Редагування спецдокументації
Окрім того, помилки можуть бути допущені різними способами та технічними пристроями (неправильно запрограмованою машиною, протоколістом та ін).
По-друге, повнота відомостей повинна бути достатньою для висвітлення питання, проблеми, об’єктивного їх вирішення. Повнота відомостей особливо важлива, якщо документ призначений для чисто практичного завдання, яке має господарське чи політичне значення. В першу чергу це стосується актів, доповідних записок, протоколів, звітів, контрактів та ін. Однак, зайві деталі теж є недоліком.
По-третє, важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, в даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні.
В деяких випадках під час редагування використовують технічні способи виправлення помилок.
Спосіб перший - підчистка: лезом або гострим ножем під кутом 45 градусів до площини легкими доторками до паперу ліквідовують помилку (не більше 5 знаків або одне слово). Натискати не слід, бо можна зробити дірку. Цей спосіб можливий тільки для цупкого паперу. Після підчистки на вільне місце знову наносять необхідні позначки.
Спосіб другий - підрізка. Означає ті ж прийоми використання леза, але під кутом не менше 15 градусів до поверхні. Може використовуватися тільки для документів, виготовлених на щільному папері типу ватману та тонкого картону. Після зрізання поверхневого шару його згладжують і знову наносять необхідні знаки.
Спосіб третій - перебивка. За допомогою коректурних листочків паперу білого кольору з нанесеною на них фарбою можна ліквідувати незначні огріхи в текстах. Коректурний листок вкладають у проміжок між буквовказувачем і оборонним валом каретки друкарської машинки, перебивають відповідні знаки, поки не з’явиться на папері білий відбиток, а тоді вдруковують необхідну інформацію. Перебивна інформативних даних не повинна перевищувати 5 друкованих знаків. При цьому слід враховувати колір паперу документа. Тільки білий! Папір іншого відтінку для такого способу перебивки не придатний.
Спосіб четвертий - перебивка кількаразова. Якщо шрифт друкованого тексту не є насиченого чорного кольору, то можна перебити по 2-3 рази один знак, змінюючи його форму і позначку на необхідну (літери, подібні за обрисами). Наприклад, букву „о” можна перебити і замінити на букви „а", „с”, „е", „є” і т. ін.
Спосіб п’ятий - використання коректурної рідини білого кольору. Спочатку рідина наноситься на помилкові знаки (текст) пензликом. Коли вона підсохне, неправильно надруковану інформацію можна замінити необхідною, враховуючи кількість друкованих знаків з проміжками між ними.
Папір з водяними знаками та специфічною фактурою поверхні не годиться для виправлень ніяким способом.
Використання того чи іншого способу допускається тільки після урахування цільового призначення документа, його змісту та ролі в документообігу окремо взятого закладу.
Коректурні виправлення допускаються в обмеженій кількості згідно з ГОСТ 6.38-90, але рекомендується такі виправлення в більшості випадків тільки для документів внутрішнього призначення.
Фінансові документи та документи бухгалтерського характеру ніяким виправленням не підлягають.
Завдання
Яка роль основних логічних законів при редагуванні тексту документа? Навести приклади.
Які загальні вимоги до документа?
Назвати етапи роботи над службовим документом.
8. Помилки та їх види. Коректурні знаки. Комп’ютерна коректура
8.1 Вступ до теми
У період становлення редагування розглядали як процес, що не може бути розмежований на окремі складові. У ньому як неподільному процесі виділяли такі синтетичні методи як вичитування, скорочення, опрацювання та перероблення, наголошуючи при цьому на методах виправлення. Поступово цей синтетичний підхід зазнав певних змін: редагування продовжували розглядати як єдиний процес, проте наголос ставили вже не на виправленні, а на аналізі авторського оригіналу. Із незначними змінами такий підхід зберігся дотепер.
Науковці вважають, що такий підхід є вірним лише частково. Справа в тому, що редагування не є неподільним процесом. Навпаки, редагування складається з двох повністю рівноправних процедур - аналізу (контролю) та виправлення (реконструкції) авторського оригіналу. Стосовно цих процедур можна сказати, що аналіз (контроль) - це процедури пошуку, фіксації та локалізації помилок у повідомленні, а виправлення (реконструкція) - це процедури видалення у повідомленні помилок, виявлених у процесі контролю.
Помилка - це об’єктивне відхилення, яке є різницею між неправильним компонентом повідомлення та його нормативним і правильним поданням. Іншими словами, помилка - це об’єктивне відхилення, яке доповнює правильний компонент повідомлення до неправильного (помилкового). Звичайно, таке доповнення може бути зі знаком „+", і зі знаком „-”.
8.2 Значущість помилок
Помилки можуть бути значущими (тобто істотними) та незначущими (неістотними). Їх значущість визначають залежно від того, наскільки вони впливають на процеси сприймання і зрозуміння: коли помилки лише незначно знижують швидкість сприймання, вони є незначущими; коли ведуть до неправильного, тобто нетотожного авторському, розуміння або роблять його неможливим взагалі, вони є значущими.
Приклад 1. У повідомленні в реченні Партизани не розпочали бойові дії автор через недогляд випадково пропустив частку не. Без сумніву, в реципієнта виникне суттєве відхилення від того образу, який хотів передати автор, а тому така помилка буде значущою.
Приклад 2. Автор, погано знаючи лінгвістичні норми, написав слово прикрасний (замість прекрасний). Очевидно, що реципієнт правильно розпізнає і сприйме це слово, відзначивши для себе наявність помилки (така помилка буде незначущою).
8.3 Вага помилок
Не менш важливим, ніж значущість, є поняття ваги помилки, тобто ті наслідки, до яких веде їх наявність у повідомленні. При цьому слід розрізняти вагу помилки редактора і реципієнта.
Приклад. У час ІІ світової війни редактор видавництва готував до друку рукопис про Сталінградську битву. Переглядаючи сигнальний примірник, він не зауважив, що в слові Сталінград пропущена літера „р". Ця помилка мала для редактора чималу вагу: 10 років концтабору (хоча могла „потягнути” і на розстріл).
Вага помилок для реципієнтів буває, переважно, значно меншою. Помилка може викликати дитячі сльози (через нерозуміння задачі у підручнику математики), зіпсувати настрій дорослим (через невірно вказаний у газеті час початку театрального спектаклю) тощо.
8.4. Загальна класифікація помилок
Помилки можна класифікувати за різними принципами. Їх загальна класифікація базується на відхиленнях від постулатів редагування і включає такі види помилок: інформаційні помилки; модальні й фактичні помилки; темпоральні, локальні й ситуативні помилки; семіотичні помилки; тезаурусні помилки; сприйняттєві помилки; атенційні помилки; копіювальні помилки (спотворення); нормативні помилки.
8.4.1 Інформаційні помилки
Серед інформаційних можна виділити помилки в контексті, реципієнтський, суспільній інформації. Бувають також помилки, не пов’язані з кількістю інформації в інформаційній одиниці повідомлення.
Наприклад.1. Автор повідомляє уже відому реципієнтові інформацію (публікує в газеті факти, які позавчора багаторазово передали по радіо і телебаченні) або автор надає для рецинієнтів надто багато нової інформації (наприклад, багато нових слів у підручнику іноземної мови). В цих випадках є помилки, пов’язані з кількістю нової реципієнтської інформації.
2. У дитячому журналі для першокласників вживають слово наука. Очевидно, що реципієнти журналу не можуть сприйняти через наявність у ньому дуже важливої кількості інформації.
8.4.2 Модальні й фактичні помилки
Генеруючи текст, автори в переважній більшості випадків знають, у якому відношенні до дійсності перебуває їх повідомлення. Проте іноді трапляється, що самі реципієнти помилково сприймають модальність повідомлення. Так, майже завжди як реакцію на першоквітневі рецепти на позбавлення облисіння ЗМІ упродовж одного чи двох місяців отримують обурені листи реціпієнтів про неефективність пропонованих засобів.
Окремим підвидом модальних помилок є фактичні. До них належать такі твердження, модальність яких є реальність, проте ці висловлювання - хибні.
Наприклад. Рекорд світу в стрибках у довжину становить 7,25 м.
Для більшості видів повідомлень фактичні помилки є нейнебезпечнішими, особливо коли повідомлення стосуються життя людей (наприклад, інструкції щодо експлуатації зброї).
Проте існують, як відомо, й такі повідомлення, які описують псевдореальність (ймовірну реальність), але стосовно яких уважають, ніби вони відтворюють реальність (це художня та частково публіцистична література).
Наприклад. Роман І. Багряного “Тигролови” - це псевдореальність. Проте, якби в цьому романі було написано, що головні герої ловили тигрів за допомогою гри на чарівній сопілці, то всі реціпієнти сказали б, що це - вигадка (хибне твердження). Але в казці, тобто ірреальному повідомленні, таке твердження, звичайно, сприймуть як істинне.
8.4.3 Темпоральні й локальні помилки
Темпоральні помилки виникають внаслідок відхилення часу, вказаного в повідомленні, від часу в світі, описуваному в повідомленні.
Наприклад. Повідомлення починається з такого речення: Вчора у Братиславі відбулася зустріч офіційної делегації…
Коли реціпієнти отримують повідомлення лише наступного дня, то вони сприймуть інформацію помилковою (у них час буде зсунуто вперед на один день).
Локальні помилки виникають внаслідок відхилення місця, вказаного у повідомленні, від місця в світі, описуваного в повідомленні.
Наприклад. Повідомлення починають з такого речення: Двадцять першого травня відбувся страйк шахтарів і залізничників у Донецьку та Луганську. Тут робітники вимагали…
Очевидно, реципієнтові буде незрозумілим значення слова „тут": у Луганську, у Донецьку чи і в Луганську й Донецьку одночасно?
Ситуативні помилки виникають внаслідок відхилення ситуації, вказаної в повідомленні, від ситуації в світі, описуваної в повідомленні. Можуть виникати також внаслідок відхилення ситуації, на яку під час сприйняття повідомлення реципієнтами розраховував автор, від ситуації, яка виникла у час його сприйняття насправді.
Наприклад. Як відомо, Закон “Про мови в Укаїнській РСР" державною затверджує українську. Проте частина населення України домагається надання статусу державної також російській. Один український політик, відвідавши Канаду, в найбільшій газеті штату Квебек опублікував статтю про безпідставність надання російської мови в Україні статусу державної. Позицію українського політика (загалом правильну для умов України) реципієнти штату сприйняли вкрай негативно, хоча українці Канади її підтримали. Справа, як виявилося, полягала в тому, що стаття була опублікована в штаті, де більшість населення становлять франкомовні канадці, які домагаються визнання державною мовою французької (поряд з англійською).
8.4.4 Семіотичні помилки
Включають кодувальні, відображувальні, значеннєві помилки.
Кодувальні помилки полягають у тому, що в коді знака (слова) є відхилення від норми. Тому кодувальними помилками є, наприклад, більша частина спотворень. Кодувальні помилки можуть бути й складнішими.
Наприклад. У книзі з географії для школярів повідомляють, що „Найвищою вершиною світу є Еверест”, а через кілька сторінок, - що це… „Джомолунгма".
Звичайно, реципієнти сприйматимуть одне з цих тверджень як хибне, хоча відомо, обидва вони є істиними (Еверест і Джомолунгма - це синонімічні назви).
8.4.5 Відображувальні помилки полягають у тому, що у реципієнта при стрийманні знака виникає інший відображений образ, ніж в автора повідомлення
Наприклад. Повідомлення на телебаченні було присвячене рекламі мінеральної води з англійською назвою Blue Water, тобто блакитна вода. Повідомлення супроводжувалося усним відтворенням цієї чужомовної назви: блу-воте. У значної частини телеглядачів при цьому виникають украй негативний асоціативний образ.
Значеннєві помилки полягають у тому, що автори замість потрібних слів вживають слова з іншими значеннями.
Наприклад. У публіцистичному повідомленні, яке розповсюджується у східних регіонах України, для ознайомлення населення з історією визвольних змагань вживали слово „бандерівець“. Як відомо, незалежно від змісту повідомлення в цих районах емоційне значення цього слова в середньому є негативним. У результаті, більшість реципієнтів негативно сприйняли повідомлення (маючи мету дати реципієнтам позитивний образ дійових осіб та знаючи такі особливості сприйняття в східних регіонах, редактор повинен був замінити слово “бандерівець” на нейтральне - “боєць” чи “партизан”).
8.4.6 Тезаурусні помилки
Помилки стосовно тезауруса виникають у реципієнтів, тоді, коли в повідомленні вживаються знаки (слова), які відсутні в їх тезаурусі або не мають жодних зв’язків з іншими словами тезауруса. Такі помилки можна ще назвати релятивними (вони є помилками лише якоїсь певної групи реципієнтів).
Наприклад. Для учнів основної школи підготували підручник з етики, в якому є певна кількість термінів, що відсутні в тезаурусі школярів і не пояснені в його тексті. Ця книга буде містити помилку для учнів основної школи, проте не для її студентів.
8.4.7 Сприйняттєві та атенційні помилки
Сприйняттєві помилки виникають лише в момент первинного сприймання повідомлення. У процесі остаточного сприймання вони, як правило, зникають.
Наприклад. У повідомленні вжито речення „Лист матері надійшов учора”.1-а модель передбачає, що на першому місці стоїть об’єкт дії, а на другому - суб’єкт. Лист /від мене до/ матері надійшов учора. Під час первинного сприймання близько 80% реципієнтів використовують першу модель сприйняття, хоча автор повідомлення міг вжити другу, в результаті чого й виникає сприйняттєва помилка.
Атенційні помилки виникають внаслідок порушення в повідомленні контактної функції мови й переключення уваги реципієнтом на інші об’єкти. Автор намагається змусити реципієнтів сприймати повідомлення, а реципієнти або не почали його сприймати, або, розпочавши, припинили внаслідок переключення уваги. Наявність таких помилок особливо небезпечна для тих повідомлень, що розраховані на випадкове сприйняття (рекламні, агітаційні та пропагандистські).
Наприклад. У рекламному повідомленні в газеті з кольоровим друком автори подали текст: “Підприємство реалізує олію соняшникову. Крупи різні. Ціни помірні. (далі адреси та телефони) ”. Текст надруковано чорними літерами на білому фоні, гарнітура Arial. Повідомлення має форму квадрата (5х5 см). Довкола цього повідомлення подано кілька інших, оформлених у такому ж стилі.
Таке повідомлення, по-перше, приверне увагу дуже малої кількості реципієнтів, оскільки воно нічим не виділяється серед інших (традиційна рамка, часто вживана гарнітура), а, по-друге, навіть привернувши увагу, не втримає її надовго, оскільки сам текст не має внутрішньої інтриги, що могла б заволодіти увагою читачів.
8.4.8 Копіювальні помилки (спотворення)
Копіювальні помилки виникають тоді, коли повідомлення копіюють (наприклад, авторський оригінал передруковують у ЗМІ після редагування, проект видання передають каналом зв’язку із ЗМІ в друкарню тощо). Для пошуку й видалення спотворень з повідомлень у видавничій справі проводять коректуру.
Виділяють два типи спотворень: внутрілексемні та полілексемні.
Внутрілексемне спотворення - це ланцюжок літер у межах слова в копії повідомлення від першої їх розбіжності стосовно оригіналу до найближчого збігання.
Поліксемне спотворення - це ланцюжок літер у копії повідомлення (у межах усього повідомлення) стосовно його оригіналу від першої їх розбіжності до найближчого їх збігання.
Наприклад. У тексті авторського оригіналу написано: „Мама купила цікаву книгу". Внаслідок дії випадкових чинників оператор набрав таку копію: „Мама купила цікаву книгу". Отже, в тексті копії наявні спотворення.
Існують такі причини виникнення спотворень, які вносять до певних етапів опрацювання повідомлень:
сприймання уривку тексту (20-35%);
інтерпретація уривку тексту, що пов’язана з процесом його запам’ятовування, коли вступає в дію механізм асоціації (20-35%);
відтворення, тобто набирання уривку тексту на клавіатурі;
слідкування за наступним уривком тексту, пов’язане з процессом фіксації та переключення уваги (20-25%).
8.4.9 Нормативні помилки
Нормативні помилки виникають тоді, коли в повідомленні є відхилення від конкретних норм, встановлених суспільством (конкретно державою).
Наприклад. Зараз згідно зі стандартом у бібліографічному описі назву міста Києва подають як К. (згідно з колишнім радянським стандартом назву „Київ" не скорочували); скорочення назви міста Львів - Л. (у радянському стандарті цим скороченням позначали місто Ленінград); скорочена назва Харкова - Х. (у радянському стандарті такого скорочення не було взагалі).
8.5 Реконструкція помилок реципієнтами
Існують такі типи реконструкцій (виправлень), що їх здійснюють реципієнти:
правильна повна (реципієнти правильно відновлюють як зміст, так і форму компонента повідомлення, що містить помилку;
правильна неповна (реципієнти правильно відновлюють лише зміст компонента);
фрагментна варіантна (реципієнти відновлюють зміст компонента в кількох варіантах, один