ВВЕДЕНИЕ 4

1. Характеристика комплекса задач 5

1.1. Назначение комплекса задач 5

1. 2. Полное и краткое наименование задачи 5

1.3. Цель работы 5

1.4. Подразделения пользователей информации 6

1.5. Периодичность и продолжительность решения 6

1.6. Схема документооборота 6

1.7 Наименование оборудования и программное обеспечение 8

1.8 Язык программирования для реализации проекта 9

1.9. Распределение функций между персоналом и техническими средствами 9

2. Выходная информация 11

3. Входная информация 14

4. АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ 19

4.1 Укрупненная блок-схема решения задачи 19

4.2 Структура программного обеспечения 19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28

ЛИТЕРАТУРА 29

Приложение 1. Выходные документы

Приложение 2. Входные документы

Приложение 3. Сценарий диалога

Приложение 4. Укрупненная функциональная схема алгоритма

Приложение 5. Логическая структура базы данных.

ВВЕДЕНИЕ

Целью данной курсовой работы является постановка и разработка алгоритма решения задачи «Учет основных средств для ОАО «Алеся-сервис». В процессе торгово-производственной и другой хозяйственной деятельности предприятия наряду с предметами труда используют средства труда. Средства труда (основные фонды), участвуют в процессе производства и обращения длительный период времени, сохраняя свою натурально-вещественную форму. По мере износа основных фондов соответствующая часть их стоимости переносится на вновь созданный продукт. Основные фонды, выраженные в денежной оценке, называются основными средствами. К ним относятся: здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины, оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь, скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие основные средства. Кроме того, к основным средствам относятся капитальные затраты в улучшение земель и в долгосрочно арендованные основные средства. Капитальные вложения в арендованные основные средства, выполненные арендатором, включаются в состав основных средств арендатора в сумме произведенных затрат и учитываются им как отдельный объект основных средств.

При неавтоматизированным методе весь учет ведется на активном счете 01 «Основные средства». Этот счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении собствен­ных основных средств предприятия, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданных в текущую аренду. Синтетический учет собственных основных средств на этом счете ведется по первоначальной (восстановительной) стоимости в течение всего срока их эксплуатации. По дебету счета отражаются оприходование и дооценка основных средств; по кредиту — списание выбывших и ликвидированных основных средств, их уценка. Дебетовое сальдо по счету 01 "Основные средства" показывает стоимость собственных основных средств предприятия на отчетную дату.

Как мы видим технология обработки задачи довольно трудоемкая. Возникает необходимость в ее автоматизации.

1. Характеристика комплекса задач

1.1. Назначение комплекса задач

Полное название: комплекс задач по учёту основных средств. Шифр комплекса задач: OC01.

Комплекс задач предназначен для автоматизации процесса учёта основных средств. Данный комплекс задач состоит из ряда подзадач:

1. ведение картотеки основных средств на ЭВМ, её корректировка;

2. Формирование сводной оборотной ведомости в разрезе инвентарных номеров по месту их эксплуатации (хранения) по материально-ответственным лицам;

3. учёт движения основных средств организации;

4. учет амортизационных отчислений;

5. учёт затрат на реконструкцию и модернизацию основных средств;

6. учёт драгметаллов;

7. переоценка основных средств.

Эти подзадачи тесно взаимосвязаны друг с другом. Так выходная информация первой задачи является входной для многих последующих. Например, служит для формирования сводной оборотной ведомости.

1. 2. Полное и краткое наименование задачи

Полное наименование задачи: Учет основных средств для «Алеся-сервис».

Краткое наименование: Учет ОС для ОАО Алеся-сервис».

1.3. Цель работы

Цель разработки задачи учета основных средств – сократить сроки решения задач учета движения основных средств, учета начисления амортизации, проведения переоценки, составления отчётов по им. Автоматизированное решение задачи имеет следующие преимущества:

1. быстрота, ожидается многократное увеличение скорости решения задач;

2) надежность, автоматизированное решение задачи практически исключает появления ошибок, а если они и появляются, то имеются средства для их исправления;

1.4. Подразделения пользователей информации

Результатом решения данного комплекса задач будут пользоваться бухгалтерия, гл. инженер и все материально ответственные лица организации за кем числятся ОС.

Бухгалтерия использует файла остатков на начало каждого месяца, оборотную ведомость, ведомость отчисления амортизации за месяц.

Гл. инженер и все материально ответственные лица организации за кем числятся ОС используют оборотную ведомость.

1.5. Периодичность и продолжительность решения

По периодичности весь комплекс задач можно разделить на две части. Подзадачи 1, 3, 5, 6 решаются по мере поступления входных документов. Продолжительность решения практически не занимает времени и зависит только от скорости ввода информации в систему автоматического решения. Подзадачи 2, 4, 5 решаются один раз в месяц. Общая их продолжительность составляет не более 15 минут. Подзадача 7 решается ежегодно в начале года.

1.6. Схема документооборота

Схема документооборота представлена на рисунке 1.6.1.

Поступление нового объекта происходит в следующем порядке. На основании договора купли-продажи осуществляется приобретение ОС. Затем объект поступает на склад, откуда его перевозят в структурное подразделение. Если необходим монтаж оборудования, то выписывается акт на монтаж, который передаётся инженеру по оборудованию. Затем на основании приказа руководителя организации создаётся комиссия по приемке-передаче (ликвидации) основных средств. В состав комиссии входит не менее 3-ёх человек. Председателем комиссии является инженер по оборудованию ОАО «Алеся-сервис». Комиссия осматривает объект основных средств и передают его в эксплуатацию. На основании технического паспорта и товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1) составляется «акт приема-передачи основных средств» (форма ОС-1) и подписывается членами комиссии. Затем он совместно с технической документацией подаётся на утверждению гл. инженеру, а затем – акт передается в бухгалтерию, которая на основании этих документов вводит информацию в наш комплекс задач.

Работы по модернизации ОС принимает комиссия, составляет акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма ОС-3). Он подписывается членами комиссии, гл. бухгалтером и утверждается директором. Затем вводится информация в ЭВМ.

В случае внутреннего перемещения основных средств оформляется товарно-транспортная накладная (ф. ТТН-1), которая подписывается материально-ответственными лицами сдающей и принимающей сторон. Накладная утвержденная директором организации передаётся в бухгалтерию для отражения данной операции в программе. Производится дополнение файла учёта перемещений ОС. Вводятся названия принимающего и сдающего подразделений и проставляются синтетические счета бухгалтерского учета.

При реализации или безвозмездной передаче основных средств действия аналогичны вышеуказанным.

Ликвидация ОС оформляется «актом о ликвидации основных средств» (форма ОС-4), который оформляется и подписывается комиссией. Затем он утверждается директором и поступает в бухгалтерию, где происходит списание объекта со счетов бухгалтерского учета.

Ведётся также учет драгметаллов, данные о которых поступают в комплекс задач при вводе информации о поступлении ОС.

1.7 Наименование оборудования и программное обеспечение

Спецификация комплекса технических средств приведена в таблице 1.7.1

Таблица 1.7.1. Спецификация комплекса технических средств

В качестве операционной системы может использоваться ОС Windows 98SE / XP / 2000.

В качестве системы управления базами данных выбрана СУБД PARADOX.

Разработка ПО производится в среде программирования Delphi версии 5.0, т.к. на сегодняшний день он является одним из наиболее мощных языков программирования. Delphi комбинирует несколько важных технологий:

-высокопроизводительный компилятор в машинный код

-объектно-ориентированная модель компонент

-визуальное (а, следовательно, и скоростное) построение приложений из программных прототипов

-масштабируемые средства для построения баз данных

Компилятор, встроенный в Delphi, обеспечивает высокую производительность и в настоящее время является одним из самым быстрых.

Среда Delphi включает в себя полный набор визуальных инструментов для скоростной разработки приложений, поддерживающей разработку пользовательского интерфейса и подключение к корпоративным базам данных, что очень важно для добавления новых сервисов к уже готовым сервисам.

1.8 Язык программирования для реализации проекта

Для реализации проекта выбран язык программирования Pascal так как он относительно прост, гибок и развит в отношении типов данных, поддерживает технологию объектно-ориентированного программирования, требует небольших затрат на аппаратное обеспечение, и позволит решить поставленную задачу с минимальными затратами средств и времени.

1.9. Распределение функций между персоналом и техническими средствами

К функциям персонала при решении данного комплекса задач относится:

• ввод информации о поступивших на учёт ОС, а также о их модернизации (реконструкции) или выбытии;

• ввод информации о движении ОС;

• ввод коэффициентов переоценки по шифрам;

• ввод корреспондирующих счетов

К функциям технических средств относится:

• формирование оборотной ведомости;

• формирование журнала ордера по счёту 01 «Основные средства»

• формирование файла остатков на начало каждого месяца;

• формирование ведомости отчисления амортизации ОС за месяц;

• формирование журнала ордера по счёту 02 «Амортизация»

• расчет переоценки основных средств.

2. Выходная информация

Таблица 2.1.

Выходная информация для комплекса задач учёта ОС для ОАО «Алеся-сервис»

Структура файла сводной оборотной ведомости. (FV0101.dbf)

Таблица 2.2

Структура файла ведомости амортизации. (FV0201.dbf)

Таблица 2.3

Структура файла ведомости переоценки. (FV0300.dbf)

Таблица 2.4

Структура файла учета драгметаллов dragmet.dbf). Таблица 2.5

3. Входная информация

Таблица 3.1.

Входная информация комплекса задач учёта ОС для ОАО «Алеся-сервис»

Структура файла картотеки (kartotek.dbf). Таблица 3.2

Структура файла учёта движений ОС (Dvigenie.dbf).

Таблица 3.4

Структура файла учёта изменений стоимости (izmstoim.dbf).

Таблица 3.5

Структура файла справочника «ответственные лица по подразделениям». (FS0001.dbf)

Таблица 3.6

Структура файла справочника «драгметаллы». (FS0002.dbf)

Таблица 3.7.

Структура файла справочника «коэффициенты переоценки». (FS0003.dbf)

Таблица 3.8.

4. АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ

4.1 Укрупненная блок-схема решения задачи

Укрупненная блок-схема алгоритма решения задачи приведена в приложении №4.

4.2 Структура программного обеспечения

Схема связи модулей показана на рисунке 4.2.1

Рис. 4.2.1. Связь программных модулей

Используемое программное обеспечение состоит из ряда модулей:

1. Главный МОДУЛЬ (М0) – главный модуль программы. Осуществляет взаимодействие прочих модулей программы. При первом запуске программы создает файлы базы данных Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf, izmstoim.dbf, dragmet.dbf. При каждом следующем запуске проверяет их наличие и, если они отсутствуют, выдает критическое сообщение.

2. Модуль №1 (M1) – модуль используется для ввода данных о основных средствах и их редактировании.

Входная информация:

Акт приемки-передачи ОС;

Акт о ликвидации ОС;

Товарно-транспортная накладная;

Акт о модернизации ОС;

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Файл учёта движения ОС (Dvigenie.dbf);

Файл учёта изменения стоимости ОС (Izmstoim.dbf);

Файл учёта драгметаллов (dragmet.dbf);

Файл справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf);

Файл справочника кодов драгметаллов (FS0002.dbf);

Выходная информация:

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Файл учёта движения ОС (Dvigenie.dbf);

Файл учёта изменений стоимости ОС (Izmstoim.dbf);

Файл учёта драгметаллов (Dragmet.dbf);

2.1 Ввод. Ввод информации производится только на основании «Акт приемки-передачи ОС» или первоначальном заполнении базы данных. Все файлы открываются для чтения и записи одновременно.

На экране выдаются реквизиты, которые необходимы для заполнения. Их необходимо заполнить все кроме даты выбытия. Допускается оставить незаполненными наименование завода изготовителя и год выпуска, если это невозможно установить. Если в объекте ОС присутствуют драгметаллы, то следует поставить галочку возле надписи «Наличие драгметаллов» и внести в таблицу всю требуемую информацию.

Затем после окончании ввода при сохранении информация заносится в файлы. При этом:

• для файла Kartotek.dbf предварительно рассчитывается «норма на полное восстановление» «сумма АО на полное восстановление».В поле «восстановительная стоимость» значение равное первоначальной стоимости В поле «сумма с начала амортизации» устанавливается нулевое значение. Остаточная сумма указывается равной первоначальной;

• при добавлении информации в файл Dvigenie.dbf «дата движения» указывается равной дате ввода в эксплуатацию, «номер документа» - равным номеру акта о вводе, «принимающее подразделение» - равно значению поля «Подразделение», которое расположено на форме программы при вводе данных. «Принимающее ответственное лицо» также заполняется автоматически на основании справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf). Значение «дебет счёта движения» устанавливается равным 0800. Остальные поля записи остаются пустыми;

• при добавлении информации в файл Izmstoim.dbf значения поля «номер документа» равняется номеру акта о вводе, «дата изменения стоимости» - дате ввода в эксплуатацию, «содержание записи» устанавливается равным значению “Ввод”. «Сумма» и «стоимость после изменения» равно первоначальной стоимости. Стоимость до изменения приравнивается к нулю.

• при наличии драгметаллов добавляются записи в файл Dragmet.dbf. Значения всех полей заполняются в соответствие с введёнными данными, а поле «код драгметалла» берётся из справочника FS0002.dbf.

2.2 Корректировка. Она осуществляется по инвентарному номеру и зависит от типа корректируемой информации. Если происходит корректировка данных картотеки, то открывается только файл Kartotek.dbf для чтения-записи. Реквизиты редактируются на форме курсором и затем поступают обратно в файл. При корректировке движения, изменении стоимости, данных о драгметаллах также открываются только соответствующие файлы. При изменении первоначальной стоимости или нормы амортизации пересчитывается сумма амортизации, сумма на полное восстановление, остаточная стоимость. Корректура вводится с подтверждением на сохранение.

2.3 Выбытие ОС. По инвентарному номеру находится корректируемая запись. Открываются файлы Kartotek.dbf и Dvigenie.dbf для чтения-записи. Добавляется запись в таблице, в которой указывается информация о дате движения, номере документа, проставляется кредит счёта движения. При физическом добавлении записи в файл Dvigenie.dbf автоматически проставляются «сдающее подразделение» и «сдающее материально ответственное лицо», которые равны полям «принимающего подразделения» и «принимающего ответственного лица» на дату предыдущего движения данного объекта. В файл Kartotek.dbf заносим в запись соответствующую инвентарному номеру объекта в поле «дата выбытия» приравнивается «дате документа»

2.4. Внутреннее перемещение. Открывается файл Dvigenie.dbf. По инвентарному номеру находится необходимая запись. Затем указывается дата движения, номер документа, сдающее и принимающее подразделения. При записи в файл также автоматически проставляются дебет и кредит счетов равными 0100 и в соответствие со справочником материально ответственных лиц по подразделениям проставляются сдающее и принимающее материально-ответственное лицо.

2.5. Модернизация. Данные о ней вводятся следующим образом: открывается файл Izmstoim.dbf и находится по инвентарному номеру объекта запись с последней датой изменения его стоимости. Затем формируется новая запись. В поле «содержание операции» проставляется “модернизация”. Указывается дата модернизации и её сумма. При записи в файл также автоматически генерируются «стоимость до изменения» и «стоимость после изменения» равные соответственно «стоимости после изменения» на предыдущую дату движения и «стоимости после изменения» на предыдущую дату движения + сумма изменений на дату вводимой модернизации.

2.6. Удаление ликвидированных основных средств из базы данных. Удаление выполняется раз в год или по решению бухгалтера ведущего ОС.

При этом производится физическое удаление записей из файлов Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf, Izmstoim.dbf, Dragmet.dbf по инвентарным номерам для которых с момента даты выбытия прошло не менее 10 лет.

3. Модуль №2 (М2) – модуль для формирования файла сводной оборотной ведомости.

Входная информация:

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Файл учёта движения ОС (Dvigenie.dbf);

Файл справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf);

Выходная информация:

Файл оборотной ведомости FV0101.dbf

При вызове программного модуля М2 доступным для работы становятся файлы накоплений Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf, а также создается файл оборотной ведомости FV0101.dbf. Формируется данный файл следующим образом:

1. открывается для чтения файлы FS0001.dbf, FS0002.dbf, Kartotek.dbf, Dvigenie.dbf

2. берется подразделение из справочника материально-ответственных лиц по подразделениям по алфавиту. Если все подразделения взяты, то закрываем файл FV0101.dbf

3. ищется в файле Dvigenie.dbf запись, для которой «принимающее подразделение» равно взятому в п.2, на дату последнего движения по инвентарному номеру. Если такое подразделение найдено то переходим к пункту 4, иначе к пункту 6.

4. в соответствие с инвентарным номером в файле Kartotek.dbf, находится наименование объекта ОС.

5. формируется запись файла FV0101.dbf. для которой «инвентарный номер» равен номеру найденному в п.3., «наименование» равно найденному в п.4., «подразделение» равно выбранному в п. 2., «сальдо на начало месяца» равно 0. Если «сдающее подразделение» = пустой строке то «Дебет счёта 01» приравниваем к нулю, а «Дебет счёта 08» = восстановительной стоимости объекта. Иначе наоборот. Значения полей «кредит счёта 01», «кредит счёта 02», «кредит счёта 91», «кредит счёта 92» = 0. «Сальдо на конец месяца» = «Сальдо на начало месяца»+сумма по дебетам счетов – сумма по кредитам счетов. Сформированная запись добавляется в файл.

6. ищется в файле Dvigenie.dbf запись, для которой «сдающее подразделение» равно взятому в п.2, на дату последнего движения по инвентарному номеру. Если такое подразделение найдено то переходим к пункту 7, иначе к пункту 2

7. в соответствие с инвентарным номером в файле Kartotek.dbf, находится наименование объекта ОС.

8. формируется запись файла FV0101.dbf. для которой «инвентарный номер» равен номеру найденному в п.6., «наименование» равно найденному в п. 7, «подразделение» равно выбранному в п. 2., «сальдо на начало месяца» равно восстановительной стоимости объекта. Если «принимающее подразделение» = пустой строке то «Кредит счёта 01» =0; «Кредит счёта 02» = «Сумма амортизационных отчислений» для данного инвентарного номера. Если «Кредит счета» в записи найденной в п.6 =9100,то «Кредит счёта 91» = «сальдо на начало месяца»-«Сумма амортизационных отчислений», а «Кредит счёта 92» =0; Если «Кредит счета» в записи найденной в п.6 =9200,то «Кредит счёта 91» = 0, а «Кредит счёта 92» =«сальдо на начало месяца»-«Сумма амортизационных отчислений». Если «сдающее подразделение <> пустой строке, то «Кредит счёта 01» = восстановительной стоимости объекта. А все остальные равны нулю. «Сальдо на конец месяца» = «Сальдо на начало месяца»+сумма по дебетам счетов – сумма по кредитам счетов. Сформированная запись добавляется в файл.

4. Модуль №3 (М3) – модуль для формирования файла амортизационной ведомости.

Входная информация:

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Выходная информация:

Файл амортизационной ведомости FV0201.dbf

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

При вызове программного модуля М3 доступным для работы становятся файл Kartotek.dbf, а также создается файл амортизационной ведомости FV0201.dbf. Формируется данный файл следующим образом: Для каждого объекта заносятся в файл FV0201. dbf из Kartotek.dbf его «инвентарный номер», «наименование объекта», «восстановительная стоимость», «норма амортизации за месяц» рассчитывается по значению поля «норма на полное восстановление» / 12, а «начислено АО на начало месяца» = «Сумма АО с начала эксплуатации». Если месяц ввода в эксплуатацию <> месяцу начисления амортизации или остаточная стоимость <>0 или дата выбытия меньше текущей, то «Начислено» рассчитывается как «Восстановительная стоимость»*«норма амортизации за месяц». Иначе равно нулю. В зависимости от счета отнесения затрат найденное значение присваивается одному из полей «Кредит счёта23», «Кредит счёта26» или «Кредит счёта44». Значение поля «начислено на начало следующего месяца» = «начислено АО на начало месяца»+«начислено». Сформированная запись заносится в файл FV0201.dbf. Одновременно с этим в файле kartotek.dbf «Сумма АО с начала эксплуатации» = «начислено на начало следующего месяца», а «остаточная стоимость» = «Восстановительная стоимость»- «начислено на начало следующего месяца».

5. Модуль №4 (М4) – модуль для формирования файла ведомости переоценки.

Входная информация:

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

Выходная информация:

Файл ведомости переоценки FV0300.dbf

Файл картотеки (Kartotek.dbf);

При вызове программного модуля М4 доступным для работы становятся файл накоплений Kartotek.dbf, а также создается файл ведомости переоценки FV0300.dbf. Файл открывается для чтения и записи одновременно.

Формируется файл FV0301.dbf следующим образом: создается новая запись, состоящую из полей «инвентарный номер», «код нормы амортизации», «коэффициент переоценки», «восстановительная стоимость до переоценки», «восстановительная стоимость после переоценки» «начислено амортизации до переоценки», «процент амортизации», , «начислено амортизации после переоценки». Поля 1,2,4,5 переносятся из файла картотеки kartotek.dbf напрямую из соответствующих полей. Коэффициент переоценки берётся из справочника FS0300.dbf в зависимости от кода группы амортизации (шифра) и даты ввода. Если объект числился на учете по состоянию на 1.01. предыдущего года, то для его берётся коэффициент из поля таблицы «Коэффициент на ОС числившееся на начало года» для данного кода группы. Если объект поступил в течение года, то для него берется коэффициент соответствующий месяцу ввода. Например если объект был введён в марте, то для него будет установлен коэффициент из поля «Коэффициент при вводе в марте» для данного кода группы. Значение поля «удельный вес амортизации в восстановительной стоимости» рассчитывается по формуле «начислено амортизации до переоценки»/ «восстановительная стоимость до переоценки». «Восстановительная стоимость после переоценки» равна произведению «восстановительной стоимости до переоценки» на «коэффициент переоценки». «Сумма амортизации после переоценки» равна «восстановительной стоимости после переоценки» умноженной на «процент амортизации». Сформированная запись заносится в файл FV0300.dbf и одновременно в файле kartotek.dbf обновляются поля «восстановительная стоимость», «Сумма АО с начала эксплуатации» и «остаточная стоимость». В файле Izmstoim.dbf на дату 01.01. года переоценки для инвентарного номера делается запись о переоценке и новой восстановительной стоимости.

6. Модуль №5 (М5) – модуль для ведения справочников.

Входная информация:

Файл справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf);

Файл справочника кодов драгметаллов ((FS0002.dbf);

Файл справочника коэффициентов переоценки ((FS0003.dbf);

Выходная информация:

Файл справочника материально ответственных лиц по подразделениям (FS0001.dbf);

Файл справочника кодов драгметаллов ((FS0002.dbf);

Файл справочника коэффициентов переоценки ((FS0003.dbf);

Этот модуль может быть вызван в любом месте программы. Модуль который работает в данный момент посылает запрос в главный модуль, который в свою очередь и вызывает модуль ведения справочников. На то время которое он работает все другие модули блокируются для