Изучение Microsoft Exel (v.7.0)

ВВЕДЕНИЕ.

История развития программ обработки электронных таблиц насчитывает немногим более десяти лет, но налицо огромный прогресс в этой области программного обеспечения. Поэтому возможности продукта, претендующего на звание самой мощной и производительной программы обработки электронных таблиц из имеющихся сегодня на рынке, должны быть выше, по крайней мере, на порядок выше по сравнению с первыми программами такого рода.

Основные компоненты Ехсе1 7.0 мало изменились по сравнению с предыдущей версией данной программы. Основой программы является, как и раньше, калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью которого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в таблицах.

Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью калькуляционного модуля, получать диаграммы различных типов. Функциональные возможности модуля диаграмм программы Ехсе1 7.0 во многом превосходят соответствующие характеристики специальных программ создания деловой графики.

С помощью модуля базы данных в Ехсеl 7.0 реализован доступ к внешним базам данных. Модуль программирования позволяет не только автоматизировать решение самых сложных задач, но и создать собственную оболочку программы. В седьмой версии программы Ехсеl так же, как и в пятой, можно создавать макросы с помощью диалекта языка программирования Visual Basic for Applications.

Краткий обзор возможностей программы Ехсе1 7.0..

Совершенствование программ приносят фирмам-разработчикам не малые доходы. Новые версии появляются на рынке ежегодно. Это влечет за собой расширения перечня задач, решаемых приложением, однако может значительно усложнить работу с программой.

С этой точки зрения Ехсе1 7.0 скорее является исключением, поскольку Фирма Microsoft уделяет очень большое внимание вопросам интерфейса с пользователем. Многие новые функции Microsoft Excel 7.0 значительно облегчают пользователю выполнение сложных заданий. Microsoft Excel 7.0 является по сути, переработанной и немного расширенной версией программы Microsoft Excel 5.0, предназначенной для работы под правлением операционной системы Windows 95. При этом следует отметить тот факт, что Microsoft Excel 7.0, как и другие приложения, входят в состав Microsoft Office for Windows 95, снабжен многими новыми средствами для обмена информацией, а так же обеспечивает возможность коллективной работы над документами. Пользователь может создать Shortkut (ускорители) для обеспечения быстрого доступа к документу или приложению.

С предыдущими версиями Ехсе1 7.0 имеет следующие преимущества:

• Templa Wizard Dfta Trackinq: позволяет создавать шаблон, каждый из которых можно использовать в качестве формы ввода информации в базу данных.

• Возможность работы с географическими картами: позволяет использовать заготовки карт, например, для наглядного представления статистических данных по разным регионам.

• Auto Filter with Top 10: позволяет выводить списки, состоящие из 10 самых больших счетов, заказов или любых других документов (число 10 устанавливается по умолчанию, и при необходимости можно изменить количество элементов в списке).

• Auto Correct: одновременно с вводом текста исправляет явные отпечатки в английских словах и расшифровывает, заранее определенные аббревиатуры.

• Интеграция с Microsoft Access: используя программу - мастер Convert to Access Wizard, можно преобразовать свою электронную в настоящую реляционную базу данных. Помимо функции Convert to Access Wizard, в Microsoft Excel 7.0 включены программы – мастера Microsoft Access Form Wizard and Report Wizard.

• Auto Calculate: отображает в окне Microsoft Excel 7.0 сумму элементов, среднее значение, минимальное или максимальное значение из выделенного интервала ячеек.

Обмен данными: Ехсеl - другие приложения.

Наверное, ни в одной отрасли жизненный цикл продукта не является таким коротким, как в компьютерной - то, что вчера еще воспринималось как новшество, сегодня уже вчерашний день. Это относится как к аппаратному обеспечению, так и к программным продукциям. Данные, которые еще вчера обрабатывались одной программой сегодня можно гораздо эффективнее обработать с помощью другой, более совершенной. Таким образом, проблема обмена данными возникает и в связи с появлением новых программных продуктов и следующих версий уже существующих .

Различают две разновидности обмена данными. В первом случае объекты, созданные с помощью программы-источника, будучи внедренными в программу-приемник, теряют связь с "родительской" программой и обрабатываются исключительно средствами программы – приемника. Во втором случае устанавливается так называемая динамическая связь между программой-источником и программой-приемником. Изменение данных в программе-источнике приводит к обновлению внедренных данных в программе-приемнике.

В данный момент программный продукт Ехсеl 7.0 является одним из самых мощных для РС – совместных компьютеров. Но конкуренция на рынке программных продуктов диктует свои правила даже докам программного бизнеса. Жестокая борьба за легального пользователя достигла в девяностых годах своего апогея. Конечно, в выигрыше оказывается, прежде всего, пользователь – хотя бы потому, что сегодня фирмы-разработчики считают необходимым каждый программный продукт снабдить функциями, облегчающими переход к более новой версии программы. И уже на рынке появилась новая версия: Excel 2000 (в конце 1999г). По сравнению с предыдущей версией в неё внесены значительные модернизации и изменения.

ЗАДАНИЕ.

I. Количество студентов в группе – 38, № группы 32.

Для составления экзаменационной ведомости по математике: количество «5» – 6, количество «4» – 16, количество «3» – 11, количество «2» – 3, количество «неявок» – 2.

Для составления экзаменационной ведомости по физике: количество «5» – 9, количество «4» – 13, количество «3» – 12, количество «2» – 2, количество «неявок» – 2.

Для составления экзаменационной ведомости по истории: количество «5» – 17, количество «4» – 15, количество «3» – 2, количество «2» – 1, количество «неявок» – 3.

Фамилии студентов начинаются на буквы: Т, И, О, А, Е. В фамилиях не менее шести символов.

II. Освоение среды ППП Excel 7.0.

• Создание новой рабочей книги и технология работы с листами

• Создание шаблона таблицы и ввод исходных данных

• Использование в таблице формул.

Запуск Excel 7.0. Создание новой рабочей книги.

Программа установки Excel 7.0. помещает команду вызова Excel непосредственно в меню Программы. Запуск Excel осуществляю, используя меню: Пуск – Программы - Microsoft Excel. На экране появляется новая книга со стандартным именем Книга 1, которую я могу переименовать с помощью команды Файл, Сохранить как.

Любой документ, создаваемый или редактируемый в Excel, называется рабочей книгой. Каждая рабочая книга состоит из одного или нескольких рабочих листов (именно их ярлычки можно видеть рядом с горизонтальной полосой прокрутки). Любая рабочая книга Excel является файлом. В самом низу экрана располагается строка состояния. В ней отображается различная полезная информация, как то: состояние Excel, включенные режимы ввода текста и чисел и т.д. Что касается полосы прокрутки, то они по существу не отличаются от стандартных, хотя имеют свои специфические особенности. Слева от горизонтальной полосы прокрутки расположен ряд кнопок, а также ярлычки рабочих листов. Щелкнув по ярлычку нужного листа, можно переместить его на передний план. Кроме того, кнопки, расположенные слева, позволяют показать ярлычки первых листов рабочей книги, предыдущего листа рабочей книги, следующего листа рабочей книги и последних листов рабочей книги. Вертикальная же полоса прокрутки стандартная.

Выход из Excel осуществляю, щелкнув на кнопке закрытия(X) в верхнем правом углу окна Excel (или можно нажать комбинацию клавиш Alt + F4, либо - Файл – Выход.).

Мне будет удобней работать в дальнейшем имея свою папку, поэтому я ее создаю, делая это следующим образом:

• Выполняю щелчок правой кнопкой мыши по чистому полю (вызвав тем самым контекстное меню) Рабочего стола. Далее левой кнопкой мыши – Создать - Папку; переименовываю “Новая папка” в ” Session.xls.”

• Папка – Файл – Создать - Новый документ Microsoft Excel; переименовываю его в SESSION.XLT., где в дальнейшем выполняю все необходимые таблицы согласно заданию курсового проекта.

• Папка – Файл – Создать - Новый документ Microsoft Excel; переименовываю его в Шаблон. В этом файле создаю шаблон для экзаменационных ведомостей и стипендии. Шаблон мне понадобиться для того, чтобы каждый раз не составлять одну и туже таблицу, достаточно будет только скопировать шаблон и добавить недостающие столбцы, иначе говоря, для быстроты работы.

• Папка – Файл – Создать - Новый документ Microsoft Word; переименовываю его в «Осн. часть», в которой описываю проделанную работу.

• Аналогичным образом создаю Файлы: содержание, список литературы, титульный лист.

Открываю: Папка – Файл SESSION.XLT. Прежде чем приступить к созданию таблицы надо сделать настройку новой книги. Для этого выбираю команду Сервис, Параметры и, выбрав в диалоговом окне вкладку Общие, устанавливаю следующие параметры:

Стиль ссылок: R1 C1.

Листов в новой рабочей книге: 5.

Стандартный шрифт: Arial Cyr, размер 10.

Рабочий каталог: С: Мои документы.

Имя пользователя: Елена.

Выбираю вкладку Вид и устанавливаю флажки следующих параметров:

• строка состояния,

• Объекты: отображать;

• Параметры окна: сетка, формула, заголовки строк и столбцов, горизонтальная полоса прокрутки, вертикальная полоса прокрутки, ярлычки листов, авторазбиение на страницы.

Выбираю вкладку Вычисления, устанавливаю флажки следующих параметров: автоматически производить вычисления, точность как на экране.

Выбираю вкладку Правка, устанавливаю флажки следующих параметров: правка прямо в ячейке, разрешать протаскивание ячеек, переход к другой ячейке в направлении: вниз, автозаполнение ячеек, число десятичных цифр: 2 ОК.

Создание шаблона.

Открываю Файл «Шаблон». Прежде чем приступить к созданию Шаблона, необходимо выставить размеры и параметры страницы (листа). Установить размер страницы можно с помощью опции Параметры страницы пункта меню Файл. В вкладке Страница устанавливаю следующие параметры:

• Ориентация: книжная

• Масштаб: 100%

• Размер бумаги: А4

• Качество печати: 120х297 мм на дюйм

• Вкладка Поля позволяет задать отступы от края страницы. В этой вкладке устанавливаю:

• верхнее: 2

• левое: 3

• нижнее: 2,5

• правое: 1

• центрировать на странице: флажок горизонтально (чтобы разместить вводимую информацию по центру страницы)

• верхний колонтитул: 0

• нижний колонтитул: 0

Чтобы сделать таблицу более наглядной, можно ввести различные элементы

форматирования (оформления). Разрешается модифицировать шрифт и его размер, причем это будет относиться как к текстовым, так и к цифровым данным. При раскрытии рабочей книги в Excel шрифт (по умолчанию) Arial Cyr, размер 10. Эти параметры я не меняю.

Каждая рабочая книга в Excel содержит 3 листа. Для шаблона мне достаточно одного. Поэтому остальные 2 листа я удаляю, делая это следующим образом: щелкнув по ярлычку нужного листа правой кнопкой мыши вызываю контекстное меню выбираю опцию Удалить после дополнительного запроса – ОК (надо отметить, что отменить удаление рабочего листа невозможно). Первый же лист рабочей книги я переименовываю (так же с помощью контекстного меню Переименовать). Вместо Лист1 пишу Шаблон.

Основные правила построения таблиц.

Построение таблиц в Excel 7.0 выполняется в рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, при этом пересечения строк и столбцов образуют ячейки, в которых, собственно, и содержится информация, представленная в рабочем листе (всего 256 столбцов и 16384 строки, иначе говоря, для ввода информации можно использовать 194304 ячейки!) Они нумеруются по горизонтали (столбцы) буквами латинского алфавита и комбинациями этих букв, по вертикали – цифрами. Таким образом, каждая ячейка имеет свой адрес, состоящий из латинской буквы и числа.

С таблицами приходилось сталкиваться в повседневной жизни каждому. Их можно встретить на кассовом чеке магазина, в газетах, публикующих курсы акций, и т.д. Все таблицы имеют одно общее свойство – однородность построения.

Сложность работы с большими сложными таблицами во многом зависит от того, как выполняется перемещение данных (ячеек с данными) внутри рабочего листа. Перемещение данных производится путем изменения активной ячейки, в которой можно выполнить ввод данных (активная ячейка заключена в рамку). При открытии новой рабочей книги активной является ячейка А1 в первом листе рабочей книги. Адрес активной ячейки, который состоит из последовательности заголовков столбца и строки, указывается в левой части строки формул – поле имени.

В рабочей книге всегда существует указатель ячейки. Чтобы сделать ячейку активной, следует выполнить щелчок на этой ячейке. Просто перемещения указателя мыши на ячейку недостаточно для ее активности. Ячейка становится активной только после нажатия левой кнопки мыши. С помощью клавиатуры перемешать указатель ячейки , можно путем нажатия клавиш управления курсором (←,↑,→,↓). Если ячейка, которую необходимо активизировать, находится вне видимой части таблицы, следует воспользоваться полосами прокрутки. Бегунок перемещается горизонтальной/вертикальной линейки прокрутки в нужном направлении до тех пор, пока соответствующая часть таблицы не будет представлена на экране, после этого можно активизировать нужную ячейку.

При нажатии клавиши [Page Up] видимая часть таблицы смещается в один экран в сторону уменьшения номеров строк, а при нажатии клавиши [Раge Down] - в обратном направлении. При нажатии комбинации клавиш [Alt + Page Down] видимая часть таблицы смещается в направлении возрастания номеров столбцов.

Итак, устанавливаю указатель мыши в ячейку В1, и щелкнув по левой кнопке делаю эту ячейку активной (появляется жирная рамка), ввожу текст «ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ ВЕДОМОСТЬ» - «Enter» (клавиша ввода).

Если вводимый текст не помещается в ячейке, его продолжение будет расположено поверх следующих ячеек, если они пустые. Если же соседняя ячейка не пустая текст будет как бы обрезаться, полностью его можно будет увидеть в Строке формул. Но можно и раздвинуть границы столбца. Сделать это можно следующим образом: установив маркер мыши на строку заголовков столбцов непосредственно на границу с соседними столбцами (маркер при этом примет вид двусторонней стрелки), перетащить границу на новое место (не отпуская кнопку мыши). Есть также возможность автоподбора ширины столбца и строки. При этом необходимо на границе столбцов или строк сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши, это позволит автоматически подогнать ширину столбца или строки в зависимости от находящихся в нем данных.

• перемещаю указатель мыши в следующую ячейку – А3 – и щелкаю левой кнопкой мыши, ввожу текст «Группа № 32»;

• перемещаю указатель мыши в ячейку С3 – «Дисциплина»;

• А5 – «№ п/п»

• В5 – «Фамилия, имя, отчество»;

• С5 – «№ зачетной книжки»;

• В5 – «Оценка»;

• Е5 – «Подпись экзаменатора».

Если содержимое ячейки необходимо удалить (в случае ошибки ввода информации) можно воспользоваться клавишей Delete, предварительно сделав активной нужную ячейку. Другой вариант – щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать опцию «Очистить содержимое». Если ошибка произошла на этапе ввода информации, то для очистки содержимого ячейки достаточно нажать клавишу Esc. Для редактирования (исправления) содержимого ячейки (когда нет необходимости удалять все) можно выполнить два коротких щелчка левой кнопкой мыши в нужной ячейке, затем произвести необходимые исправления (удаление одного или нескольких символов производится при помощи клавиши в ряду (верхнем) цифр клавиатуры).

Теперь отформатирую шапку таблицы, применяя к каждой ячейке следующую технологию:

• Устанавливаю указатель мыши в ячейку А5

• В строке меню выбираю опцию Формат – Ячейки – вкладка Выравнивание:

• По горизонтали: по центру

• По вертикали: по центру

• Отображение: устанавливаю флажок переносить по словам

• ОК

Аналогичным образом форматирую ячейки Б5, С5, Д5, Е5.

Далее в ячейке А6 ввожу число 1. В ячейку А7 – 2. Выделяю обе ячейки, устанавливаю курсор в нижний правый угол ячейки А7 так, чтобы указатель мыши приобрел изображение креста и, нажав левую кнопку мыши протягиваю курсор на требуемый размер (около курсора в желтом квадрате наблюдаю изменение порядковых номеров, останавливаюсь на 38, так как по заданию количество студентов в группе 38).

В столбец В (фамилия, имя, отчество) начиная с ячейки В5 ввожу необходимое количество фамилий студентов (согласно заданию).

В ячейку С5 ввожу № зачетной книжки первого студента. Можно произвести автозаполнение ячеек аналогично заполнению порядковым номерам студентов (столбец А), а можно и другим способом, что я и делаю. Устанавливаю курсор в нижний правый угол ячейки С5 так, чтобы указатель мыши приобрел изображение креста и, нажав правую кнопку мыши, протягиваю курсор на требуемый размер. Выполняю команду контекстного меню Заполнить.

Созданную таблицу можно оставить в таком виде, но гораздо лучше таблица выглядит с разделительными линиями, т.е. выделить границы (внутренние и внешние) таблицы. Для этого необходимо выделить нужную группу ячеек: делаю активной ячейку в начале выделения, нажимаю левую кнопку мыши и протаскиваю ее на нужное количество строк и столбцов. Выделенное поле становится черным. На Панели инструментовФорматирование вExcel выбираю кнопку Границы, которая позволяет выбрать и задать разделительные линии таблицы. Выбираю внешние и внутренние границы ( ). Шаблон готов.

Прежде чем закрыть файл Шаблон я его скопирую. Для этого еще раз выделяю все ячейки с информацией, на стандартной панели инструментов щелкаю по кнопке Копировать. После этой операции содержимое ячеек помещается в буфер обмена (ячейки находящиеся в буфере обмена обводятся переливающейся пунктирной линией). Файл Шаблон закрываю.

Составление экзаменационных ведомостей.

Открываю файл SESSION.XLT. В данной рабочей книге мне понадобиться 4 листа. Для этого я добавляю еще один Лист при помощи контекстного меню, выбрав при этом опцию Добавить лист. Переименовываю Листы в Экзамен 1, Экзамен 1(2), Экзамен 1(3), Стипендия так же при помощи контекстного меню.

Так как у меня таблица шаблона повторяется на трех листах данной рабочей книги, то я могу одновременно сделать ввод данных в листы Экзамен1, Экзамен1(2), Экзамен1(3). Сделать это можно следующим образом:

• выделяю сразу три листа рабочей книги. Так как нужные мне листы идут подряд, я перехожу на первый лист, щелкнув мышью по его ярлычку рядом с горизонтальной полосой прокрутки, нажимаю клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкаю по ярлычку последнего листа экзаменационной ведомости;

• делаю активной ячейку А1 первого листа (Экзамен 1);

• щелкаю кнопку Вставить Стандартной панели инструментов.

Таким образом, у меня на трех Листах рабочей книги SESSION.XLT. появился Шаблон. (Перед вводом данных в конкретный лист рабочей книги снимаю выделение со всех остальных листов). В ячейках D3 каждого листа ввожу текст с названием соответствующей дисциплины: математика, физика, история.

Для подсчета количества различных оценок в группе необходимо добавить столбцы для каждого вида оценки: столбец F для пятерок (ячейкаF5), столбец G для четверок (ячейкаG5), столбец H для троек (ячейка H5), столбец I для двоек (ячейка I5), столбец J для неявок (ячейка J5). В данные ячейки вписываю соответствующие оценки. Форматирую По центру (аналогично форматированию ячеек в Шаблоне). Выделяю вновь созданные столбцы, на панели инструментов щелкаю кнопку Границы и выбираю разделительные линии таблицы (внешние и внутренние).

В ячейку E6 ввожу текст с соответствующей фамилией экзаменатора - Enter. Произвожу автозаполнение ячеек столбца E: делаю ячейку E6 активной, устанавливаю курсор в нижний правый угол ячейки так, чтобы указатель мыши приобрел изображение креста и, нажав левую кнопку мыши, протягиваю курсор на требуемый размер. Произвожу подобную операцию на всех листах Экзаменационной ведомости.

В столбце D каждой ведомости, напротив фамилий студентов проставляю оценки (количество 5,4,3,2, неявок согласно заданию).

В столбец В ввожу названия итогового количества полученных оценок в группе: В45 – отлично, В46 – хорошо, В47 – удовлетворительно, В48 – неудовлетворительно, В49 – неявки, В50 – ИТОГО.

Составление и ввод формул.

Кроме текста и числа ячейка может содержать формулу, т.е. ее содержимое будет вычисляться с учетом значений других ячеек. При вводе формулы строку надо начать с символа =(равно). Ввод формулы заканчивается нажатием клавиши Enter. Программа Excel содержит большое количество разнообразных математических, статистических, логических и многих других функций. Остается только задать значения их аргументов, делается все это с помощью мастера функций. Вызвать мастер функций можно щелчком по кнопке панели инструментов Стандартная. Другой вариант – опция Функция пункта меню Вставка. Предварительно необходимо сделать активной ячейку, в которой должна располагаться формула с нужной функцией. На экране откроется окно мастера функций. Сначала (это первый шаг) в поле Категория выбрать группу, к которой относится искомая функция, а в поле Функция указать ее имя. Если имя функции ничего не говорит, то в нижней части окна выводится подсказка о выполняемых данной функцией действиях (?). Если этой информации недостаточно дополнительно можно щелкнуть по кнопке Помощник. После того как формула выбрана, необходимо щелкнуть по кнопке ОК: таким образом можно перейти к следующему шагу. Отказаться от ввода функции можно щелчком по кнопке Отмена.

Второй шаг мастера функций состоит из задания аргументов. Для этого используется палитра формул. Здесь можно воспользоваться несколькими способами. Допустимо просто вводить значения и адреса ячеек в открывающихся полях, причем ввод каждого нового аргумента следует заканчивать нажатием клавиши Tab bли щелчком по следующему полю ввода. После того как будут введены все аргументы, необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке ОК.

Второй вариант задания аргументов функции – щелкать мышью по ячейкам, содержащим эти самые аргументы (при необходимости можно выделить группы ячеек). Их адреса будут появляться в текущих полях ввода палитры формул. Если палитра мешает, то можно щелкнут по кнопке в конце поля ввода, и она будет свернута. Чтобы развернуть свернутую палитру, достаточно повторного щелчка по кнопке в конце поля ввода.

Функция может быть составляющей частью сложной формулы, как, прочем, и в одной формуле может использоваться несколько функций.

Итак, произведу ввод формулы в ячейку F6:

• устанавливаю курсор в данную ячейку;

• выбираю мышью на панели инструментов кнопку Мастера функций;

• в первом диалоговом окне выбираю вид функции:

• категория: логические.

• имя функции: ЕСЛИ.

• ОК.

На экране появилась палитра формул.

• В первой строке записываю выражение – D6=5.

• во второй строке – 1 (значение, если истина),

• в третьей строке – 0 (значение, если ложно),

• ОК.

Таким образом, в ячейке F6 появится формула: =ЕСЛИ (D6=5;1;0).

Аналогичным образом ввожу формулы в ячейки:

• G6: =ЕСЛИ (D6=4;1;0)

• H6: =ЕСЛИ (D6=3;1;0)

• I6: =ЕСЛИ (D6=2;1;0)

• J6: =ЕСЛИ (D6=“н/я”;1;0)

Чтобы не вводить данные формулы в строку каждого студента подобным образом, формулы можно скопировать. Для этого я выделяю ячейки F6 G6 H6 I6 J6, на панели инструментов щелкаю по кнопке Копировать, выделяю все строки и столбце, куда мне надо вставить формулы и нажимаю кнопку Вставить на панели