Разработка автоматизированной системы учета работника библиотечного фонда "Национальная библиотека Украины имени В.И. Вернадского"

Восточно-европейский университет экономики и менеджмента

Кафедра информационных технологий и экономической кибернетики

Курсовая работа

по дисциплине "Система управления баз данных"

на тему:

Разработка автоматизированной системы учета работника библиотечного фонда "Национальная библиотека Украины имени В.И. Вернадского"

Проверил: ст. преподаватель

Жирякова И.А.

Выполнила: студентка III курса

гр. ІТ – 41, Манькута Я.М.

Черкассы 2007

Содержание

Вступление

1. Разработка АРМ библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

1.1 Автоматизация библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

1.2 Методы автоматизации библиотечного фонда НБУВ

2. Проектирование баз данных библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

2.1 Инфологическая модель

2.2 Программные средства разработки БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

3. Разработка автоматизированной системы для работы с библиотечным фондом "Национальной библиотеки им. В.И. Вернадского"

3.1 Разработка таблиц БД библиотечного фонда

3.2 Установление связей таблиц БД библиотечного фонда

3.3 Разработка запросов БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

3.4 Разработка форм БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

3.5 Разработка отчетов БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

Выводы

Список использованной литературы и URL

Вступление

Связи с развитием информационных технологий большая часть жизнедеятельности общества осуществляется по средствам компьютеров. Переход на автоматизированную деятельность позволяет уменьшить срок выполнения различного рода задач, повысить эффективность и точность работы персонала, минимизировать появление ошибок и неточностей. Автоматизирование рабочего места применяется на современном этапе практически во всех сферах деятельности, поэтому в современных условиях развития автоматизация рабочего места служащего библиотечного фонда является актуальным.

На современном этапе становления информационного общества одной из основных тенденций развития электронных информационных ресурсов и библиотечно-информационных технологий является разработка баз данных библиотек и непосредственно создание электронных библиотек, что непосредственно позволит облегчить работу служащих библиотек.

Автоматизация рабочего места поможет персоналу библиотечного фонда облегчит работу с ведением, хранением и регистрацией книг, а также с регистрацией читателей.

Цель. Исследовать и проанализировать средства автоматизации рабочих мест, а также разработать автоматизированное рабочее место служащего библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского".

Задачи. Данная курсовая работа ставит следующие вопросы:

Анализ деятельности библиотеки и методов ее автоматизации;

Изучения теоретических аспектов баз данных;

Исследования и оценка программных продуктов СУБД;

Выбор программного средства для разработки БД библиотечного фонда;

Разработка АРМ библиотечного фонда

разработка таблиц БД

установление связей между таблицами БД

разработка запросов к таблицам БД

разработка форм БД

разработка отчетов БД

Объектом разработки автоматизации является рабочее место служащего библиотечным фондом "Национальной библиотеки им.В.И. Вернадского".

Одна из самых больших библиотек Украины, главный научно-информационный центр государства. Входит в число десяти самых больших национальных библиотек мира.

Основана 2 (15) августа 1918 года как Национальная библиотека Украины, а с 1998 года - Национальная библиотека Украины имени В.И. Вернадского (НБУВ).

Информационной базой является официальный сайт библиотечного фонда "Национальной библиотеки им.В.И. Вернадского" nbuv.gov/.

1. Разработка АРМ библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

1.1 Автоматизация библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

На современном этапе становления информационного общества одной из основных тенденций развития электронных информационных ресурсов и библиотечно-информационных технологий является разработка библиотечных баз данных и создание электронных библиотек.

Одна из самых больших библиотек Украины, главный научно-информационный центр государства. Входит в число десяти самых больших национальных библиотек мира.

Основана 2 (15) августа 1918 года как Национальная библиотека Украины, а с 1998 года - Национальная библиотека Украины имени В.И. Вернадского (НБУВ). С самого начала усилия были направлены на разработку информационных технологий, обеспечивающих оперативное формирование информационных ресурсов электронной библиотеки и создание условий для их эффективного использования.

Объем фондов - около 15 млн. единиц хранения. Это уникальное собрание источников информации, что включает книги, журналы, продолжаемые издания, карты, ноты, изобразительные материалы, рукописи, газеты, документы на нетрадиционных носителях информации. Библиотека имеет самое полное в стране собрание достопримечательностей славянской письменности и рукописных книг, архивы и книжные коллекции выдающихся деятелей украинской и мировой науки и культуры. Составляющие фондов - библиотечно-архивная коллекция "Фонд Президентов Украины", архивный экземпляр произведений печати Украины с 1917 г., архивный фонд Национальной академии наук Украины.

Ежегодно в фонды поступают 160-180 тыс. документов (книг, журналов, газет и тому подобное). Библиотека комплектуется всеми украинскими изданиями, получает экземпляр диссертаций, которые защищаются на территории Украины, ведет международный книгообмен со свыше 1500 научными заведениями и библиотеками 80 стран мира. С 2005 - архивация научно-информационных ресурсов Интернет.

Поисковый аппарат Библиотеки имеет в своем составе систему библиотечных каталогов и картотек и фонд справочно-библиографических изданий объемом 200 тысяч экземпляров. Этот фонд включает документы нормативного характера (законы, указы, постановления и тому подобное), энциклопедии, толковые словари, справочники, библиографические пособия. Систему библиотечных каталогов и картотек образуют генеральный алфавитный каталог, читательские алфавитный и систематический каталоги и свыше 30 каталогов и картотек подразделов библиотеки. С 1994 г. наполняется электронный каталог, с 1998 - общегосударственная реферативная база данных "Украиника научная".

В локальных информационных сетях Библиотеки находится 400 компьютеров; на интернет-портале - 3,3 млн. библиографических и 200 тыс. реферативных записей, а также 50 тыс. полных текстов документов; в Інтранет-среде - 500 тыс. публикаций. Поиск в электронных ресурсах осуществляется программным модулем WWW-ISIS (ЮНЕСКО).

Универсальными информационными ресурсами Библиотеки пользуется около 500 тыс. читателей, которым ежегодно выдается до 5 млн. документов. Ежедневно Библиотеку посещает 2 тыс. научных работников, специалистов, аспирантов и студентов. Их информационное обслуживание осуществляется в 16 отраслевых и специализированных залах основного библиотечного комплекса, а также в 6 залах филиала, где размещено наибольшее в Украине собрание газет, фонды рукописей, редких изданий, эстампов и репродукций, нотных изданий, а также значительная часть Архивного фонда Национальной академии наук Украины. Интернет-портал Библиотеки ежедневно посещают свыше 5 тыс. пользователей. Особенная категория абонентов - информационные службы органов государственной власти, среди которых Верховная Рада Украины, Администрация Президента Украины и Кабинет Министров Украины.

Библиотека - научно-исследовательский институт в отрасли научно-информационной деятельности, библиотековедения и смежных наук. Она имеет аспирантуру и специализированный совет по защите кандидатских и докторских диссертаций, выдает журнал "Библиотечный вестник", проводит ежегодные международные научные конференции.

В Библиотеке свыше 40 подразделов, что сгруппированы за направлениями их деятельности в институты (библиотековедения, украинской книги, рукописи, архивоведения, биографических исследований), центры (консервирования и реставрации, культурно-просветительский, компьютерных технологий, научно-издательский), Фонд президентов Украины и Службу информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти. В Библиотеке работают свыше 900 сотрудников, из них библиотечных - 65%, научных - 20% и вспомогательных - 15%. Среди научных работников 2 академика НАН Украины и член-корреспондент НАН Украины.

Информационные составляющие электронной библиотеки НБУВ формируются в соответствии с документальной иерархией традиционной библиотеки:

информационные ресурсы первого документального уровня, соответствующие первоисточникам, составляют электронные публикации, электронные копии или электронные версии печатных публикаций (е-документы);

информационные ресурсы второго документального уровня - библиографические и реферативные базы данных с информацией о первоисточниках, которые обеспечивают поиск, содержательное раскрытие научных публикаций, дают информацию о физическом местонахождении традиционных документов (приводятся шифры хранения в фонде библиотеки) или указывают путь к онлайновым материалам (URL-адреса е-документов).

Автоматизация "Национальной библиотеки им.В.И. Вернадского" помогает эффективно использовать ресурсы библиотеки и облегчает работу, как рабочего персонала, так и пользователей библиотеки.

1.2 Методы автоматизации библиотечного фонда НБУВ

На этапе ручного труда работа служащих библиотеки выполнялась нерационально с большой затратой времени и с допуском значительного числа ошибок. Методы автоматизации обеспечивают эффективную обработку данных.

Служащим библиотеки во время работы приходится обрабатывать разнообразную информацию. К основной информации относятся:

ведение книжного фонда;

регистрация каталога;

регистрация читателей.

Введение книжного фонда, содержащего в себе:

инвентарный номер - набор цифр, который определяет номер самой книги;

библиотечный код книги кроме набора цифр в код включается заглавная буква раздела, в который входит книга;

отметка о выдаче и возврате, данная отметка необходима для учета за перемещением книг и контроля над книжным фондом;

списание книг - предоставляет информацию о той или иной книге, которая не используется книжным фондом.

Регистрация каталога, в состав которого входит:

библиотечный код книги, помогающий быстрее осуществить поиск нужной книги;

автор книги, данный блок информации может содержать как одного автора, так и коллектив авторов;

названия книги;

издательство указывается наименование издательства, выпущенной книги;

год издания указывается год, кода была издана книга;

количество страниц;

тема - информацию о тематике книг того или иного раздела, помогающая быстрее находить нужную книгу.

Регистрация читателей содержит в своей структуре следующею информацию:

номер читательского билета, содержит в себе информацию о номере, под которым был зарегистрирован тот или иной читатель;

ФИО указываются полные инициалы читателя;

адреса, данный блок информации состоит из адреса проживания читателя, адреса места работы, а также контактные телефоны (домашний, рабочий). Данная информация поможет в случае необходимости найти читателя для разрешения возникшей проблемы или для напоминания о возврате или получение необходимой книге.

Информация необходимая для работы в библиотечном фонде вводится, обрабатывается, хранится и выводится по средствам различных видов программного обеспечения, которые рационализируют работу служащих библиотеки. Методы автоматизации могут реализовываться различными программными продуктами, выбор последних зависит от особенностей сферы деятельности.

2. Проектирование баз данных библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

2.1 Инфологическая модель

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строить по аналогии с естественным языком (последний не может быть использован в чистом виде из-за сложности компьютерной обработки текстов и неоднозначности любого естественного языка). Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе. Например, типом сущности может быть ГОРОД, а экземпляром - Москва, Киев и т.д.

Атрибут - поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей (например, ЦВЕТ может быть определен для многих сущностей: СОБАКА, АВТОМОБИЛЬ, ДЫМ и т.д.). Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности. Примерами атрибутов для сущности АВТОМОБИЛЬ являются ТИП, МАРКА, НОМЕРНОЙ ЗНАК, ЦВЕТ и т.д. Здесь также существует различие между типом и экземпляром. Тип атрибута ЦВЕТ имеет много экземпляров или значений: Красный, Синий, Банановый, Белая ночь и т.д., однако каждому экземпляру сущности присваивается только одно значение атрибута.

Абсолютное различие между типами сущностей и атрибутами отсутствует. Атрибут является таковым только в связи с типом сущности. В другом контексте атрибут может выступать как самостоятельная сущность. Например, для автомобильного завода цвет - это только атрибут продукта производства, а для лакокрасочной фабрики цвет - тип сущности.

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся. Для сущности Расписание ключом является атрибут Номер_рейса или набор: Пункт_отправления, Время_вылета и Пункт_назначения (при условии, что из пункта в пункт вылетает в каждый момент времени один самолет).

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи. А так как в реальных базах данных нередко содержатся сотни или даже тысячи сущностей, то теоретически между ними может быть установлено более миллиона связей. Наличие такого множества связей и определяет сложность инфологических моделей.

Инфологическая модель является начальным этапам в проектировании баз данных, она помогает наглядно представить работу АРМ служащего библиотеки и в дальнейшем построить таблицы и связи между ними. При построении инфологических моделей можно использовать язык ER-диаграмм, Microsoft Visio и т.д. АРМ служащего библиотеки смоделирован в Microsoft Visio (рис.2.1).

Рис.2.1 Инфологическая модель БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

Схема БД библиотечного фонда представлена из четырех таблиц - "Книжного фонда", "Каталога", "Читателей", "Выдачи книг" и связей между ними.

Каждая таблица состоит из полей, которые и формируют таблицу базы данных:

Книжный фонд состоит из инвентарного номера книги, библиотечного кода книги, отметки о выдаче и возврате книги, регистрации новых поступлений, а также списание книг;

Каталог - библиотечный код книги, автор, название, издательство, год издания, количество страниц, тема и цена;

Читатели - номер читательского билета, ФИО, домашний и рабочий адреса, домашний и рабочий телефоны;

Выдача книг - инвентарный номер книги, номер читательского билета, дата выдачи, запланированная дата возврата.

Для нормальной работы базы данных все таблицы связанны между собой, это обеспечивает формирования запросов, форм отчетов к базе данных. Работа БД библиотечного фонда осуществляется, таким образом, "Читатели" ищут книгу по "Каталогу", из которого в "Книжный фонд" поступает необходимый запрос на книгу, выполнения запроса обеспечивается в "Выдаче книг", откуда непосредственно передается читателю во временное пользование. После "Читатели" возвращаю книгу через "Выдачу книг" в "Книжный фонд", оттуда в "Каталог" поступает обновленная информация о базе книг и в итоге "Читатель" пользуется уже обновленным "Каталогом".

Смоделировав инфологическую модель БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им.В.И. Вернадского" в которой, обозначив количество необходимых таблиц, полей и связей между ними определяется программный продукт, где будет создаваться база данных.

2.2 Программные средства разработки БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им. В.И. Вернадского"

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. Такая система должна:

обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

выполнять точный и полный анализ данных.

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии "клиент-сервер". Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще - диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений. Поэтому уже не имеет существенного значения, на каком языке и на основе какого пакета написано конкретное приложение, и какой формат данных в нем используется.

Таким образом, на сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения. Поэтому, более важным представляется общее направление развития СУБД и других средств разработки приложений в настоящее время.

Цель любой информационной системы - обработка данных об объектах реального мира. В широком содержании слова база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального света, что подлежит изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации, например, предприятие, вуз и т д.

В современной технологии баз данных предусматривается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованный посредством специального программного инструментария - системы управления базами данных.

База данных (БД) - это поименована совокупность структурированных данных, что относятся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

По технологии обработки данные базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных сохраняется в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможный распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно рядовых или даже дублирующих друг друга частей, сохраняемых в разных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется посредством системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с изъятым (сетевым) доступом.

Системы централизованных баз данных с сетевым доступом различают разные архитектуры подобных систем:

файл-сервер;

клиент-сервер.

Файл-сервер. Архитектура систем БД с сетевым доступом допускает выделение одной из машин сети в качестве центральной (сервер файлов). На такой машине сохраняется совместно использованная централизованная БД. Все другие машины сети выполняют функции рабочих станций, посредством которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных. Файлы базы данных соответственно к пользовательским запросам передаются на рабочие станции, где в основном и осуществляется обработка. При большой интенсивности доступа к тем самым данным производительность информационной системы падает. Пользователи могут создавать также на рабочих станциях локальные БД, что используются ими монопольное.

Клиент-сервер, где центральная машина (сервер базы данных) должна обеспечивать выполнение основного объема обработки данных. Запрос на данные, что создается клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и сохранения данных на сервере. Сохраняемые данные (но не файлы) транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервер есть использование языка запросов SQL. Этот язык использован при разработке данного курсового проекта.

Структурные элементы базы данных.

Понятие базы данных тесно связано с такими понятиями структурных элементов, как поле, запись, файл (таблица).

Поле - элементарная единица логической организации данных, что отвечает неделимой единице информации - реквизита.

Запись - совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи - отдельная реализация записи, что содержит конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) - совокупность экземпляров записей одной структуры.

В структуре записи файла указываются поля, значение которых является ключами первичными (ПК), что идентифицируют экземпляр записи, и вторичными (ВК), которые выполняют роль поисковых или группированных признаков (за значением вторичного ключа можно найти несколько записей).

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Современные СУБД позволяют объединить сведенья из разных источников в единую базу данных для рационального решения разнообразного рода задач.

К наиболее применяемым программным средствам относятся программные продукты Microsoft, а именно Visual FoxPro 3.0, Visual Basic 4.0, Visual С++, Access 7.0, SQL Server 6.5. Наиболее интересной чертой этих пакетов являются их большие возможности интеграции, совместной работы и использования данных, так как данные пакеты являются продуктами одного производителя, а также используют сходные технологии обмена данными. Большей популярностью пользуется Visual FoxPro и Access.

Visual FoxPro отличается высокой скоростью, имеет встроенный объектно-ориентированный язык программирования с использованием xBase и SQL, диалекты которых встроены во многие СУБД. Имеет высокий уровень объектной модели. При использовании в вычислительных сетях обеспечивает как монопольный, так и раздельный доступ пользователей к данным. Применяется для приложений масштаба предприятия для работы на различных платформах: Windows 3. x, Windows 95, Macintosh. Минимальные ресурсы ПК: для Visual FoxPro версии 3.0 - процессор 468DX, Windows 3.1, 95, NT, объем оперативной памяти 8 (12) Мб, занимаемый объем на ЖМД 15-80 Мб, а для Visual FoxPro версии 5.0 (выпущена в 1997 году) - Windows 95 или NT, 486 с тактовой частотой 50 МГц, 10 Мб ОЗУ, от 15 до 240 Мб на ЖМД.

Access входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office. Основные преимущества: знаком многим конечным пользователям и обладает высокой устойчивостью данных, прост в освоении, может использоваться непрофессиональным программистом, позволяет готовить отчеты из баз данных различных форматов. Предназначен для создания отчетов произвольной формы на основании различных данных и разработки некоммерческих приложений. Минимальные ресурсы ПК: процессор 468DX, Windows 3.1, 95, NT, объем оперативной памяти 12 (16) Мб, занимаемый объем на ЖМД 10-40 Мб.

Выполненный анализ основных программных средств разработки баз данных позволил составить представления о современных Системах управления базами данных, определить основные элементы структуры БД и возможности различных программных продуктов. На базе всего выше изложенного для разработки БД библиотечного фонда "Национальная библиотека им.В.И. Вернадского" выбирается СУБД Access.

3. Разработка автоматизированной системы для работы с библиотечным фондом "Национальной библиотеки им. В.И. Вернадского"

3.1 Разработка таблиц БД библиотечного фонда

Разработка любой базы данных, после смоделированной инфологической модели начинается с создания таблиц баз данных. Количество таблиц и полей в них зависит от задач служащих, чье место автоматизируется. Для создания базы библиотечного фонда необходимо четыре таблицы, каждая из которых имеет разное количество полей.

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных:

1. Определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

2. Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами.

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

3. Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона.

Проектирование таблиц в ACCESS можно осуществлять разными инструментами. В данной курсовой работе для формирования таблиц использовали Мастер таблиц. После запуска ACCESS на экране появится окно приложения, предоставляющее возможность создания новой базы данных или открытие уже существующей. Для создания таблицы нажмите на кнопку Создать в окне базы данных или раскройте меню Файл и выберите команду Новый объект, а в раскрывшемся подменю выберите команду Таблица.

На экране появится диалоговое окно Создание таблицы, выбрав, Мастер таблиц. Мастер таблиц имеет две категории таблиц-образцов: для делового применения и для личного применения. Выбрав, одну из категорий, нажав соответствующий переключатель в нижней части диалогового окна.

Каждый из образцов содержит большое количество самых разнообразных полей, некоторые из которых могут пригодиться для вашей таблицы.

Из списка имеющихся полей следует выбрать те, которые необходимо использовать для таблицы, и добавить их в список Поля новой таблицы. Для этой цели предназначены четыре кнопки:

> выделенное в настоящий момент поле становится следующим полем в проектируемой таблице;

>> все поля выбранной за образец таблицы переносятся в проектируемую за один раз;

< убирает выделенное поле из правого списка полей проектируемой таблицы;

<< отменяет выбор всех полей.

Можно поместить в проектируемую таблицу поля из нескольких таблиц-образцов.

Закончив составление списка полей, нажать кнопку Далее. Мастер таблиц запросит имя для новой таблицы. Задать имя.

Нужно определить имя первичного ключа, который должен присутствовать в каждой таблице и нажмите кнопку Далее. Мастер готов завершить формирование новой таблицы.

Теперь предстоит выбрать, что необходимо делать дальше:

изменить структуру новой таблицы (добавить, удалить или переименовать поля, изменить их последовательность);

приступить к непосредственному вводу данных в готовую таблицу;

создать специальную форму для ввода, которая позволит осуществить удобный ввод данных.

Нажать на кнопку Готово. Мастер сформирует таблицу, и можно приступить к вводу данных.

Воспользовавшись, меню Вид и выбрав нужный режим можно определить тип размер полей, ключевое поле, применяя режим Конструктора (рис.3.1), а для непосредственного заполнения полей режим Таблицы и получения готовой таблицы (рис.3.2). Аналогичным образом формируются оставшиеся таблицы.

Рис.3.1 Режим конструктора таблицы "Книжный фонд".

Рис.3.2 Режим таблицы "Книжный фонд".

В процессе создания таблиц баз данных библиотечного фонда было спроектировано четыре таблицы - "Книжный фонд", "Каталог", "Читатели", "Выдача книг" (Приложения А, Б).

"Книжный фонд" состоит из шести полей:

инвентарный номер книги - тип поля числовой, размер поля "Целое";

библиотечный код книги - тип поля текстовый, размер 50 символов;

отметка о выдаче и возврате, а также поля - регистрация новых поступлений и списание книг принадлежат к логическим типам полей.

Таблица "Каталог" имеет следующие поля:

библиотечный код книги - тип поля текстовый, размер 50 символов;

автор, издательство, год издания, количество страниц и тема имеют текстовый тип поля с размером в 50 символов;

поле Название текстового типа размером в 100 символов;

цена - поле числового типа, размер которого "Длинное целое".

Таблица "Читатели" помещает в себе восемь полей:

номер читательского билета - поле числового типа, размер которого "Длинное целое";

поля Фамилия, Имя, Домашний и Рабочий телефоны текстового типа размером в 50 символов;

отчество - тип поля текстовый, размер 30 символов;

домашний и рабочий адрес - поля текстового типа с размером в 60 символов.

Таблица "Выдача книг" состоит из четырех полей два, из которых повторяются в других таблицах - инвентарный номер книги (тип поля числовой, размер поля "Целое") и номер читательского билета (поле числового типа, размер которого "Длинное целое"), и двух новых полей - это Выдача книг и Запланированная дата возврата, тип которых - дата/время.

Создав базу данных, где, обозначив количество таблиц, имя полей таблиц, тип и размер полей, необходимо перейти к установлению связей между таблицами азы данных.

3.2 Установление связей таблиц БД библиотечного фонда

ACCESS представляет собой реляционную базу данных. Преимущество реляционных баз состоит в том, что можно хранить специфически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между этими таблицами, соединяющие их в единую базу. При работе с запросами, формами и отчетами, которые базируются на данных нескольких таблиц, ACCESS будет использовать установленные связи.

Чтобы связать таблицы друг с другом, войти в меню Сервис и выбрать команду Схема данных. Во время создания схемы данных на экране сначала появится диалоговое окно Добавление таблицы. Выбрать таблицы и запросы базы данных (сейчас это таблицы), которые нужно связать друг с другом.

В списке находятся все таблицы текущей базы данных. Выделив, первую таблицу из тех, которые необходимо связать друг с другом, надо нажать кнопку Добавить. Проделать это действие для всех связываемых таблиц и нажать кнопку Закрыть. Следующий шаг переход в окно Схема данных, в котором находятся теперь все выбранные таблицы. Внизу приведены все поля, которые содержатся в таблице.

Для добавления в окно Схема данных других таблиц, нужно использовать инструмент Добавить таблицу или соответствующую команду