Основные формы и направления использования архивных документов

Публикация архивных документов – совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

- научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);

- научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);

- учебный (предназначен для освоения учебных программ).

Виды публикаций:

- пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда;

- тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме;

- публикации документов одного вида;

- публикации документов одного лица.

Формы публикации:

- корпус – свод источников по определенной теме;

- том – часть продолжающегося или многотомного издания;

- серия – часть периодического издания;

- часть, раздел – часть одной книги.

Публикация готовится в несколько этапов:

1. Предварительный отбор.

На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

2. Выявление и отбор документов.

Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам.

3. Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации.

На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок и принципы отбора документов.

Составляется заголовок публикации и для каждого документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные.

В примечаниях содержится критика текста (текстуальные примечания) и дается биографическая справка (по необходимости).

Могут добавляться указатель, приложения.

4. Способ передачи текста

Существуют следующие способы:

- факсимильный (дословное воспроизведение документа);

- дипломатический (передача части особенностей документа);

- критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки).

5) Формирование макета публикации.

После создания макета публикация передается в издательство.²⁹

В качестве примера данной формы использования можно рассмотреть опыт РЦХИДНИ. С 1992 года сотрудниками архива и при их участии было подготовлено около 100 статей, сообщений и публикаций документов, а также около 20 документальных сборников и монографий. Документы центра активно экспонируются на разнообразных выставках. РЦХИДНИ принял участие и в нетрадиционном для российских архивов виде использования документов – коммерческом распространении микрофильмов документов: по соглашению Росархива с британской фирмой «Чедвик-Хили» были изготовлены микрокопии документов 9 различных фондов, которые тиражированы и поступили в продажу под названием «Лидеры русской революции».³⁰

Заключение

Использование документов – одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.³¹

ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие вопросы:

1. Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

2. Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

3. Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

4. Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых, передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

5. Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

6. Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

В целях оптимизации использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран – членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию.³²

Список использованных источников и литературы:

Опубликованные источники:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ;

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

3. Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955;

4. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

5. Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002.

6. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

7. Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990;

8. Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ. М., 1998.

Литература:

1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005;

2. Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6;

3. Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1;

4. Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2;

5. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2;

6. Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990;

7. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.

Ресурсы Интернета:

1. rusarchives/index.shtml

1 Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ

2 Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ

3 Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955

4 Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986. п. 10.1.3.

5 Основные правила работы государственных архивов РФ.М., 2002. п.8.2.

6 Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.п. 8.1.1.

7 Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование документов//Отечественные архивы.1999.№ 2.с. 43

8 Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1. с 49

9 Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – с.177

10 Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

11 Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с. 36-37

12 Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.1. п.п.8.1.3.)

13 Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с. 48-49

14 Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – с.181-182

15 Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.1. пп.8.2.5.)

16 Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.1. пп.8.2.2.)

17 Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990. - с. 53

18 Архивоведение: Учебник для нач.проф.образования: Учеб.пособие для сред.проф.образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – с.184

19 Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6.с.31

20 Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с.42-45

21 rusarchives/index.shtml

22 Основные правила работы государственных архивов РФ. М., 2002

23 Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990, - с.45-49

24 Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 8.3. пп.8.3.1.)

25 Правила работы исследователей в читальных залах государственных архивов РФ.М., 1998

26 Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.8.3. пп.8.3.3.)

27 Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1. с 9

28 Там же, п. 8.4.пп.8.4.2.

29 Правила публикации исторических документов в СССР. М., 1990

30 Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2.с 8

31 Федеральная Целевая Программа «Культура России (2001-2005 гг) подпрограмма «Архивы России»»

32 Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.с. 15