Электронные архивы российских предприятий

же опыт самой компании по внедрению подобного рода систем, причем второму омменту уделялось большее внимание.

Одним из основных назначений электронного архива в Пенсионном фонде является переход от большого количества скопившихся бумажных носителей к электронному представлению документов. Это позволяет обеспечить компактность и простоту хранения документов Пенсионного фонда, а также оперативность работы с ними. Особое внимание представители Пенсионного фонда уделили требованиям возможности использования электронной цифровой подписи для заверения вводимых в архив данных и электронных образов документов, что должно было позволить обеспечить идентичность хранящихся в электронном виде документов их бумажным носителям.

Специалистам Cognitive Technologies была поставлена задача создания архива с возможностью организации ввода больших объемов информации (около 30 млн. документов в год) в системе персонифицированного учета (СПУ) ПФ РФ для создания единой базы данных, содержащей сведения о всех работающих гражданах и осуществляющей учет их доходов. Основными типами вводимых документов в СПУ РФ ПФ являются стандартные бланки с рукописным заполнением, такие, как анкеты застрахованного лица; бланки "Индивидуальные сведения о стаже и заработке"; опись документов, содержащихся в пачках; другие документы СПУ.

В рамках проекта, помимо основного – центрального - архива, были созданы и находятся на стадии внедрения три варианта конфигурации архивов: "Район", "Межрайонный пункт" и "Регион". Архивы различных уровней будут интегрированы между собой.

Ввод документов в архив осуществляется с помощью сканера и системы ввода стандартных форм документов Cognitive Forms, причем система может работать с различными сканерами – от планшетных до потоковых промышленных с автоподатчиком. Количество сканеров, используемых в системе, не ограничено.

Электронный архив фирмы Cognitive Technologies для Пенсионного фонда включает в себя четыре связанные друг с другом основные подсистемы: подсистема ввода, подсистема архивации, подсистема безопасности, подсистема статистики и анализа. Электронный архив имеет возможность гибкого конфигурирования. Определенная независимость подсистем и их внутренняя архитектура позволяют варьировать как используемое оборудование, так и конфигурации подсистем.

В ходе разработки и внедрения архива специалисты фирмы столкнулись со следующей проблемой. Анализ всех организационных и технологических процессов показал, что крайне большие временные и материальные затраты связаны с ручным вводом информации в базу данных. Даже наличие 30-50 операторов не достаточно для ручного ввода информации в периоды пиковых нагрузок. Компанией Cognitive Technologies было предложено комплексное решение автоматизации ввода информации с документов СПУ, заполненных вручную, для ОПФР по г. Москве, основанное на технологии Cognitive Forms, включающее:

разработку машиночитаемых форм различных типов документов СПУ;

организацию потокового сканирования с использованием высокопроизводительного промышленного сканера;

автоматизированную сортировку входящих документов по типам;

автоматическую комплектацию многостраничных документов;

автоматическое распознавание;

средства визуального контроля и коррекции результатов распознавания;

экспорт данных, полученных в процессе распознавания, в Базу Данных ПФР;

автоматическое формирование статистической отчетности о результатах работы системы.

При создании электронного архива Пенсионного фонда было использовано следующее аппаратное обеспечение:

Сканеры Kodak ImageLink 9500 (паспортная производительность: 144 стр. А4/мин. или 8640 стр. А4/час);
Станция сканирования: IBM PC Pentium*166/32MB RAM/1GB;
Станция сортировки и комплектования отсканированных документов: IBM PC Pentium*166/64MB RAM/1GB;
Станция распознавания: IBM PC Pentium*166/64MB RAM/1GB;
Станция редактирования: IBM PC Pentium*166/16MB RAM/1GB;
Файл сервер: IBM PC Pentium*166/64MB RAM/4GB;
Сеть: Ethernet 10Mb/s;
Сервер баз данных: IBM AS/400.

Программное обеспечение включило в себя:

ПО сканера: Kodak HV Capture 2.0;
ПО создания описания форм: Cognitive FormDesigner;
ПО станции распознавания: Cognitive FormReader (рукописное заполнение и отметки);
ПО станции редактирования: Cognitive FormEditor;
Сетевая операционная система: Novell 3.12;
Операционная система на станциях сканирования, распознавания, редактирования: Windows 95;
База данных: IBM DB2/400.

Система архива построена по принципу гибкой масштабируемости. В зависимости от конкретной ситуации, в систему могут быть добавлены (изъяты) технические средства, без изменения технологического процесса обработки информации. При увеличении нагрузок (количества обрабатываемых документов в день) к системе автоматически подключается необходимое количество станций распознавания (редактирования). В обычном режиме, для обработки нескольких тысяч документов в день, используется следующая комплектация технических средств:

1 станция сканирования,

1 станция сортировки и комплектования отсканированных документов,

1 станция распознавания,

20 станций редактирования,

1 файл-сервер.

Систему Cognitive Forms пришлось адаптировать к реальному качеству поступающих документов, т.к. анкеты печатались в разных типографиях и отличались размерами и качеством печати.
Дополнительно было разработано следующее специализированное программное обеспечение:
ПО диспетчеризации для равномерной загрузки всех доступных станций распознавания и редактированияж
ПО статистического анализа результатов ввода;
ПО сортировки входящих документов по типам и комплектации многостраничных документов;
ПО обработки пачек, отбракованных на этапе сортировки (ПО принятия решений, определяющее дальнейших ход пачек: пересканирование (в случае слипания бланков документов) или возврат пачек работодателю с указанием допущенной неточности (ошибки);
ПО автоматического распознавания типа формы документа.
Специалистами фирмы была произведена настройка общего технологического процесса для достижения максимальной производительности операторов и повышения показателей эргономики, были написаны конверторы в уникальные форматы базы данных ОПФР.

Представители ПФ РФ предъявляли особые требования к уровню защищенности информации, хранящейся в архиве, поэтому особое внимание было также уделено разработке мер информационной защиты архива.

Информационная безопасность архива обеспечивается за счет наличия в составе средств, обеспечивающих конфиденциальность работы с информацией. В многопользовательской автоматизированной системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. Информация в системе хранится в закодированном виде. Каждому пользователю заранее определен объем информации, к которому он допущен. Подсистема управления доступом строится на основе, так называемой трехмерной матрицы разграничения доступа. Для каждого пользователя системы определяются объекты (программы, данные, устройства) к которым он имеет доступ и полномочия (открытие, сохранение, копирование, просмотр и т.д.) доступа. Система обеспечивает:

осуществление идентификации и проверки подлинности субъектов доступа при входе в систему по идентификатору и паролю длиной не менее шести символов;

возможность пользователю самостоятельно изменять свой пароль, если это разрешено администратором безопасности;

возможность администратору безопасности изменить пароль пользователя;

хранение идентификаторов и паролей в Системе в неявном виде;

идентификацию и аутентификацию пользователя с клавиатуры;

управление уровнями конфиденциальности (не менее 5);

контроль доступа и аутентификацию субъектов к защищаемым ресурсам;

для каждого пользователя - право работы с определенных рабочих мест, согласно перечню; идентификация и аутентификация пользователя как с клавиатуры, так и с помощью технических средств, допустимых операционной системой, идентификация и аутентификация программ, томов, файлов, каталогов.

Целостность системы обеспечивается программно - аппаратными средствами. При инсталляции системы целостность программного продукта проверяется автоматически и сообщение о результатах проверок выводится на экран монитора. При загрузке обеспечивается целостность средств защиты информации от несанкционированного доступа, целостность программного обеспечения, целостность записей в базу данных.
Ошибочные действия пользователей и обслуживающего персонала не нарушают работу средств защиты информации. Предусматривается возможность дублирования программно - аппаратного комплекса и оперативного перехода на резервные компоненты. Предусматривается также возможность дублирования средств защиты информации ведением двух копий и возможность периодического обновления этих средств с контролем их работоспособности.

Подсистема криптографической защиты обеспечивает целостность и конфиденциальность как хранимой, так и передаваемой информации. Осуществляется шифрование всей конфиденциальной информации, выводимой на внешние носители. При этом осуществляется автоматическое освобождение областей памяти, содержащих ранее незашифрованную информацию. Доступ субъектов к операциям шифрования и криптографическим ключам контролируется подсистемой управления доступом.

Анализируя результаты разработки и внедрения электронного архива в Пенсионном фонде РФ, можно прийти с следующим заключениям.

Был достигнут бесспорный прогресс в повышении эффективности деятельности предприятия. Система введена в круглосуточную эксплуатацию, что позволило выполнять работы по пополнению архива новыми документами и переводу старых бумажных документов в электронный вид без задержек. Чтобы оценить сравнительное повышение производительности труда, следует сказать, что до реализации проекта один оператор Пенсионного фонда был в состоянии обработать 100-120 бумажных документов (1 страница А4) за 8 часовую смену. После внедрения электронного архива и сопутствующих систем обработки информации один оператор вводит и проверяет правильность ввода 500-600 документов в смену. Планируемый рост производительности ввода – до 800-1,000 документов в смену. Фактически, производительность ввода возросла в 4-5 раз для каждого оператора. За 4 первых месяца эксплуатации было введено 3 млн. анкет, что было бы невозможно старыми средствами.

За время эксплуатации электронного архива Cognitive Technologies не было отмечено существенных сбоев в работе системы; операторы и служащие ПФ, работающие с архивом, отмечают легкость освоения и обращения с программным обеспечением.

5. Электронный архив ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ»

В 2002 году руководство ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ» приняло решение о полном переводе архивов предприятия и систем документооборота в электронный вид.

ФГУП «ЦНИИМинАтоминформ» (далее в тексте – ФГУП) является головным научно-методическим центром по важнейшим направлениям управленческой, экономической и информационной деятельности МИНАТОМа России.

В качестве базы для создания электронного архива была выбрана система Search 5.0, разработанная НПП «Интермех».

Летом 2002 года было проведено сканирование регистрационных и информационных карт отраслевых НИОКР, выполненных на предприятиях атомной промышленности с 1970 по 1995 гг. В течение 10 дней было переведено в электронный вид около 78 тысяч карт. Это позволило начать упорядочивание всего фонда документации, провести ревизию информационного ресурса.

Электронный архив, разработанный для ФГУП, предусматривает решение следующих задач:

хранение документов различных типов;
управление доступом к документам;
быстрый поиск документов и документов-прототипов;
согласование-утверждение документов;
проведение изменений документов и управление версиями документов;
поддержка групповой работы над проектами.

Архив ФГУП представляет собой базу данных, в которой хранятся документы и информация, необходимая для их идентификации и поиска — обозначение, наименование, формат и т. д.

Архив построен в архитекутре клиент-сервер, в которой в качестве сервера базы данных архива может использоваться одна из СУБД – Interbase фирмы Borland или всем известный Oracle. Обе СУБД имеют версии своих SQL-серверов, работающие на разных аппаратных и операционных платформах, поэтому, в зависимости от выбранной версии СУБД, серверная часть архива может работать на разных платформах - Windows 95 & NT, Novell Netware, UNIX, SUN и др. Клиентская часть архива работает в ОС Windows 95, Windows 98 или NT 4.0 или более поздних версий. В настоящее время серверная и клиентская части электронного архива ФГУП работает под управлением Windows 95.

Для группирования документов по их статусу (утвержден/не утвержден), типу (конструкторские/технологические) и другим признакам, компоненты системы Search 5.0 обеспечивает гибкую модель архива, состоящего из нескольких архивов, определяемых администратором системы, например — архив ОГК, архив ОГТ, рабочий архив сектора и т. д. Для каждого из архивов администратором системы определяются права доступа пользователей к документам этого архива, набор параметров документов архива, набор необходимых подписей, которые документ должен получить для того, чтобы попасть в архив и т. д. Search 5.0 позволяет хранить в архиве любые типы документов — чертежи, спецификации, текстовые документы и т. д. Для каждого типа документов можно назначить программы просмотра и редактирования. Поддерживаются документы, состоящие из нескольких файлов (например, чертежи на нескольких листах, гибридные чертежи TIFF + DWG и др.), а также документы, включающие в себя ссылки на другие документы (например, XREF в AutoCAD и т. д.). Можно регистрировать в архиве информацию о документах, выполненных на бумажных носителях.

Для хранения архивных данных в электронном архиве ФГУП используются так называемые электронные шкафы с документами — сегменты базы данных архива, куда система архивирования помещает упакованные (сжатые в 5-10 раз) файлы архивируемых документов. По мере роста количества документов в архиве и постоянно растущих потребностях в дисковой памяти, администратор системы имеет возможность создавать новые шкафы документов как на файл-сервере, на котором установлена система, так и на любом другом файл-сервере в локальной сети предприятия. Хранение документов в электронных шкафах исключает возможность получения доступа к документам в обход системы. Специальный модуль маршрутизации документов, входящий в систему, обеспечивает различные функции, необходимые при групповой работе над проектом — выдача рабочих заданий и контроль их исполнения, пересылка документов и рабочих запросов одним пользователем другому, рассылка сообщений и уведомлений. Архив ФГУП обеспечивает проведение изменений утвержденных документов с выпуском извещения об изменении (ИИ), утверждением данного ИИ со сбором необходимых подписей и с сохранением старых (до изменения или аннулированных) версий документов. Обеспечивается удаленный доступ к архиву из Web-браузеров (Internet Explorer, Netscape Navigator и др.) из любой ОС (Windows, UNIX, MacOS, Linux, OS/2 и др.). Система Search 5.0 понимает внутренний формат файлов чертежей системы AutoCAD и позволяет автоматически считывать информацию из основной надписи чертежей (обозначение, наименование и т. д.) непосредственно из файлов DWG и записывать эту информацию в архив, избавляя от ручного ввода такой информации при регистрации чертежей в архиве. Вместе с возможностью пакетной регистрации чертежей это обеспечивает быстрое первоначальное наполнение архива уже имеющимися чертежами сразу после установки системы.

В архиве ФГУП реализована функция проведения изменений в принятых документах.

Изменения в утвержденных документах производится на основании извещений об изменениях (ИИ). В состав системы входит специализированный редактор извещений об изменениях, позволяющий оформлять извещения в полном соответствии с требованиями ЕСКД. Search 5.0 позволяет проводить изменения в бумажных копиях документов различными способами - как заменой (перевыпуском) документов, так и традиционными способами (подчисткой, зачеркиванием и т.д.). Электронная же версия документа всегда соответствует последней его редакции и после утверждения извещения становится актуальной, что весьма важно для такого большого предприятия, как ФГУП.

Для просмотра истории изменений в документе Search сохраняет его предыдущие версии в архиве и ведет список версий. Кроме ИИ, архив позволяет выпускать также предварительные извещения (ПИ) и предложения об изменении (ПР). Извещения могут выпускаться как на один, так и на несколько документов.

Редактор извещений позволяет вставлять в извещение графические и текстовые фрагменты из документов, выполненных при помощи любых редакторов, поддерживающих OLE (чертежи АвтоКАДа, документы MS Word, Excel и т.д.).

Аппаратная часть электронного архива ФГУП предоставляется корпорацией NSM Storage — модульная серия Элар НСМ x000. Емкость архива весьма крайне велика за счет использовании двухсторонних DVD-дисков и устройства для переворачивания дисков. Каждая из библиотек Элар НСМ совместима с другими моделями CD/DVD-библиотек этого же модульного ряда и содержит одинаковые основные элементы (приводы, роботику, CD-магазины), что расширяет возможности по модернизации/развитию архива. Вмещая от 135 (в Элар НСМ 2000) до 620 (в Элар НСМ 6000) CD- или DVD-носителей и от 1 до 14 (в Элар НСМ 6000) считывающих или записывающих приводов, библиотеки обеспечивают электронному архиву ФГУП емкость от 0,6 ТБ (Элар НСМ 2000) до 6 ТБ (Элар НСМ 6000) данных. В библиотеках использованы следующие технологии:

легкосъемные магазины «hot-swap» для адаптации емкости и конфигурации устройства к специфике задачи конкретного заказчика;

memory track, позволяющая системе записывать и считывать информацию о содержимом магазина;
перемещение дисков «no-touch», исключающая контакт с поверхностью диска в накопителе;

модуль переворота дисков (флиппер). В большинстве накопителей распознавание диска начинается только после его «раскрутки» в приводе (так называемый «spin up»). В Элар НСМ, благодаря технологии быстрого распознавания дисков Turbo TDD, распознавание диска начинается сразу после установки диска в привод, что сокращает время доступа к диску в приводе до 120 мс, а среднее время замены диска (представляющее собой сумму из времени доставки диска из слотового магазина накопителя (от 2 до 4 с) и смены диска непосредственно в самом приводе (2,5 с)) составляет в среднем порядка 5 секунд. Объем памяти устройств может быть практически неограниченно расширен виртуально.

Информация хранится на CD/DVD в самой библиотеке, а на жестком диске или сервере хранятся только заголовки файлов, расположенных на CD/DVD. Когда происходит запись на однократно записываемый носитель, — зависит от применяемого ПО. В принципе, каждое ПО имеет свой планировщик заданий на изготовление CD-R или DVD-носителя. На жестком диске компьютера формируется образ CD или DVD, который при заполнении переносится посредством записи на записывающем приводе в CD/DVD-библиотеку. По времени это может происходить так, как будет спланировано в ПО, прилагаемом к библиотеке (сразу, в фоновом режиме, ночью и пр.).

В качестве программного решения для электронного архива ФГУП используется ПО OTG ArchiveXtender с поддержкой чтения и записи на CD/DVD-носители. Все содержимое хранилища доступно клиентским станциям и приложениям, как единый сетевой том. Система поддерживает множественные форматы файлов — ISO9660, Rockridge, Apple HFS, UDF и смешанные конфигурации носителей — CD-R, CD-ROM, DVD-R, DVD-ROM, DVD-RAM.

По всей видимости, вариант электронного архива, реализованный на ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ», является наиболее совершенным из всех рассмотренных примеров.

Из опубликованной информации фактически следует, он обеспечивает возможности, предоставляемые обычно тремя классами систем - собственно систем управления документами (в западной терминологии TDM - Technical Data Management), систем управления данными об изделиях (PDM - Product Data Management) и систем маршрутизации документов и заданий (Workflow).

Также, архитектурой архива предусмотрена возможность построения многоуровневой иерархической системы «подархивов» предприятия, соответствующей его организационной структуре и сложившемуся документообороту.

Однако, по сравнению с остальными рассмотренными примерами, электронный архив ФГУП явно требует от пользователя большей квалификации и навыков в работе с подобными системами.

Заключение

Построение электронного архива любого предприятия сугубо индивидуально. Каждая организация уникальна и требует учета специфики работы, степени ее автоматизации, имеющегося парка технических средств, квалификации специалистов и, наконец, платежеспособности.

Инженерно-технические трудности внедрения технологии электронного архивирования заключаются в решении двух крупных задач: наполнение электронного архива (в настоящее время это, как правило, перевод скопившейся за предшествующие десятилетия «бумажной» документации) и обеспечение эффективного поиска.

Первая захватывает ряд инженерно-технических проблем, решение которых может потребовать существенных временных затрат. Этим обусловлена важность эффективной организации процесса разработки, включающей оптимальное планирование процессов, анализ и синтез наработанных технологий, создание системы управления качеством и др. Негибкость экономической деятельности в большинстве госструктур определяет ограничения на поэтапность и наращиваемость государственных электронных архивов. Это повышает требования к системному и детальному проектированию, созданию опытного образца, организации испытаний и тестирования. При этом систему нельзя считать законченной, пока не будет введен основной накопленный объем документов.

Несмотря на то, что массовый ввод - важнейшая и наиболее трудоемкая задача в создании электронного архива, - он не является самоцелью. Целевая задача - обеспечение эффективного доступа к имеющимся данным с применением интеллектуальных средств. На этом этапе наиболее актуальными являются вопросы оптимизации запросов по критерию скорости выполнения. Здесь все зависит от технических параметров системы и, как следствие, от финансовых возможностей предприятия, для которого архив создается.

Учитывая определенные затраты на создание системы, можно выделить основные достоинства электронного архива.

Во-первых, повышение полноты и оперативности отработки запросов к архиву. Особенно это эффективно при выполнении нестандартного нерегламентированного запроса. Ответ, которого раньше ждали месяцами, причем без всякой уверенности, что он окажется положительным, теперь можно получить за секунды и в совершенно ином качестве.

Во-вторых, компактность и надежность хранения. Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контроль и учет доступа к системе позволит повысить не только сохранность, но и безопасность конфиденциальной информации. Хранение документов в электронном виде приводит к тому, что ряд архивных функций, таких как ксерокопирование, микрофильмирование, ведение автоматизированных картотек, будут сокращены за ненадобностью.

В-третьих, создается возможность проведения оперативного анализа имеющейся информации, что, повысит обоснованность решений, принимаемых высшим и средним звеньями руководителей, которые полагаются пока только на свой опыт и интуицию.

К сожалению, весьма затруднительно провести подробный и объективный анализ внедрения электронных архивов в России в частности и в мире вообще, поскольку информация такого рода предприятиями-владельцами архивов публикуется крайне скупо, тогда как компании, разрабатывающие и внедряющие электронные архивы, по вполне понятным причинам избегают просачивания в прессу негативных отзывов о своей продукции. Из пяти примеров, рассмотренных в данной работе, наиболее совершенным, хотя и наиболее сложным технически, представляется электронный архив на базе системы Search 5.0, функционирующий в ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ».