Деловой этикет офис менеджера
Избегай в конце разговора фраз типа: «Позвоните мне как-нибудь!», если желаешь, чтобы человек звонил еще раз.
Не заставляй ждать людей, которые рассчитывают получить от тебя известие, а звони в точно назначенное тобой время, прежде чем они позвонят тебе и напомнят.
Пусть все входящие телефонные звонки идут через твоего секретаря или через автоответчик.
У многих людей есть эмоциональное предубеждение против автоответчика. Он «глушит» все звонки без разбора. Однако его преимущества по сравнению с полным отключением телефона состоят в том, что после завершения всех дел можно прослушать сообщения абонентов и позвонить им.
Если у тебя нет секретаря или автоответчика, ты сможешь защититься от ненужных звонков с помощью таких кратких и точных фраз, как : «Я перезвоню вам позже» или «Пожалуйста, перезвоните мне в 16 часов».
Разговор без откладывания
В исключительных случаях, когда прорываются важные звонки, или во время телефонных «часов приема», ты должен сразу же в начале разговора выяснить:
Кто твой абонент, из какой фирмы, какая у него должность, какие вопросы решает.
Чего он хочет.
Насколько срочно и важно его дело (срок исполнения).
Когда ты сможешь позвонить ему (после того как выполнишь его просьбу или предложение).
По какому номеру ты можешь дозвониться до него (при первом контакте: адрес, номер телефона или телекса, точное написание фамилии).
И, естественно, надо записать все ответы на эти вопросы.
Обратный звонок
Третий метод рациональной работы с телефоном (после отгораживания и разговора без откладывания ) - обратный (ответный) звонок.
Почему повод для звонка к тебе должен автоматически считаться более важным, чем твое дело, которое ты прерываешь, снимая трубку? Один из западных менеджеров так говорил на этот счет: «Никто не рассчитывает на то, что врач или хирург прервет прием или операцию и подойдет к телефону. Никто не попросит к телефону адвоката во время служебного разбирательства или профессора во время лекции. Почему же можно ожидать от делового человека, что он «всегда готов» , когда звонит телефон?»
«Телефонный блок»
Метод обратных звонков толкает к еще одному методу - «телефонный блок».
Выбери один-два временных промежутка, например, ближе к полудню или к вечеру, когда ты сможешь вести все свои телефонные разговоры последовательно (все вместе) или сериями , предварительно подготовившись к однородной работе.
И не будут мешать входящие звонки. Если ты заранее определишь цель разговора, то сразу сможешь начать обсуждение важных вещей. Ты не тратишь время на поспешный поиск во время разговора необходимых документов, поскольку все уже приведено в порядок.
Но следи за тем, чтобы «телефонные блоки» были не слишком продолжительными (примерно 30 минут), иначе телефон будет постоянно занят, и звонящие тебе потеряют терпение.
Когда и зачем звонить
Телефон и дневник времени
Для ускорения подготовки одного или нескольких телефонных разговоров можно использовать план дня. Помечай в нем вопросы для выяснения по телефону, а также, при необходимости, их результаты:
Разговор
Партнер
Тема, повод
Номер телефона
Приоритетность
Контроль за исполнением
Когда лучше звонить
«Мелкие» телефонные звонки делай в то время, когда они не могут нарушить ход работы.
Используй для этого «холостые» промежутки времени, паузы между делами и совещаниями.
Не пользуйся телефоном в рабочие часы пик.
Наиболее благоприятное для звонков время - с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30.
Перед каждым звонком ответить себе на три вопроса:
имеется ли однозначная потребность говорить?
обязательно ли знать ответ партнера?
а нельзя ли увидеть партнера (абонента) без звонка?
Предварительные соображения, которые не приводят к телефонному разговору, ценнее, чем телефонный звонок без цели или результата.
Какова моя цель
Набирай номер абонента только тогда, когда будет ясна цель разговора:
Хочу ли я просто поддержать контакт и обменяться мнением с коллегой?
Хочу ли я кое-что вспомнить или установить новую связь?
Хочу ли я получить информацию или передать ее?
Хочу ли я поделиться идеей и попросить оценить ее?
Хочу ли я убедить другого в своих намерениях и ближе познакомить со своими проектами?
Выясни самое лучшее время для звонка, чтобы не отрывать партнера от дела. Установи это время в конце телефонного разговора или при личной встрече.
Предупреждай о своем звонке заблаговременно. Многие из твоих партнеров будут ждать твоего звонка, если ты заранее укажешь (с помощью письма, телекса, секретаря) точное время. Ты сэкономишь их и свое время и ускоришь решение проблемы.
Готовься к своим звонкам по-деловому и содержательно.
Настройся на партнера и сконцентрируйся на ведении разговора.
Телефонный разговор
10 советов
Четко произноси слова, не заслоняй микрофон, повторно называй свое имя - эти и другие правила широко известны. Но плюс к ним надо:
Быть кратким.
Своди фразу до минимума. Начало разговора определяет его ход и завершение.
«Добрый день, господин Х., как ваши дела ?», - это не что иное, как приглашение к долгому разговору о семье, отпуске, хобби и текущих событиях , вплоть до погоды.
«Добрый день, господин Х.! Мне нужно быстро получить некоторые сведения, если у Вас есть для меня минута времени», - подобные фразы ни в коем случае не являются невежливыми, но гарантируют краткий телефонный разговор.
Если первый контакт имеет для цели разговора особое значение, можешь кратко напомнить о совместных делах. Незнакомцу уместно кратко представиться.
Сначала сообщи, «о чем идет речь», и только затем объясни причины и подробности.
Не прерывай разговор по той причине, что по другому аппарату поступает важный звонок. В случае необходимости спроси, можно ли прерваться, и заверь в том, что ты перезвонишь через 10 минут.
Избегай «параллельных разговоров» с окружающими тебя людьми.
Изъясняйся четко и спрашивай согласие своего абонента, если хочешь записать разговор на пленку или подключить параллельный аппарат.
В конце длительного разговора кратко подведи итоги и перечисли меры, которые надо принять (кто именно, когда и что должен сделать).
При необходимости попроси или пообещай краткое письменное подтверждение телефонных переговоров. Это - копия записей разговора с подписью.
Во время разговора запиши такие важные подробности, как имена, цифры и основную информацию, с которой потом могут ознакомиться и которую могут понять твои подчиненные или коллеги.
Следи, особенно при междугородних разговорах, за продолжительностью - стоимостью твоего разговора (используй для этих целей секундомер, хронограф, песочные часы, электронный счетчик).
Завершай разговор, как только достигнута его цель!
Многие телефонные разговоры часто длятся очень долго, потому что обоим партнерам трудно их завершить. «Большое спасибо, господин Х.! Я думаю, этого достаточно. Я надеюсь вас в скором времени увидеть!» - такого рода фраза позволяет закончить разговор рационально и кратко, равно как вежливо и не обезличенно. Старайся приучить своих партнеров к своему стилю телефонных переговоров - краткости, но и вежливости. Последнее впечатление от тебя должно быть наилучшим.
Телефон наиболее часто используется в деловом мире и наиболее часто дает также поводы для недоразумений. Приучи себя к тому, чтобы составлять запись всех важных разговоров. Зачем?
Ты будешь иметь важный документ (доказательного характера) для последующей работы. Запись можно делать непосредственно на документе, используемом при разговоре, на деловом письме или на отдельном листе.
Если звонишь ты…
До разговора:
Подумай, так ли необходим этот разговор.
Определи его цель.
Имей под рукой бумагу, карандаш (ручку), а также календарь и нужные для разговора материалы.
Во время разговора:
Сняв трубку, представься: фамилия, имя, отчество, отдел, предприятие (город, республика).
Говори прямо в трубку.
Произноси слова четко.
Выясни с тем ли ты говоришь, кто тебе нужен.
Спроси, есть ли у собеседника время на разговор или лучше перезвонить попозже.
Постарайся создать положительное настроение.
Не возражай в «лоб» собеседнику, если желаешь добиться благоприятного исхода разговора.
Внимательно слушай собеседника, не прерывай его.
Говори спокойным голосом, не кричи.
Попробуй придать своему голосу приятную интонацию.
Чаще улыбайся. Собеседник этого не видит, но чувствует.
Избегай монотонности, меняй темп и интонацию разговора.
Не говори слишком быстро или медленно, попробуй «подстроится» под темп собеседника.
Не переоценивай способность собеседника понять специальную терминологию.
Избегай жаргона.
Используй паузы.
Если собеседник не понимает, не раздражайся и не повторяй сказанное теми же словами, найди новые.
В конце разговора уточни: кто и что дальше будет делать.
После разговора:
Спроси у себя: сказано ли все нужное?
Не следует кому-либо передать это сообщение?
Точно запиши итог разговора - о чем договорился с собеседником.
Запиши, что ты обещал сделать.
Сделай необходимые заметки в ежедневнике.
Если звонят тебе…
Всегда рядом с телефоном держи карандаш и бумагу.
Отвечая, называй свою фамилию и отдел (фирму).
Запиши сразу фамилию позвонившего и его проблему.
Если позвонивший не представился, попроси его об этом.
Если ты не можешь сразу ответить на вопрос, то:
а) передай содержание разговора человеку, знающему данную проблему;
б) спроси, можно ли перезвонить сразу же, как выяснится вопрос;
в) спроси, может ли собеседник подождать.
Если для этого требуется много времени, сообщи об этом собеседнику и спроси, может ли он подождать или лучше перезвонить попозже.
Выяснив вопрос, поблагодари собеседника и извинись за то, что заставил его ждать.
Если позвонивший агрессивен, не воспринимай его поведение как выпад против себя и не раздражайся: очевидно, у такого поведения есть причина, постарайся ее понять.
Каков вопрос таков ответ.
Основная цель всех разговоров по телефону - получение полной и точной информации, исключающей повторные уточнения. Что мешает этому? Во-первых, неумение задавать вопросы, чтобы информация была полной. Во-вторых, барьеры коммуникаций, которые искажают смысл и ведут к потерям информации.
Критерии для оценки полученной информации: полнота и точность, достоверность, полезность, новизна, своевременность, необходимость реагирования.
Швейцарский мыслитель конца XVIII в. Лафатер говорил: «Хочешь быть умным - научись разумно спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего больше сказать».
Еще во II в. до нашей эры римский император Квинтилиан для полного понимания проблемы рекомендовал набор вопросов : «Кто? Что? Как? Когда? Почему?».
12 ошибок около телефонного аппарата
Не поднимай трубку сразу после первого звонка.
Кричишь в трубку, думая, что собеседник плохо тебя слышит, порождая шум собственным же криком.
Говоришь традиционное «алло», что совершенно не содержит информации.
Грубишь, если абонент попал не по адресу.
Набираешь номер, хотя звонили тебе и связь прервалась.
Долго молчишь, создавая впечатление, что вас разъединили.
Говоришь о вопросах, не подлежащих оглашению.
Долго занимаешь телефон, забывая, что он нужен и другим.
Разговариваешь так, что мешаешь окружающим
Используешь служебный телефон в рабочее время для частных разговоров.
Получив на свой телефонный вызов ответ, спрашиваешь «Кто у телефона?».
Не представившись, говоришь имя человека, который тебе нужен.
Документы.
Язык и стиль коммерческой корреспонденции
Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяет выделить в рассматриваемом стиле две разновидности, одной из которых является обиходно-деловой стиль, к которому относится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуется известной стандартизацией, облегчающей её составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности
Язык и стиль инструктивно-методических документов
Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.
Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт,(обладает следующими обязательными качествами):
Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);
Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);
Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);
Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается);
Преобладание имен существительных;
Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);
Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);
Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;
Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);
Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части);
Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;
Использование прямого порядка слов в предложениях;
Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств;
Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;
Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревеатур;
Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);
Повествовательный характер изложения (нейтральный тон), использование номинативных предложений с перечислением;
Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования (точность, исключающая двоякое понимание);
Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;
Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;
Слабая индивидуализация стиля;
Достоверность и объективность;
Безупречность в юридическом отношении. Т.е. должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
По возможности точно и полно объяснить факты окружающей нас действительности, показать причинно следственные связи между явлениями, выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стиль характеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системой связей между частями высказывания, стремление авторов к точности, сжатости, однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания. Характерной чертой стиля научных работ является их насыщенность терминами, в частности интернациональными. Не следует, однако, переоценивать степень этой насыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-25 процентов общей лексики, использованной в работе.
Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в текстах деловой речи выступает её письменный характер, требующий полноты изложения дела в тексте документа. Заметим, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1) разработка +2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5) промышленных стоков.
Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.
В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом».
Правила оформления документов
Сколько существует документов, столько существует способов их оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим на примере делового письма. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.
Речевой этикет в документах
Речевой этикет регламентирует словесные формулы приветствия, знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеру разговаривать (искусство вести беседу).
В культуре современного типа, в которой превыше всего ценится возможность свободного выбора и полной реализации личности, «искусство общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус, сколько в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации. Наиболее высоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в случае необходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и запретов ритуализованного поведения — творческое обыгрывание существенно более мобильных норм.
Строго говоря, речевым этикетом может быть признан только такой этикет, который предполагает возможность выбора. Вежливость начинается там, где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегда предполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан его художественный, эстетический характер.
Заключение.
Этика- это наука об отношениях, существующих между людьми и об обязанностях вытекающих из этих отношений.
Этика одна из древнейших наук, возникшая как составная часть философии еще в период рабовладельческого общества.
По мнению греческого философа Аристотеля - этика помогает познать, что следует делать, а от чего следует воздержаться.
Широк круг людей, проявляющих интерес (научный, деловой, социологический) к упорядочению человеческих отношений.
Это и экономист А. Смит- автор теории нравственных чувств, и русский физиолог И. Мечников, изучавший природу человека, английский философ Спенсер- автор теории стресса, нормативов биологических законов.
О значении этики в эффективности руководства хозяйством писал еще немецкий философ И. Кант, что без такой общественной науки не мыслимо руководить людьми.
В современном мире интерес к этике усилился в связи с проблемой психологического климата в коллективе, влияющего на успех в деятельности предприятий и в бизнесе.
Один из специалистов в области этики С. Ф. Анисимов, реанимируя взгляды И. Канта писал, что « Этика- это наука о правильном (и не правильном) поведении».
Вопросами управленческой этики, служебного этикета, этики поведения людей, управлением психологического климата в коллективе занимаются в настоящее время в основном менеджеры.
Теории о практики менеджмента посвящены многие работы русских и зарубежных авторов: О. А. Виханский, А.И. Наумов, (1), С. Андерсен (1), Жаклин ,Даккел.