Анализ нормативно-правовой и документационной базы делопроизводства на примере ООО "Фудзияма"
Юридический адрес Общества: 420111, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Левобулачная,28, ресторан «Фудзияма».
Имущество образуется за счет вкладов в уставной капитал, а также за счет иных источников, предусмотренных действующим законодательством.
ООО «Фудзияма» осуществляет учет результатов работ, ведет оперативный, бухгалтерский и статистический учет по нормам, действующим в Российской Федерации.
Исполнительным органом является директор, избранный общим собранием, он же осуществляет организацию документооборота. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников организации, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками организации.
Трудовые отношения работников ООО «Фудзияма» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.
Общество имеет свои штампы и бланки со своим фирменным наименование, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность, а также социальное развитие коллектива. Основу планов составляют договора, заключаемые с потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов.
Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым самостоятельно.22
2.2 Состав организационно–правовых документов
ООО «Фудзияма»
Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Такая системная классификация документированной информации, базирующейся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации.
В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой деятельности в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141 – 98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».
В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа:
- функциональные
- корпоративные.
Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.23
К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:
- организационно- распорядительной документации;
- система плановой документации;
- первичная учетная документация;
- отчетно-статистическая;
- документация по труду;
- система бухгалтерской документации;
- система финансовой и расчетно-денежной документации и др.24
Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере деятельности. Сюда относят совокупности документов, образующихся в процессе жизнедеятельности отдельного лица.
Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным
системам. Иначе говоря, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.25
Как и в деятельности любой организации в ООО «Фудзияма» создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и сотрудников их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.
К организационным документам относятся: учредительный договор, устав ООО «Фудзияма», штатное расписание, должностные инструкции работникам, договора.
Организационно – правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательны для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.
На первом этапе создания общества учредители разрабатывают учредительные документы общества. На первом (учредительном) собрании участники общества утверждают учредительные документы. Для учреждения общества учредители заключают учредительный договор, в котором обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Положение о порядке государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности26 в пп. "в" п. 3 указывает, что договор учредителей должен содержать сведения о наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей, их местонахождении (местожительстве), государственной регистрации (для юридических лиц) или личности (паспортные данные - для физических лиц).
Учредительный договор, заключенный учредителями в соответствии с Законом об обществах, определяет правовое положение общества, с одной стороны, а с другой – содержит в себе черты договора о совместной деятельности по созданию юридического лица. П. 1 ст. 12 Закона об обществах предусматривает, что в учредительном договоре участники определяют порядок ведения совместной деятельности по созданию общества. В ст. 89 ГК, посвященной учредительным документам общества с ограниченной ответственностью, не определяются сведения, которые должен содержать учредительный договор, а лишь дается общий перечень информации, обязательной для учредительных документов, однако п. 2 ст. 52 ГК установлены положения, которые должны быть туда включены. Учредительный договор заключен в простой письменной форме путем составления одного документа согласно п. 1 ст. 89 ГК. Стороны могут предусмотреть его нотариальное удостоверение, хотя закон их не обязывает это делать. Как любой другой договор, учредительный договор отвечает всем требованиям, предъявляемым законодательством к договорам и сделкам с учетом его особенностей как учредительного договора (см. Приложение 1).
В учредительном договоре отражены следующие положения:
- состав учредителей (участников) общества;
- размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества;
- размер и состав вкладов, порядок и сроки, их внесения в уставный капитал общества при его учреждении;
- цели и виды деятельности;
- ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
- условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;
- состав органов общества;
- порядок выхода из общества его участников.
Вторым учредительным документом ООО «Фудзияма» является устав (см. Приложение 2). Согласно ст. 52, 89 ГК и ст. 11 Закона об ООО, устав общества утверждается его учредителями, причем единогласно (п. 1 ст. 11 Закона) на общем собрании. П. 2 ст. 12 Закона об ООО устанавливаются те положения, которые должны содержаться в уставе общества. Они частично совпадают с положениями учредительного договора и имеют основополагающее значение в регулировании деятельности общества и его взаимоотношений с участниками. Этот обязательный минимум сведений в уставе может дополняться любыми положениями, не противоречащими законодательству. Сведения, которые могут содержаться в уставе общества, предусматриваются рядом статей Закона, и включение их в устав оставлено на усмотрение участников. Например, согласно ст. 15 Закона положения Устава вправе исключить определенные виды имущества, которым участники могут вносить вклад в уставный капитал общества. Значительное число диспозитивных статей Закона позволяет участникам существенно дополнить устав теми или иными сведениями и положениями. При этом единственное требование к ним – непротиворечие Закону об обществах и иным федеральным законам.
В уставе ООО «Фудзияма» включены сведения:
- полное и сокращенное фирменное наименование общества;
- место нахождение общества;
- цели и виды деятельности общества;
- состав и компетенции органов общества, в том числе вопросы, составляющие исключительную компетенцию общего собрания участников общества, порядок принятия органами общества решений, включающих решения, принимаемые единогласно или квалифицированным большинством голосов;
- размер уставного капитала общества;
- размер и номинальная стоимость доли каждого участника общества;
- права и обязанности участников общества;
- порядок и последствия выхода из общества его участника;
- порядок перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
- порядок хранения документов общества и порядок предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;
- реорганизация и ликвидация, а также проведение аудиторской проверки общества.
Устав общества также может содержать иные положения, не противоречащие Закону об обществах и иным федеральным законам.
Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают вид документа (УСТАВ), организационно – правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа). На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава.
Штатное расписание – как правовой акт, устанавливает штатную численность организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстатом от 06.04.2001 г. № 26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации), но в ООО «Фудзияма» штатное расписание составлено в произвольной форме, на листе формата А4 , где указано только фамилия, имя и отчество, должность и оклад сотрудников (см. Приложение 3). Штатное расписание разрабатывается и действует в течение одного календарного года.
В штатном расписании должны фиксироваться следующие сведения:
- структурное подразделение (наименование и код);
- профессия (должность);
- количество штатных единиц;
- оклад (тарифная ставка);
- надбавки;
- месячный фонд заработной платы;
- примечания.
Штатное расписание визируется руководителем, утверждается приказом. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Должностная инструкция в ООО «Фудзияма» является правовым актом, издаваемый в целях регламентации организационно–правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы (см. Приложение 4).
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они отражают весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.
Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г. (изм. от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.).
Должностная инструкция подписывается и утверждается руководителем организации.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: с инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции состоит из разделов:
1) общие положения;
2) должностные обязанности;
3) права;
4) ответственность;
Раздел «взаимоотношения» не предусмотрен, где указываются от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись27.
Договор как правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения деятельности организации, выступает не только в виде учредительного договора, но и в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между организацией и гражданами и другими организациями. Договора составляются при документировании сделок купли – продажи, оформления отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределение прибыли (см. Приложение 5). Отношения работника и работодателя также закрепляется в договоре.
Содержание договора, как правило, включает: наименование организаций, заключающих договор, ссылку на их учредительные документы, фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон, сведения об обязательствах сторон, условия и формы расчета, санкции при нарушении и невыполнения в срок обязательств, срок действия договора.
Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который полно, четко, однозначно регламентирует взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.
К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указание на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.28
2.3 Назначение и состав распорядительных документов в ООО «Фудзияма»
Основное назначение распорядительных документов в ООО «Фудзияма» – регулирование и координация деятельности, позволяющие организации достигнуть поставленных целей и получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к работникам.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений организаций;
- необходимость осуществления собственной исполнительно – распорядительной деятельности, вытекающей из функции и задач организации.
Виды распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются ее учредительным документом – уставом.
В состав распорядительных документов входят распоряжения, решения, приказы и указание.
Распорядительные акты издаются по инициативе руководителя в пределах его полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе исполнения задач, возложенных на организацию.
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
- изучение управленческого вопроса;
- подготовка проекта распорядительного документа;
- согласование документа;
- подписание документа.
Приказ издается в ООО «Фудзияма» единолично руководителем предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов его деятельности.
Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Приказы, издаваемые в организации, не противоречат Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным обязательствам Российской Федерации, Уставу организации, ранее изданным приказам организации.
Приказы по основной деятельности издаются:
- во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
- в целях осуществления собственной исполнительно – распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально – техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.
При оформлении приказов используются следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (см. Приложение 6)
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В качестве обоснования действий может выступать:
- ссылка на нормативный акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.29
А приказы (распоряжения) о принятии на работу, увольнения, переводе на другую работу, предоставление отпуска работникам составляются с помощью унифицированных форм №Т-1, №Т-8, №Т-5, №Т-6.
Распоряжение издается руководителем ООО «Фудзияма», действующим единолично. Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается после слов «предлагаю» или «обязываю».30
В организации протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат общего собрания участников (см. Приложение 7).
Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, места для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту.
Текст протокола включает вводную и основную части.
В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя заседания.
Повестка дня включается вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «слушали», «выступили», «постановили» («решили»), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.
В части «слушали» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.
В части «выступили» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.
Допускается и сокращенный вариант протокола. Так в протоколе об общем собрании участников ООО «Фудзияма» содержится только две части: повестка дня и слово «постановили»
В части «постановили» («решили») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.31
2.4 Состав информационно – справочных документов организации
документационная база делопроизводство
Процесс принятия управленческих решений в ООО «Фудзияма» основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно – информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно – правовым и распорядительным документам. Справочно – информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю организации.
Акты составляются в организации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояние техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации и т.д. (см. Приложение 8).
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (акт), дата, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Недостатком в оформлении акта является отсутствие регистрационного номера документа.
При составлении актов ревизии и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
Докладная записка адресуется руководителю организации, содержащая обстоятельное изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка предоставляется руководителю организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством (см. Приложение 9).
Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
В оформлении докладных записок в ООО «Фудзияма» прослеживаются отсутствие многих реквизитов, а в частности, наименование структурного подразделения, номера, заголовка к тексту и неправильное расположение даты.
Служебная записка составляется по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя (см. Приложение 10).
Служебные записки составляются по вопросам материально – технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
В оформлении служебной записки в организации допущены те же ошибки, что и в оформлении докладных записок, т.к. расположение реквизитов у них одинаковы.
Объяснительная записка объясняет причины какого – либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и предоставляемый вышестоящему должностному лицу (см. Приложение 11).
Объяснительные записки, как правило, составляются в случае нарушения трудовой дисциплины, служебных нарушений, вызванных неправильными действиями или поведением какого – либо из работников организации.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.32
Объяснительные в ООО «Фудзияма» составляются также в произвольной форме, как и докладные и служебные записки.
Справки в организации содержат описания и подтверждения тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического (личного) или служебного характера (см. Приложение 12).
Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также применяются для представления руководителю организации по его указанию.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4. В расположении и составе реквизитов выявлено несоответствие требованиям в оформлении справок, а именно, отсутствие наименование структурного подразделения организации, заголовка к тексту.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять из одной (второй) части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющие собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.33
Письма в ООО «Фудзияма» являются самым распространенным способом обмена информацией, который объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов организации и имеют множество разновидностей: инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, письма-извещения, письма-просьбы, письма-подтверждения и т.д. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. На бланке письма указываются наименование вышестоящей организации, данной организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП), почтовый и телеграфный адреса организации, номер счета в банке, справочный телефон.
В гарантийных письмах обычно проставляется две подписи: руководителя и бухгалтера, но в ООО «Фудзияма» подпись руководителя не проставлен и отсутствует заголовок к тексту (см. Приложение 13).
Письмо – сообщение в ООО «Фудзияма» составлено с помощью унифицированной Формы № С-09-1 (см. Приложение 14).
Письмо посвящается одному вопросу, что упрощает операции по обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда и вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения.
Право подписи служебных писем устанавливается внутренними документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю.
Письма пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
Документы могут также передаваться по каналам электросвязи. К таким документам можно отнести телеграмму, телефонограмму и факсограмму (факс).
Телеграмма в ООО «Фудзияма» используют в тех случаях, когда необходима более быстрая доставка документа получателю. Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, письмо-телеграмма, с оплаченным ответом.
Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный номер, фамилия должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.
Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Текст заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом.
Телефонограммы в ООО «Фудзияма» передаются устно по каналам телефонной связи и записываются от руки. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и тому подобных случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Реквизитами телефонограммы являются: название организации – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации – получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должностного лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и подпись.
Факсограмма (факс) получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (см. Приложение 15,16). В отличие от телеграммы эта связь позволяет получать изображения отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является практически копией переданного документа, поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.
Исходящий факс оформляют в одном экземпляре с соблюдением всех необходимых требований, после передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, - указание отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.34
Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО «Фудзияма» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав организации, в котором закреплены все основные моменты организации (основные виды деятельности, цели и задачи организации). Также необходимо отметить о наличии информационно – справочных документов, которые играют немаловажную роль в деятельности ООО «Фудзияма», не считая недостатки в оформлении документов, которые, я считаю, можно исправить, если в организации создать службу делопроизводства.
Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения ООО «Фудзияма»
3.1 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Одним из основополагающих нормативных документов в области создания и оформления документов является всем известный стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот стандарт можно рассматривать практически как настольный справочник любого составляющего и оформляющего документы, так как он содержит основополагающую информацию о реквизитах документов и их расположении. Работники служб ДОУ получили еще один стандарт - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Этот стандарт, подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела ВНИИДАД, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст. Стандарт подготовлен на основе международного стандарта ИСО 15489-1:2001 "Информация и документация. Управление записями. Общие положения" 35
Этот стандарт регулирует процессы управления документами как в государственных, так и в коммерческих и общественных организациях как внутреннего, так и внешнего пользования (например, исходящие документы).
Как и все стандарты, в соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (ред. от 1 мая 2007 г.) стандартизация осуществляется в соответствии с принципами добровольного применения стандартов (ст. 12), то есть ГОСТ не имеет обязательного характера. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, порядку включения в них документов и обеспечения соответствия документов установленным характеристикам.
Особую актуальность стандарту придает массовое внедрение в последние годы систем автоматизации делопроизводства, так как стандарт применим как к традиционным бумажным, так и к современным автоматизированным технологиям.
Стандарт распространяется на управление документами всех форматов и на всех носителях, создаваемыми или получаемыми организациями всех форм собственности в процессе их деятельности, содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций.
Сегодня все больше организаций проходят сертификацию на соответствие международным стандартам ISO:9000. В ходе подготовки управленческих бизнес-процессов к сертификации будут особо актуальны положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по управлению документами, так как управление документацией в стандарте рассматривается как часть системы управления качеством, базирующейся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 1400136. Также ГОСТ содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, которые будут необходимы всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота.
Стандарт предназначен как для специалистов в области ДОУ, так и для руководителей организаций и всех сотрудников, работающих с документами.
Очень важный раздел ГОСТ - термины и определения. В нем даны определения: архивный орган; архивное учреждение; система управления документами; документ; доступ; индексирование; классификация; конвертирование; контроль; контроль действий; метаданные; миграция; обеспечение сохранности; отбор и передача; перемещение (в отношении места хранения); передача (в отношении способа хранения); отчетность; регистрация; уничтожение; управление документами.
Особенно важны такие определения, как документ - "зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности", регистрация - "присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему".
Наличие определения "документ" особенно важно, так как в новый Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ), заменивший старый Закон "Об информации, информатизации и защите информации" (от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ), это понятие не вошло, и приходилось ориентироваться только на старый ГОСТ 1998 г. (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"), дававший определение: "документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Таким образом, мы видим, что новое определение шире старого.
Стандарт также вводит такие термины, как "конвертирование" и "миграция", ставшие актуальными ввиду широкого распространения документов на машинных носителях.
Кроме терминов и определений, стандарт включает несколько основных разделов:
- "Преимущества управления документами";
- "Нормативная среда";
- "Политика управления документами и ответственность";
- "Требования к управлению документами";
- "Проектирование и внедрение системы управления документами";
- "Процессы управления документами и контроль";
- "Мониторинг и аудит";
- "Обучение".
Раздел "Преимущества управления документами" содержит общие положения: что включает в себя понятие "управление документами в организации", каковы преимущества системного подхода к управлению документами, значение документов для любой организации.
Раздел "Нормативная среда" дает список нормативных документов, которым должны соответствовать нормативные документы организации. Это то, что обычно называется "папкой по законодательству", которая должна быть в каждой службе ДОУ. ГОСТ относит сюда не только то, что обычно мы привыкли относить к нормативной базе: законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации; стандарты, относящиеся к практической деятельности, но и такие, редко встречающиеся в нашей стране документы, как правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт; добровольно применяемые этические кодексы и нормы; идентифицируемые социальные ожидания (потребности), касающиеся адекватного поведения в специфической отрасли или организации.
Раздел 6 ГОСТ "Политика управления документами и ответственность" содержит общие положения в области постановки работы с документами в организации: необходимость утверждения правил работы с документами руководством организации, доведения их до всех сотрудников, определения ответственности за их соблюдение, регулярный пересмотр с учетом изменения управленческих процессов. Подраздел 6.3 "Ответственность" предполагает четкое распределение ответственности между всеми сотрудниками, работающими с документами: "управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности" - и закрепление ответственности в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах (инструкции по делопроизводству и т.п.).
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предполагает распределение ответственности:
"1) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и