Автоматизированная система обработки экономической информации (АСОЭИ)

АСОЭИ

Назначение АСОЭИ

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

Что касается сферы налогообложения, и в частности, его экономической составляющей, то здесь сбор, контроль, обработка, анализ данных и выработка результатов сопровождается выполнением большого объема разнообразных вычислений: абсолютных и относительных отклонений, средних величин, дисперсий, процентных величин и др. Кроме того, в ходе анализа выполняются различные виды оценок, группировок, сравнений и сортировок исходных данных; нахождение минимального или максимального значения и ряд других операций. Результаты анализа требуют графического или табличного представления. Все это многообразие видов аналитической обработки экономической информации является объектом автоматизации с применением современных средств связи и вычислительной техники, особенно персональных ЭВМ.

Деятельность экономического отдела городской налоговой инспекции состоит из двух составляющих: внутренней и внешней.

К функциям внутренней составляющей относятся всё, что связано с функционированием данной инспекции:

Финансовое планирование, включает работу по составлению сметы расходов на содержание учреждения и арендной платы.

Нормирование труда, определение объемов работ и затрат по отделениям.

Составление штатного расписания в соответствии с номенклатурой должностей, действующими штатными нормативами.

Проведение тарификации, осуществляемое на основе требований тарифно-квалификационных характеристик с определением разрядов оплаты труда работников в соответствии с единой тарифной сеткой, решение вопросов стимулирования, премирования.

Проведение финансово-экономического анализа, направленного на оценку результатов выполнения заданий по финансово-экономическим показателям.

К функциям внешней составляющей относится деятельность инспекции, связанная с инспектируемыми предприятиями и физическими лицами:

Учёт и контроль доходов инспектируемых предприятий и физических лиц (на основе финансовых отчётов и бухгалтерских балансов предприятий и физических лиц).

Контроль поступления налогов посредством:

Контроля за своевременностью и полнотой поступления налогов в соответствии с законодательством.

Анализа доходов инспектируемых предприятий и физических лиц.

Участие в разработке нормативно-правовых документов по вопросам налогообложения (на основании анализа экономического и бухгалтерского состояния инспектируемых предприятий и физических лиц).

Таким образом, главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае – повысить эффективность выполнения перечисленных функций, поскольку, как можно увидеть, функционирование экономического отдела городской налоговой инспекции связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, АСОЭИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОЭИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию о налогообложениях и платежах.

Следует отметить, что автоматизации поддаются только те участки работ, которые максимально стандартизованы и формализованы.

Требования к АСОЭИ

Информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Отсюда вытекают и специальные требования, предъявляемые автоматизированным системам обработки информации.

Прежде всего, система должна отвечать основным функциональным требованиям, в качестве которых выступают операции экономического отдела городской налоговой инспекции.

Кроме того, к АСОЭИ предъявляются и основные системные требования:

Стандартизация и унификация

Единообразие форм представления информации, а также учёта, контроля и хранения документов.

Единообразие пользовательского интерфейса для всех решаемых задач.

Единый порядок документирования, сопровождения и модификации.

Система должна строиться на основе типовых программных продуктов и стандартных технологий и методологий.

Адаптивность системы (без программирования) в соответствии с платформой (вычислительная или операционная система), совместимость с другими информационными системами и между функциональными блоками самой АСОЭИ.

Настраиваемость системы:

Функциональных возможностей.

Интерфейсов пользователей в распределённой структуре.

Модульность и открытость как информационной системы в целом, так и отдельных её компонент. Кроме того, должен присутствовать пользовательский инструментарий для развития системы.

Масштабируемость (переносимость на другие платформы, мобильность).

Надёжность, защищённость, безопасность:

Авторизация и контроль доступа в систему для проведения отдельных операций и документооборота.

Множественность уровней защиты.

Система также должна удовлетворять и дополнительным требованиям:

Возможность работы в сетях с большими объёмами данных.

Функционирование в режиме реального времени.

Быстрое реагирование на запросы пользователей.

Поддержка пакетного режима и диалогового режима.

Система должна иметь распределённый характер (т.е. возможность обработки информации на нескольких ПК).

Наличие дружественного пользовательского интерфейса для ввода (формы, шаблоны документов) и просмотра информации (графики, таблицы).

Возможность диагностики технических и программных средств согласно инструкции по эксплуатации.

При этом проектирование АСОЭИ базируется на следующих принципах:

Модули конструируются сразу с учетом общей стратегии работы предприятия.

Механизмы взаимодействия программных модулей разрабатываются до начала конструирования самих модулей.

Интерфейсы сопряжения программных модулей должны быть точно документированы.

Потоки данных необходимо оценить и сопоставить с возможностями имеющихся или планируемых сетей телекоммуникаций.

Набор модулей конструируется в виде блоков, "навешиваемых" на интерфейсы сопряжения. Программные модули вовсе не обязаны повторять организационную структуру организации. Одни и те же модули могут применяться в различных подразделениях одной организации. Высокий уровень унификации говорит об однородности организационной структуры, что на практике, к сожалению, реализуется редко.

Рабочие места во всех подразделениях, подлежащих автоматизации, формируются из программных модулей и объединяются в единую схему. Структуры данных и программных модулей вовсе не обязаны быть тождественны схеме экономических процессов.

Установка аппаратуры и средств телекоммуникаций осуществляется в соответствии со схемами рабочих мест и потоков данных.

Общая структура экономического отдела городской налоговой инспекции

Исходя из функций экономического отдела городской налоговой инспекции, можно выделить следующие отделы:

Отдел труда и заработной платы. Его основными задачами являются контроль соблюдения штата, окладов и ставок; за учётом рабочего времени и норм выработки; за своевременное осуществление расчётов с рабочими и служащими, а также расчётов по социальному страхованию. В функции данного отдела также входит оплата пособий по временной нетрудоспособности, суточных при командировках, пенсий.

Финансовый отдел. Этот отдел занимается учётом денежных средств и расчётно-кредитных операций (платежи в бюджет, оплата за аренду помещений, коммунальные услуги и т.д.). Основной задачей финансового отдела является обеспечение сохранения денежных средств, рациональная организация расчетных операций.

Отдел учёта и контроля занимается учётом фондов и целевых поступлений, учётом основных средств, доходов и расходов. В функции данного отдела входит также учёт и контроль доходов инспектируемых предприятий и физических лиц на основании финансовых и бухгалтерских документов. Затем финансовый отдел проверенные и учтённые данные передаёт отделу анализа.

Отдел анализа. Сотрудники этого отдела анализируют деятельность и доходы инспектируемых предприятий. В зависимости от результатов анализа вырабатывают размер налоговых сборов. Собирают статистику, на основании которой вносят предложения в разработку нормативно-правовых документов.

Собственно бухгалтерия, которая занимается учётом основных средств и фондов, составлением бухгалтерского баланса и отчёт по организации в целом. Кроме того, бухгалтерия взаимодействует с отделом труда и заработной платы и финансовым отделом, поскольку последние представляют внутреннюю экономику предприятия.

Во главе этой структуры стоит главный экономист и его заместитель. Они занимаются учётом, анализом и контролем всех операций, составлением экономических отчётов по деятельности всего отдела.

Главный экономист подчиняется руководителю городской налоговой инспекции, а в отношении порядка организации работы экономического отдела – главному экономисту вышестоящей организации (например, государственной налоговой инспекции).

Таким образом, можно изобразить следующую схему взаимодействия отделов:

Из структуры отдела видно, что всю информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Так, например, отделы финансовый, труда и заработной платы и бухгалтерский, оперируют документами, касающимися внутреннего функционирования инспекции. А отделы анализа и учёта и контроля имеют дело с информацией внешних предприятий, подлежащих инспектированию.

Все сотрудники должны иметь доступ к единой информационной базе инспекции. При этом каждый из них должен работать с информацией, которая ему необходима. А информация, находящаяся вне компетентности и полномочий сотрудника, должна быть ему недоступна.

Таким образом, можно выбрать конфигурацию сети типа «Звезда». В ней присутствует сервер, на котором храниться база, содержащая некоторую информацию и права доступа к этой информации. Каждый отдел подключён к серверу и имеет права доступа только к информации, необходимой для обработки этим конкретным отделом.

Главный сервер представляет собой совокупность серверов: сервер баз данных, почтовый сервер и proxy-сервер.

Состав АСОЭИ

Техническое обеспечение

Экономический отдел городской налоговой инспекции, как было показано выше, работает с огромным потоком документов. Причём документы могут быть как входящими (финансовые отчёты, бухгалтерские балансы инспектируемых предприятий, счета к оплате, например, за аренду предприятия, за приобретения какой-либо аппаратуры, мебели и т.д.), так и выходящими (отчёты в контролирующие или банковские учреждения и пр.). Поэтому очевидна необходимость средств принятия и отправки документов. В зависимости от вида документов используются различные технические средства:

документы бумажные – факс;

документы электронные – модем.

Для преобразования документов из бумажной формы в электронную используется сканер, для преобразования из электронной в бумажную – принтер. Если существует необходимость быстро получить несколько копий бумажного документа, используется ксерокс.

Внутри данного подразделения документопоток циркулирует в электронном виде (бухгалтерские документы, отчёты, служебные записки к главному экономисту, инструкции главного экономиста и т.д.) для облегчения и ускорения работы на этапе накопления, систематизации, обработки и отображения данных. Поэтому сотрудникам экономического отдела налоговой инспекции необходимо иметь компьютеры. Наиболее распространённым персональным компьютером является в настоящее время Pentium III фирмы Intel. Популярность этой модели объясняется разумным соотношением надёжности, скорости и стоимости.

Системное программное обеспечение

Поскольку обмен данными интенсивно идёт по сети, необходимо использовать сетевую операционную систему (ОС), т.е. такую ОС, которая обеспечивает обработку, передачу, хранение данных в сети. Сетевая ОС обеспечивает доступ ко всем ресурсам сети, распределяет и перераспределяет различные ресурсы сети.

В настоящее время по оценке компании IDC наиболее распространенными являются следующие сетевые операционные системы:

NetWare v2.х и vЗ.х, Nowell Inc. - 65% (самая эффективная файловая система среди современных сетевых ОС; самый широкий выбор аппаратного обеспечения

LAN Server, IВМ Согр. - 14% (использование доменной организации сети упрощает управление и доступ к ресурсам сети; обеспечивает полное взаимодействие с иерархическими системами)

Windows NT Advanced Server 3.1, Microsoft Corp - 21% (простота интерфейса пользователя; доступность средств разработки прикладных программ и поддержка прогрессивных объектно-ориентированных технологий)

Их выбор, опять-таки, обосновывается тем, что при достаточно умеренной стоимости, надёжность и скорость обработки данных достаточно высоки. Кроме того, эти системы поддерживают многозадачный режим и распределённое выполнение задач, что позволяет существенно ускорить процесс обработки данных. Следует также отметить, что эти ОС поддерживают системные технологии, необходимые для эффективной реализации функциональных требований:

программные каналы – обычно используются, когда два процесса хотят выполняться параллельно, с однонаправленной передачей данных от одного процесса к другому.

динамический обмен данными – это «закулисная» работа программы, её взаимодействие с другими программами в то время, как приложение находится под контролем пользователя.

объектно-ориентированная среда, основные принципы которой – сокрытие структур данных, инкапсуляция, модульность. При этом главная идея таких сред заключается в том, чтобы спрятать структуры данных от внешнего мира и разрешить доступ к данным только посредством определенных интерфейсов. Огромное преимущество такого подхода состоит в том, что любые изменения, внесенные во внутреннее представление данных, не влияют на другие модули, если только не меняется интерфейс.

Сетевое обеспечение

На сегодняшний день в мире существует более 150 миллионов компьютеров, более 80% из них объединены в различные информационно-вычислительные сети, от малых локальных сетей в офисах до глобальных сетей типа Internet.

АСОЭИ экономического отдела городской налоговой инспекции является программой, активно использующей сетевое соединение отдельных компьютеров в локальную вычислительную сеть. Только при этом становится возможной передача информации с любого рабочего места пользователя на сервер и обратно. В свою очередь, скорость прохождения информации от сервера к локальному компьютеру пользователя определяется комплексом программно-аппаратных средств, которые и составляют локальную вычислительную сеть (ЛВС) отдела. Необходимость создания корпоративной сети можно обосновать созданием информационных связей между различными отделами инспекции. Региональную сеть необходимо иметь для сообщения между инспекциями различных районов города. А если имеются средства, то лучше не упускать возможности подключения к Internet, поскольку сеть такого уровня предоставляет пользователям множество услуг, в числе которых использование электронной почты, участие в телеконференциях, получение информации с серверов мирового информационного пространства и т.д.

Таким образом, подключенное к Internet предприятие будет иметь доступ ко всей возможной информации, касающейся его сферы деятельности.

Все ЛВС работают в одном стандарте, принятом для компьютерных сетей – в стандарте OSI (англ. Open Systems Interconnection). Далее описана базовая модель OSI.

Модель содержит семь отдельных уровней:

физический - битовые протоколы передачи информации; определяются электрические, механические, функциональные и процедурные параметры для физической связи в системах.

канальный - формирует из данных, передаваемых 1-м уровнем, так называемые "кадры" последовательности кадров. На этом уровне осуществляются управление доступом к передающей среде, используемой несколькими ЭВМ, синхронизация, обнаружение и исправление ошибок.

сетевой - маршрутизация, управление потоками данных; устанавливает связь в вычислительной сети между двумя абонентами. Соединение происходит благодаря функциям маршрутизации, которые требуют наличия сетевого адреса в пакете. Сетевой уровень должен также обеспечивать обработку ошибок, мультиплексирование, управление потоками данных.

транспортный - поддерживает непрерывную передачу данных между двумя взаимодействующими друг с другом пользовательскими процессами. Качество транспортировки, безошибочность передачи, независимость вычислительных сетей, сервис транспортировки из конца в конец, минимизация затрат и адресация связи гарантируют непрерывную и безошибочную передачу данных.

сеансовый - поддержка диалога между удаленными процессами; координирует прием, передачу и выдачу одного сеанса связи. Для координации необходим контроль рабочих параметров, управление потоками данных промежуточных накопителей и диалоговый контроль, гарантирующий передачу, имеющихся в распоряжении данных. Кроме того, сеансовый уровень содержит дополнительно функции управления паролями, подсчета платы за пользование ресурсами сети, управления диалогом, синхронизации и отмены связи в сеансе передачи после сбоя вследствие ошибок в нижерасположенных уровнях.

представления данных - предназначен для интерпретации данных; а также подготовки данных для пользовательского прикладного уровня. На этом уровне происходит преобразование данных из кадров, используемых для передачи данных в экранный формат или формат для печатающих устройств оконечной системы.

прикладной - пользовательское управление данными. Предоставляет в распоряжение пользователей уже переработанную информацию. С этим может справиться системное и пользовательское прикладное программное обеспечение.

Как уже отмечалось выше, в качестве топологии ЛВС экономического отдела городской налоговой инспекции можно выбрать «звезду». Концепция топологии сети в виде звезды пришла из области больших ЭВМ, в которой головная машина получает и обрабатывает все данные с периферийных устройств как активный узел обработки данных. Вся информация между двумя периферийными рабочими местами проходит через центральный узел вычислительной сети.

Пропускная способность сети определяется вычислительной мощностью узла и гарантируется для каждой рабочей станции. Коллизий (столкновений) данных не возникает.

Кабельное соединение довольно простое, так как каждая рабочая станция связана с узлом. Затраты на прокладку кабелей высокие, особенно когда центральный узел географически расположен не в центре топологии.

При расширении вычислительных сетей не могут быть использованы ранее выполненные кабельные связи: к новому рабочему месту необходимо прокладывать отдельный кабель из центра сети.

Топология в виде звезды является наиболее быстродействующей из всех топологий вычислительных сетей, поскольку передача данных между рабочими станциями проходит через центральный узел (при его хорошей производительности) по отдельным линиям, используемым только этими рабочими станциями. Частота запросов передачи информации от одной станции к другой невысокая по сравнению с достигаемой в других топологиях.

Производительность вычислительной сети в первую очередь зависит от мощности центрального файлового сервера. Он может быть узким местом вычислительной сети. В случае выхода из строя центрального узла нарушается работа всей сети. Центральный узел управления -