Xreferat.com » Остальные рефераты » Организация документооборота в компании ЗАО "Жилищный капитал"

Организация документооборота в компании ЗАО "Жилищный капитал"

Оглавление

Введение

Глава 1 Организационная характеристика компании ЗАО «Жилищный капитал»

1.1 Анализ организационной структуры компании

1.2 Характеристика деятельности компании

1.3 Роль документооборота в структуре управления компанией

Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал»

2.1 Общие положения организации документооборота в компании

2.2 Этапы документооборота компании

2.3 Система электронного документооборота

Глава 3 Разработка рекомендаций по повышению эффективности документооборота компании ЗАО «Жилищный капитал»

3.1 Проблемы и недостатки организации документооборота компании

3.2 Рекомендации повышения эффективности документооборота компании

Заключение

Список литературы

Приложения


Введение

Актуальность. Современная российская экономика в качестве основной характеристики имеет активное формирование и развитие рыночных отношений и институтов. Ключевую роль в этом процессе должно играть предпринимательство. Как показывает мировой опыт, чем больше возможностей для расширения своей деятельности у класса предпринимателей, тем более высокими являются темпы развития национальной экономики. В этих условиях весьма значимым фактором является обеспечение благоприятных условий развития предпринимательской деятельности в стране.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Переход экономики Российской Федерации в рыночные условия и глубокие социально-политические изменения жизни общества вызвали кардинальное переустройство системы управления, обновление кадрового состава работников управления, что, естественно, самым существенным образом повлияло на организацию документационного обеспечения управленческой деятельности.

Объем организационно-распорядительной документации, образующейся в деятельности предприятия, составляет более 50 млрд. листов документов ежегодно, что подтверждается расчетными показателями, основанными на учетных данных Росархива.

Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.

Ученые-документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа. При анализе прослеживается следующая логическая цепочка: функция управления – функция документа – вид документа. М.В.Ларин указывает на то, что изменения в системе управления влекут за собой изменения в системе делопроизводства, включающей в себя, помимо организации работы с документами, процесс документирования управленческой деятельности.

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Исследование эволюции документов управления, выявление и анализ факторов, определяющих изменения в видовом составе документов, в их формах, генезиса складывания документных систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации.

Цель исследования: провести анализ документирования деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал», которое ориентировано на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности – на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России».

В соответствии с целью в работе были определены задачи исследования:

-                провести анализ организационной характеристики ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

-                рассмотреть и проанализировать организацию документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

-                выявить проблемы и недостатки организации документооборота ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал»;

-                разработать рекомендации повышения эффективности документооборота компании.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Предметом исследования является система документирования деятельности ЗАО Группа компаний «Жилищный капитал».

Теоретическую основу работы составили труды современных исследователей в области делопроизводства, а так же нормативно-методические документы, материалы специализированной периодической печати, Интернет-ресурсы.

Методологической основой послужили: исторический подход, системный и функциональный анализ.

Структура работы строилась в соответствии с поставленной целью и состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.


Глава 1 Организационная характеристика компании ЗАО «Жилищный капитал»

 

1.1 Анализ организационной структуры компании

Начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1997 году как агентство по продаже недвижимости, сегодня ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» представляет собой группу из шести компаний, объединённых единым брендом.[1]

В состав Группы входят[2]:

ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» является управляющей компанией Группы, определяет стратегию и тактику развития Группы компаний, осуществляет функции инвестора и заказчика строительства.

ООО «Торговый дом недвижимости «Жилищный капитал» является риэлтерской компанией, реализует новостройки и вторичное жилье в Москве, Подмосковье и в Краснодарском крае, оказывает помощь в оформлении прав собственности на недвижимость и в решении иных вопросов, связанных с приобретением жилья.

ООО «Управляющая компания «ЖК-Сервис» осуществляет работы по дизайну, отделке, и ремонту квартир и офисов, согласованию и регистрации перепланировок помещений.

ООО «ЖК-Эксплуатация» оказывает услуги по комплексному управлению объектами недвижимости Группы компаний «Жилищный капитал», а также технической эксплуатации и обслуживанию зданий, тепло – и электрогенерирующих установок.

ООО «ЖК-ПОДРЯД» выполняет подрядные работы по строительству объектов недвижимости, осуществляет функции генерального подрядчика, субподрядчика производит проектно – сметные, строительно-монтажные работы.

ООО «ЖК-ФИНАНС» осуществляет привлечение заемных средств в проекты Группы компаний, разрабатывает и реализует новые способы привлечения инвестиций.

ООО «ЖК-Развитие» занимается анализом рынка, поиском и привлечением новых инвестиционно-строительных площадок в Москве, Московской области, регионах России и странах Европы.

Все эти компании являются 100% дочерними предприятиями ЗАО «Жилищный капитал».

Стратегия Группы компаний ориентирована на осуществление деятельности в сегменте жилой недвижимости эконом-класса, в особенности – на работу в рамках национального проекта «Доступное и комфортное жилье – гражданам России».[3]

Ответственное отношение к бизнесу для ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» означает также и ответственное отношение к обществу. Компания оказывает спонсорскую поддержку общеобразовательным учреждениям, участвует в различных форумах по проблемам детства и молодежи, постоянно заботится о ветеранах ВОВ и военной службы, оказывает помощь в социально-экономическом развитии некоторых районов г. Москвы. Предметом нашей особой заботы является восстановление Свято-Троицкого Стефано-Махрищского монастыря, одной из древнейших святынь Владимирской земли, одного из старейших и красивейших храмов Москвы - храма святого преподобного Симеона Столпника. Наши усилия в благотворительной сфере были высоко оценены общественностью, и в 2006 году компания была награждена золотой медалью «Национальное достояние» за «благородство помыслов и дел». [4]

Началом истории Группы стало создание в 1997 г. ЗАО «Жилищный капитал» и получение им аккредитации при Москомархитектуре и Департаменте внебюджетной политики Правительства Москвы. На этом этапе компания представляла собой агентство недвижимости; в то же время компания выступила как поверенный Правительства Москвы по реализации проектов в московских новостройках: Митино, Ново-Косино, Жулебино, Северное и Южное Бутово.

Закономерным развитием деятельности стало участие ЗАО «Жилищный капитал» в проектах строительства жилья в качестве инвестора. В 1998 г. компания впервые инвестировала в строительство жилых домов в г. Долгопрудном и в г. Химках. Вскоре список инвестиционных проектов пополнился адресами в Мытищах, Чехове, Дедовске, Балашихе, Домодедово, Одинцово, Лыткарино, Щёлково, Люберцах.[5]

С этого момента Группа переживает период активного развития, что выражается в существенном увеличении объемов деятельности. Накапливающийся опыт позволяет постоянно улучшать качество работ; кроме того, освоение новых направлений позволяет расширить список предлагаемых компанией услуг и сформировать уникальный пакет.

В 2002 году ЗАО «Жилищный капитал» получает лицензии на деятельность по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом и создает отдел капитального строительства.

В 2003 году Правительство Москвы предоставляет ЗАО «Жилищный капитал» право строительства жилых домов в столице, и уже в следующем году компания сдает пятисекционный кирпичный дом в г. Люберцах по ул. Шевлякова общей площадью более 13 000 кв. м.

В 2004-2005 гг. формируется современный облик Группы. Во главе с управляющей компанией ЗАО «Жилищный капитал» создается структура, цель которой – предоставление полного комплекса услуг на рынке недвижимости, включая функции инвестора и заказчика, а также выполнение строительно-монтажных работ, предоставление риэлтерских услуг, оформление прав собственности, согласование перепланировок, ремонт, дизайн и декорирование помещений, эксплуатацию и техническое обслуживание зданий.[6]

В 2006 г. с целью привлечения внешнего финансирования проектов Группы создается ООО «ЖК-Финанс».

Надежность компании подтверждается лицензиями на осуществление строительства зданий и сооружений в соответствии с Госстандартом, на осуществление деятельности по производству и реализации тепловой энергии. Мы также являемся членом Ассоциации инвесторов г. Москвы, Российской гильдии риэлторов, Московской гильдии риэлторов, членом Российского союза промышленников и предпринимателей, Московской торгово-промышленной палаты. В феврале 2007 года решением Общественного Совета Московской торгово-промышленной палаты ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» включено в Реестр надежных предприятий г. Москвы.[7]

Структура корпоративного управления компании сформирована с учетом всех требований и возможностей, предоставляемых на сегодняшний день как нормативно-правовой базой РФ, так и сложившейся успешной практикой.

Сформированная структура корпоративного управления компании, прежде всего, призвана обеспечить:

-                      максимальную эффективность и надлежащий контроль деятельности компании;

-                      гарантировать соблюдение прав и интересов как собственников компании (ее акционеров), так и инвесторов, кредиторов, партнеров компании, а также иных лиц, прямо или косвенно связанных с деятельностью компании;

-                      активное и стабильное развитие компании.

Структура корпоративного управления представлена на рис. 1.

ЗАО «Жилищный капитал» имеет постоянный, стабильный состав инженерно-технических работников, имеющих большой опыт работы в строительной отрасли, а также постоянный состав квалифицированных рабочих различных специальностей.[8]

В Приложении 1 представлена организационная структура ЗАО «Жилищный капитал» (Приложение 1).

Рис. 1. Структура корпоративного управления[9]

Как показал анализ, что организационная структура управления ЗАО «Жилищный капитал» – линейно-функциональная. Линейно-функциональная структура основана на тесном сочетании линейных и функциональных связей в аппарате управления. Она обеспечивает такое разделение труда, при котором линейные звенья принимают решения и управляют, а функциональные – консультируют, информируют, координируют и планируют хозяйственную деятельность. Руководитель функционального отдела является одновременно линейным руководителем непосредственно подчиненных ему работников.

Высшим органом управления ЗАО «Жилищный капитал» является общее собрание акционеров. Возглавляет ЗАО «Жилищный капитал» Генеральный директор управляющей компании. Он является единоличным исполнительно – распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о дочерних компаниях подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании. [10]

Непосредственно генеральному директору подчиняются Заместители генерального директора.

Таким образом, организационно-управленческая структура ЗАО «Жилищный капитал» соответствует требованиям рынка и специфике услуг компании.

 

1.2 Характеристика деятельности компании

Деятельность ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» - каждой его структуры и каждого его сотрудника – направлена на оптимальное решение одной из самых важных жизненных задач человека – приобретение жилья и его превращение в комфортный и уютный дом. Мы ясно понимаем, что от качества нашей работы зависит не только материальное, но и душевное и духовное благополучие наших клиентов, и именно этим обусловлены добросовестность и ответственность, с которой ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» всегда выполняет принятые на себя обязательства.[11]

ЗАО «Жилищный капитал» предлагает широкий спектр различных работ и услуг в сфере недвижимости: это строительство, генеральный подряд, привлечение и управление финансами в сфере строительства, а также все операции с первичной и вторичной недвижимостью, техническая эксплуатация и управление недвижимостью, ремонт, отделка, дизайн помещений.[12]

Кроме этого ЗАО «Жилищный капитал» предлагает следующие услуги[13]:

-                      сдача в аренду оборудования, помещений и иного имущества;

-                      операции с недвижимостью - риэлтерская деятельность;

-                      оказание консультационных услуг;

-                      торгово-закупочная деятельность;

-                      торгово-посредническая деятельность;

-                      снабженческо – сбытовая деятельность;

-                      строительство и ремонт жилых и нежилых помещений;

-                      лизинговая деятельность, включающая инвестиции в ценные бумаги, недвижимость, производство и другие сферы общественной жизни, как на территории РФ, так и за ее пределами;

-                      операции с ценными бумагами;

-                      организация и проведение аукционов, выставок, выставок-продаж, ярмарок, аукционов, торгов, как в РФ, так и за ее пределами;

-                      организация и проведение деловых встреч, симпозиумов, конференций, бизнес туров, круизов и др. туристических и деловых поездок; содействие в подготовке и оформлению правовой, экономической и др. документации, проведение переговоров, заключение контрактов как с российскими предприятиями, так и с иностранными (зарубежными) партнерами;

-                      разработка и внедрение перспективных технологий и другая научно-производственная деятельность, осуществление научно-исследовательских, проектно-изыскательских работ, выявление перспективных разработок и внедрение их во все сферы общественной жизни;

-                      проведение семинаров и тренингов;

-                      организация торгово-закупочной деятельности;

-                      организация и ведение оптовой и розничной торговли;

-                      внешнеторговая деятельность;

-                      осуществление иной деятельности, не запрещенной законодательством РФ.

Все перечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными Федеральными законами, Общество может заниматься только при получении специального разрешения (лицензии). [14]

Приоритетным направлением компании является инвестиционно-строительная деятельность в сегменте жилой недвижимости экономического класса.

Для достижения своих целей ЗАО «Жилищный капитал» имеет право совершать любые незапрещенные законодательством РФ сделки и другие юридические акты с юридическими и физическими лицами, в том числе осуществлять внешнеэкономическую деятельность.[15]

При осуществлении видов деятельности, на которые распространяются ограничения, предусмотренные действующим законодательством России, ЗАО «Жилищный капитал» в установленном порядке получает лицензии.

 

1.3 Роль документооборота в структуре управления компанией

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.[16]

Служба делопроизводства представлена управлением документационного обеспечения административно-правового департамента ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». В управление документационного обеспечения входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел архивного хранения документов. Руководит управлением документационного обеспечения Директор.

В обязанности директора управления документационного обеспечения административно-правового департамента входит (приложение 2):[17]

1.                 Организовывать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.

2.                 Контролировать прохождение документов (служебных писем, доверенностей, договоров) в Компании на всех этапах.

3.                 Еженедельно готовить отчеты о ходе согласования договоров (с разбивкой по конкретным документам и участникам согласования) и предоставлять их Директору административно-правового департамента для последующего доклада Заместителю генерального директора по корпоративной и административной деятельности.

4.                 Организовывать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.

5.                 Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6.                 Возглавлять работу по ведению баз данных по документообороту.

7.                 Контролировать своевременность подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

8.                 Руководить работой по ведению архивного дела в Компании.

9.                 Организовывать работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

10.             Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов (в составе постоянно действующей экспертной комиссии).

11.            Обеспечивать контроль состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

12.            Организовывать выдачу в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовку данных для составления отчетности о работе архива.

Директору управления документационного обеспечения административно-правового департамента непосредственно подчиняется Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан (приложение 3)[18]:

1.                 Обеспечивать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.

2.                 Координировать процесс согласования договоров в электронном и в бумажном виде (включая обработку результатов такого согласования, а также визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

3.                 Обеспечивать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

4.                 Организовывать своевременную передачу в административное управление

Если Вам нужна помощь с академической работой (курсовая, контрольная, диплом, реферат и т.д.), обратитесь к нашим специалистам. Более 90000 специалистов готовы Вам помочь.
Бесплатные корректировки и доработки. Бесплатная оценка стоимости работы.

Поможем написать работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Похожие рефераты: