Теоретическая и практическая деятельность в области архивного дела
Правила стали более универсальными – их требования рассчитаны на государственные архивы с различным объемом и составом документов, включая архивы, которые хранят аудиовизуальную и научно-техническую документацию. Но уровень этого универсализма получился не достаточно высоким, вследствие этого для специализированных архивов кинофотофонодокументов пока продолжают действовать Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М., 1980), детально раскрывающие особенности технологических процессов.
Правила впервые регламентируют некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией. Отсутствие достаточного опыта работы с ЭД вынудило составителей ограничиться минимальными требованиями.
Правила не касаются работ, технология которых подробно освещена в учебных и методических пособиях и инструктивных документах архивной отрасли. В соответствии с действующим законодательством Правила не распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища документов муниципальной собственности.
Задавая себе вопрос: учитывают ли Правила международные нормы и стандарты по архивному делу? узнаем, что в Правила впервые включены принятые международным сообществом архивом вопросы профессиональной этики, а также основные требования Общего международного стандарта описания архивных документов ISADCG.
Правила состоят из 8 разделов, отражающих правовую базу и существующую типологию архивов (вводный), регулирующих работу по фондированию (2-й), организации архива (3-й), обеспечению сохранности документов (4-й), их учету (5-й), комплектованию и экспертизе (6-й), описанию и созданию НСА (7-й), использованию (8-й). В данных Правилах в самостоятельные разделы не выделены вопросы организационно-методического руководства и контроля за работой в ведомственных архивах и делопроизводства учреждений, а также организации научно-исследовательской и методической работы.
Новые правила не касаются вопросов классификации документов Архивного фонда РФ, поскольку общепринятый порядок, базировавшийся на ушедших в прошлое идеологических постулатах их деления на фонды советской и досоветской эпохи, а также имевших общесоюзное, республиканское и местное значение, перестал соответствовать современным требованиям. Поэтому в них рассмотрен порядок организации документов в пределах Архивного фонда РФ в зависимости от форм собственности на них, видов носителей, способов и техники закрепления информации, а также архивных фондов госархивов согласно степени их ценности и доступа к ним.
В Правилах по-новому трактуются вопросы категорирования архивных фондов, которое в прежнем виде в значительной мере носила идеологизированный и конъюктурный характер.
Очень важным и новым моментом, отраженным в первом разделе, является закрепления роли архивов, как части информационных ресурсов государства и тесно связанных с ним принципов информационной безопасности архивов.
Во втором разделе, посвященном вопросам организации и фондированию документов Архивного фонда РФ, целиком, базирующемся на теоретических положениях отечественного архивоведения, закреплена уже апробированная методика создания архивных фондов коллекций, подробнее изложены основные требования фондирования документов современных организаций с учетом новых государственно-правовых и социально-экономических ситуаций.
В третий раздел (организация работы архива) вошли новые положения о выполнении государственным архивом платных работ и услуг, правовой защите информационной продукции архивов, применении информационных технологий.
В четвертом разделе, касающемся обеспечения сохранности документов, усилены требования к контролю за их техническим состоянием, более детально изложен порядок выдачи из хранилища и контроля за их сохранением и возвратом. Новыми стали положения по страховой оценке и страхованию документов, вывозу их за рубеж, выявлению уникальных документов для включения в Государственный реестр и др.
В пятом разделе помещены нормы учета уникальных и рассекреченных документов, более полно раскрыты особенности учета копий на правах подлинников, документов личного происхождения и по личному составу, а также принятых на депозитарное хранение, изложены основные требования к ведению учетных баз данных, более обстоятельно освещены вопросы хранения и учета документов фонда пользования.
Шестой раздел, посвященный работе по комплектованию архивов и экспертизе ценности документов, определяет правовые основы приема документов на временное депозитарное хранение, от ликвидированных организаций. Также шестой раздел освещает порядок комплектования архивов продукции инициативного документирования, взаимоотношений государственных архивов и негосударственных организаций.
В седьмом разделе порядок описания архивных документов и создания научно-справочного аппарата к ним изложен с учетом принятого МСА международного стандарта и содержит принципы многоуровнего описания. Построение и некоторые формулировки раздела исходят из необходимости совершенствования существующего НСА на базе современных информационных технологий. Поэтому меньше внимания уделено традиционным элементам НСА, для которых продолжают действовать апробированные методики.
В последнем, восьмом разделе Правил новыми являются вопросы рассекречивания архивных документов, исполнения запросов, поступающих из-за рубежа, и выдачи архивных справок на них. Здесь определен порядок обеспечения доступа пользователей к документам, изложены детали копирования документов по запросам пользователей, усилены положения по юридическому положению информационных документах архива. Зато более сжато, представлены функции читальных залов архивов, освященные в Правилах работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ 1998 года.
Выход правил в свет зависит от Министерства юстиции РФ, где Правила должны пройти сложную процедуру регистрации. Я считаю, что Правила нужно применить в работе каждого государственного архива. Там, где позволяют ресурсы, необходимо использовать нормы Правил активно, но аккуратно, творчески, с обязательным информированием Росархива о возможных погрешностях данного документа.
3. Задачи и функции государственных архивов
В первые годы существования государственных архивов, когда они были заняты, главным образом научно-технической обработкой документальных материалов, их организационное устройство было следующим. Все документальные материалы были по подведомственно-тематическому принципу распределены между несколькими отделами, и каждый из этих отделов проводил над своими материалами все основные виды работ: хранение, научно-техническую обработку, организацию использования и т. д. только для публикации документов в большинстве архивов создавались специальные отделы или группы. Такое организационное устройство позволяло направить наибольшие силы для решения основной задачи. Но оно имело и недостатки: создавался параллелизм в работе, было трудно добиться применения единых методов и приемов при проведении одних и тех же видов работ, рассредоточенных по разным отделам, квалификация научных сотрудников, вынужденных заниматься разными видами архивной деятельности, по настоящему не повышалась, и им трудно было решать конкретные теоретические задачи.
В 1950-х годах, по мере завершения научно-технической обработки документальных материалов, государственные архивы получили возможность направлять свои силы на решение других важных задач. В связи с этим организационное устройство государственных архивов стало меняться. В настоящее время структура большинства государственных архивов, в особенности центральных, приведена в соответствие с основными направлениями их деятельности.
Законодательство определило государственные архивы как научно-исследовательские учреждения, задачами которых являются практическая и теоретическая деятельность в области архивного дела. В связи с этим государственным архивам свойственен ряд функций. Основными из них являются: комплектование, обеспечение сохранности и, как один из путей к этому, учет документальных материалов, экспертиза научной и практической ценности документальных материалов, научно-техническая обработка документальных материалов, а также создание научно-справочного аппарата.
Рассмотрим данные функции поподробнее.
3.1 Комплектование архивов
В широком значении под комплектованием архивов понимается вся система мероприятий, цель которых отбор и передача документальных материалов на государственное хранение и распределение их по сети государственных архивов.
Согласно ст. 19 проекта Федерального закона «Об архивном деле в РФ» органы государственной власти, органы МСУ, организации и граждане, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, передают эти документы на постоянное хранение государственные и муниципальные архивы, в этом качестве органы государственной власти, органы МСУ, организации и граждане являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в списки источников комплектования организаций, созданных на базе имущества, находящегося в частной собственности. Собственности общественных и религиозных объединений и организаций, а также граждан, осуществляется на основе договора (соглашения).1
Делопроизводственные документальные материалы дореволюционного периода уже давно нашли свое место в государственных архивах (центральных и местных), а также в специальных архивах соответствующих ведомств и учреждений. Сложнее обстоит дело с образовавшимися до революции личными, семейными и родовыми фондами. Подавляющее большинство их также находится на государственном хранении, однако многие из них рассредоточены между разными государственными архивами, отделами рукописей, музеями и т. д., что затрудняет их использование.
Основными задачами в области комплектования архивов документальными материалами дореволюционного периода является: исправление отдельных случаев неточности в распределении фондов между архивами; выявление и прием на государственное хранение (в виде подлинников и микрофотокопий) представляющих научную ценность документов личного происхождения, все еще находящиеся в частных руках, в том числе и зарубежом, выявление документальных материалов ведомственного происхождения, хранящихся в зарубежных архивах (главным образом о внешней политике, экономических и культурных связях с другими странами), и получение их микрофотокопий; розыски материалов ГАФ СССР, похищенных во время Великой Отечественной войны немецко-фашистскими захватчиками.
Комплектование архивов в наши дни производится непрерывно и планомерно, главным образом за счет текущего делопроизводства учреждений и организаций. Более сложным в этом случае является выявление и сбор материалов личного происхождения, которые нередко уничтожаются ввиду того, что современники не всегда представляют себе их значение как источников для изучения истории общества.
Архивные органы и государственные архивы ведут в этом плане большую разъяснительную и информационную работу, которая дает ощутимые результаты.
3.2 Обеспечение сохранности и учет документальных материалов
Обеспечение сохранности документальных материалов сосредоточенных в государственных архивах, осуществляется посредством целого ряда мероприятий, т.е. в государственных архивах должен проводиться определенный комплекс взаимосвязанных работ. Основными среди них являются постройка хранилищ и оснащение их установками кондиционированного воздуха и другим оборудованием, обеспечивающим оптимальный температурно-влажностный режим хранения.
Хранилище принимается по акту, акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим, один экземпляр остается у заведующего архивохранилищем (хранителем фонда), а второй – у заведующего отделом обеспечения сохранности или директора архива.
При приеме хранилища заведующий архивохранилищем сверяет по учетным документам наличие фондов и учетно-справочного аппарата, в необходимых случаях проводится проверка наличия и состояния принимаемых фондов.
Заведующий архивохранилищем несет полную ответственность за сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.
Большая часть материалов размещается на стеллажах в коробках, предохраняющих их от механических повреждений и световых лучей, а также обеспечивающих легкость их выемки и подкладки. Все документы размещаются в хранилищах по фондам, единицы, хранения которых располагаются в порядке возрастания их инвентарных номеров (учет ведется с лева на право и сверху вниз). Важное значение имеют мероприятия по предохранению документальных материалов от плесени и других видов биологического воздействия – дезинфекция и дезинсекция. Эти мероприятия архивы проводят регулярно, уделяя особое внимание профилактике.
Одним из средств обеспечения физической сохранности документальных материалов являются переплетные и реставрационные работы, осуществляемые в специальных реставрационных лабораториях под наблюдением специалистов: архивистов, химиков, биологов и т. д.
Большое внимание уделяется поддерживанию в хранилищах чистоты и порядка. Доступ туда имеют только те сотрудники архива, которые непосредственно работают с документальными материалами.
В целях предохранения архивных документов от случайных повреждений и износа в процессе использования проводится микрофотокопирование наиболее ценных из них. Микрофотокопии в виде пленок (в рулонах) выдаются для использования взамен оригиналов.
Большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах данных об их количестве и составе. Согласно ст. 18 проекта Фз «Об архивном деле в РФ»: «Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется правилами и нормами, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».1
Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, не входят в состав имущества, отражаемого на балансе этих архивов.
Учету подлежат все документальные материалы, входящие в ГАФ РФ. Основными объектами учета являются фонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материалов немедленно фиксируется в учетной документации. Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями. Единообразно по всем государственным архивам.
В каждом государственном архиве есть структурное подразделение. Которое осуществляет работу по учету его документальных материалов. Такие же подразделения имеются и в учреждениях. Ведающих архивами. Роль учета документальных материалов определяется не только задачей обеспечения их сохранности: данные учета составляют основной источник информации о количественном и качественном составе документальных материалов архива. Без чего не мыслима организация их использования.
Основным документом учета единиц хранения является инвентарная опись – перечень единиц хранения одного фонда или его части, составленный в той же последовательности, в какой они расположены в хранилищах. Если фонд имеет ряд описей, то они получают порядковые номера. Каждая опись снабжается итоговой записью, которая содержит сведения о числе включенных в нее единиц хранения. После любого изменения в описи делается новая итоговая запись.
Документы, входящие в каждую единицу хранения, нумеруются по листам (а не по страницам, как это принято для разного рода изданий), число которых оговаривается в специальной заверительной надписи.
Учетные данные о составе и числе материалов в фонде в целом содержатся в «листе фонда», который включает следующие сведения: номер и название фонда (с указанием всех имевших место переименований), объем, состав и крайние даты материалов по каждой описи раздельно и по фонду в целом.
Состав фондов каждого архива фиксируется в «списке фондов», где указываются присвоенные им в архиве номера и официальные наименования. Фонды каждого государственного архива состоят на учете и в Главном архивном управлении. Наименования и номера фондов изменяются только в исключительных случаях.
Учетным документом, суммирующим данные о материалах по государственному архиву в целом, является «паспорт архива», содержащий сведения о количестве фондов и объеме их на 1 января каждого.
Рассматривая все вышесказанное видно, какое большое значение имеет учет в обеспечении сохранности архивных материалов.
3.3 Экспертиза научной и практической ценности документов
Экспертиза ценности и отбор документов для последующего их хранения, уничтожение ненужных документов, а также комплектование архивных фондов почти во всех странах мира входят в компетенцию государственных архивов и архивистов. Для выполнения этой работы от них требуются высокий профессионализм и предельная объективность, на которую ни в коей мере не должны влиять политика, идеология, религия, экономическая ситуация или субъективные факторы.
До середины XX в. архивист, в задачи которого входили, прежде всего, собирание, оформление, описание и хранение архивных документов, являлся лишь «слугой истории». И только после того, как архивисты начали проводить экспертизу ценности и отбор документов, они стали своего рода «модельерами истории».
Отбор документов должен проводиться с помощью соответствующих методических пособий, в первую очередь перечней документов, подлежащих хранению, или перечней документов, подлежащих уничтожению. В этой связи можно говорить о различных моделях экспертизы ценности, применяемых в разных странах, но важно отметить, что разработка основных моделей ведется в направлении так называемого "положительного метода", направленного на отбор документов для хранения. Касаясь определений экспертизы ценности документов, отбираемых на хранение, видим, что в литературе часто встречается разделение «первичной» и "вторичной" ценности документов, начало, которому положил Т. Шелленберг. Поскольку в теории архивоведения и в практике экспертизы ценности специалисты по-разному объясняют это понятие, следует обратиться к немецкому изданию известной работы Шелленберга 1990 г. Во введении к нему Анжелиной Мене-Хариц дано определение двух видов ценности документов, которые могут также послужить исходными точками для проведения экспертизы ценности.
Таким образом, первичное значение документов для фондообразователей связано с практическим оперативным их характером. Вторичную ценность приобретают документы в том случае, если в процессе экспертизы будет установлено их большее значение для истории, науки или культуры.1
Под понятием экспертиза научной и практической ценности документов понимается определение политического, научного, историко-культурного значения документальных материалов, осуществляемое в целях установления сроков их хранения и отбора для включения в состав Государственного архивного фонда. Согласно ст. 6 Фз «Об архивном деле в РФ»: «Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и отнесением их к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется экспертно-проверочной комиссией уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, экспертно-проверочными комиссиями органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в пределах их компетенции.
Экспертиза ценности документов осуществляется органом управления архивным делом, государственным, муниципальным архивом совместно с владельцем или собственником документов.
Экспертизе ценности подлежат все документы на любых видах носителей, образовавшиеся в деятельности органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, созданной на базе имущества, находящегося в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Отнесение документов частной и иных форм собственности к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании договора (соглашения) собственника (владельца) с государственным, муниципальным архивом, музеем, библиотекой, организацией Российской Академии наук».1
Необходимость экспертизы объясняется различным значением документальных материалов. Одни из них являются источником более или менее важных сведений, имеющих общее значение, другие содержат данные, необходимые лишь для текущей практической деятельности самих учреждений - фондообразователей или отдельных лиц в связи с их материальными или правовыми интересами.
Основными критериями, определяющими ценность документальных материалов, являются, прежде всего, их содержание (значимость фактов, событий, лиц, вопросов о которых говорится в документах). Также одним из важных критериев авторская принадлежность документальных материалов, время и место их образования, а также поглощенность содержания документов (в делопроизводственных фондах нередко попадаются документы, содержание которых поглощается составленными на их основании свободными документами; хранение первых из них в этом случае может быть нецелесообразным). Указанные критерии при производстве экспертизы учитываются как в отдельности, так и в комплексе.
Одним из результатов работы по экспертизе является выделение документальных материалов, не подлежащих хранению. Решение участи архивных документов является очень ответственным делом, поэтому к производству экспертизы допускаются наиболее квалифицированные научные сотрудники архивов.
Работа по экспертизе каждого фонда тщательно подготавливается и оформляется особыми актами. Все материалы экспертизы в государственных архивах рассматриваются специальными экспертными, а затем экспертно-проверочными комиссиями. Проведение экспертизы научной и практической ценности документальных материалов приводит к изменению объема архивных фондов, что фиксируется в описях, т.е. ставится штамп «Выбыло» против каждой выделенной единицы хранения и посредством новой итоговой записи, и во всех других документах.
В настоящее время постепенно сокращается число сторонников сохранения документов с бумажной основой, и увеличивается число сторонников комплексного хранения новых видов документов с магнитными и видеоносителями. Однако последние не видят долгосрочных проблем, связанных с хранением и использованием новых видов документов под влиянием быстрого развития информационной технологии. Именно по этой причине их долговременное комплексное хранение невозможно и нецелесообразно. Невозможно все компьютерные записи постоянно переписывать для использования на непрерывно прогрессирующем материальном и программном обеспечении. С увеличением объема сведений и информации, содержащихся, например, в компьютерной базе данных, для пользователей она становится плохо просматриваемой и неуправляемой. Поэтому экспертизу ценности и отбор таких документов необходимо проводить согласно принципам и критериям, предусмотренным для традиционных документов с бумажной основой.
На мой взгляд, основная цель экспертизы ценности документов, отбираемых на государственное хранение, заключается в объективном определении оптимального объема сведений и информации. Потому как для отбора документов на долговременное хранение архивисты должны определить наличие в них достоверных сведений, оптимальный объем информации, содержащейся в документах, с помощью "функционального анализа фондообразователя и его документов". Это значит, что нужно не анализировать значение отдельных документов, а заранее определять документные комплексы с учетом функций, компетентности и деятельности их фондообразователей.
Таким образом, суть экспертизы ценности и отбора документов на хранение заключается в сохранении оптимального объема достоверных сведений и информации при минимальном объеме документов, т.е. при минимальном количестве архивных документов обеспечивается максимум информации.
4. Научно-техническая обработка документальных материалов
Научно-техническая обработка документальных документов является одной из важнейших задач деятельности архивов. Здесь подразумевается приведение документальных материалов в такое состояние, которое обеспечивало бы оптимальные условия для хранения и организации всестороннего использования.
Научно-техническая обработка включает ряд основных операций: фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава единиц хранения, их описание и систематизацию в пределах фонда. В большинстве государственных архивов документальные материалы в настоящее время находятся в полном порядке, описаны и доступны для использования (обработке подвергаются лишь текущие поступления). Выше я уже указывала, что архивные документы хранятся в составе фондов, т.е. комплексов, исторически сложившихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий или лиц. В подавляющем большинстве документальные материалы поступают на государственное хранение, будучи уже объединены в фонды. Однако в организации этих фондов имеются иногда ошибки и неточности, заключающиеся в том, что отдельные единицы хранения и даже целые группы их оказались в составе не тех фондов или частей фондов, в которых они должны находиться. Некоторые ошибки получаются случайно и их не трудно исправить, но иногда происходят ошибки вследствие каких-то в свое время обоснованных и необходимых отклонений в делопроизводстве фондообразователей. В тоже время в архивах могут быть материалы неустановленной фондовой принадлежности (дела и отдельные документы) и вследствие этого временно находящиеся вне фондов.
Выяснение и исправление всех этих недостатков, производимое на основе специальных исследований, и составляет содержание работы архивов по фондированию документальных материалов. Особенно большую работу по фондированию приходится выполнять архивам советской эпохи, ввиду многих преобразований, которые происходили в организации центрального и местного управлений и территориальном делении.
Решение задач фондирования документальных материалов производится на основе изучения истории учреждения-фондообразователя: его компетенции. Организационного устройства, функциональных связей. Главным источником необходимых для этого сведений являются материалы самих фондов, литература по истории учреждений, издание законов; для фондов личного происхождения таким источником являются материалы самих фондов и биографическо-справочная литература.
Как правило, документальные материалы учреждений и организаций поступают в государственные архивы в виде сформированных дел, которые становятся в архивах единицами хранения. Уточнение состава документов, включаемых такими единицами хранения, производится довольно редко. По-другому обстоит дело с фондами личного характера. На долю архивистов зачастую выпадает большая и сложная работа по формированию из разрозненных документов этих фондов единиц хранения. Иногда единицу хранения образует один документ (например, беловой экземпляр литературного или научного произведения), иногда несколько (черновые наброски к одному литературному или научному произведению), иногда целый ряд документов (все письма одного корреспондента к фондообразователю). Хранение архивных материалов и их использование крайне затруднено, если они не описаны или их содержание не раскрыто в справочном аппарате архива. Описание документальных материалов составляет одну из важных функций архивов.
Основным объектом описания является единица хранения. Назначение работы по описанию единицы хранения – дать правильное представление о ее составе содержания. Основными элементами описания единиц хранения являются: заголовок, крайние даты входящих в ее состав документов (или если документ один, то его дата), количество листов, архивный шифр. Все эти данные указываются и на обложке единицы хранения и описи. Заголовок должен содержать по возможности полную обобщенную характеристику состава и содержания единицы хранения (дело, сборник) или видов составляющих ее документов (письма, отчет), указание автора и адресата этих документов и, главное, вопроса, которому они посвящены.
При описании материалов личного характера, а также единиц хранения, сформированных в архиве из разрозненных документов, архивистам приходится составлять новые заголовки.
В большинстве государственных архивов описание единиц хранения первоначально производится на карточках. Такой метод работы имеет много преимуществ; в частности, он весьма облегчает поиски наилучшей системы расположения единиц хранения в пределах фонда, кроме того, составленные при описании карточки, если эта работа производится с соблюдением соответствующих правил, с успехом используются в последующем – при каталогизации документальных материалов.
4.1 Научно-справочный аппарат в государственных архивах
Поиски архивных материалов возможны лишь при наличии специальных пособий. Каждый архив имеет систему таких пособий. Основные принципы построения и использования этой системы являются общими для всех архивов, но при этом каждый из них разрабатывает для себя конкретные формы практического осуществления данных принципов, исходя из состава, содержания и состояния своих документальных материалов, объема, характера и перспектив их использования.
Работу по созданию системы своих справочных пособий архивы ведут, строго соблюдая соотношение между отдельными ее звеньями, каждое из которых должно информировать о составе и содержании документальных материалов с определенной точки зрения.
Создание архивных справочных пособий в основном осуществляется в связи с научно-технической обработкой документальных материалов. Наряду с этим архивы ведут и специальные работы по созданию и усовершенствованию справочных пособий. В частности, редактированием описей и составлением предисловий и вспомогательных указателей к описям повышаются их справочные качества. Все большее место в работе архивов над системой справочных пособий занимает создание каталога. Каталогизация осуществляется и как самостоятельная работа. И попутно с другими видами архивной работы (научно-технической обработки документальных материалов, проверкой их наличия и состояния, экспертизой их научной и практической ценности и др.).
Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материалов, подлежащих отражению в каталоге. И составление на них карточек. Эта операция называется тематической разработкой фондов. Она выполняется по инвентарным описям с просмотром дел в натуре в тех случаях, когда заголовки в описях не содержат всех сведений, необходимых для каталога.
Для проведения специальной каталогизации в «Основных правилах» предлагается форма предметно-тематической карточки. Однако, во многих архивах в процессе многолетней научно-технической обработки документальных материалов, а также их каталогизации сложились и вошли в практику свои формы карточки, отличающиеся от предлагаемой «Основными правилами» лишь содержанием или расположением отдельных второстепенных рубрик.
В настоящее время в каждом государственном архиве имеется структурное подразделение. В котором сосредоточены научно-справочные пособия. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы этих пособий и организацию их использования, а также теоретические исследования в области источниковедения и ряда вспомогательных исторических дисциплин, наиболее тесно связанных с архивным делом. Методическая деятельность архивов имеет целью выяснение путей наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы. Наиболее распространенной формой методической подготовки является составление специальных пособий: инструкций, рабочих указаний, схем, памяток, которые нередко существенным образом дополняют, конкретизируют общие правила.
Поиски архивных материалов неосуществимы без применения специальных справочных пособий, часть которых одновременно является и документами учета архивных материалов.
Архивные поиски в большинстве случаев осуществляются в направлении от более крупных, более широких в тематическом отношении и емких комплексов к более узким группам материалов с постепенным приближением к искомым. Объектом поиска могут быть либо материалы, относящиеся к той или иной теме, либо определенная единица хранения, либо единичный документ.
В настоящее время издаются архивные справочные пособия, которые содержат в себе научную информацию о документальных материалах государственных архивов. Эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, позволяют научно-исследовательским учреждениям планировать тематику своих работ с учетом наличия документальной базы. Опубликованные справочные пособия дают возможность исследователю заблаговременно, еще до посещения архива, познакомиться с общим составом материалов и правильно наметить план своей будущей работы в архиве по месту проживания исследователя.
Таким образом, создание архивных справочных пособий занимает очень важное место в государственных архивах, т.к. эти издания способствуют организации более широкого и рационального использования архивных материалов, и наиболее правильной, эффективной и экономичной организации каждой проводимой в архиве значительной работы.
5. Доступ к архивным материалам и их использование
Рассматривая вопрос о доступе к архивным материалам и их использованию, думаю, что целесообразно будет обратиться сначала к проекту Фз «Об архивах». Так в ст. ст. 24 – 251 говориться, что пользователь имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы в соответствии с законодательством РФ.
Доступ пользователя к архивным документам обеспечивается предоставлением ему справочно-поисковых средств и информации о них, а также подлинников и копий необходимых ему документов.
Условия доступа к архивным документам частной и иных форм собственности за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ и настоящим Федеральным законом, и устанавливаются их собственниками или владельцами самостоятельно.
Доступ пользователя к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Федеральным законом, международными обязательствами РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов частной и иных форм собственности.
Ограничения доступа к архивным документам независимо от форм собственности на них распространяются на архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную и иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, конфиденциальную информацию, а так же на подлинники уникальных и особо ценных архивных документов и архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничений на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну и иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ограничения доступа к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, устанавливаются на срок 75 лет со времени их создания, если иное не оговорено законодательством. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти - его наследников, архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, могут быть открыты ранее 75 лет со времени создания таких документов. В случаях, если гражданин, собственник или владелец при передаче архивных документов в государственный и муниципальный архив, музей, библиотеку, организацию Российской Академии наук не оговорил ограничения доступа к указанным документам, доступ к ним является открытым.
Пользователь имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, их копии для любых законных целей и любым законным способом. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской Академии наук бесплатно обеспечивают пользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. Собственник или владелец архивных документов частной и иных форм собственности бесплатно обеспечивает пользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов, связанных с его социальной защитой.
Органы государственной власти, органы местного самоуправления, иные юридические лица при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан.
Государственные и муниципальные (кроме структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской Академии наук, а также организации, созданные на базе имущества, находящегося в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, могут на основе имеющихся у них справочно-поисковых средств и архивных документов оказывать пользователю платные информационные услуги, заключать с пользователем договоры (соглашения) о коммерческом использовании архивных документов и справочно-поисковых средств к ним.
Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется правилами и нормами, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук, в органах государственной власти, органах МСУ, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, устанавливается ими в