Методика и практика работы пресс-службы в некоммерческих организациях
После кульминации коэффициент воспринимаемости информации будет быстро снижаться. По прошествии 40 минут презентации можно переходить к «заключению» — свободному общению, к фуршету или концерту. Главное, не забывайте, что и в свободном общении журналисты, прежде всего, преследуют профессиональные интересы. Если у вас нет возможности предусмотреть отдельное помещение, где они могут записать интервью, то лучше не врубать музыку в зале на полную громкость. И обязательно следите за общим настроением аудитории. Ваши сотрудники должны постараться поддерживать тот запал, который остается после кульминации, как можно дольше. Работайте в зале, постарайтесь помочь журналистам найти своего контактера, если им это необходимо, поинтересуйтесь о впечатлении, произведенном презентацией.
Основная трудность, которая может возникнуть при проведении мероприятия этого типа, - необходимость преодолеть ряд барьеров в общении с аудиторией. Во-первых, относительно тех идей, которые вы будете транслировать, у журналистов может быть свое мнение, и вряд ли они от него легко откажутся. Во-вторых, есть опасность начать разговор с аудиторией не с того места. Например, большей части пришедших окажется незнакомым само понятие толерантности, а весь ваш сценарий построен на том, что журналисты имеют о нем представление. В-третьих, те люди, которых вы пригласите выступить, по тем или иным причинам могут оказаться несовместимыми с аудиторией. И какие бы «правильные» мысли они ни транслировали, восприниматься информация будет плохо. Выход только один — тщательная подготовка всей программы и изучение СМИ, которых вы собираетесь пригласить на презентацию и, в конечном счете, в чем-то убедить.
1.4.6 Выставка
Оговоримся, что здесь речь пойдет не об организации выставки как таковой, а об организации в ее рамках работы с журналистами или использовании выставки как элемента мероприятия для СМИ. Часто НКО, организующие выставку, забывают, что в лице журналистов они приглашают не просто зрителей, ищущих, как скоротать досуг или расширить кругозор, а профессионалов, которые придут, прежде всего, за информацией.
Работа с журналистами на выставке от демонстрации экспозиции должна, по сути, отличаться так же, как кинофестиваль от серии киносеансов. В первом случае это организованное мероприятие, которое, кроме показа фильмов и конкурса, фактически включает проведение пиар-кампании. Во втором — просто кино.
Если вы хотите пригласить СМИ на выставку, она не должна быть «просто выставкой». Придется задуматься либо о специальном событии для прессы (открытие или закрытие, пресс-брифинг и т.п.), либо о подготовке и распространении необходимых информационных материалов для журналистов.
Открытие выставки может быть построено по принципу презентации, как чаще всего и бывает. Это оправданно и эффективно. При этом не забывайте об организации пространства для работы СМИ, особенно для съемок — проверьте выставочный зал на предмет розеток, освещения и т.п. Что хорошо для фотографии, висящей на стене, не всегда подходит для фотографа, который должен правильно «нажать на кнопку».
Но даже если вы не рассчитываете на специальное мероприятие, которое привлечет внимание СМИ к выставке, просто позвать журналистов «зайти на огонек» недостаточно. Закладывая в своем проекте организацию выставки, постарайтесь выделить в бюджете статью на подготовку буклетов, афиш, пригласительных билетов и другой рекламно-информационной продукции. Выставка — одно из тех мероприятий, которые необходимо иллюстрировать. Собственно, основное средство воздействия выставочного материала именно визуальное, что нужно постараться выгодно использовать. Рассылая журналистам информацию о выставке, вы, в идеале, должны убедить их посетить ее (а не только настрочить анонс в рубрику «Афиша»). Для этого они, в свою очередь, должны быть уверены в том, что камерам будет, что снять, а репортерам — что написать. Краткий анонс с описанием того, чему посвящена выставка, может не сыграть. Отпечатанное типографским способом приглашение, фото из выставочного каталога, приложенные к пресс-релизам, повысят ваши шансы осветить мероприятие в СМИ.
Не исключайте такого случая, что журналисты придут на выставку сами, когда их специально никто ждать не будет. Нужно заранее договориться со смотрителями (если выставка проходит в специальных заведениях) о предоставлении желающим пресс-релизов и других информационных материалов, и всегда иметь эти материалы под рукой в своей организации. При возможности стоит договориться о том, чтобы в течение всех дней проведения выставки на ней дежурил ваш сотрудник, который работал бы со СМИ и другими посетителями. Представители некоммерческих организаций, ученые, госслужащие тоже могут оказаться для вас перспективными партнерами. Бывает и так, что поднятая событием «волна» докатывается до СМИ через несколько дней, недель или даже месяцев. Как правило, так случается, если выставка заинтересовала журналистов своей темой. Например, о посвященной Дню памяти жертв фашизма выставке правозащитной организации СМИ могут вспомнить ближе ко Дню Победы. Поэтому уделите особое внимание выставочному архиву: фото, видео, печатным материалам. Они могут неожиданно сыграть тогда, когда вы и о самой выставке уже не вспоминаете.
И, наконец, не обязательно устраивать именно выставку, если у вас есть выставочный материал. Качественно организовать выставочное пространство — задача, не всегда посильная для некоммерческой организации. Только творческих идей мало — нужен хотя бы один человек, знающий о дизайне не понаслышке. Поэтому не стремитесь непременно сделать все, как «настоящие художники». Можно ограничиться организацией мини-выставки или передвижной выставки и использовать ее в качестве элемента или фона любого другого пиар-мероприятия. Пока приглашенные собираются на вашу информационную встречу или фестиваль, журналисты могут с пользой провести минуты ожидания, рассматривая выставочную экспозицию.
Глава II. Работа некоммерческой организации с общественностью и средствами массовой информации
Во второй главе настоящей работы мы изучим взаимоотношения некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ, по следующим разделам: некоммерческое партнерство «Марафон»; работа некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ, спонсорами, представителями власти и участниками Сибирского международного марафона; методика и практика работы пресс-службы.
2.1 Некоммерческое партнерство «Марафон»
Некоммерческое партнерство «Марафон» (далее Партнерство) создано на основании решения Учредителей (Подбельского К. О. и Сандалкина А. Н.) 10 июня 1998 года.
Партнерство является юридическим лицом – некоммерческой организацией, учрежденной для содействия ее членам в осуществлении деятельности, направленной на достижение следующих целей:
развития спорта и туризма в России, в Омске и в Омской области;
популяризации бега, здорового образа жизни среди населения;
вовлечения организаций, хозяйственных обществ и товариществ, частных лиц иностранных фирм и граждан в процесс подготовки и проведения Сибирских международных марафонов и других спортивных массовых мероприятий;
укрепления статуса Сибирского международного марафона как одного из престижных марафонов в Российской Федерации;
поднятия рейтинга Сибирского международного марафона на международном уровне;
способствования созданию и развитию на территории Омской области инфраструктуры производства товаров для спорта, отдыха и туризма.
Для достижения указанных целей Партнерство решает следующие задачи:
организация и ежегодное проведение Сибирских международных марафонов в г. Омске;
проведение других спортивных соревнований;
прием на территории РФ иностранных спортсменов и туристов;
сотрудничество с организаторами зарубежных марафонов и Ассоциацией международных марафонов (AIMS);
создание и развитие материальной базы Партнерства, оказание помощи спортсменам (в том числе марафонцам) в приобретении спортивной экипировки и спортивного инвентаря;
поиск и работа со спонсорами Сибирского международного марафона, сотрудничество со средствами массовой информации;
популяризация и пропаганда своей деятельности.
Главное, базовое мероприятие Партнерства – это Сибирский международный марафон (СММ). Сибирский международный марафон – это официальное соревнование, включенное во Всероссийский и международный календари. Он представляет собой крупное спортивно-культурное мероприятие международного уровня, имеющее большое значение в социальной жизни региона. Марафон является уникальным событием для Сибири и серьёзным информационным поводом, привлекающим активное внимание как региональных, так и центральных средств массовой информации.
Трасса классической марафонской дистанции (42 км 195 м) проложена по главным улицам города, набережной реки Иртыш. Старт и финиш – на центральной площади Омска у Законодательного собрания.
В спортивной программе марафона регулярно принимают участие около 15000 человек разных возрастов, из них жители города Омска и области, а также представители более 70-ти краёв и областей России, стран ближнего и дальнего зарубежья. На его трассу выходят сотни тысяч горожан, поддерживающих и приветствующих бегунов.
Сибирский марафон активно поддерживается местными органами государственной власти. В то же время финансирование подготовки и проведения марафона производится на коммерческой основе. Источники поступления средств:
– целевое финансирование из фондов областного бюджета;
– финансовая помощь спонсоров, предоставление ими товаров и услуг;
– заявочные взносы участников.
В период подготовки и проведения марафона разрабатывается и реализуется рекламно-информационная кампания, направленная на освещение роли местных органов власти, спонсоров в развитии спорта, укрепление их авторитета, создание благоприятного имиджа.
На все мероприятия, проходящие в рамках программы марафона, приглашаются руководители государственных, общественных, спортивных и коммерческих структур, политики, представители средств массовой информации, деятели культуры.
Кроме Сибирского международного марафона Партнерство организовывает Рождественский полумарафон, Майский гандикап, Шербакульский полумарафон и другие спортивные мероприятия.
2.2 Работа некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ, спонсорами, представителями власти и участниками Сибирского международного марафона
Пресс-служба некоммерческого партнерства «Марафон» структурно является составной частью службы маркетинга. Императивные цели и задачи пресс-службы перекликаются с целями и задачами службы маркетинга.
Это связано со спецификой такого массового спортивно-социального мероприятия как марафон, для которого главными целями являются привлечение новых участников и развитие имиджа в сфере связей с общественностью и во взаимодействии со СМИ. Исходя из этого, цели и задачи некоммерческого партнерства «Марафон» заключаются в следующем:
Проведение рекламно-информационной кампании по промоушену Сибирского международного марафона, его организаторов и спонсоров с использованием всех средств рекламной поддержки (электронные и печатные СМИ, наружной рекламы, реализацией промо-акций спонсоров
Привлечение спонсоров к участию в Сибирском международном марафоне.
Взаимодействие со средствами массовой информации по привлечению большего числа участников марафона, зрителей; формированию устойчивого положительного имиджа Сибирского международного марафона, организаторов и спонсоров.
Проведение работ по разработке и продвижению фирменного стиля Сибирского международного марафона.
Подготовка презентации марафона, подготовка договоров со спонсорами.
Постоянное взаимодействие со спонсорами, приглашения на все мероприятия, проходящие в рамках подготовки и проведения Сибирского международного марафона.
Разработка плана рекламно-информационной компании в целевых направлениях: аудиореклама, видеореклама, наружная реклама, промо-акции.
Изготовление и размещение средств рекламы в сроки, установленные планом рекламно-информационной кампании.
Разработка и проведение промо-акций спонсоров.
Активное сотрудничество со средствами массовой информации. Инициирование публикаций в печатных изданиях, аудио и телерепортажей.
Проведение пресс-конференций и мероприятий, способствующих распространению информации о марафоне и формированию устойчивого положительного имиджа организаторов и спонсоров.
Разработка фирменного стиля Сибирского международного марафона.
Продвижение фирменного стиля с помощью печатной, сувенирной, рекламной продукции, атрибутики, фирменное оформление мест проведения мероприятий программы марафона. Подготовка описательного документа по итогам марафона (отчета), финансовых документов для спонсоров.
Схема: Структура деятельности отдела маркетинга Сибирского международного марафона.
Для достижения поставленных целей и задач некоммерческое партнерство «Марафон» в установленный срок проводит полномасштабную информационно-рекламную кампанию, охватывающую все целевые аудитории. Информационно-рекламная кампания СММ включает в себя весь комплекс элементов маркетинга (см. схему).
Ведущая роль в информационно-рекламной кампании СММ отводится анонсированию события среди жителей города Омска, непосредственных участников, спонсоров, органов государственной власти и общественных организаций. Для этого используются три традиционных канала массовой коммуникации: печатные и электронные (телевидение и радио) СМИ, средства наружной рекламы.
a) Печатные СМИ
Ежегодно в период с 30 июня по 13 августа более чем в 40 городских, областных и федеральных изданиях размещается около 50 информационных модулей, содержащих символику, логотипы организаторов и спонсоров, график и программу мероприятия.
b) Электронные СМИ. Телевидение
Видео-ролик. Ежегодно при подготовке Сибирского международного марафона изготавливается 40-секундный видео-ролик, анонсирующий программу мероприятия, информирующий общественность о его спонсорах и партнерах. В течение одного месяца (с 10 июля по 6 августа) видео-ролик ежедневно размещается в эфире ОРТРК "12 канал", "ОТВ-3", "ТелеОмск-АКМЭ", "ТВ-3" и ГТРК "Иртыш" (количество прокатов - 10 раз в день).
c) Электронные СМИ. Радио
Аудио-ролик. Ежегодно при подготовке Сибирского международного марафона изготавливается 40-секундный аудио-ролик, анонсирующий программу мероприятия, информирующий общественность о его спонсорах и партнерах. В течение одного месяца (с 10 июля по 6 августа) видео-ролик ежедневно размещается в эфире радиостанций "Европа плюс" и "Серебряный дождь" (всего около 250 прокатов на каждой радиостанции).
Во все время проведения регистрации на территории выставочного сквера "Флора" работает радиотрансляционный пункт, посредством которого озвучивается информация и транслируются аудио-ролики, предоставленные спонсорами марафона. Аудио-ролики и информация о спонсорах звучат и на площади у Законодательного собрания Омской области во время проведения самого марафона.
d) Наружная реклама
Наружная реклама в городе. Ежегодно за 15 дней до проведения Сибирского международного марафона в 50 точках по городу Омску (афишные тумбы и стенды, доски объявлений) расклеивается 250 полноцветных плакатов, содержащих символику мероприятия, логотипы организаторов и спонсоров. С 10 июля по 6 августа на остановках общественного транспорта города размещается порядка 400 афиш, содержащих информацию о марафоне, трассу и логотипы спонсоров. С 20 июля по 8 августа на муниципальных рекламоносителях по трассе марафона размещается около 15 рекламных изображений марафона формата 3 х 6 м. С 20 июля по 8 августа рекламные плакаты марафона размещаются на 5-ти сити-форматах размером 1,2 х 1,8 м. С 25 июля по 8 августа на опорах уличного освещения, контактной сети основных магистралей города и площади у Законодательного Собрания размещаются 10 транспарантов-перетяжек. Все рекламоносители содержат символику марафона, логотипы его организаторов и спонсоров.
Кроме того, ежегодно во время проведения официальной регистрации участников (со 2 по 6 августа) в павильонах выставочного сквера "Флора" и на фасаде здания ДЦ УВД им. Дзержинского размещается транспарант-перетяжка с информацией о марафоне и логотипами организаторов и спонсоров.
Помещение регистрации участников марафона также оформляется флагами, рекламными плакатами, настольными флажками организаторов и спонсоров.
На всех дистанциях марафона ежегодно регистрируется более 8000 участников (без учета участников кросса "Динамо"). Каждый участник получает нагрудный номер, футболку, специальный выпуск еженедельника "Аргументы и факты", рекламные буклеты, пакеты и т.д. с символикой марафона, организаторов и спонсоров.
В соответствии с основной линией рекламно-информационной кампании оформляются и места проведения пресс-конференций (конференц-зал библиотеки им. А.С. Пушкина, актовый зал ДЦ УВД им. Дзержинского), торжественного открытия и закрытия программы Сибирского международного марафона (Омский государственный музыкальный театр), стартово–финишный городок (площадь у Законодательного Собрания), концертная площадка для проведения праздничной программы "Марафон-шоу" (ПКиО КСК "Зеленый остров").
Особое место в структуре информационно-рекламной кампании Сибирского международного марафона занимает такое направление маркетинговых коммуникаций, как директ-маркетинг (Direct Marketing). Это обусловлено в первую очередь спецификой мероприятия: регулярность проведения способствует формированию базы его постоянных участников, с большинством которых устанавливается постоянный контакт. Главным средством Direct Marketing, используемым службой маркетинга СММ, служит Direct mail Marketing (прямая почтовая рассылка). Основные цели, стоящие перед Direct mail Marketing, - увеличение числа участников марафона и обеспечение присутствия на мероприятиях марафона представителей органов государственной власти, общественных объединений и организаций-спонсоров. С этой целью службой маркетинга проводится четыре целевых почтовых рассылки:
Рассылка иллюстративных календарей и поздравительных открыток. Рассылка календарей осуществляется, как правило, в первой декаде декабря более чем по 1800 адресам участников марафона, проживающих как в Сибирском ФО, так и в других регионах РФ. Материалы рассылки содержат информацию о предварительной программе Сибирского международного марафона и условиях участия в ней. В дополнение к иллюстрированному календарю прилагается оригинальная персональная поздравительная открытка "С Новым годом", адресованная не только потенциальному участнику, но и членам его семьи.
Рассылка персональных приглашений и Положений о проведении Сибирского международного марафона. В период с 1 по 7 июля более 1040 любителям бега, проживающим в РФ и странах СНГ, рассылаются персональные приглашения на участие в Сибирском международном марафоне и информационно-нормативные документы для предварительной регистрации.
Рассылка VIP-приглашений. Ежегодно в период с 1 по 5 августа руководителям и ключевым персонам Правительства Омской области и Администрации города Омска; зарубежной делегации бизнесменов и руководителям органов государственной власти Чешской, Словацкой и Болгарской республик; консулам зарубежных государств в РФ; руководителям компаний-спонсоров и крупных бизнес-структур; лидерам общественных организаций и политических партий рассылается свыше 250 приглашений на все мероприятия программы марафона.
Рассылка дипломов и итоговых протоколов. По итогам соревнований каждый участник официальной дистанции (42 км 195 м, экиден) получает по почте персональный пакет с оригинальным Дипломом, благодарностью за участие и полным протоколом соревнования. Участникам массовых дистанций высылаются подарочные свидетельства-благодарности за участие в спортивной программе Сибирского международного марафона.
Рекламно-информационная кампания СММ включает в себя и такой элемент комплекса маркетинга как Promotion (промоушн). Основной целью промоушн-акций является привлечение новых участников. Для ее достижения Сибирский международный марафон ежегодно в период с 1 июня по 20 июля проводит предварительную регистрацию на мероприятия СММ, которая предлагает потенциальному участнику воспользоваться 50% скидкой на оплату заявочного взноса. В качестве дополнительного способа привлечения новых участников служба маркетинга СММ организовывает специальные промоушн-акции, заключающиеся в получении по итогам участия в марафоне специального памятного диплома (помимо общего) и 50%-ной скидки на участие в следующем соревновании.
Правом проведения промушн-акций в рамках Сибирского международного марафона обладают все спонсоры и партнеры мероприятия. Так, в 2004 году ассоциация "ОША" организовала фирменную торговлю на мероприятиях программы марафона, компания "Sprandi" провела тестирование своих новых кроссовок, авиакомпания "Сибирь" инициировала проведение "забега 15-летних" (рекламно-имиджевой акции под эгидой авиакомпании), МТС в Омске предоставила возможность каждому финишировавшему участнику забега на 42 км 195 м сделать бесплатный звонок в любую точку России и мира, компания "Кодак" организовала фирменную торговлю на регистрации участников с 4 по 6 августа, компания "Spring" на протяжении всей марафонской трассы организовала работу пунктов питания участников и дегустацию новой минеральной воды.
2.3 Методика и практика работы пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон»
Связи с общественностью занимают особое место в информационно-рекламной кампании Сибирского международного марафона. Пресс-служба организации при подготовке этого массового мероприятия не может ограничиваться стандартным набором элементов. Если реклама занимает центральное место в системе маркетинговых коммуникаций, то связи с общественностью наиболее актуальны в тех случаях, когда достижение маркетинговых целей непосредственно зависит от степени гармонизации фирменных или корпоративных интересов с общественностью. Исходя из того, что технология обеспечения связей с общественностью носит принципиально иной характер от других средств информационно-рекламной кампании. Специальным структурным подразделением службы маркетинга, отвечающим за связи с общественностью, является в данном случае пресс-служба, выполняющая следующие функции:
Оперативное и полное информирование общественности о деятельности организации в период подготовки мероприятий программы СММ.
Распространение, а в случае необходимости и подготовка для СМИ официальных сообщений, заявлений и иных информационных (журналистских) материалов, посвященных деятельности организации в период подготовки мероприятий программы СММ.
Подготовка и передача в СМИ разъяснений и комментариев специалистов, экспертов и авторов решений и действий организации.
Проведение в соответствии с Законом РФ "О средствах массовой информации" аккредитации на все мероприятия программы СММ журналистов, выполняющих редакционное задание и освещающих данные события.
Оказание содействия аккредитованным журналистам, а также корреспондентам, выполняющим задание по сбору и подготовке материалов для публикации, теле- или радиопередачи.
Подготовка для СМИ пресс-релизов, пресс-китов, спецвыпусков тематической информации.
Подготовка и проведение пресс-конференций, брифингов, встреч с журналистами по организации мероприятий программы СММ.
Анализ материалов прессы, радио и телевидения (мониторинг СМИ); подготовка отчета о проведенном событии программы СММ для руководителей организации и спонсоров.
Перечисленные функции пресс-службы НП «Марафон» направлены на обеспечение контроля лишь за внешним информационным пространством, что объясняется самой структурой организации. Если необходимость установления системы внутренней коммуникации возникает в компаниях, штат сотрудников которых превышает 50 человек, то в некоммерческом партнерстве "Марафон", насчитывающей 8 постоянных сотрудников, такая необходимость отсутствует (сводится лишь к созданию нормативных документов).
Таким образом, деятельность пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» направлена на обеспечение связей с общественностью во внешнем коммуникационном пространстве и включает в себя два основных направления: организация текущей деятельности по связям с общественностью и проведение мероприятий по связям с общественностью. Наглядно структуру деятельности пресс-службы Сибирского международного марафона можно представить следующим образом (см. схему):
Схема 2. Структура деятельности пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон».
Организация текущей деятельности по связям с общественностью
Текущая деятельность по СО – это заранее спланированная работа пресс-службы организации со СМИ по освещению деятельности самой организации. Обеспечение текущей деятельности по связям с общественностью включает в себя информирование общественности о деятельности организации; проведение в соответствии с Законом РФ "О средствах массовой информации" аккредитации журналистов; обеспечение аккредитованных журналистов и корреспондентов информацией, необходимой для полного освещения деятельности организации или определенного события; контроль информационного пространства (отслеживание и анализ публикаций, касающихся деятельности организации).
Организация текущей деятельности по связям с общественностью некоммерческого партнерства «Марафон» носит специфический характер: программа мероприятий СММ включает в себя 3 основных события (Рождественский полумарафон, Омский полумарафон-гандикап и Сибирский международный марафон), вокруг которых концентрируются коммуникационные потоки.
В связи с этим, пресс-служба при организации текущей деятельности по связям с общественностью составляет медиа-план размещения материалов таким образом, чтобы годовое распределение коммуникационных потоков концентрировалось вокруг ряда событий, усиливая информационное воздействие на представителей целевых аудиторий к дате проведения марафона. Общее распределение коммуникационных потоков в течение календарного года представлено на схемах 3 и 4:
Однако, в связи с возможной перегрузкой информационного поля, пресс-служба некоммерческого партнерства «Марафон» выстраивает текущую деятельность по связям с общественностью организации так, чтобы в ее структуру входили циклы коммуникационных спадов и подъемов.
Схема 3. Распределение коммуникационных потоков 1.
Схема 4. Распределение коммуникационных потоков 2.
Пресс-служба использует для реализации своей текущей деятельности по связям с общественностью все возможные коммуникационные каналы: печатные и электронные СМИ, web-сайт. СМИ, в свою очередь, по типу взаимоотношений с пресс-службой некоммерческого партнерства «Марафон», делятся на официальные (информационные партнеры) и неофициальные. Неофициальными СМИ считаются каналы и издания, взаимодействующие с пресс-службой в свободном порядке (без каких-либо договоров). Отношения между официальными СМИ и пресс-службой регламентируются договором о сотрудничестве. Оба типа взаимоотношений имеют свою специфику и определенные правила взаимодействия.
Отношения пресс-службы с официальными СМИ регламентируются договором о сотрудничестве, заключаемым на условную сумму денег, на которую каждая из сторон в режиме взаимозачета должна оказать набор услуг. Услуги сторон равнозначны по сумме: издание/канал получает статус официального информационного партнера СММ и определенный процент объема в его рекламно-информационной кампании, организация получает установленный размер площади в издании или времени в эфире информационного партнера для размещения своих рекламных и материалов по связям с общественностью. Сотрудничество с информационными партнерами значительно облегчает работу пресс-службы организации по реализации текущей деятельности по связям с общественностью: дает гарантию размещения материалов по медиа-плану без изменения их тематики и объема. Кроме того, согласно договору о сотрудничестве организация имеет право на размещение в изданиях и эфире своих партнеров информации, логотипов и рекламных модулей спонсоров (что невозможно в неофициальных изданиях). Новости компании подаются в виде полностью готовых к публикации материалов для СМИ, создаются они специалистами по связям с общественностью либо журналистами по их заданию. В отношениях пресс-службы с информационными партнерами как бы выпадает промежуточная стадия обработки первичных PR-текстов журналистами: материалы публикуются в том виде, в каком хочет их видеть организация-заказчик. Выбор информационного партнера зависит от полноты охвата конкретным СМИ спектра целевой аудитории марафона, а также от статуса и формата коммуникационного канала. При подготовке Сибирского международного марафона организаторы уделяют большое внимание адекватному телевизионному освещению события. В качестве официального информационного партнера не первый год выступает крупнейшая на территории Омской области телекомпания - ГТРК "Омск". В период интенсивной подготовки мероприятия (с 1 по 30 июля) она выпускает 10 сюжетов о марафоне, которые идут в новостных и спортивных программах телеканала. Пять "Дневников марафона" (обзорные передачи), сюжеты о спонсорах, репортаж о церемонии открытия выходят в эфире телекомпании со 2 по 6 августа (общий хронометраж 79 минут с повторением 2 раза в день).
Вместе с тем, текущая деятельность по связям с общественностью пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» ориентирована на взаимодействие со всеми средствами массовой информации города. Спортивно-социальная специфика, участие правительства и коммерческих структур, огромный спектр целевой аудитории объясняют интерес к Сибирскому международному марафону практически всех изданий и каналов Омска. Ежегодно в пресс-центре Сибирского международного марафона проходят аккредитацию более 160 журналистов, представлявших 56 центральных, региональных, областных и городских средств массовой информации (среди них "Аргументы и факты", "Спортивная газета", "Комсомольская правда", "Омская правда", "Омский вестник", "Коммерсант", "Московский комсомолец", "Омский взгляд", "Ваш Ореол", "Новое обозрение", "В курсе", "Бизнес курс", "Вечерний Омск", "Четверг", "Особое Мнение", "АвтоОмск", "Автосправка", "Телесемь", "Торговая газета", "Российская газета", "Ошовские вести", "Всем о здоровье", "Соточка", "Город", "100%", "Парус", "Позиция", ГТРК "Иртыш", телекомпания "Антенна-7", корпорация "ТелеОмск-АКМЭ", ОРТРК "12 канал", радиостанция "Сибирь", радиостанция "Эхо Москвы в Омске", радиостанция "Европа Плюс" и мн. др.). Характер взаимоотношений пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» с неофициальными СМИ – свободный. Пресс-центр регулярно обеспечивает их последними новостями, связанными с работой Оргкомитета СММ, приездом элитных спортсменов или иностранных участников, изменением призового фонда и т.п. Журналисты по своему усмотрению распоряжаются предоставляемой информацией; сами определяют объем, жанр и стилистику материала. Задача пресс-службы на данном этапе сводится к тому, чтобы сделать этот процесс по возможности управляемым: расставить необходимые акценты, реализовать через СМИ определенные стратегии.
Ежегодно в период с 30 июня по 15 августа в 40 городских и областных газетах и журналах, а также еженедельнике "Аргументы и факты" - информационном партнере Сибирского международного марафона - размещается более 40 материалов с информацией, анонсами и итогами соревнований. В это же время на городских радиостанциях в спортивных новостях выходят сюжеты о подготовке Сибирского международного марафона и его участниках в эфире радиостанций "Русское Радио", "Максимум", "Омское радио", "Радио – 3", "Солнечный город", "Радио шансон". Информация о ходе подготовки к Сибирскому международному марафону, сюжеты о пресс-конференциях, участниках соревнований ежегодно выходят в новостных блоках всех телевизионных каналов, аккредитованных в пресс-центре марафона.
В день проведения Сибирского международного марафона для аккредитованных журналистов работает медиа-центр, в котором они могут получить дополнительную информацию по всем интересующим вопросам, ознакомиться с оперативными итогами проходящих соревнований, взять интервью у организаторов и VIP-персон. Во время проведения мероприятия официальный информационный партнер марафона ГТРК "Омск" ведет прямую трансляцию события с площади у Законодательного Собрания Омской области и трассы марафона (хронометраж 180 мин), а в эфире радиостанций "Европа Плюс" и "Солнечный город" идут прямые включения. Таким образом, журналисты печатных СМИ могут следить за ходом соревнования, не покидая медиа-центра, оборудованного всей необходимой технической аппаратурой (компьютерами, мониторами, средствами связи).
Средством обеспечения текущей деятельности по связям с общественностью некоммерческое партнерство «Марафон» служит также официальный сайт sim.omsknet. Основная функция интерактивного средства коммуникации состоит в предоставлении любому пользователю в любое время полной и многоаспектной информации, касающейся деятельности организации и подготовки мероприятия. Сайт содержит модули интерактивной обратной связи, дающие посетителям возможность регистрации и общения с организаторами в рамках сети (форум). Кроме того, на сайте функционирует раздел "пресс-центр", куда в автоматическом режиме выкладываются все пресс-релизы, распространяемые пресс-службой. Достоинства интерактивной связи очевидны: журналист может в любое время получить информацию, минуя пресс-службу. В условиях информационного бума, когда до мероприятия остаются считанные дни, марафон становится центральным событием региона, и на пресс-секретаря с вопросами обрушиваются представители всех СМИ города. Вопросы подчас дублируют друг друга и связаны в основном с именами и цифрами (иностранные участники, размер призового фонда, количество участников и др.). В данной ситуации специалист по связям с общественностью как никогда ощущает потребность в web-сайте, который становится для него незаменимым помощником. Кроме того, пресс-служба, ориентируясь в первую очередь на спортивные издания и каналы, не может охватить весь объем региональных СМИ, которые, в свою очередь, имеют возможность беспрепятственного получения информации при помощи web-сайта. Задача пресс-службы на данном направлении текущей деятельности по связям с общественностью сводится к поддержанию сайта, регулярному обновлению информации на нем, предоставлению необходимых материалов помимо текстовых (фотографии, логотипы, оформление и проч.).
Мероприятия по связям с общественностью
Для достижения поставленных целей и задач пресс-служба в конце июля организовывает пресс-центр, в котором проходят аккредитацию представители СМИ. Во время аккредитации журналисты получают одновременно и допуск на специальные события, проводимые пресс-службой некоммерческого партнерства «Марафон» для омских СМИ. Первым таким событием становится "Пресс-конференция организаторов марафона", которая проводится за 5 дней до соревнования. В ее рамках вниманию представителей средств массовой информации предлагается концепция, программа мероприятий и ключевые особенности предстоящего марафона. Вторая пресс-конференция ("Пресс-конференция ведущих легкоатлетов России и почетных гостей марафона") проводится накануне соревнования (5-6 августа) и носит анонсирующий характер. На эту пресс-конференцию приглашаются представители органов государственной власти (регионального и муниципального уровней), непосредственные организаторы и спонсоры. Также в пресс-конференции принимают участие ведущие легкоатлеты РФ и зарубежных стран, претендующие на победу и призовые места в марафоне. Третья пресс-конференция проводится непосредственно в день проведения Сибирского международного марафона. Основная тема мероприятия – подведение предварительных итогов марафона, интервью с абсолютными победителями среди мужчин и среди женщин.
Организация пресс-конференций – одна из основных задач любой пресс-службы. Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом событии1. Работа пресс-службы Сибирского международного марафона по организации пресс-конференций сводится к определенной последовательности действий согласно утвержденному плану.
2.4 Примерный функциональный план подготовки и проведения пресс-конференций Сибирского международного марафона
Работа со СМИ
Подготовка к аккредитации
Заблаговременное информирование СМИ об аккредитации и правилах ее проведения (обзвон по базе данных).
Сбор заявок СМИ на аккредитацию.
Подготовка удостоверений (бейджей).
Подготовка пропусков для автотранспорта
Подготовка к пресс-конференции
Согласование сценарного плана с ведущим.
Подготовка пресс-папки.
Подготовка пресс-релиза.
Рассылка приглашений по базе данных СМИ при помощи электронной почты или факса за 4-5 дней до проведения пресс-конференции. В приглашении указываются тема пресс-конференции; дата, время и место проведения; участники (в порядке значимости). В завершение – информация о фуршете для журналистов, если он будет проводиться.
Выкладка информации о проведении пресс-конференции на сайт СММ (раздел «Пресс-центр»).
Контрольный обзвон СМИ за день до проведения пресс-конференции.
Комплектование пресс-пакетов.
Пресс-конференция и аккредитация
Встреча и сопровождение журналистов до конференц-зала.
Регистрация СМИ (наименование СМИ, сбор информации о творческих планах в освещении СММ, предполагаемый формат материала, хронометраж/объем, дата и время выхода в эфир и т.п.).
Выдача пресс-пакетов (пресс-папка, пресс-релиз организаторов, удостоверение (бейдж), пропуск на автотранспорт (для центральных каналов и информационных партнеров СММ), пресс-релизы спонсоров, промо-материалы спонсоров, подарки