Документы делового общения
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если документы-приложения не названы в тексте, то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляров.
Например:
Приложение:
1 Договор о разработке научно-технической продукции от 19.02.04 на 2 л. в 1 экз.
2 Акт сдачи-приёмки научно-технической продукции по договору от 19.03.04 № 2 на 1 л. в 3-х экз.
Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через 1 межстрочный интервал.
Муниципальное предприятие
при Правительстве Москвы
«Экспресс-реклама»
Заместителю председателя
Московской регистрационной
палаты
Докладная записка
Г-ну Мазкову В.В.
19.03.04 № 14
Москва
Об утверждении формы
паспорта регистрации
вывесок торговых предприятий
Во исполнение распоряжения Правительства Москвы от 20.02.04 № 136-р «О приведении в порядок вывесок и витрин торговых предприятий в г. Москве» нами разработана автоматизированная система регистрации вывесок.
Для внедрения системы с 01.04.04 прошу Вас утвердить единую машиноориентированную форму «Паспорт регистрации вывески торгового предприятия в г. Москве».
Приложение: на 1 л. в 5 экз.
Генеральный директор (личная подпись)
И.А.Истрин
Северный административный округ
г. Москвы
Общество с ограниченной
Ответственностью
«Продовольственный магазин
№ 35 «Наташа»
Начальнику Отдела
Госинспекции цен
Префектуры Северного
административного
округа г. Москвы
г-ну Костикову Л.П.
Объяснительная записка
19.03.04 № 17
Москва
О размере торговой надбавки
Ассортиментный перечень продовольственных товаров, которые магазин будет реализовывать по социально низким ценам в подарочных наборах к Празднику 9 мая, был утверждён Управлением потребительского рынка 01 марта 2004 г.
В пунктах 6. «Сахар» и 7. «Кондитерские изделия» при расчёте розничной цены процент торговой надбавки нашего магазина составил 10%, что полностью соответствует распоряжению Правительства Москвы от 14.01.04 № 56-р.
Генеральный директор (личная подпись)
Г.Д.Андреева
Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.
Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:
Наименование структурного подразделения – автора; название вида документа; дата; регистрационный номер (только в случае необходимости); заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.
Наименование структурного подразделения – автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля.
Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также от границы левого поля.
Дата является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (19.03.04).
Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.
Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя.
Например:
Начальнику транспортного
отдела
Трофимову О.Ф.
При адресовании первому руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращённо:
Ректору ВАВТ
Шорину А.Б.
Заголовок к тексту располагается через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера в верхнем левом углу.
Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.
Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок также похожи.
Внутренняя докладная записка также стоит, как правило, из двух логических смысловых частей.
В зависимости от цели создания докладной записки её текст может представлять собой только предложение автора.
В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определённого поведения, совершённых действий, поступков и нарушений, а во второй – объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда – ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Например:
«10 марта 2004 г. я опоздал на работу на 30 минут, т. к. в метро был нарушен график движения и поезд простоял в тоннеле перед станцией «Университет» с 8.30 до 8.50».
Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.
Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего докладную записку, личной подписи и её расшифровки.
Аналитическая лаборатория
Директору хлебозавода «Нива»
Докладная записка
Горбуновой В.П.
10.03.04
Лаборатория не может качественно осуществлять входной контроль поступающего вспомогательного материала и муки, т. к. лабораторная печь и лабораторная тестомесильная машина давно не работают.
Прошу дать указание отделу материально-технического снабжения срочно закупить необходимое оборудование.
Приложение: заявка на приобретение оборудования на 1 л. в 1 экз.
Заведующий лабораторией (личная подпись)
И.И. Истомина
Научно-исследовательский
отдел автоматики
Заместителю директора
Политехнического музея
Объяснительная записка
Хитрову И.Н.
10.03.04
08 марта 2004 г. в зале № 8 посетителями был сломан макет промышленного робота ПР-222, инвентарный № 71547.
Поломка была совершена в моё отсутствие, т. к. с 05 марта я замещаю на 0.5 ставки музейного смотрителя отдела космонавтики и обхожу закреплённые за мной залы по специальному графику.
Музейный смотритель (личная подпись)
Н.П. Ковалёва
Московский Экономико-Финансовый Институт
Курсовая работа по предмету
«Деловое общение»
Документы делового общения
Выполнил студент группы:
7МТ-331-ВЧ-С
Воротников В. В.
Проверила:
Труфанова И. В.
Москва 2004
Содержание
ЗАО "Статус"
ПОТОКОЛ
12.07.99 N 4
Рязань
общего собрания
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ - ......
СЕКРЕТАРЬ - .....
ПРИСУТСТВОВАЛИ: .......
ПРИГЛАШЁННЫЕ: .......
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об организации летнего отдыха сотрудников
2. О переходе на новую систему премирования
1. СЛУШАЛИ:
......
ВЫСТУПИЛИ:
Грачёв И.И. .......
Каршин А.И. .......
Лан О.Б. .......
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Подготовить документы для организации семейных туров по нашей стране и за рубежом до 21.07.99
2. СЛУШАЛИ:
.......
ВЫСТУПИЛИ:
Словин Н.Н. .......
Шмелёв А.В. .......
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Перейти на новую систему премирования с 01.08.99
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ < > ............
СЕКРЕТАРЬ < > ............
В дело 13-10
18.07.99 < >
Литература
1) Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.
2) Кузнецова Т.В. Делопроизводство – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.
Служебные письма
Письмо – самый распространённый способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).
Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-уведомления и т.д.
Письмом выражают поздравление пожелание, приветствие в торжественных случаях. Письма направляются в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документов бланке формата А4 (210х297 мм); если текст не превышает семи строк возможно использования формата А5 (148х210 мм).
Бланк письма включает название вышестоящей организации, полное и сокращённое название данной организации, код организации по ОКПО. Далее размещают почтовый и телеграфный адреса, номера справочного телефона, факса. Эти реквизиты представляют собой блок справочной информации об организации – авторе документа, поэтому они могут быть дополнены номером счёта в банке, адресом электронной почты и другими сведениями.
В бланке предусмотрено место для проставления номера и даты письма (при его регистрации), а также номера и даты входящего письма, место для заголовка тексту и для адресата. Инициативные письма организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать, кроме того, ёще ссылку на номер и дату того письма, на которое отвечают.
Письма могут быть составлены на так называемых областных бланках, где после названия организации указывается должность руководителя.
Датой документа является датой его подписания. Установлены три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом – две пары арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц; четыре арабских цифры – год.
Например: 01.03.04.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Например: 1 марта 2004 г.
Возможно оформление даты в следующей последовательности расположение цифр: год, месяц, день месяца.
Например: 2004.03.01
Этот способ оформления даты закреплён в стандарты ISO (Международной организации по стандартизации).
Существуют несколько способов адресования. При направлении писем в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту не известно. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляются следующим образом:
Министерство труда РФ
При направлении писем конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
Например:
Министерство высшего
и профессионального образования РФ
Управление делами
Заместителю начальника
Ялимову Н.П.
При адресовании документа физическому лицу в реквизите «адресат» вначале указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес указывается на документе в соответствии с действующими почтовыми правилами.
Например:
П.Р.Кореву
ул. Парковая, д.17, кв.34
Иваново, 153043
Письма не должны содержать более четырёх адресов. Слово «копия» перед вторым и следующими адресатами не проставляются.
Почтовый адрес может указываться только на конверте.
Заголовок к тексту составляется во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если письмо (как и все другие информационные документы) подготовлены на формате А5, то заголовок можно опустить. Заголовок должен в краткой форме выражать основное содержание документа. Наличие заголовка помогает быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении.
Заголовок должен быть кратким точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа.
Например:
Докладная записка (о чём?) об изменении штатного расписания.
Письмо (о чём?) об условиях найма на работу иностранной рабочей силы.
Справка (о чём?) о подготовке отчёта.
Подпись. Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.) т.к. письма оформляют на бланке, то в реквизит «подпись» входит наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия.
Например:
Генеральный директор
личная подпись
А.Д.Лукьянов
Письма, содержащие финансовые обязательства, подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
Например:
Генеральный директор
Генеральный бухгалтер
личная подпись
личная подпись
А.Д.Лукьянов
Л.Д.Жукова
Не допустимо оформление подписи с исправлениями.
Оформление писем (так же, как и внешних и внутренних докладных) часто предусматривает визирование. Виза подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с проектом документа.
При визировании документа кроме личной подписи указывают её расшифровку и дату, а при необходимости в состав визы включают также наименование должности. Второй вариант оформления визы является более рациональным, т.к. это повышает культуру оформления документа, его внешний вид. Кроме того, это облегчает работу с документом в процессе его создания специалистами аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службы – при контроле качества подготовки документа и его оформления руководителя – при его подписании.
Например:
Начальник юридического отдела
личная подпись
М.Л.Левкин
05.03.2004
На письмах (и докладных) визы располагают ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа копии (второго экземпляра) документа, которая остаётся в делах организации – автора. Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами), правилами, регламентами или распорядительным документом первого руководителя.
Печать. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и д.р.). В управленческой практике организаций принято составлять индивидуальный список документов, на которых предоставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Гербовая печать (печать организации) проставляется на тех документах, где воспроизведение её оттиска предусмотрено специальными нормативными актами (например, на трудовых книжках), а в управленческой практике – на документах, удостоверяющих права должностных лиц (например, доверенности), подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, права юридических и физических лиц, на расчётно-платёжных документах, удостоверениях, справках.
Оттиск печати на документах предоставляется т.о., чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. В некоторых документах (трудовой договор, командировочные удостоверения, пропуска и д.р.) предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное «М.П.». Не допустимо проставление печати на свободном поле документа.
Отметка об исполнители. На письмах (др. информационно-справочных документах) должны быть поставлены фамилия исполнителя и номер его телефона. Этот реквизит располагают на лицевой стороне документа после подписи руководителя, отступив от 3-4 интервала. Помимо фамилии возможно указание имени и отчества исполнителя.
Например:
Трусов
735-8942
или
Трусов Николай Степанович
735-8942
Текст письма. Письмо – самый массовый вид документов, выполняющих коммуникативную функцию, их составляют практически во всех случаях общения организации – автора документа с внешним миром. Независимо от разновидности писем их текст строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты и д.р.); доказательства (содержат обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предполагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу: это упрощает операции по его обработки и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объёму письмо не должно превышать одну машинописную страницу.
К тексту письма предъявляются требования: ясность, чёткость, краткость изложения, т.к. цель составления и направление писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решения по поднятому в письме вопросу.
В письма не рекомендуется включать рассуждения, повествования, домыслы, лишние детали или общие места, т.к. многословие и большой объём документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма.
Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выпаженный эмоциональный тон, придавать им личностный характер, т.к. письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно вежливой форме. Не допустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идёт о принципиальном не согласии. Категорический отказ или категорическое требование необходимо выразить прямо и резко, но вежливо.
Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем сводятся к совету избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение…». Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания…».
Убедительность служебных писем достигается за счёт использования при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «оплата гарантируется…» и т.д. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность, выражая и однозначность понимания текста.
Действенность письма будет зависеть от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только за счёт приведения значительного количества фактического (количественного, цифрового) материала, то целесообразно оформить его в виде таблицы в тексте или в качестве приложения к письму.
В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «издательство не планирует…», «фирма не может обеспечить…» и т.д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т.п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.
В письмах используются следующие формы изложения текста:
– от первого лица множественного лица («просим выделить…», «направляем на рецензию…»);
– от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «настаиваю на…»);
– от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», «институт не возражает…»);
Форма изложения текста от первого лица единственного числа уместна в тех случаях, когда письмо составлено на должностном бланке руководителя организации (его заместителя) или носит конфиденциальный характер.
Если письмо содержит формы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович!» – в начале, «С уважением, начальник управления» – в конце письма. Заключительная формула вежливости отделяется от текста цифрами 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.
Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Требования к оформлению при этом не изменяется.
В благодарственном письме выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
Письмо-приглашение пишется, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
ОАО «Пром»
Директору
ОАО «АСТРОН»
П.И. Иванову
444567, г. Самара
440056, г. Пенза
ул. Кирова, 12
ул. Попова, 11
тел (095) 22 36 15
от 28.03.2002 № 1-78
на №__178 от 25.03.2002
Уважаемый Петр Иванович!
Мы получили Ваше приглашение на конференцию по обсуждению новой линии по производству оборудования, за которое мы Вам признательны.
Мы рады присутствовать на этом мероприятии.
С наилучшими пожеланиями.
Генеральный директор
Н.Н. Лядов
Котова Татьяна Александровна
(095) 22 36 55
ОАО «АСТРОН»
Директору
ОАО «Пром»
Н.Н. Лядову
440056, г. Пенза
444567, г. Самара
ул. Попова, 11
ул. Кирова, 12
тел (085) 22 36 10
факс (085) 22 30 20
от 25.03.2004 № 178
на № от ________-
О приглашении на конференцию
Уважаемый Николай Николаевич!
2 апреля 2004 года в 12 часов в актовом зале нашего предприятия состоится обсуждение проекта новой линии производства оборудования для пищевой промышленности.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.
Мы будем рады Вас видеть, получение просим подтвердить
Приложение: Проект линии на 35 л. в 2. экз.
С уважением.
Генеральный директор
П.И. Иванов
Король Татьяна Александровна
(095) 22 36 55
Служебные письма
Письмо – самый распространённый способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).
Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-уведомления и т.д.
Письмом выражают поздравление пожелание, приветствие в торжественных случаях. Письма направляются в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документов бланке формата А4 (210х297 мм); если текст не превышает семи строк возможно использования формата А5 (148х210 мм).
Бланк письма включает название вышестоящей организации, полное и сокращённое название данной организации, код организации по ОКПО. Далее размещают почтовый и телеграфный адреса, номера справочного телефона, факса. Эти реквизиты представляют собой блок справочной информации об организации – авторе документа, поэтому они могут быть дополнены номером счёта в банке, адресом электронной почты и другими сведениями.
В бланке предусмотрено место для проставления номера и даты письма (при его регистрации), а также номера и даты входящего письма, место для заголовка тексту и для адресата. Инициативные письма организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать, кроме того, ёще ссылку на номер и дату того письма, на которое отвечают.
Письма могут быть составлены на так называемых областных бланках, где после названия организации указывается должность руководителя.
Датой документа является датой его подписания. Установлены три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом – две пары арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц; четыре арабских цифры – год.
Например: 01.03.04.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Например: 1 марта 2004 г.
Возможно оформление даты в следующей последовательности расположение цифр: год, месяц, день месяца.
Например: 2004.03.01
Этот способ оформления даты закреплён в стандарты ISO (Международной организации по стандартизации).
Существуют несколько способов адресования. При направлении писем в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту не известно. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляются следующим образом:
Министерство труда РФ
При направлении писем конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
Например:
Министерство высшего
и профессионального образования РФ
Управление делами
Заместителю начальника
Ялимову Н.П.
При адресовании документа физическому лицу в реквизите «адресат» вначале указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес указывается на документе в соответствии с действующими почтовыми правилами.
Например:
П.Р.Кореву
ул. Парковая, д.17, кв.34
Иваново, 153043
Письма не должны содержать более четырёх адресов. Слово «копия» перед вторым и следующими адресатами не проставляются.
Почтовый адрес может указываться только на конверте.
Заголовок к тексту составляется во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если письмо (как и все другие информационные документы) подготовлены на формате А5, то заголовок можно опустить. Заголовок должен в краткой форме выражать основное содержание документа. Наличие заголовка помогает быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении.
Заголовок должен быть кратким точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа.
Например:
Докладная записка (о чём?) об изменении штатного расписания.
Письмо (о чём?) об условиях найма на работу иностранной рабочей силы.
Справка (о чём?) о подготовке отчёта.
Подпись. Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.) т.к. письма оформляют на бланке, то в реквизит «подпись» входит наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия.
Например:
Генеральный директор
личная подпись
А.Д.Лукьянов
Письма, содержащие финансовые обязательства, подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
Например:
Генеральный директор
Генеральный бухгалтер
личная подпись
личная подпись
А.Д.Лукьянов
Л.Д.Жукова
Не допустимо оформление подписи с исправлениями.
Оформление писем (так же, как и внешних и внутренних докладных) часто предусматривает визирование. Виза подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с проектом документа.
При визировании документа кроме личной подписи указывают её расшифровку и дату, а при необходимости в состав визы включают также наименование должности. Второй вариант оформления визы является более рациональным, т.к. это повышает культуру оформления документа, его внешний вид. Кроме того, это облегчает работу с документом в процессе его создания специалистами аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службы – при контроле качества подготовки документа и его оформления руководителя – при его подписании.
Например:
Начальник юридического отдела
личная подпись
М.Л.Левкин
05.03.2004
На письмах (и докладных) визы располагают ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа копии (второго экземпляра) документа, которая остаётся в делах организации – автора. Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами), правилами, регламентами или распорядительным документом первого руководителя.
Печать. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и д.р.). В управленческой практике организаций принято составлять индивидуальный список документов, на которых предоставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Гербовая печать (печать организации) проставляется на тех документах, где воспроизведение её оттиска предусмотрено специальными нормативными актами (например, на трудовых книжках), а в управленческой практике – на документах, удостоверяющих права должностных лиц (например, доверенности), подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, права юридических и физических лиц, на расчётно-платёжных документах, удостоверениях, справках.
Оттиск печати на документах предоставляется т.о., чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. В некоторых документах (трудовой договор, командировочные удостоверения, пропуска и д.р.) предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное «М.П.». Не допустимо проставление печати на свободном поле документа.
Отметка об исполнители. На письмах (др. информационно-справочных документах) должны быть поставлены фамилия исполнителя и номер его телефона. Этот реквизит располагают на лицевой стороне документа после подписи руководителя, отступив от 3-4 интервала. Помимо фамилии возможно указание имени и отчества исполнителя.
Например:
Трусов
735-8942
или
Трусов Николай Степанович
735-8942
Текст письма. Письмо – самый массовый вид документов, выполняющих коммуникативную функцию, их составляют практически во всех случаях общения организации – автора документа с внешним миром. Независимо от разновидности писем их текст строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты и д.р.); доказательства (содержат обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предполагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу: это упрощает операции по его обработки и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объёму письмо не должно превышать одну машинописную страницу.
К тексту письма предъявляются требования: ясность, чёткость, краткость изложения, т.к. цель составления и направление писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решения по поднятому в письме вопросу.
В письма не рекомендуется включать рассуждения, повествования, домыслы, лишние детали или общие места, т.к. многословие и большой объём документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма.
Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выпаженный эмоциональный тон, придавать им личностный характер, т.к. письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно вежливой форме. Не допустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идёт о принципиальном не согласии. Категорический отказ или категорическое требование необходимо выразить прямо и резко, но вежливо.
Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем сводятся к совету избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение…». Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания…».
Убедительность служебных писем достигается за счёт использования при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «оплата гарантируется…» и т.д. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность, выражая и однозначность понимания текста.
Действенность письма будет зависеть от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только за счёт приведения значительного количества фактического (количественного, цифрового) материала, то целесообразно оформить его в виде таблицы в тексте или в качестве приложения к письму.
В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «издательство не планирует…», «фирма не может обеспечить…» и т.д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т.п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.
В письмах используются следующие формы изложения текста:
– от первого лица множественного лица («просим выделить…», «направляем на рецензию…»);
– от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «настаиваю на…»);
– от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», «институт не возражает…»);
Форма изложения текста от первого лица единственного числа уместна в тех случаях, когда письмо составлено на должностном бланке руководителя организации (его заместителя) или носит конфиденциальный характер.
Если письмо содержит формы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович!» – в начале, «С уважением, начальник управления» – в конце письма. Заключительная формула вежливости отделяется от текста цифрами 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.
Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Требования к оформлению при этом не изменяется.
Письмо-приглашение
Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
ОАО «АСТРОН»
Директору
ОАО «Пром»
Н.Н. Лядову
440056, г. Пенза
444567, г. Самара
ул. Попова, 11
ул. Кирова, 12
тел (085) 22 36 10
факс (085) 22 30 20
от 25.03.2004 № 178
на № от ________-
О приглашении на конференцию
Уважаемый Николай Николаевич!
2 апреля 2004 года в 12 часов в актовом зале нашего предприятия состоится обсуждение проекта новой линии производства оборудования для пищевой промышленности.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.
Мы будем рады Вас видеть, получение просим подтвердить
Приложение: Проект линии на 35 л. в 2. экз.
С уважением.
Генеральный директор
П.И. Иванов
Король Татьяна Александровна
(095) 22 36 55
Приказ
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения и основных, и оперативных задач его деятельности.
Приказ по основной деятельности предприятия или организации является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками.
Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия структурных подразделений, планированием, отчётностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.
Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения,