Понятие о корреспонденции
17 - заголовок к тексту представляет собой краткое изложение содержание текста документа. Его располагают в левом верхнем углу после реквизитов бланка документа. При написании документа формата А5 заголовок не указывается.
18 - отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято под контроль. Отметка включает в себя букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом.
19 - текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Причем, тексты документов могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В некоторых случаях текст может содержать только заключительную часть.
Однако в любом случае можно выделить ряд требований к текстам служебных документов:
краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования,
объективность и достоверность информации,
составление, по возможности простых документов,
структурирование текста документа,
широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
Особое внимание при написании уделяется языку и стилю служебных документов:
нейтральный тон изложения,
точность и ясность изложения,
исключение повторов и отсутствие излишних подробностей,
употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний,
употребление специальных терминов.
использование сокращенных слов и др.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точкой после них.
20 – отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10л. в 3 экз. В случае, когда приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
21 –подпись. В состав данного реквизита входят: наименование должностного лица, подписывающего документ (с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. В случае, если документ подписывается равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне.
22 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки и даты. Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания педагогического совета ПУ 45 от 10.02.2002 №5
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ От 10.02.2002 №01-4/270
Грифы согласования располагаются ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
23 - визы согласования документа включают в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. При наличии замечаний к документу это указывается в визе, а сами замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.
24 – печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расхода денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск должен быть поставлен так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ.
25 - отметка о заверении копии ставится путем нанесения заверительной надписи ВЕРНО, наименования должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
26 - отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать: краткие сведения об исполнении, слова «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Эта отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором данный документ был исполнен.
28 - отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
29 - идентификатор электронной копии документа это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Определенные требования предъявляются и к бланкам документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.
Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации должны иметь поля не менее,: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 15 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
общий бланк. Он содержит следующие реквизиты:
- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ)- для организаций, имеющих на это право;
- эмблема организации или товарный знак;
- наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется).
бланк письма включает следующие реквизиты:
- государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ);
- эмблема организации или товарный знак;
- код организации (предприятия по ОКПО);
- наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется);
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа, например:
_________№______
На №_____от______
На бланках письма могут ставиться ограничительные уголки для таких реквизитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.
бланк конкретного вида документа (кроме письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа и кодом по ОКУД.
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4).
Раздел 2. Роль корреспонденции в деятельности предприятия, на примере ООО «****»
Данный раздел контрольной работы рассматривается на примере ООО «****». Область действия данного предприятия – предоставление услуг по общественному питанию.
Управление данным предприятием, как и любым другим, требует создания многих видов управленческих документов, в отсутствии которых становится невозможным решение задач планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения деятельности предприятия…
Итак, остановимся подробнее на документации, используемой на предприятии.
Документы, возникающие в процессе работы предприятия, отражают различные виды деятельности: распорядительная деятельность директора предприятия фиксируется в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу, работа ревизионных комиссий – в актах, производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Как мы уже отмечали выше, именно документы служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия, а также в других ситуациях, возникающих в процессе коммерческой деятельности предприятия.
Как уже отмечалось в первом разделе, классификация документов очень разнообразна. Обратившись к этому вопросу на практике также можно выделить множество подходов: классифицировать документы можно и по содержанию, и по наименованию и по ряду других признаков.
Особое место во всем многообразии документов занимают документы по личному составу. Их значение определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение. В ООО «****» кадровая документация ведется в строгом соответствии с КЗОТ и Инструкцией по ведению трудовых книжек.
Хранение документов на данном предприятии производится в соответствии с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело, которая представляет собой документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы на предприятии формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Предприятие представляет сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.
ООО «****», как и другие предприятия, действующие на территории РФ, по первому требованию предъявляет всю необходимую документацию при проверках со стороны ГНИ, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Однако, несмотря на соблюдение требований и действующего законодательства РФ при ведении документации на предприятии, существуют некоторые негативные моменты.
Так, необходимо отметить, что у ООО «****» нет общего бланка, бланка письма, а также бланков конкретных видов документов. Их отсутствие негативно сказывается на производительности труда (поскольку при составлении документов приходится многократно вносить одну и ту же информацию), и имидже предприятия. В связи с этим было бы целесообразно изготовить вышеуказанные бланки и использовать их в процессе деятельности ООО «****». Кроме того, целесообразно более активно применять технические средства при оформлении документов.
Заключение
Рассмотрев в данной работе вопрос «понятие о корреспонденции» мы можем прийти к ряду выводов.
Данная тема является на сегодня чрезвычайно актуальной и это обусловлено в первую очередь тем, что, как показывает практика, далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. в связи с эти каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах.
Кроме того, знание данного вопроса помогает предпринимателю избегать внешних и внутренних конфликтов при ведении своего дела. А это, в свою очередь, позволяет ему сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли и развития предприятия.
***
Единые правила документирования управленческих действий, которые определены в ГСДОУ, УСД
В сущности, вся данная работа посвящена теме Единые правила документирования управленческой деятельности, поскольку содержание третьего пункта первого раздела может рассматриваться как одно из требований к оформлению управленческих документов. Однако остановимся на данном вопросе подробнее.
Как мы знаем, документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применение Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Все управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии действующим законодательством и компетенцией органы управления создают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции.
Кроме того, на предприятиях, в ходе заседаний, советов, собраний, совещаний, ведутся записи, на основе которых затем составляются в протоколы.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственным и другим организациям и отдельным гражданам. Это происходит в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией. При необходимости более срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, используется факсимильная, модемная связь либо телефон.
Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями, руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Причем согласование документа должно производится в строгой очередности.
Подписывается либо утверждается управленческий документ руководителем организации, либо замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами. В некоторых случаях необходимо наличие нескольких подписей (если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц, если это совместный документ нескольких организаций и др.).
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле запрещается.
Список литературы
Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской федерации и архивах от 07.07.93 №5341 1// Ведомости съезда народных депутатов РФ и Верховного совета РФ.-1993.-№33.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М.: Изд-во стандартов,1998.
ГОСТ Р 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».- М.: Изд-во стандартов,1997.
Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97. Принято и введено в действие Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 №9-ст.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М.: Главархив СССР, 1991.
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 8-е, переработанное и дополнение. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 192 с.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебн. пособие для студентов экономич. Вузов и колледжей. – 2-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2001.- 320 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.-4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение,2002. – 296 с.
[1] Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и
защите информации» // «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.