Создание автоматизированной информационной системы предприятия "Мебельный цех"
Критические факторы — это те движущие силы, которым фирма должна уделять особое внимание, так как они определяют успех (или провал) компании на рынке, ее конкурентные возможности, непосредственно влияющие на ее прибыльность.
При определении КФУ нужно соблюдать правило необходимости и достаточности, согласно которому каждый критический фактор успеха необходим для достижения миссии предприятия, а все вместе факторы должны быть достаточны для ее достижения.
Определим критические факторы успеха мебельного цеха:
высокое качество продукции - снижение числа дефектов, уменьшение потребности в ремонте и т.д.;
удобство обслуживания - простота оформления и быстрота выполнения заказов, гарантийный ремонт;
скорость обработки информации – для эффективной работы цеха важна скорость обработки информации, так как быстрота выполнения заказов напрямую зависит от этого фактора.
расширение ассортимента – разработка новых моделей с современным дизайном, но в ценовой нише, соответствующей уровню достатка среднего класса, дает возможность удовлетворить вкусы и запросы всех слоев населения, а это, в свою очередь, поможет поднять репутацию предприятия у потребителя;
1.4.3 Структурные проблемы предприятия.
Структурные проблемы предприятия – это проблемы, которые возникли в результате развития и изменения предприятия. Это проблемы не текущего момента, а существующие постоянно. Для решения таких проблем, как правило, требуется изменение структуры или технологических процессов предприятия. На данный момент, на наш взгляд, на предприятии существуют следующие структурные проблемы:
Неэффективный обмен информацией между отделами цеха и директором. Т.к. процесс прохождения заказов по подразделениям цеха не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения, поставки материалов, нет возможности в любой момент сделать анализ по продажам или получить любую другую оперативную информацию.
Технологическая документация готовиться вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок. А ошибки ведут к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов.
Нет строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих на складе материалов.
Не электронного каталога моделей мебели, производимой цехом, позволяющего реально увидеть варианты изготовления и отделки. Заказчик может познакомиться только с моделями, представленными в магазине.
Нет разделения труда в мастерской. Каждый мастер ведет заказ полностью, с первого до последнего этапа. Как следствие – неэффективное использование труда мастеров.
1.4.4 Цели информационной системы.
Цели, стоящие перед информационной системой (ИС), должны соответствовать миссии и списку КФУ предприятия и, как правило, следуют из структурных проблем предприятия. ИС призвана устранить те проблемы, которые можно решить при помощи оптимизации информационного аспекта деятельности предприятия.
Для осуществления миссии предприятия и устранений назревших проблем принято решение разработать и внедрить информационную систему, позволяющую повысить эффективность работы мебельного цеха. Для этого нужно провести комплексную автоматизацию всего производственного процесса.
1.4.5 Список задач информационной системы.
Список задач, стоящих перед ИС, должен показать, как (или с помощью чего) достичь поставленных целей. Соотношение целей и задач ИС аналогично соотношению миссии и списка КФУ предприятия.
В идеале, на предприятии должен работать единый программный комплекс, связывающий работу разных специалистов на различных рабочих местах в единую технологическую и информационную цепочку. Для этого мы составили список первоначальных целей, стоящих перед ИС:
Проанализировать обмен информацией между отделами цеха и директором. По возможности упростить передачу, сделать ее более эффективной, устранить дублирование информации. Автоматизировать документооборот внутри предприятия. Это позволит сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета и, самое главное, сократить время обработки заказов. Руководство предприятия в любой момент времени будет иметь необходимую оперативную информацию.
Автоматизировать работу технологического отдела. Т.к. цех выпускает только стандартный набор мягкой мебели (не создает мебель на заказ), то имеет смысл заранее подготовить всю конструкторско-технологическую документацию и ведомости комплектации. Это позволит повысить производительность труда технолога, и значительно сократить время технологической проработки рабочих и сборочных чертежей, выпуска карт раскроя и т.д. Как следствие значительно сократиться брак на производстве, время обработки заказов и будет достигнута значительная экономия материалов.
Немаловажным фактором повышения эффективности работы предприятия является организация строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих, обеспечение бесперебойного снабжения производства всем необходимым, наличие оптимальных запасов на складе, то есть, по сути, внедрение автоматизированной системы складского учета.
Создать электронный каталог моделей мягкой мебели, производимой в цехе, а также связать этот каталог с прайс-листом. По каталогу можно будет сразу получить ведомость комплектации, стоимостной расчет, и весь комплект чертежей и спецификаций для изготовления.
Произвести разделение труда в мастерской.
2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ. ВЫДЕЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ (задание 2).
Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. Бизнес-процессы делят на основные, производящие основные выходы, получаемые клиентами организации, и вспомогательные, выход которых используется другими подразделениями организации. Бизнес-процесс должен иметь поставщика и потребителя (внешний объект или другой бизнес-процесс).
2.1 Способы описания бизнес-процессов
Существует два вида инструментов, применяемых при описании бизнес-процессов – вертикальное и горизонтальное описание.
При вертикальном описании показывают только работы и их иерархический порядок в дереве бизнес-процесса. В этом случае имеются только вертикальные связи между родительскими и дочерними работами (рис.4а). При горизонтальном описании так же показывается, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые процесс составляют (рис.4б).
Рисунок 2. Вертикальное и горизонтальное описание бизнес-процессов
Специалисты по организационному проектированию используют различную терминологию при описании бизнес-процессов. Например, вертикальное описание называют функциональным описанием, горизонтальное – процессным описанием или просто описанием бизнес-процессов.
2.2 Горизонтальное описание бизнес-процессов.
В настоящее время существуют три основных способа горизонтального описания бизнес-процессов: текстовый, табличный, графический. Опишем кратко эти способы.
1. Текстовый
Этот способ есть не что иное, как текстовое последовательное описание бизнес-процесса. Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть которых является процессными регламентами и представляет не что иное, как текстовое описание бизнес-процессов. Приведем в качестве примера текстовое описание одного из бизнес-процессов нашего мебельного цеха:
Бизнес процесс: «Оформление заказа» - Продавец принимает заказ от покупателя, оформляет договор, принимает предоплату. Предоплата передается в бухгалтерию. Информация о заказе поступает директору, и запускается следующий бизнес-процесс «Выполнение заказа».
2. Табличный.
Для целей анализа и оптимизации деятельности компании текстовое описание бизнес-процессов не оптимально. Дело в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно. Например, когда человек читает регламент и доходит до его конца, он практически всегда забывает про то, что было в начале документа. Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса заключается в том, что человеческое сознание устроено так, что оно может работать эффективно только с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей.
В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. Данную таблицу читать проще, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и, соответственно, бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам их автоматизации.
Таблица №1.
Табличное описание бизнес-процесса «Оформление заказа».
| № |
Операция |
Ответствен-ный |
Что (Вход) |
От кого (Поставщик) |
Что (Выход) |
Кому (Клиент) |
| 1 | Принять заказ | Продавец | Заказ | Покупатель | - | - |
| 2 | Оформить договор | Продавец | - | - | Договор | Директор, б-п. «Выполне-ние заказа». |
| 3 | Получить предоплату | Продавец | Предоплата | Покупатель | Предоплата | Бухгалтерия |
3. Графический.
В последнее время стали интенсивно развиваться и применяться при описании бизнес-процессов графические подходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач по описанию, анализу и оптимизации деятельности компании.
Оказалось, что графика хороша тем, что графическая информация, расположенная в поле зрения человека, воспринимается его мозгом одновременно. Второе преимущество в том, что менеджер, как и любой человек, имеет правополушарное мышление и мыслит в виде образов. Любую текстовую информацию он переводит в образы. В случае, когда ему представляется информация в виде графических образов, значительно возрастают его возможности анализа и принятия решений.
Рисунок 2.1 Бизнес-процесс «Оформление заказа»
В данной работе мы будем описывать бизнес-процессы текстовым способом и графически.
2.3 Выделение основных и вспомогательных бизнес-процессов мебельного цеха.
Итак, проанализировав деятельность мебельного цеха и проведя предпроектное исследование, мы смогли выделить четыре основных бизнес-процессов мебельного цеха:
Оформление заказа;
Выполнение заказа;
Доставка заказа покупателю;
Разработка новой модели.
и четыре вспомогательных бизнес-процесса:
Технологическая проработка заказа;
Получение материалов со склада;
Работа склада;
Работа бухгалтерии.
Первый бизнес процесс мы описали в предыдущем шаге. Опишем остальные.
Бизнес-процесс «Выполнение заказа»
В состав данного бизнес-процесса входят два вспомогательных бизнес-процесса - «Технологическая проработка заказа» и «Доставка материалов со склада» (их мы подробно опишем ниже). Директор поручает заказ конкретному мастеру. После получения технологической документации и необходимых материалов со склада, начинается изготовление заказа. Мастер ведет всю работу, начиная с распилки пиломатериалов и заканчивая обтяжкой мебели тканью. После окончания работ запускается следующий бизнес-процесс «Доставка заказа».
Рисунок 2.2 Бизнес-процесс «Выполнение заказа»
Бизнес-процесс «Доставка заказа»:
Запускается после бизнес-процесса «Выполнение заказа». Информация о готовности заказа поступает в магазин. Продавец связывается с заказчиком и договаривается о времени доставки. Затем создает документы на получение заказа, остатка оплаты и гарантийный талон. Документы передаются водителю, который забирает заказ с мастерской и доставляет его заказчику. Подписанные документы и остаток оплаты передаются в бухгалтерию.
Рисунок 2.3 Бизнес-процесс «Доставка заказа»
Бизнес-процесс «Разработка новой модели»
Дизайнер-технолог цеха, изучая спрос покупателей, создает новую модель мягкой мебели. Если директор одобряет новую модель, то проект передается в мастерскую для дальнейшего изготовления, а оттуда в магазин. Продавцы в магазине предлагают новую модель покупателям.
Рисунок 2.4 Бизнес-процесс «Разработка новой модели»
Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»
На этом этапе выполняется две основные задачи:
коррекция рабочих и сборочных чертежей и выпуск технологической документации: карт раскроя материалов, таблиц операций и т.д. Документация передается в производство;
формирование ведомости комплектации - списка материалов и комплектующих, необходимых для изготовления изделия, с указанием их точного количества. Запускается бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»
Рисунок 2.5 Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»
Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»:
Запускается после выполнения бизнес-процесса «Технологическая проработка заказа». На основании ведомости комплектации формируется накладная на получение материалов, которая передается на склад. Если материалы есть на складе, то они передаются в производство вместе с накладной на передачу материалов. Если требуемых материалов нет на складе, то формируется ведомость на закупку, которая передается директору цеха. Технологическая операция «Установить наличие материалов» данного бизнес-процесса является так же технологической операцией вспомогательного бизнес-процесса «Работа склада».
Рисунок 2.6 Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»
Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
Работа бухгалтерии заключается в следующем:
материально-финансовый контроль;
предоставление необходимой информации директору цеха (договоры, счета, отчёты, сводки и т.д.);
расчет заработной платы сотрудников;
начисление выплат в муниципальные службы (пенсионный фонд, коммунальные службы, налоговая и т.д.).
Рисунок 2.7 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
Бизнес-процесс «Работа склада»
Недостающие материалы доставляются на склад от поставщиков. Затем поступают в производство для выполнения заказов. В состав данного бизнес-процесса входит технологическая операция «Установить наличие материалов» бизнес-процесса «Доставка материалов со склада» (см. выше). Технологические операции данного бизнес-процесса не связаны между собой напрямую.
Рисунок 2.8 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ. АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ (задание 3).
Для проведения анализа, оптимизации или перестройки своей деятельности, компании необходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы, происходящие в нем. Бизнес-процессы нашего цеха мы выделили на предыдущем шаге. Такая модель дает наглядный материал для анализа происходящего в компании, показывает "узкие места" в ее деятельности, выявляет возможные риски и непроизводительные затраты, которые несет компания в своей деятельности вследствие дублирования функций и зон ответственности. Для построения такой модели необходимо провести (и постоянно обновлять в соответствии с происходящими изменениями) анализ бизнес-процессов и структуры компании. По результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов. Оптимизация - это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, но не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия). Автоматизация системы управления предприятием так же подразумевает оптимизацию бизнес-процессов данного предприятия.
Начнем анализ выявленных бизнес-процессов. Для начала проведем оценку бизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха (КФУ).
3.1 Оценка бизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха.
Для оценки степени удовлетворения бизнес-процессов критическим факторам успеха предприятия используют матрицу сопоставления, столбцы которой соответствуют сформулированным КФУ, а строчки выделенным бизнес-процессам. В клетках матрицы проставляют оценку соответствия процесса КФУ по пятибалльной системе. После заполнения по каждому процессу нужно просуммировать оценки и количество задействованных КФУ. Низкие оценки процесса говорят о том, что его нужно оптимизировать или заменить сочетанием новых бизнес-процессов.
Таблица 1.
Матрица сопоставления бизнес-процессам предприятия КФУ.
| Бизнес-процессы | Высокое качество продукции | Удобство обслуживания | Скорость обработки инф-ии |
Расширение ассортимента |
Средний балл |
| Оформление заказа | х | 3 | 3 | х | 3 |
| Выполнение заказа | 4 | 3 | 3 | х | 3,3 |
| Доставка заказа | х | 5 | 4 | х | 4,5 |
| Разработка новой модели | 4 | х | x | 5 | 4,5 |
| Технологическая проработка заказа | 3 | 3 | 3 | х | 3 |
| Доставка материалов со склада | х | 3 | 3 | х | 3 |
| Работа бухгалтерии | х | х | 3 | х | 3 |
| Работа склада | х | 3 | 3 | 4 | 3,3 |
Проанализировав полученную матрицу, можно увидеть, что в основном преобладает средняя оценка – три. В целом все процессы происходят довольно медленно, так как обработка информация производится вручную, а это приводит к временным задержкам и ошибкам. Как следствие, время подготовки и выполнения заказа непозволительно затягивается. Для устранения выявленных недостатков необходимо провести оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов.
Кратко о методах оптимизации бизнес-процессов.
Перечислим некоторые методоы оптимизации бизнес-процессов.
Метод параллельного выполнения технологических операций бизнес-процесса. Этот метод позволяет сократить общее время выполнения бизнес-процесса. В настоящий момент длительность бизнес-процессов играет решающую стратегическую роль для компании, определяет ее конкурентоспособность и выживаемость на динамичном конкурентном рынке.
Метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Если схема описанного бизнес-процесса получилась достаточно сложной, запутанной, содержащей много входов и выходов, - можно с большой долей вероятности утверждать о неоптимальности данного бизнес-процесса. Объясняется это тем, что управлять таким бизнес-процессом и реализовать его будет сложно, что в свою очередь будет приводить к ошибкам и нестыковкам. Данный метод предлагает заняться упрощением бизнес-процессов, которое приводит к улучшению всех его показателей, а также повышению эффективностью управления им.
Метод устранения временных разрывов. Интересным является следующий факт. Оказывается, что в современных компаниях на реальное выполнение работы уходит только 20% времени. 80% времени - это простои бизнес-процессов. Причины могут быть самые различные – от задержки информации на каком-либо этапе работ до не вовремя выданных со склада необходимых материалов. Поэтому применение метода устранения временных разрывов является актуальным и эффективным инструментом, который позволяет сократить время бизнес-процесса в несколько раз.
Минимизация устной информации. Почему использование в бизнес-процессе устной информации приводит к несоответствиям и неэффективности? Во-первых, устная информация имеет свойство сильно искажаться при передаче ее от одного участника бизнес-процесса к другому. Вторая причина вызвана тем, что за устную информацию нельзя назначить ответственного. Поэтому нужно сделать так, чтобы в рамках бизнес-процессов все информационные потоки были по возможности документированы.
Стандартизация форм сбора и передачи информации. Повысить эффективность бизнес-процессов позволяет метод стандартизации форм сбора и передачи информации. Во многих компаниях отсутствуют типовые формы документов, а это усложняет их обработку.
Организация точек контроля. Точка контроля - эта работа, целью которой является контроль соответствия результатов определенной технологической операции в бизнес-процессе сформулированным требованиям к ее результату. В случае обнаружения несоответствия организуется обратная связь, в рамках которой результат должен быть скорректирован. Существует два типа точек контроля: внедренные в бизнес-процесс и "наблюдающие" за процессом.
Оптимизация бизнес-процессов мебельного цеха.
Одной из целей создаваемой информационной системы было создание электронного каталога моделей мягкой мебели, производимой в цехе, а также связь этого каталог с прайс-листом. То, что наш мебельный цех работает только со стандартным набором мягкой мебели (не создает мебель на заказ), значительно облегчает задачу. Большая часть нагрузки по подготовке электронного каталога конечно же ложится на дизайнера-технолога. Он должен подготовить технологическую документацию и ведомость комплектации на каждую модель мебели, изготовляемую в цехе. Тогда после занесения этой документации в каталог, можно сразу будет получить стоимостной расчет, и весь комплект чертежей и спецификаций для изготовления конкретной модели мебели. А это значительно уменьшит время над подготовкой передачи заказа в производство. Оптимизацию бизнес-процессов будем проводить с предположением, что такой электронный каталог мягкой мебель уже создан.
Бизнес-процесс «Оформление заказа».
От качества работы продавца и правильной приемки заказа зависит очень многое. В первую очередь, - будет ли доволен заказчик и придет ли он в наш магазин снова. Поэтому очень важно предварительно подготовить и хорошо оснастить его рабочее место.
При правильной подготовке рабочего места продавца продать покупателю можно лишь то, что реально можно сделать. Для этого продавца необходимо обеспечить электронным каталогом с ассортиментом мебели, информацией о состоянии склада материалов (например, какую отделку можно сегодня предлагать заказчику), прайс-листами, а также средствами для расчета и оформления заказа. Очень важным моментом является обучение продавцов пользоваться созданным электронным каталогом.
Продавец помогает заказчику выбрать модель мебели с помощью электронного каталога. Причем уже при выборе модели продавец (ориентируясь по информации о состоянии склада материалов) может сообщить клиенту, поступит ли заказ сразу в производство или же понадобиться некоторое время на закупку недостающих материалов. Информация о выбранной заказчиком модели заносится в базу данных «Заказы». При этом автоматически рассчитывается стоимость заказа. В регистрационной карточке заказа так же учитываются сервисные (адрес доставки и телефоны клиента) и дополнительные параметры (размер предоплаты). Оговорив условия оплаты и доставки, продавец печатает автоматически подготовленные необходимые документы (договор и счет на оплату заказа).
И хотя в данном бизнес-процессе у нас стало на одну технологическую операцию больше, но это с лихвой окупается удобством для клиентов.
Рисунок 3.1 Бизнес-процесс «Оформление заказа»
При оптимизации данного бизнес-процесса мы использовали два метода – метод уменьшения входов и выходов бизнес-процесса и метод минимизации устной информации. Применение автоматизированных средств регистрации заказа позволяет увеличить скорость выполнения операций бизнес-процесса.
Бизнес-процесс «Выполнение заказа».
При формировании заказа на предыдущем шаге у нас автоматически сформировалась вся необходимая документация для передачи заказа в производство, накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Это позволило нам удалить ставшие ненужным вспомогательные бизнес-процессы «Технологическая проработка заказа» и «Выдача материалов со склада»(см.рис.3.2). Подобный подход позволяет практически полностью исключить субъективные ошибки и значительно сократить время выполнения заказа.
Еще один шаг по оптимизации данного бизнес-процесса - мы можем применить здесь метод параллельного выполнения работ. Распределение труда в мастерской позволит увеличить производительность труда и сократить время выполнения заказа. Напомним, что все работы по изготовлению заказа выполняются одним мастером поэтапно. Мы считаем, что очень редко можно встретить универсального специалиста, который грамотно и без ошибок сможет собрать с нуля модель мягкой мебели. Поэтому предлагаем каждый этап по производству мягкой мебели закрепить за конкретным мастером. То есть у каждого мастера в мастерской будут свои функциональные обязанности. Так как в штате предприятия числится пять мастеров, то на самый трудный (на наш взгляд) участок работ – сборка готовой модели и обтяжка тканью – можно назначить двух мастеров. Тогда не придется производить сокращение численности штата.
При такой организации производства первые три этапа - деревообработка и изготовление каркасов, изготовление чехлов и мягких элементов и изготовление пружинных блоков – можно проводить параллельно (см.рис.3.2).
Так же мы предлагаем использовать при оптимизации данного бизнес-процесса еще один метод – метод организации точек контроля. Первую точку контроля предлагается внедрить перед последней операцией бизнес-процесса - сборкой модели мебели. В случае обнаружения технологического несоответствия изготовленных элементов, они будут отправлены на доработку. Это позволит уменьшить количество брака в готовых изделиях, которое гораздо труднее обнаружить и устранить. Вторую точку контроля предлагается внедрить перед сдачей готового заказа.
Итак, после применения всех вышеперечисленных методов оптимизации мы получили следующую модель бизнес процесса «Выполнение заказа»:
Рисунок 3.2 Бизнес-процесс «Выполнение заказа»
Бизнес-процесс «Доставка заказа»
Из матрицы соответствия видно, что данный бизнес-процесс в общем проходит неплохо, средний балл получился 4,5. Но все же мы можем оптимизировать его, автоматизировав вторую операцию – создание документов на получение заказа. Все необходимые документы уже сформированы и хранятся в базе данных «Заказы». Продавцу остается только распечатать их и передать водителю.
Рисунок 3.3 Бизнес-процесс «Доставка заказа»
Бизнес-процесс «Разработка новой модели»
Данный процесс мы тоже оценили на 4,5 балла. Он не нуждается в оптимизации.
Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»
Как мы уже выяснили выше, данный бизнес-процесс можно совсем удалить, т.к. вся необходимая технологическая документация теперь храниться в электронном каталоге и может быть передана в производство сразу после оформления договора на заказ.
Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»
После оформления заказа в базе данных сразу формируется накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Заказанные материалы сразу передаются в производство. Поэтому данный бизнес-процесс мы можем тоже удалить.
Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии».
Невозможно четко и экономично работать, не имея точного представления о состоянии дел на предприятии. Полное и оперативное получение такой информации можно обеспечить лишь используя компьютерные программы во всех подразделениях предприятия, а особенно в бухгалтерии. Оптимизация бизнес-процесса «Работа бухгалтерии» происходит в основном за счет автоматизации всего документооборота мебельного цеха, т.к. работа бухгалтерии напрямую зависит от скорости обработки информации на предприятии.
Рисунок 3.4 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»
Бизнес-процесс «Работа склада»
Точные сведения о наличии материалов на складе, возможность контролировать график выполнения заказов, реально оценивать объемы доходов и расходов жизненно необходимы для любого руководителя предприятия. Поэтому автоматизация складского хозяйства так же очень важна. При оптимизации бизнес-процесса «Работа склада» мы использовали метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Теперь у нас на одну операцию меньше – ведомость на закупку недостающего материала оформляется автоматически сразу же после оформления договора. Ну и, конечно же, автоматизировав работу склада, мы существенно сократили время выполнения заказа. Накладная на получения материалов для выполнения заказа не проходит теперь длинную цепочку исполнителей (технологический отдел, бухгалтерия), а сразу же поступает на склад после оформления договора. Работа кладовщика так же значительно облегчилась.
Рисунок 3.5 Бизнес-процесс «Работа склада»
Итоги оптимизации бизнес-процессов мебельного цеха.
Итак, мы видим, что основным итогом оптимизации бизнес-процессов мебельного цеха стала функциональная модель с четкой слаженной работой всех подразделений предприятия и качественным улучшением работы всего предприятия в целом.
Следующим шагом будет внедрение на предприятии информационной системы, которая поможет воплотить в жизнь нашу новую модель и даст следующие результаты:
повысится устойчивость нашего бизнеса;
повысится производительность труда;
будет оптимизирована технология производства мягкой мебели;
повысится качество самих бизнес процессов и конечного продукта.
4.ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ (задание 4).
4.1 Кратко о базах данных
Для обеспечения эффективности информационных процессов необходима соответствующая организация данных. Проблема моделирования данных связана с таким представлением данных, которое наиболее естественно отражает реальный мир и может поддерживаться компьютерами. В настоящее время в самых различных областях широкое распространение получила разработка баз данных (БД).
База данных – это совокупность предназначенных для обработки на ЭВМ поименованных данных, которая служит для запросов многих пользователей в рамках организации (предметной области). Для программной реализации баз данных обычно используются универсальные системы управления базами данных (СУБД).
Жизненный цикл базы данных можно условно разбить на 2 фазы.
1. Анализа и проектирования;
2. Реализации и функционирования.
На этапе анализа и проектирования осуществляется.
1) Формирование и анализ требований к информации о предметной области.
Здесь осуществляется сбор требований к содержанию и процессу обработки данных от всех пользователей, обеспечивается согласованность данных.
2) Концептуальное проектирование.
Построение независимой от СУБД информационной структуры путем объединения требований пользователей. Концептуальная схема не зависит от конкретной СУБД и технических решений.
3) Проектирование реализации.
На этом этапе осуществляется реализация информационной модели в рамках конкретной СУБД. Производится описание структуры данных, разработка программ обработки данных.
На этапе реализации и функционирования БД осуществляется.
1) Реализация БД.
2) Анализ функционирование и поддержка.
3) Модификация и адаптация.
4.2 Построение информационной модели
Информационную модель нашего мебельного цеха мы построили в ходе предпроектного исследования (см.рис 1.3). В результате оптимизации бизнес-процессов информационная модель приобрела следующий вид:
Рисунок 4.1. Информационная модель предприятия после оптимизации
4.3 Концептуальная модель базы данных.
Составим концептуальную модель БД для проектируемой информационной системы. Для этого используем методологию информационного моделирования IDEF1X, основанную на подходе П.Чена. Эта методология позволяет построить модель данных, эквивалентную реляционной модели в третьей нормальной форме. На основании описания предметной области создадим словарь ПО, содержащий имена сущностей, ключевых и неключевых атрибутов и их определения, (см. таб.2) и построим FA-диаграмму (рис.5.2)
В базу данных занесём только то, что касается производственной деятельности предприятия. Внешние связи (с поставщиками и с муниципальными органами) описывать не будем. Все сущности мы условно разделили на четыре модуля: модуль Каталог, модуль Заказы, модуль Производство и модуль Склад. Т.к. автор данного курсового проекта имеет очень поверхностное представление о технологической стороне изготовления мебели, то мы позволим себе опустить описание части таблиц, касающийся технологической документации (карты раскроя, таблиц операций, сборочные чертежи и т.д.).
Таблица 2.
Сущности и атрибуты.
|
Имя |
Описание |
Владелец |
Описание сущности |
|
Модуль Каталог |
|||
|
сущность Модельный ряд |
|||
| КодРяда (РК) | Уникальный номер модельного ряда | Модельный ряд | Модельный ряд мебельного цеха |
| НазваниеРяда | Название модельного ряда | Модельный ряд | |
| ОписаниеРяда | Описание модельного ряда | Модельный ряд | |
|
сущность Каталог |
|||
| КодМодели (РК) | Уникальный номер модели | Каталог | Каталог продукции мебельного цеха |
| КодРяда (FK) | Уникальный номер модельного ряда | Модельный ряд | |
| ТипМодели | Тип модели. Один из вариантов: диван, диван-кровать, кресло, кресло-кровать, угловой диван, пуф. | Каталог | |
| Длина | Длина модели | Каталог | |
| Ширина | Ширина модели | Каталог | |
| Высота | Высота модели | Каталог | |
| ДлинаСпальногоМеста | Длина спального места | Каталог | |
| ШиринаСпальногоМеста | Ширина спального места | Каталог | |
| Трансформация | Механизм трансформации (для раскладывающихся моделей). Один из вариантов: софа, еврокнижка, клик-кляк, пума | Каталог | |
| Описание | Описание модели | Каталог | |
|
сущность Цены |
|||
| КодЦены (PК) | Уникальный номер цены модели | Цены | Цены моделей. Каждая модель представлена в трех ценовых категориях, зависящих от типа обивки. |
| КодМодели (FК) | Уникальный номер модели | Каталог | |
| КодРяда (FK) | Уникальный номер модельного ряда | Модельный ряд | |
| ЦеноваяКатегорияМодели | Ценовая категория обивки модели. Один из вариантов: Т1, Т2, Т3. | Цены | |
| Цена | Цена модели в данной ценовой категории. | Цены | |
|
сущность Ведомость комплектации |
|||
| КодВедомости (PК) | Уникальный номер ведомости комплектации | Ведомость комплектации | Ведомость комплектации для каждой модели мягкой мебели из каталога продукции |
| КодМодели (FК) | Уникальный номер модели | Каталог | |
| КодРяда (FK) | Уникальный номер модельного ряда | Модельный ряд | |
| НомНомер (FК) | Номенклатурный номер материала | СправочникМатериалов | |
| Кол-во | Количество материала, используемого для изготовления модели | Ведомость комплектации | |
|
сущность Обивка |
|||
| НомНомер (FК) | Номенклатурный номер ткани | Обивка | Каталог тканей для обивки мягкой мебели |
| КодМодели (FК) | Уникальный номер модели | Каталог | |
| ВидОбивки | Вид ткани | Обивка | |
| ЦеноваяКатегория | Ценовая категория ткани. Один из вариантов: Т1, Т2, Т3. | Обивка | |
|
Модуль Заказы |
|||
|
сущность Заказы |
|||
| КодЗаказа (PК) | Уникальный номер заказа | Заказы | Общие сведения о заказе |
| ФИОКлиента | ФИО заказчика | Заказы | |
| АдресКлиента | Адрес заказчика | Заказы | |
| ТелефонКлиента | Телефон заказчика | Заказы | |
| ДатаРазмещения | Дата оформления договора | Заказы | |
| ДатаИсполнения | Дата выполнения заказа | Заказы | |
| ДатаДоставки | Дата доставки заказа | Заказы | |
| СуммаПредоплаты | Сумма предоплаты | Заказы | |
| СтоимостьДоставки | Стоимость доставки заказа клиенту | Заказы | |
| СрокИзготовления | Срок изготовления заказа в днях | Заказы | |
|
сущность Сведения о заказе |
|||
| КодЗаказанного (PК) | Уникальный номер сущности | Сведения о заказе | Подробные сведения о заказе. Комплектация заказа. |
| КодЗаказа (FК) | Уникальный
номер
Если Вам нужна помощь с академической работой (курсовая, контрольная, диплом, реферат и т.д.),
обратитесь к нашим специалистам. Более 90000 специалистов готовы Вам помочь.
Бесплатные корректировки и доработки. Бесплатная оценка стоимости работы.
Нужна помощь в написании работы?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Пишем статьи РИНЦ, ВАК, Scopus.
Помогаем в публикации. Правки вносим бесплатно.
Похожие рефераты: | ||