Методика и практика работы пресс-службы в некоммерческих организациях
Работа с участниками
Информирование о пресс-конференции, предоставление сценарного плана.
Работа с участниками (рекомендации по выступлению со стороны организаторов, учет пожеланий участников).
Работа со спонсорами (комплектование пресс-пакетов: пресс-релизы, промо-материалы, подарки для журналистов, пакеты и т.д.; участие в организации фуршета).
Организация
Подготовка к пресс-конференции
Техническое обеспечение пресс-конференции (микрофоны, диктофоны, видеопроектор, компьютер, экран и т.д.). Своевременный поиск и подготовка.
Подготовка табличек участников (контроль правильности наименования компании, должности и Ф.И.О. участников).
Подготовка банера (задник).
Подготовка к фуршету
Определение места проведения.
Аренда.
Согласование меню.
Оформление конференц-зала
Развешивание по зданию табличек с указанием места проведения пресс-конференции.
Развешивание банеров спонсоров.
Установка и настройка аппаратуры.
Оформление стола президиума (таблички участников, блокноты и ручки, мин. вода и стаканы).
Подготовка стола аккредитации.
Помимо пресс-конференций пресс-служба некоммерческого партнерства «Марафон» устраивает дополнительные внеплановые акции по связям с общественностью по продвижению мероприятия: например, публичная встреча организаторов Сибирского международного марафона с потенциальными участниками, проводившаяся в период подготовки XV Сибирского международного марафона. В рамках этой встречи были проведены благотворительные акции, направленные на привлечение детей, воспитанников детских домов города Омска и Омской области, Омского кадетского корпуса, к занятиям оздоровительным бегом. По итогам публичных встреч каждому воспитаннику были вручены бесплатные пакеты участника, включающие в себя памятную футболку и набор сувенирной атрибутики.
Разновидностью плановых мероприятий по связям с общественностью, проводимых пресс-службой в рамках информационно-рекламной кампании СММ, являются выставки. Так, в июле 2004 года, во время подготовки XV Сибирского международного марафона, была организована выставка художественных произведений участницы марафона с ограниченными физическими возможностями Александры Ивановой. Ежегодно в дни регистрации участников в павильоне выставочного сквера "Флора" проводится выставка-ярмарка "Спорт. Здоровье. Отдых". Задача пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» на данном этапе сводится к адекватному освещению этих событий, использованию их в качестве информационного повода для достижения определенной коммуникационной стратегии.
Основные коммуникационные цели и задачи, стоящие перед пресс-службой некоммерческого партнерства «Марафон»:
Пропаганда Сибирского международного марафона, вовлечение в него самой широкой аудитории. Привлечение внимания к крупнейшему спортивно-культурному событию года, его организаторам и спонсорам. Стимулирование участия в СММ спортсменов, любителей бега, руководителей органов власти, политиков, бизнесменов, жителей и гостей города, всех слоев населения.
"Продвижение" СММ всеми средствами информационно-рекламного обеспечения как на местном, региональном, российском, так и на международном уровне.
Реализация при помощи коммуникативных приемов в информационном пространстве слогана Сибирского международного марафона: "Праздник Движения – наш праздник!".
Отражение отличительных особенностей СММ как "визитной карточки" Омска и Омской области, средства распространения позитивной информации, элемента престижа региона.
Укрепление имиджа СММ как события, проводимого на уровне международных стандартов, не имеющего аналогов в регионе и стране.
При решении выше обозначенных коммуникационных задач могут возникнуть сложности из-за множественности целевых аудиторий и расхождения их интересов. В результате ситуационного анализа Сибирского международного марафона были определены сфера интересов и коммуникационные задачи для каждой целевой группы из представленных аудиторий (таблица).
Таблица
Целевая аудитория | Коммуникационные задачи |
1. Властные структуры |
Показать, что региональное правительство реализует социально значимые проекты. Привлечь на мероприятия марафона свыше 400 "особо значимых" гостей. |
2. Участники | |
2.1. Профессиональные спортсмены |
Информировать о программе марафона 200 спортсменов. Создать стимулирующую ситуацию для более активного интереса к спортивному мероприятию и участию в нем спортсменов международного уровня. |
2.2. Индивидуальные любители бега |
Информировать о программе марафона 20000 любителей бега в России. Привлечь к участию в спортивной программе марафона 7000 человек. Установить уровень лояльности к событию в размере 75% от общей численности аудитории. |
2.3. Корпоративные участники | Сформировать желание личного и корпоративного участия в спортивных мероприятиях представителей 300 организаций, численностью 6500 человек. |
3. Зрители и болельщики |
Сформировать интерес к мероприятиям марафона у 100 000 жителей города Омска и Омской области. Предоставить возможность 40% жителям Омской области в возрасте от 4 лет (1 млн. человек). Присоединиться к участию тем или иным образом в мероприятиях. |
4. Спонсоры |
Информировать о программе марафона 200 коммерческих организаций, потенциальных спонсоров. Создать привлекательность для участия в юбилейном событии с привлечением спонсорских средств в размере 4 000 000 рублей. |
Заключение
Автору удалось выявить методику взаимодействия пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ и показать ее на практике в виде схемы. Таким образом, основными принципами продуктивной организации работы пресс-службы некоммерческого объединения со СМИ являются:
двусторонность информационного потока, равноправие и взаимное уважение в коммуникационном процессе;
соответствие информационных материалов пресс-службы запросам и параметрам средств массовой информации;
объективность и регулярность в подаче материалов в СМИ;
оперативное и полное информирование общественности о деятельности организации;
При взаимодействии со СМИ в пресс-службе некоммерческих организаций следует использовать весь спектр форм и методов распространения информации о своей деятельности (рассылка пресс-релизов, факсимильных сообщений; электронная почта).
В организации взаимоотношений некоммерческих организаций со СМИ весьма значительную роль могут играть личные доверительные, неформальные отношения сотрудников организации с конкретными журналистами и редакциями в целом.
Особую роль в данном случае приобретают личностные, деловые и профессиональные качества сотрудников пресс-служб, а также их техническая грамотность, что позволяет обеспечить высокий исчерпывающий уровень информированности целевых аудиторий о деятельности некоммерческого партнерства «Марафон».
Практический опыт взаимодействия некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ может быть использован специалистами по связям с общественностью, руководителями некоммерческих организаций, желающими наладить эффективную работу со средствами массовой информации.
Библиографический список использованной литературы
НКО и СМИ. Мостик через пропасть. Практическое пособие для некоммерческих организаций. — М.: Агентство социальной информации, 2002. – 228 с. – 2500 экз. – ISBN 5-901737-06-7.
И. М. Синяева. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности: Учебник для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / И. М. Синяева; Под ред. Г. А. Васильева. — М.: ЮНИТИ, 2000. – 287 с.: ил.; 20 см. – Библиогр.: с. 267-268 (23 назв.). – Слов. терминов.: с. 269-285. – 5000 экз. (доп. тираж). – ISBN 5-238-00015-4.
Г. Л. Тульчинский. PR фирмы: технология и эффективность / Г. А. Тульчинский; С.-Петерб. гос. ун-т культуры и искусств. Каф. менеджмента и экономики. – CПб.: Алетейя, 2001. – 294 с.; 22 см. – Библиогр.: с. 242-248 (152 назв.). Библиогр. в конце гл. – 1500 экз. – ISBN 5-89329-419-Х (в пер.).
Егорова Н. Н. Работа некоммерческой организации со средствами массовой информации / Егорова Н. Н., Михеев Ю. И.; Совет обществ. орг. Ом. Обл. — Омск: Ом обществ. ком. содействия аграр. реформе, 1998. – 86 с.
Моисеев В. А. Паблик рилейшнз. Теория и практика. — К.: Вира — Р, 1999. – 375 с.
И. В. Алёшина. Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетёров. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство «ГНОМ-ПРЕСС», 1997.
Сэм Блэк. Паблик рилейшнз. Что это такое? М.: АСЭС — Москва, 1990.
Татаринова Г. Н. Введение в специальность «Связи с общественностью»: Учебно-методическое пособие. Омск: Издательство ОмГТУ, 2000.
Чумиков А. Н. Связи с общественностью: Учебное пособие. – 3-е изд. — М.: Дело, 2001.
Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз или как успешно управлять общественным мнением. — М.: Центр, 1998. – 349 с.
Василенко А. Б. Пиар крупных российских корпораций / А. В. Василенко. — М.: ГУ – ВШЭ, 2001. – 304 с.
Уткин Э. А. Управление связями с общественностью. PR. — М.: ТЕИС, 2001. – 296 с.
Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. – 2-е изд., испр. — М.: Рефл-бук: Ваклер, 2000. – 622 с.
Пашенцев Е. Г. Паблик рилейшнз: от бизнеса до политики. – 2-е изд. — М.: Финпресс, 2000. – 230 с.
PR сегодня: новые подходы, исследования, международная практика / Пер. с англ.: О. В. Дубицкая и др.; Авт. предисл., науч. ред.: А. П. Ситников и др. — М.: ИМИДЖ-Контакт: ИНФРА-М, 2002. – 491, [1] с.
Голубкова Е. Н. Маркетинговые коммуникации: Учеб. пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финпресс, 2003. – 303 с.
Джефкинс Фрэнк. Паблик рилейшнз: Учеб. пособие для студентов вузов / Фрэнк Джефкинс, Дэниэл Ядин; пер. с англ. [В.Н. Егоров]; под ред. Б. Л. Еремина. — М.: ЮНИТИ, 2003. - 190 с.
Хенслоу Филип. Практическое руководство по паблик рилейшнз. — СПб.: Нева; М.: ОЛМА-пресс ИНВЕСТ, 2003. – 190 с.
Китчен Филипп. Паблик рилейшнз: принципы и практика: учеб. пособие для студентов вузов. — М.: ЮНИТИ, 2004. – 443 с.
Самое главное в PR / У. Аги [и др.; пер. с англ. В. Елизаров, Н. Качанова]. — М. [и др.]: Питер, 2004. – 558 с.
Шомели Жан. Связи с общественностью / под ред. Г. Е. Алпатова. – 9-е изд. — СПб.: Нева, 2003. – 122 с.
Шарков Ф. И. Реклама и связи с общественностью: коммуникативная и интегральная сущность кампаний: учеб. пособие. — М. : Трикста: Акад. проект, 2005. – 298 с.
Антипов К. В. Паблик рилейшнз: Учеб. пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Дашков и К, 2002. – 145 с.
Кузякин А. П. Реклама и PR в мировой экономике: Учеб. пособие. — М.: Проспект: Велби, 2002. – 319 с.
Оливер Сандра. Стратегия в паблик рилейшнз. – 2-е изд. — СПб.: Нева, 2003. – 156 с.
Сайтел Фрэйзер. Современные паблик рилейшнз. – 8-е изд. — М.: ИМИДЖ-Контакт: ИНФРА-М, 2002. – 590 с.
Алешина И. В. Паблик рилейшнз для менеджеров=Public relations for managers: курс лекций / И. В. Алешина. — М.: ЭКМОС, 2003. – 478 с.
Музыкант В. Л. Реклама и PR-технологии в бизнесе, коммерции, политике: Учеб. пособие для вузов / В. Л. Музыкант. — М.: Армада-пресс, 2001. – 686 с.
Королько В. Г. Основы паблик рилейшнз: Учеб пособие для студентов вузов. — М.: Рефл-бук; Киев: Ваклер, 2002. – 526 с.
Гартон Энни. Паблисити: жми сюда: управление масс-медиа для создания паблисити. – 2-е изд. — М. и др.: Питер, 2003. – 266 с.
1Чумиков А. Н. Связи с общественностью: Учебное пособие. – 3-е изд. — М.: Дело, 2001.