Створення електронної таблиці "Відомість нарахування премії за 1 квартал 2010 року"

Курсова робота

з дисципліни "Інформатика та КТ"

на тему

"СТВОРЕННЯ ЕЛЕКРОННОЇ ТАБЛИЦІ"

"Відомість нарахування премії за 1 квартал 2010 року"

Зміст

Вступ

1. Формалізація

2. Структура електронної таблиці

3. Опис організації елекронних таблиць

3.1 Заповнення таблиці

3.2 Використання в таблиці стандартних функцій

3.3 Форматування таблиці

3.4 Сортування даних

3.5 Вибірка даних за заданими умовами

3.6 Підведення проміжних підсумків

3.7 Процес консолідації робочих листів

3.8 Технологія побудови графіків

4. Інструкція з експлуатації таблиці

Вступ

Електронна таблиця (ЕТ) - це програма для обробки даних, поданих у вигляді таблиці.

Так само як і звичайна таблиця, вона складається з комірок. Кожна комірка має свою адресу, що складається з номера стовпця номера рядка, на місці перетину яких вона міститься. Сучасні ЕТ створюють можливість працювати з величезною кількістю - мільйонами - комірок і обробляти дуже великі обсяги інформації. Через це їх також називають табличними процесорами.

Частина комірок таблиці знаходиться перед користувачем на екрані дисплея. В ці комірки користувач заносить текст, дані, формули для розрахунків. Під управлінням програми ЕТ комп'ютер вмиті виконує ці обчислення і заносить результати у відповідні комірки При зміні даних у яких-небудь комірках автоматично перераховуються результати в усіх формулах, що містять адреси цих комірок За потреби, користувач редагує таблицю: видаляє або вставляє рядки і стовпці, переносить блоки комірок, змінює їх вміст. Програма ЕТ забезпечує автоматичний контроль за правильною зміною адрес комірок у формулах при редагуванні таблиці.

ЕТ дає змогу сортувати рядки у визначеному користувачем порядку, будувати графіки і діаграми за даними таблиці, друкувати на папері всю таблицю або її частину, зберігати таблицю з графіками та діаграмами на диску для подальшого використання.

Електронними таблицями користуватися просто, вони потребують стандартного набору пристроїв комп'ютера і забезпечують швидкість та надійність обчислень. Найчастіше вони застосовуються у фінансовій діяльності для автоматизації банківських і бухгалтерських обчислень.

Перша електронна таблиця з'явилася в 1979 р. її створили випускники Массачусетського технологічного інституту Ден Бриклін і Боб Фрепстон. Вона називалася VisiCalc (від англ. - видимий калькулятор).

Сучасні технології обробки інформації часто приводять до того, що виникає потреба подання даних у вигляді таблиць.

Різноманітні фінансові документи (відомості на заробітну плату, табель робочого часу, інвентаризаційні описи, квартальні звіти, складський облік матеріалів тощо) теж мають вигляд таблиць. Для табличних обчислень характерні відносно прості формули, по яким проводяться обчислення, і великі об’єми вхідних даних. Для таких розрахунків слід використовувати комп’ютер. З цією метою були створені електронні таблиці (табличні процесори) - це прикладне програмне забезпечення спільного призначення, яке використовується для обробки даних, представлених у табличній формі.

Електронна таблиця (ЕТ) дозволяє зберігати в табличній формі велику кількість вхідних даних, результатів, а також зв’язків (алгебраїчних і логічних співвідношень) між ними. При зміні вхідних даних всі результати автоматично перераховуються і заносяться в таблицю. Такі таблиці можна переглядати, змінювати, записувати на носії зовнішньої пам’яті для зберігання, роздруковувати на принтері.

Головна перевага ЕТ - можливість миттєвого перерахунку усіх даних, пов’язаних формульними залежностями, при зміні значення будь-якого компоненту таблиці.

Табличний процесор MS Excel дозволяє:

Розв'язувати математичні задачі: виконувати різноманітні табличні обчислення, обчислювати значення функцій, будувати графіки і діаграми та ін.;

Виконувати чисельне дослідження;

Проводити статистичний аналіз;

Реалізовувати функції бази даних - введення, пошук, сортування, фільтрацію і аналіз даних;

Встановлювати захист на окремі фрагменти таблиць;

Наглядно представляти дані у вигляді діаграм та графіків;

Вводити і редагувати тексти;

Виконувати обмін даних з іншими програмами, наприклад, вставляти текст, малюнки, таблиці, зроблені в інших додатках.

Документ електронної таблиці називається робочою книгою. У кожному документі може розміщуватися від 1 до 255 таблиць - робочих аркушів. Документ Excel зберігається у файлі з будь-яким ім’ям і розширенням. xls.

В даній курсовій роботі за допомогою табличного процесора Excel проведені розрахунки для відомості нарахування заробітної плати.

1. Формалізація

Використаємо такі умовні позначення:

2. Структура електронної таблиці

3. Опис організації елекронних таблиць

Таблицю сформувати таким чином:

1) Установити глобальні режими параметрів: стандарти мови, числа, дати, роздільник цілої і дробової частин числа тощо.

Пуск→Настройка→Панель управления→Язык и региональные стандарты →... (числа, денежная единица, дата).

2) Перед заповненням створити структуру електронної таблиці, в якій зазначити, де та що розміщено.

4) Завантажити табличний процесор MS Excel одним із способів:

Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2003;

за допомогою ярлика на робочому столі - подвійне клацання лівою кнопкою миші;

за допомогою ярлика на панелі швидкого запуску - одне клацання лівою кнопкою миші;

тощо.

5) Заповнити і відформатувати клітини таблиці відповідно до поставленого завдання.

Створити нову робочу книгу:

Файл → Створити... → Нова книга

або на стандартній панелі інструментів натиснути .

Аркуші можна додати за допомогою операції Вставка®Аркуш. Змінити назву аркуша можна за допомогою:

контекстного меню ярлика аркуша;

Формат → Аркуш → Перейменувати;

подвійного натискання на ярлику листка, задати потрібну назву відповідно до поставленого завдання: "Відомість нарахування заробітної плати за 1 квартал 2010 року"

Оформлення роботи

Налагодити глобальні режими параметрів: стандарти мови, числа, дати, роздільник цілої і дробової частин числа тощо.

Пуск → Настройка → Панель управления → Язык и стандарты →... (Числа, Денежная единица, Дата)

Установити на робочому аркуші параметри сторінки:

Меню Файл ® Параметри сторінки ® закладка “Сторінка":

Закладка “Поля”

Нижній колонтитул:

Вигляд ®Колонтитули ® “Створити нижній колонтитул” з інформацією (визначається автоматично):

Установити режим відображення таблиці із заголовками рядків та стовпців.

Файл ® Параметри сторінки® закладка Аркуш ®

RЗаголовки рядків і стовпців

Створити структуру таблиці, у якій зазначено, де та що розташовано.

Вихідні дані розрахункової таблиці повинні відображати реальні співвідношення і підібрані таким чином, щоб можна було виконати всі операції, передбачені завданням (вибірку даних, проміжні підсумки, консолідацію).

Перед заповненням заголовків таблиці установити формат: меню Формат ® Клітинки ® Вирівнювання. Назначити вирівнювання по горизонталі та по вертикалі по центру та зафіксувати відображення R переносити по словах.

Заповненні розрахункову таблицю в формулах, де треба ввести значення з фіксованої клітини, застосувати посилання на абсолютні адреси.

Заповнення формул бажано виконувати в такому порядку.

Спочатку заповнити тільки перший рядок інформаційної частини таблиці.

Перевірити результати виконання формул на контрольному прикладі.

Для заповнення формулами наступних рядків скористатися операцією копіювання діапазону клітин з формулами.

Ввести вихідні дані.

Переглянути кінцеві результати копіювання та уважно їх проаналізувати (звернути увагу на відмінність копіювання абсолютних адрес та відносних).

Для організації наступних аркушів скопіювати Розр_Горобець з розрахунковою таблицею необхідну кількість разів, використовуючи один із методів: протягування ярлика листка із затиснутою клавішею Ctrl; контекстне меню; меню Правка.

Перейменувати кожен аркуш відповідно до вимог.

Для відображення таблиці у формульному (розрахунковому) вигляді необхідно вибрати пункт меню

Сервіс ® Параметри ® Вигляд ® R активізувати пункт Формули (зняти прапорець з пункту Формули).

Грошові дані бажано відобразити з точністю до двох знаків після коми (до копійок) у фінансовому форматі.

Результати розширеного фільтра розмістити в іншій області таблиці на тому самому листку.

Текст курсової роботи оформляти в текстовому редакторі Microsoft Word.

Для стилю основного тексту (однойменний стиль) рекомендуються такі параметри:

Налагодити автоматичний перенос слів:

Сервіс ® Мова ® Розставлення переносів ® Автоматичне розставлення переносів.

Використовувати для виділення окремих фрагментів тексту напівжирний шрифт і курсив.

Курсова робота роздруковується на чорно-білому (можна кольоровому) принтері (не можна здавати роботи з нечітким або розмазаним текстом) на білому папері формату А4 (210х297мм).

Текст, таблиці й інші матеріали курсової роботи розміщувати тільки на лицьовому боці кожного аркуша.

Всі сторінки повинні мати наскрізну нумерацію внизу сторінки справа. Першою сторінкою є титульний аркуш, але номер на ньому не повинен відображатися. Розмір шрифту номера сторінки - 12.

На сторінці під заголовком “Зміст” розмістити зміст роботи з проставленими номерами сторінок. При цьому зміст повинен відповідати зазначеним по тексту заголовкам складових частин роботи й номерам сторінок, на яких вони починаються. Зміст повинен бути сформований автоматично з використанням можливостей текстового процесора.

Меню Вставка ® Посилання ® Зміст і покажчики ®

Закладка Зміст ® Рівні (можна 2, 3, …)

(щоб заголовок “Зміст” не потрапив у список змісту, до нього не можна застосовувати стиль заголовка).

В курсовій роботі бажано розмістити у верхніх колонтитулах сторінок прізвище, ім’я та по батькові студента, групу, номер варіанта або назву поточного розділу.

У тексті допускаються тільки загальноприйняті скорочення слів.

При посиланні у тексті на літературні джерела в дужках зазначити порядковий номер джерела, що відповідає списку використаної літератури із зазначенням сторінок.

Заголовки розділів, підрозділів, таблиць та ілюстрацій повинні бути обов'язково оформлені з використанням стилів. Наприкінці назв крапки ставити не треба, за винятком умовних скорочень і позначень.

Кожний розділ починається з нової сторінки, підрозділи починати з нової сторінки не потрібно.

Параметри стилю заголовків розділів (Заголовок 1):

Примітка. Для розділів “Вступ”, “Висновки”, “Використана література” і “Додатки” після застосування до них стилю заголовок 1 необхідно виключити формат нумерації.

Параметри стилю заголовків підрозділів (Заголовок 2):

Таблиці й ілюстрації (схеми, графіки, рисунки тощо) розміщують після першого згадування про них в тексті. В разі необхідності допускається їхній перенос на наступну сторінку після згадування по тексту з обов’язковим посиланням. Посилання оформляються за допомогою вставки перехресних посилань на постійну частину й номер назви. Постійна частина назви рисунків та таблиць вставляється за допомогою засобів текстового процесора, знак номера (№) не використовується.

Під рисунками повинні розміщуватися їхні назви з наскрізною нумерацією.

Приклад назви рисунка:

Рисунок 1 - Вікно табличного процесора Excel

Таблиці повинні бути наочними й обрамленими з усіх боків і усередині. Розмір шрифту в таблицях повинен бути не менше 10 і не більше 14пт. Над таблицями необхідно розташовувати назви, які повинні мати наскрізну нумерацію.

Приклад табличного заголовка:

Таблиця 3 - Формульний вигляд

Таблиці, які займають більше однієї сторінки, повинні переноситися на наступну з додаванням під голівкою таблиці й на початку кожної наступної сторінки таблиці, що розривається, рядка з порядковою нумерацією стовпців. Голівка в таблиці робиться один раз, але на кожній наступній сторінці перед продовженням таблиці необхідно писати заголовок у такий спосіб:

Продовження табл.3

Наприкінці роботи наводиться список літератури, в якому джерела розміщені у порядку їх використання. Список літератури варто оформляти відповідно до Держстандарту (додаток Г) із застосуванням формату нумерованого списку.

В кінці роботи додати два чистих аркуші для рецензій викладача. Після висновків робота підписується автором, ставиться дата.

Після отримання перевіреної роботи в неї в жодному разі не можна вносити ніяких змін (вилучати аркуші із зауваженнями керівника і т.п.).

Виправлені фрагменти з посиланнями на сторінки, де були зроблені зауваження керівником, варто оформити й роздрукувати на окремих аркушах і підшити до початкового варіанта роботи.

3.1 Заповнення таблиці

Вводять дані (текст або числа) безпосередньо в поточну клітину або в рядок формул, що розміщується у верхній частині вікна програми під панелями інструментів.

Місце введення відмічається текстовим курсором. Якщо почати введення з алфавітно-цифрових клавіш, дані з поточної клітини заміняються текстом, що вводиться.

Дані, які вводяться, відображаються як в клітині, так і в рядку формул.

Для завершення введення даних використовують клавішу ENTER на клавіатурі або кнопку Enter в рядку формул.

Число, на відміну від довільного тексту, у своєму записі використовує обмежений набір символів

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ,. р.% Е е.

Основна різниця числа від тексту полягає в тому, що з числом можна виконувати в подальшому різні дії (наприклад, арифметичні операції), а з текстом ні.

Число після введення автоматично вирівнюється по правому краю клітини.

Якщо число не вміщується в ширину стовпця, то на екрані з’являється ######.

При введенні довгого тексту на екрані буде видно тільки ту частину тексту, яка поміщається до першої занятої справа клітини, навіть якщо там стоїть знак пробілу (пропуску).

В рядку формул видно повний текст.

Щоб відмінити внесені зміни і відновити колишнє значення клітини, використовують клавішу Esc або кнопку Скасування в рядку формул.

Для очищення поточної клітини або виділеного діапазону найпростіше використовувати клавішу Delete.

Наприклад, для введення заголовка таблиці в роботі виділили клітини D1: I1, об’єднали і ввели текст “Відомість нарахування премії ”.

Редагування даних

Для редагування даних (внесення змін, додавання і т.д.), введених раніше в клітину, її потрібно попередньо виділити (активізувати).

В рядку формул з’явиться вміст клітини. Потім необхідно текстовий курсор перевести в рядок формул і почати редагування

або

натиснути F2

або

подвійне клацання лівою кнопкою миші по клітині, що підлягає редагуванню. В клітині з’явиться її вміст, і потім його можна буде редагувати.

Закінчується редагування, як і введення.

Enter - закінчення редагування і у залежності від настройок або залишаємося у вихідній клітині, або переходимо до однієї із сусідніх клітин.

Кінець редагування також відбувається, якщо натиснути лівою кнопкою на іншій клітині (одночасно вона активізується).

Якщо застарі дані потрібно повністю замінити, то можна відразу вводити нові, не переходячи до рядка формул (старі дані автоматично будуть знищені). Фактично це не редагування, а нове введення.

В розрахунковій таблиці

Формуємо заголовок таблиці;

автоматично заповнюємо порядковий номер (А11: А26) і рядок нумерації (А11: L11);

заповнюємо початковими даними діапазони клітин B12: B26, D12: D26, Е12: Е26, F12: F26, G12: G26, I12: I26 (див. Структура таблиці).

Обрамування таблиці

Спочатку виділимо блоком необхідний діапазон, потім активуємо піктограм

“Границя” і у вікні границь виберемо необхідний вигляд контуру виділеного блоку клітин.