования и размножения.

Передача работникам хозяйства документов поступивших от руководства с резолюциями, поступивших после изготовления, копирования.

Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

Обеспечение сохранности документов.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в хозяйство. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Например, в адрес УО СПК «Путришки» поступило письмо (вх. № 159/1-6 от 09.06.2009 г.) от Гродненского унитарного коммунального производственного предприятия «Горсвет» с информацией об имеющейся задолженности по оплате за выполненные в марте 2009 г. электромонтажные работы на сумму 595 552 рубля. Хозяйству было предложено в срок не позднее 10.06.2009 г. перечислить претензионную сумму. В случае не погашения задолженности в указанный срок Гродненское УКПП «Горсвет» информирует о своем обращении в суд (приложение Г). На письме была наложена резолюция председателя УО СПК «Путришки» «Бухгалтерии оплатить» и, во избежание судебного разбирательства, задолженность была погашена хозяйством в установленный срок.

Еще одним примером входящего документа может служить письмо суда Ленинского района г. Гродно, где на устный запрос УО СПК «Путришки» выслана копия решения суда (приложение Д).

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из хозяйства. Большинство исходящих документов являются ответом УО СПК «Путришки» на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов хозяйства. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Например, исходящим документом от 21.08.2009 г. № 1-6/570 УО СПК «Путришки» сообщает Ленинскому отделу Департамента охраны г. Гродно об увольнении сторожа Вандаева В.Н. по ст. 42 п. 7 ТК РБ за появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии (приложение Е). Данный исходящий документ был ответом на запрос Ленинского отдела Департамента охраны г. Гродно от 14.08.2009 г. № 16/2-471.

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы УО СПК «Путришки». Данные документы используются для организации работы хозяйства, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через секретаря проходят не все внутренние документы, а только приказы председателя хозяйства. Через секретаря также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Под объемом документооборота УО СПК «Путришки» понимается количество документов, полученных и созданных хозяйством за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя количество входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки» за последние три года, была выявлена тенденция к его росту.

Таблица 3.1. – Динамика количества входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки»

Наименование документа	Годы
	2006	2007	2008
Количество внутренних документов	134	181	254
Количество входящих документов	318	539	720

Стабильное увеличение объема исходящих и внутренних документов связано, прежде всего, с расширением организационной структуры хозяйства за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов.

3.2 Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве

Документы, поступившие, в УО СПК «Путришки» начинают свой путь к исполнению с секретаря. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов.

Движение входящих документов происходит в следующей последовательности: прием и первоначальная обработка, регистрация, рассмотрение руководством, доставка документов, непосредственное исполнение или использование документов, распределение документов по тематическим комплексам. Регистрация входящей корреспонденции ведется секретарем в журнале регистрации (приложение Ж). В форме журнала записывается входящий номер, номер и дата поступившего документа, наименование организации, краткое содержание документа.

Если на конвертах есть пометка «лично», то конверты не вскрываются и отметка о поступлении ставится на конверте. В регистрационном штампе указывается дата поступления и порядковый номер документа.

При первоначальной обработке документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые. Документы могут, помимо секретаря, регистрироваться и другими подразделениями хозяйства. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, разнарядки – в технических отделах и службах материально-технического обеспечения.

Некоторые виды входящей корреспонденции не регистрируются. В эту группу входят: документы не требующие ответа (поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения и т.п.). Например, письмо Института повышения квалификации и переподготовки кадров информирующее о программе занятий по программе «Повышение квалификации ответственных за безопасную эксплуатацию потребительских электроустановок» было направлено в отдел кадров хозяйства без предварительного проставления входящего номера (приложение З).

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

Недостатком в работе с документами является то, что секретарь УО СПК «Путришки» не производит предварительное рассмотрение поступивших документов, с целью их распределения, отсеивания документов не требующих обязательного рассмотрения руководством, установления подразделения или лица, которым может быть направлен документ без резолюции председателя хозяйства. Все документы отправляются в адрес председателя УО СПК «Путришки» на рассмотрение, что вызывает «залеживание» документов, их скопление, особенно в периоды, когда председатель находитсяв командировке или не имеет времени для их рассмотрения. Документы передаются председателю в день поступления в УО СПК «Путришки».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются председателю УО СПК «Путришки». После наложения резолюции, документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Подготовка исходящих и внутренних документов начинается с составления его проекта, который затем передается секретарю для печатания.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри хозяйства (приложение И). Из приложения И, например, видно, что письмо начальнику инспекции Министерства по налогам и сборам по Гродненскому району с просьбой произвести зачет предоплаты по налогу на добавочную стоимость в уплату Единого налога для производства сельскохозяйственной продукции исполнитель согласовывает с и.о. главного бухгалтера и подписывает у председателя хозяйства. На письме проставляется номер исходящего документа и дата его регистрации в хозяйстве.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Председатель УО СПК «Путришки» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

Много времени в УО СПК «Путришки» отнимает операция согласования проекта. Процесс затягивается еще больше при наличии исправлений. Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Это происходит потому, что все исходящие документы подписывает только председатель.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается секретарю на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов" (приложение К). В форме журнала записывается исходящий номер и дата отправляемого документа, наименование организации в которую отправляется письмо, краткое содержание документа и ФИО исполнителя.

После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера номер фиксируется рукописным способом на обоих экземплярах.

Например: 24 февраля 2009 г. №1-6/134

Отправка исходящих документов осуществляется секретарем УО СПК «Путришки». Секретарь сортирует отправляемую корреспонденцию по адресам и видам почтовых отправлений, проставляет адреса на конвертах, складывает документы и кладет в конверты, заклеивает и определяет стоимость отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Порядок прохождения исходящих документов в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 3.2.

Из таблицы 3.2 видно, что перемещение документов, исходящих из хозяйства, осуществляется не по самому короткому пути, есть возвратные петли и перемещения, что замедляет их движение и нарушает принцип прямоточности.

Таблица 3.2. - Оперограмма движения исходящих документов

Исполнитель Операции	Исполнители	Отдел кадров	Руководители подразделений	Юрист	Председатель хозяйства	Секретарь
1.Составление проекта
2. Согласование
3.Внесение изменений
4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений
7. Считка
8. Визирование
9. Передача на подпись
10 Подписание
11 Передача на регистрацию
12. Регистрация
13. Отправка

- движение документов, подписываемых председателем УО СПК «Путришки»

- движение документов, подписываемых руководителями подразделений

Таблица 3.3. – Динамика количества исходящей корреспонденции УО СПК «Путришки»

Наименование документа	Годы
	2006	2007	2008
Количество исходящих документов	889	987	1080

Так, в 2008 г. в хозяйстве зарегистрировано 1080 исходящих документов, что на 21,5 % больше, чем в 2006 г.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах УО СПК «Путришки».

Внутренние документы хозяйства по формам и назначению можно разделить на три группы:

- организационные документы, которые регламентируют деятельность хозяйства (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- распорядительные документы, издаваемые председателем, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются председателем хозяйства и регистрируются в отделе кадров или в юридической службе, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения хозяйства, а в необходимых случаях