Використання різних джерел інформації для підготовки та прийняття управлінських рішень
Інформаційні зв’язки переслідують ціль інтеграції людей в суспільстві, об’єднання їх зусиль на досягнення конкретних цілей, програм, змін у соціальному упорядкуванні. Це дуже важлива своєрідна форма соціальної взаємодії. І зрозуміло, що управління різними сферами найбільш ефективне тоді, коли раціонально організовано інформаційне спілкування, обмін знаннями, цінностями культури та мистецтва, коли існує високий рівень поінформованості людей.
Інформаційні процеси ми можемо спостерігати ще й тоді, коли вирішуються великомасштабні задачі управління суспільством, державою, і навіть тоді, коли намагаємося управляти самі собою. Людині необхідно постійно знати про дію навколишнього середовища, щоб своєчасно реагувати на ті чи інші події, належним чином оцінити їх та прийняти необхідні рішення.
Переосмислюючи інформацію, що надійшла, людина збільшує своє внутрішнє багатство. Це викликає потребу в ще більшому збагаченні інформацією із навколишнього середовища, необхідної умови процесу його удосконалення й розвитку. Тому, на основі цього спостереження, говорять, що орган управління повинен бути добре поінформованим, щоб успішно виконувати свої функції.
Управління та інформація безперервно взаємодіють один з одним, вони знаходяться в постійному русі та зміні.
Після отримання інформації, її аналізу та відповідній обробці виробляється рішення, яке приймає суб’єкт управління для подальшого впливу на систему. Під впливом управлінських рішень система знову змінюється, про що надходить відповідна інформація. Такий плин подій являється об’єктивним, це відбувається безперервно. Інша справа – якою інформацією наділений суб’єкт управління. Якщо цієї інформації недостатньо, якщо вона необ’єктивна або поверхова, не глибоко відображає процеси, які відбуваються в суспільстві, то управлінське рішення може бути необґрунтоване, тобто не мати належної наукової основи.
Науковці відмітили цілий ряд структур, що функціонують в суспільстві. Перш за все виділяють управління місцевого типу. Воно здійснюється в тих організаціях, де особа, наділена функціями управління, підпорядковується вище стоячій організації, а в його розпорядженні знаходяться декілька виконавців. У цьому випадку інформація рухається зверху вниз, і вся вона проходить через керівника, який одразу відчуває перевтому, як тільки задачі ускладнюються. Але при невеликому об’ємі інформації, достатньому для вирішення нескладних питань, дана система управління і інформації діє нормально.[15, с.56-58]
§3 Джерела інформації в системі інформаційної діяльності
Для задоволення своїх інформаційних потреб суб’єкти інформаційної діяльності використовують певні джерела інформації.
Джерелами інформації є передбачені або встановлені Законом України „Про інформацію” носії інформації: документи та інші носії, які являють собою матеріальні об’єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи. Але на практиці в поняття „джерела інформації” входять об’єкти не передбачені Законом. Це можуть бути різноманітні повідомлення, чутки, що не зафіксовані на матеріальних носіях, або повідомлення з використанням не передбачених законом носіїв тощо.
Таким чином, у системі суб’єктно-об’єктних відносин інформаційної діяльності джерелом інформації є будь-який об’єкт, де нагромаджуються повідомлення, дані, що в подальшому використовуються суб’єктами інформаційних відносин та впливають на їх поведінку.
Якщо проаналізувати значення, в якому на практиці вживається термін „джерело інформації”, то його тлумачення ближче до того, що подається в законі, тоді як канал надходження інформації до користувача (канал зв’язку) не впливає на зміст повідомлення, що несе в собі це джерело інформації. На практиці ж джерело інформації часто розглядається як єдине ціле з відправником інформації та каналом зв’язку. Наприклад, чутки й компромати. Чутки передаються у приватному порядку і до їх сприйняття схильна та чи інша аудиторія. Компромат, в свою чергу, надходить від відправника до отримувача інформації по каналу зв’язку, недоступному для третіх осіб.
Отже, підсумовуючи все наведене, слід зазначити, що джерело інформації, орієнтоване на масового споживача, еквівалентне повідомленню. Проте варто сказати, що механізм управління поширенням масової та індивідуально орієнтованої інформації різні, що, в свою чергу, впливає на механізми функціонування джерел інформації і певною мірою – на зміст повідомлень.
Як відомо, аналіз джерел інформації потрібно здійснювати як з позиції відправника (адресанта), так і отримувача інформації (адресата). Адже мета та підходи до використання джерел інформації як повідомлення або каналу зв’язку протилежними учасниками комунікаційного процесу можуть помітно різнитись між собою.
Розглянуті джерела інформації - є зовнішніми, тими, що несуть суб’єктну інформацію ззовні. В процесі переробки суб’єкт (організація) створює нову, вже внутрішню інформацію, що призначена для власного споживання. [9, с. 70-73]
Класифікують джерела інформації через необхідність їх раціонального використання, бо для підготовки та прийняття управлінських рішень доводиться користуватися найрізноманітнішими джерелами інформації. Мета будь-якої класифікації – адекватно відобразити головні, найсуттєвіші ознаки об’єкта, який класифікується, та полегшити умови його аналізу та використання.
3.1 Електронні джерела інформації
Швидкий ріст населення нашої планети і безумовно зв’язане з цим збільшення використання ресурсів, вчинить в наступному сторіччі безпрецедентний тиск на навколишнє середовище, економічну та політичну системи. результат конфронтації між збільшенням чисельності людства та обмеженими ресурсами планети, з рештою, залежатиме від соціальної поведінки суспільства, яке в значній мірі буде виявлятися з розвитком нових комунікаційних технологій та рівнем їх використання в повсякденному житті багатомільярдним населенням.
Якість цивілізації, безперечно, все більше й більше залежатиме від розвитку комп’ютерних комунікацій. Історія тріумфу Інтернет ще дуже коротка, але вже зараз Інтернет становиться нервовою системою сучасної цивілізації, створює якісне перетворення економічної, соціальної й політичної структур суспільства. Нові комунікаційні технології істотно розвивають індивідуальну свідомість, будучи соціально-інтеграційною силою, й виграють суттєву роль в взаємодії людей.
Обличчя ХХ століття багато в чому виділилося розвитком таких односторонніх систем електронних комунікацій, як радіо і телебачення. Інтернет, який об’єднує мільйони людей в усіх частинах світу та стрімко збільшує кількість своїх абонентів, забезпечуючи можливість двостороннього інтерактивного спілкування, являється революційним методом комунікації. Вважається очевидним, що Інтернет як нова двостороння інтерактивна система комунікації суттєво змінить форми соціальної організації суспільства, оскільки інформаційна насиченість глобальних мереж, порівняно недорогий доступ до них та простота взаємодії залучають в Інтернет кожного дня тисячі людей в усьому світі. Інтернет слугує становленню нової форми існування людини - віртуальних соціумів. У зв’язку з цим, важно адекватно оцінювати вплив комп’ютерних комунікацій на соціальну організацію, персональну ідентифікацію та на зв’язки між "реальним" світом та "віртуальним".[15, с.12] Основною перевагою електронних джерел інформації є оперативність. Але, як відомо, розповсюдження інформації через Інтернет значно менше ніж по радіо та телебаченню. Однією з переваг телебачення та Інтернет є можливість трансляції не лише аудіо-, а й візуальної інформації. У свою чергу можливість одночасного сприйняття інформації адресатом по аудіо- та візуальних каналах суттєво підвищує ефективність її засвоєння, оскільки посилює перш за все емоційні, підсвідомі механізми сприйняття інформації.
Але в усьому є свої недоліки. Отримавши інформацію, суб’єкт інформаційної діяльності використовує її в своїх цілях. Оскільки телебачення, як найбагатший повідомленнями канал, може подати нечітке або зайве повідомлення, то це дуже часто впливає на діяльність різних систем, які використовують недостовірну інформацію у своїй роботі.
3.2 Друковані видання як джерело інформації для підготовки управлінських рішень.
Окремі індивіди та організації одержують найрізноманітнішу інформацію з друкованих видань. Причому властивості отриманої інформації розрізняються залежно від типу видань.
При ознайомленні з газетно-журнальною інформацією досягається кумулятивний ефект сприймання вербальної та візуальної інформації, який може відбуватися одночасно, індивідуально або колективно, але у різних місцях, при різних обставинах і при неможливості безпосередньої реакції на прочитане.
Одне з провідних місць серед друкованих джерел інформації, що використовуються при підготовці управлінських рішень, перш за все належить науковим і аналітичним виданням. Ознаки наукових та аналітичних видань, що виділяють їх з-поміж інших типів, такі:
тематика публікацій, що мають проблемний або інформаційно-оглядовий характер, визначається широтою і часто стосується питань, яким мало приділяють увагу інші типи видань;
вищий рівень висвітлення проблеми у порівнянні з іншими типами видань. Застосування спеціальних термінів;
вищий рівень кваліфікації авторів.
Регулярність виходу аналітичних видань та їх тираж у певному регіоні чи країні залежить від накопиченого інтелектуального потенціалу, а також від попиту на ці видання. В нашій країні, на жаль, відсутнє щоденне ділове видання національного походження. Що ж стосується щоденної перси, то вона всюди представлена перш за все громадсько-політичними газетами, більша частина яких заповнена повідомленнями фактів, а не аналізом подій.[9, с.82-83]
Щоденне подання інформації в друкованих виданнях формує віртуальну модель картини світу, мозаїчна подача інформації, характерна для масових видань. Двоїстий характер одночасно створює ефект сформованості оточуючого світу та негативний ефект сучасного, що розпадаються на безліч картинок, які читачеві важко об’єднати. У зв’язку з цим у пресі домінують два напрями подачі змісту або інформації:
фактичний – подаються факти без коментарів;
авторський (аналітичний) – коли факт є приводом для роздумів автора.
Обидва напрямки використовують велику кількість різноманітних прийомів привертання уваги, формування негативних реакцій суб’єкта.
До основних переваг від використання друкованих видань порівняно з іншими джерелами інформації належать такі:
широта змістовної різноманітності повідомлень;
подача великих обсягів повідомлень;
можливість повторного використання повідомлення адресатом;
можливість швидкого копіювання;
доступність великих масивів друкованої інформації, у тому числі завдяки наявності розвинутої мережі різноманітних посередників;
дешевизна.
Недоліки пов’язані з оперативністю подачі інформації, яка у друкованих виданнях нижча ніж в електронних ЗМІ, і з одно канальним сприйняттям повідомлень адресатом, але позитивні сторони друкованих видань суттєво переважають їх недоліки, що робить видання провідними джерелами інформації для підготовки управлінських рішень.
3.3 Реклами, виставки та конференції як джерело інформації
Важливими джерелами інформації можуть слугувати реклама, виставки та конференції. Вони передбачають використання вербальних, візуальних засобів, а також ЗМІ. Основними завданнями є: привернути увагу до рекламного явища, спонукати масу до прийняття рішення та відповідного вибору. Специфікою їх є те, що все спрямовується на продаж типових психологічних уподобань, гедоністично-рекреативних ситуацій творчості. Створюється ситуація, коли людина підсвідомо обирає запропоноване.
Реклама – це оплачена певним спонсором не персоніфікована комунікація, яка використовує ЗМІ для впливу на аудиторію, щоб схилити її до певних дій. Як джерело інформації розглядається тому, що реклама є засобом просування товарів та послуг відповідно до інтересів відправника.
Реклама – ефективний засіб, який не лише інформує про продукцію, а й запевняє суб’єкта в необхідності товару чи послуги, що пропонується. Від естетичної та емотивної функції залежить характер сприйняття змісту реклами його отримувачем та його подальша поведінка, а також вигода рекламодавця.
Існують, залежно від поставлених цілей, такі види реклам:
Інформативна реклама – повідомлення для ринку про новинку, зміну цін і т. д. (має значення на етапі виходу товару);
Реклама-умовляння – спрямована на формування приязного ставлення покупців до певної марки товару (етап зростання);
Нагаду вальна реклама – утримання образу товару в свідомості споживачів (етап зрілості товару).
Аналізуючи вищезазначене, можна зробити висновок, що реклами видають нам велику кількість корисної інформації, яка неодноразово може впливати на прийняття управлінських та бізнесових рішень.
Виставки та ярмарки (торговий ярмарок) – короткочасний захід, який проводиться періодично і в основному в одному й тому ж місці, в межах якого велика кількість підприємств за допомогою зразків презентує об’єктивний масштаб товарів та послуг різних галузей для того щоб відвідувач отримав уявлення про їх продукцію.
Виставки та ярмарки являють собою багатоцільовий засіб безпосередньої комерційної комунікації. Основною конкурентною перевагою виставок як джерела інформації є комплексний характер комунікації з встановленням зворотного зв’язку. У сфері організації виставкової діяльності існує можливість просування товару на ринок та отримання необхідної інформації, яка, до речі, безперервно циркулює. Отже, торговий ярмарок являється не лише сферою укладання трудових угод, отримання товару (сфера ринку), а й сферою обміну корисної інформації – сферою комунікації.
Торгово-промислова виставка мають майже ті самі ознаки, що й торгові ярмарки за винятком того, що торгово-промислові виставки ставлять своїм завданням укладання прямих торгових контрактів відповідно до запропонованих експонентами зразків, тоді як торгово-промислові виставки такої мети не мають.
Завдання торгово-промислових виставок полягає у стимулюванні продажу товарів з допомогою розповсюдження інформації про них.
Оскільки виставкова діяльність передбачає інтенсивний обмін інформацією, то експоненти й відвідувачі періодично міняються ролями адресантів та адресатів. Наприклад іноді відвідувачі самі пропонують нові розробки та технології, цікавляться професійною діяльністю експонента.
Важливу інформацію можна отримати за рахунок участі в різноманітних конференціях, „круглих столах” тощо. З точки зору задоволення інформаційних потреб, такі заходи виконують насамперед стимулюючу ін формаційну функцію, сприяючи генерації нових ідей та знань.
Характерними рисами конференцій та „круглих столів” є:
Визначена тематика проблем, які обговорюються;
Участь приймають фахівці відповідно до визначеної тематики обговорюваних проблем;
Безпосереднє спілкування фахівців під час дискусії створює ефект „мозкової атаки” тобто об’єднання інтелектуальних зусиль різних фахівців;
Ефективність конференцій, як джерел інформації, що впливають на управлінські рішення, визначається суб’єктивними потребами учасників. Як правило, проведення конференцій та „круглих столів” практикується у науковій та громадсько-політичній сферах. А в підприємницькій діяльності до проведення таких заходів вдаються під час виставок.
Інформаційно-психологічний механізм забезпечення ефективної роботи полягає в „мозковій атаці”, що здійснюється у сприятливій соціально-психологічній атмосфері. [9, с.97-101]
Консультативні послуги як джерело інформації
Надзвичайно важливим джерелом інформації, що допомагає у підприємництві, є консультативні послуги або консалтинг. Консалтинг являє собою забезпечення клієнта спеціалізованими знаннями, професійними навичками.
Потреба у сторонніх консультативних послугах , як і потреба у зовнішньому джерелі інформації, виникає тоді, коли суб’єкт не в змозі власними силами розв’язати проблему. Як правило, професійні консультанти надають своїм клієнтам певних спектр взаємопов’язаних видів послуг. Це дає змогу клієнтам економити час і кошти на отримання необхідних їм знань та іншої інформації, консалтинговим фірмам – знижувати виробничі витрати та підвищувати прибутковість власного бізнесу. Подібна спеціалізація надає перевагу перш за все великим фірмам, де працює багато фахівців. Саме поєднання фахівців різного, але водночас суміжного профілю, забезпечує можливість маневру консультативними послугами як комплексним джерелом інформації.
Перевага консультативних послуг у порівнянні з іншими джерелами інформації полягає в тому, що вони зорієнтовані на індивідуальні потреби конкретних споживачів і дають змогу їм отримувати не просто інформацію, а необхідні знання. Якість нових отриманих знань залежить від професіоналізму консультантів. Кінцевим документом консультування є підсумковий звіт, що, як правило, поєднується з додатковими усними поясненнями консультанта, зміст якого має охоплювати нещодавно виявлені факти або встановлені нові зв’язки відомих фактів, роз’яснення проблем, аргументи.
Поряд із перевагами використання консультативних послуг може створювати для потенційних і реальних споживачів певні проблеми. Справа в тому, що попри всі юридичні та етичні обмеження, не виключена можливість використання певними консультантами у своїх інтересах конфіденційної інформації клієнтів, що загрожує останнім значними втратами. [9, с.101-103]
РОЗДІЛ ІІІ. ІНФОРМАЦІЯ В ТЕОРІЇ ПІДГОТОВКИ ТА ПРИЙНЯТТІ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ.
§ 1. Інформаційне забезпечення управління для прийняття рішень.
В даний час вже ні в одній області людської діяльності неможливо приймати правильні рішення, засновані виключно на багаторічному досвіді і інтуїції керівників. Це пояснюється тим, що, по-перше, суспільство в цілому стало дуже складним і будь-яка галузь, в якій безпосередньо зайнята та чи інша людина, має різноманітні зв’язки зі всіма галузями людської діяльності. По-друге, темпи розвитку суспільства різко зросли, внаслідок чого виникла гостра необхідність завчасно передбачити шляхи і результати цього розвитку.
В такій обстановці великих успіхів можна добитися в тому випадку, якщо є можливість оперативно зібрати, обробити і проаналізувати всю можливу інформацію як із зовнішнього так і з внутрішнього середовища. Саме тому сучасний стан розвитку суспільства часто називають „віком інформації”. Інтуїція нерідко може привести до надто великих помилок, а крім того, треба багато років для накопичення досвіду, що дозволяє приймати достатньо ефективні рішення на основі інтуїції.
Процес розробки рішень може розглядатися як цілеспрямована переробка „інформації стану” (інформації про ситуації) в „командну інформацію”, визначаючу хто, що і коли повинен робити. Інформація використовується для корегування і адаптації всієї системи в обстановці, що склалася, для розробки нових мети і завдань.
Для розробки рішень використовується різна за характером інформація: про події, які відбуваються; періодична; повторна, одержана в результаті аналітичної обробки вихідних даних; вихідна; вибіркова; одержана в наслідок використання тільки частини зібраних даних; повна; вичерпна; графічна; семантична, що відноситься до знакових систем, змістовної сторони слів і виражень.
Робота з інформацією супроводжує і пронизує весь процес прийняття рішень і контролю, а відповідно, являється невід’ємною частиною управління. Необхідною передумовою прийняття правильного управлінського рішення є оптимальний об’єм і якість існуючої інформації. Важливого значення набуває також методика аналізу інформації і синтез, що формує увагу про можливі рішення. Кожен варіант рішення є комплексом інформації про можливі відповіді на які-небудь запитання, зібраний в єдино логічне ціле і має певну цілеспрямованість.
Для оцінки ситуації і підготовки управлінського рішення керівник повинен бути забезпечений повною і своєчасною інформацією. Зміст процесу управління полягає у перетворенні інформації зворотного зв’язку на інформацію управлінських рішень. Зворотній зв’язок дає змогу корегувати помилки відхилення, регулювати виробничі і управлінські процеси.
Для прийняття управлінського рішення потрібна планова, нормативна, інструктивна, правова, статистична, облікова, наукова, (ноу-хау) та інша інформація. Незалежно від виду, вона має бути точною, повною, достовірною, надійною, зручною для сприйняття та оцінки. Носіями, для прийняття рішень може бути документ, креслення, схеми, графіки, газети, журнали, книги, кінофільми, записи на магнітній стрічці та інше. Важливими джерелами інформації є особисті спостереження, бесіди із спеціалістами і працівниками, опитування експертів. Крім того, створюються комісії або творчі групи для вивчення питання, проведень анкетних опитувань, інтерв’ювання тощо.
Інформація розповсюджується через ієрархічні канали, з допомогою різних циркулярів, інструкцій, рішень, проведенню конференцій, зборів, охоплює різноманітну і численну сукупність рішень. Це дані оперативного і бухгалтерського обліку, статистичної звітності, матеріали ревізій, перевірок, спеціальних обслідувань. Особливу цінність представляє інформація, зібрана самим керівником в процесі контролю і особистих контактів з підлеглими, так як він виясняє суб’єктивні думки, оцінки, побажання працівників. [1, с. 4-6]
В практиці управління сільськогосподарськими підприємствами, як свідчать спостереження, недостатньо використовується такий вид інформації, як консультації висококваліфікованих спеціалістів в тій чи іншій області знань.
Цінним джерелом одержання інформації можуть служити матеріли всіляких екскурсій. Дуже важливо, щоб керівники господарств, спеціалісти, керівники виробничих підрозділів в обов’язковому порядку відвідували інші господарства з подібними виробничими умовами, а також передові господарства та виставки. Кожному такому відвідуванню повинна передувати розробка детальної програми з переліком питань, з якими слід познайомитися, відповідями на них і пропозиціями, що необхідно зробити в своєму господарстві.
Однією із труднощів в управлінській діяльності є рішення в умовах невизначеності або неповних даних про можливі післядії накреслених дій. Керівник стоїть завжди перед дилемою - або зменшити невизначеність, перед тим як приступити до дій, або здійснити ті чи інші операції при відомому рівні невизначеності. По всій ймовірності вирішальну роль тут повинен відіграти фактор часу. При наявності ресурсів часу прийняттю рішення завжди повинен передувати аналіз і пошук даних, що знижують невизначеність результату приймаючих рішень. Заслуговує уваги порядок організації системи інформації, при якому сигнали поступають тоді, коли це необхідно керівнику. Нажаль, в більшості підприємств АПК діючі інформаційні системи не забезпечують цієї вимоги, оскільки формальна комунікаційна структура підприємств в більшості випадків не має необхідного комплексу правил, що регулюють передачу, розповсюдження і використання інформації.
Враховуючи великий об’єм інформації, використовуваної в процесі розробки рішення, і великі затрати, пов’язані з її збором і переробкою, заслуговує великої уваги методологія управління "по відхиленнях", суть якої заключається в тому, що в системі фіксується не вся інформація, а лише дані по відхиленнях об’єкта від заданої програми. Це дозволяє розвантажити інформаційні канали, своєчасно виявити перебої з процесі виробництва і орієнтувати керівників і спеціалістів на вузькі місця в роботі. Прийняття рішення по відхиленнях на перший план висуває завдання по визначенню допустимих значень відхилень явища або процесу, при яких рішення не приймаються, широкого впровадження нормативних методів планування, обліку і аналізу змінних факторів, які впливають на результати дій в рамках системи, яка розглядається. [10, с.10]
Глибокий аналіз кількісної і якісної неформалізованої інформації дозволяє прийняти інформаційне рішення, яке відповідає на питання, що є істинним (що приймати до уваги і що ігнорувати), який стан, можливості керованого об'єкта і умови майбутніх дій.
Цінність повідомлень для прийняття рішень визначається кількістю вміщеної в них інформації, зменшуючи невизначеність по відношенню наслідків зацікавлених подій. В відповідності з теорією інформації не всі зібрані дані вміщують корисну інформацію. Кількість її визначається тим, наскільки ці дані зменшують невизначеність господарських ситуацій і підвищують обґрунтованість управлінських рішень. Тому і збирати їх доцільно лише в тому випадку, коли вони вміщують необхідну інформацію для прийняття певних рішень.
Велике значення в процесі підготовки і прийняття рішень має достовірність інформації, що виключає її перекручення. Найбільш часто перекручена інформація має місце в процесі передачі її від однієї управлінської інстанції до іншої (від безпосереднього виконавця до керівника підрозділу, а від нього до керівника вищого рівня). Інколи ці перекручення являються результатом різного відображення в свідомості людей (в залежності від їх психологічної характеристики) одних і тих самих фактів.
Інформація повинна надаватись в упорядкованій формі і послідовності, задовольняти певні якісні показники по змісту, рівню узагальнення і т. д. Форма представлення інформації залежить від призначення, її використання, ієрархічного рівня управління і грамотності, потреб інформації. В одних випадках ефективними можуть виявитися візуальні засоби, такі як графіки, схеми, діаграми, в іншому - таблиці і т. д. Проте завжди рівень показників повинен підвищуватися при переході від нижчого до більш високого рівня управління. Перерахованим вимогам циркулююча інформація може відповідати лише в тому випадку, якщо на кожному підприємстві системи АПК буде розроблена раціональна науково обґрунтована інформаційна система.
При розробці системи інформаційного забезпечення керівників господарств слід більш точно визначити надходження інтегрованої інформації зі всіх рівнів організаційної системи, встановити перелік і строки її надходження ( щоденна, п’яти і десятиденна, щомісячна і одноразова), уточнити форми представлення інформації структурними підрозділами господарства і окремими виконавцями, передбачити порядок заповнення окремих форм і накопичення інформації.
Розробка інформаційної системи не може відділятися від стилю управління. В той же час не можна орієнтуватися на досить розповсюджений стиль управління, який передбачає його надмірну централізацію; керівник вирішує незначні питання і являється споживачем надто великих об’ємів інформації.
Інформаційна система повинна бути направлена на раціональну систему розподілу повноважень і рішень між рівнями управління, а також керівниками і спеціалістами апарату управління. Найважливіша вимога до інформаційної системи заключається в тому, що вона повинна бути так організована, щоб кожен рівень управління і кожен працівник одержував інформацію, необхідну тільки йому для успішного виконання обов’язків передбачених положенням або службовою інструкцією.
§ 2. Дослідження кількісного використання інформації в організаціях та на підприємствах для прийняття рішень.
Встановлено практикою, що від якості управлінських рішень залежить дотримання найбільш економічних пропорцій, параметрів виробництва і в кінцевому результаті ефективність використання всіх виробничих процесів. Своєчасно прийняте, науково обґрунтоване рішення стимулює виробництво і, навпаки, запізніле або ж передчасне, необдумане рішення може знизити результати праці колективу або окремих виконавців.
Загальний об’єм фіксованої інформації, як свідчать матеріали досліджень, в середньому по сільськогосподарському підприємстві складає 25-35 млн. знаків на рік. Із них близько 80% формується в системі господарського обліку. Із загального об’єму інформації для розробки і прийняття управлінських рішень керівники використовують лише -45-50% інформації, якою вони розпоряджаються, головні агрономи -40-50, головні інженери-механіки -45-50, головні зоотехніки -15-17%. Для раціоналізації системи інформації на сільськогосподарських підприємствах слід внести зміни до документопотоків, більш доцільно розподілити обов’язки посадових осіб по збору, обробці і передачі інформації. Цілком виправданим являється таке положення, при якому керівник підприємства підписує лише фінансові і інші найбільш важливі документи, а останні передаються на розгляд і підпис його заміснику. Об’єм невикористаної інформації у головних спеціалістів можна зменшити, якщо передати її збір і обробку працівникам планово-економічної або диспетчерської служби.
Останнім часом значно збільшилася складність та комплексність проблем, які виникають при аналізі альтернативних рішень в процесі управління складними промисловими об’єктами. При цьому досліди показують, що витрати на здійснення управлінської діяльності безперервно збільшуються, а наслідки невдалих рішень стають все більше і більше помітними.
Аналіз низки розробок в області автоматизації підготовки та прийняття рішень на машинобудівельних підприємствах дозволяє зробити висновок, що в наш час можна говорити не стільки про недостачу, скільки про надлишок інформації, яка потрапляє в розпорядження вищих осіб. Це звичайно ускладнює пошук потрібної позиції для контролю й аналізу підприємницької ситуації, зменшує оперативність в прийнятті управлінських рішень. У той же час, у більшості випадків особи, які приймають рішення, а це частіше всього управлінські робітники цехів та служб, що забезпечують функціонування виробничого процесу, відчувають недостаток в оперативних даних для підготовки управлінських рішень. Наприклад, при вимірюванні строків виходу виробу майже неможливо отримати інформацію про рівень готовності виробу, ступеня їх укомплектування (а це внутрішня інформація). Тому основним критерієм при проектуванні інформаційних систем являється визначення мінімального достатнього об’єму інформації, що вдовольняє потреби осіб, які приймають рішення.
Дослідження багатьох вчених свідчать, що в кожному конкретному випадку об’єм інформації, необхідної для підготовки рішення, визначається складністю вирішуваних питань і їх новизни, розмірами виробництва, рівнем підготовки кадрів, методами керівництва і т. п. В цьому випадку впливають також суб’єктивні фактори - освіта і досвід керівництва, його організаторські здібності, стиль роботи та інше.
Досвідчений керівник в процесі оперативного управління з успіхом може приймати інтуїтивні рішення, не володіючи необхідною інформацією. Проте, при таких рішеннях не виключені помилки, тому допустимі вони лише в процесі виконання поточних завдань, але аж ніяк не кардинальних питань розвитку виробництва на тому чи іншому підприємстві.[1, с.12] Набутий досвід не завжди являється кращим порадником, хоча багато проблем в процесі практичного керівництва і повторюється. Справа в тому, що нова ситуація може значно відрізнятися від умов минулого, і механічне перенесення минулого досвіду рішення тієї чи іншої проблеми (якщо він навіть був добрим) у нові умови може призвести цілком до інших післядій.
Перевалювання минулого досвіду, коли недостатньо враховуються нові дані і тенденції розвитку процесу або явища, породжує надмірну впевненість і упередженість, призводить до втрати правильної орієнтації і зниження ефективності рішення .
ВИСНОВКИ:
У своїй роботі я розглянула низку питань присвячених темі дослідження. Відповідно до завдань у перших розділах роботи були розкриті питання: що таке управлінське рішення, яке місце займає інформація в управлінні та в підготовці управлінського рішення, які джерела допомагають керівнику організації або підприємства отримати інформацію необхідну для керування та прийняття правильних рішень?
Мета даної курсової роботи передбачала подати необхідне системне представлення про сутність, структуру, функції та вплив джерел інформації на прийняття управлінського рішення.
Отже необхідно зробити підсумкові висновки, що тема даної роботи багатогранна і вимагає уважного розгляду з усіх можливих сторін. Велика кількість вчених досліджували її, винаходили нові критерії оцінки управлінських рішень, пропонували нові класифікації, але до спільної думки так і не дійшли. Розглядаючи їх праці можна виділити для себе найважливіші аспекти, визначення та зробити висновки:
Управлінське рішення – це організаційно-правова діяльність керівника в керованій системі;
Прийняття управлінського рішення – це процес вибору розумної альтернативи вирішення проблеми, що є вирішальним в системі управління. Результати реалізації прийнятих управлінських рішень – це найбільш об’єктивна оцінка мистецтва керівника.
Для прийняття управлінського рішення потрібна планова, нормативна, інструктивна, правова, статистична, облікова, наукова, та інша інформація. Незалежно від виду, вона має бути точною, повною, достовірною, надійною, зручною для сприйняття та оцінки.
Цінним джерелом одержання інформації можуть служити матеріли всіляких екскурсій, виставок та конференцій, друковані видання, електронні джерела, професійні консультації фахівця та інші.
Класифікують джерела інформації через необхідність їх раціонального використання, бо для підготовки та прийняття управлінських рішень доводиться користуватися найрізноманітнішими джерелами інформації.
Необхідно зауважити, що розповсюдженою в розпорядчій діяльності керівників помилкою являється зневажливе відношення до аналізу інформації, що надходить. Деякі з них залишають її без уваги, і свої розпорядження будують лише на основі інформації, одержаної особисто в процесі відвідування керованих об’єктів. Негативні моменти від цього очевидні, так як сучасні масштаби виробництва не дозволяють керівнику бачити все особисто. А якщо це так, то без регулюючого впливу залишається багато, інколи самі істотні сторони діяльності підприємства.
Список використаних матеріалів:
1. Берсуцкая С.Я. Развитие системы подготовки и принятия управленческих решений (на примере предприятия машиностроения). - Донецк: НАН, 1996.-37с.
2. Василенко В.О. Теорія і практика розробки управлінських рішень: Навч. посібн. для студ. вищих закл. освіти.- К.: ЦУЛ, 2003.-419с.
3. Власюк О.С. Можливості застосування аналітичного планування для обґрунтування та підготовки рішень на вищих рівнях управління: Монографія.-К., 1995.-72с.:іл.
4. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення: ДСТУ 2394-94.– К.: Держстандарт України, 1994. – 89с.
5. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення: ДСТУ 2737-94. – Чинний від 1995-07-01. – К.: Держстандарт України, 1994.–158с.
6. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення: ДСТУ 2392-94.– Чинний від 1995-01-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53с.
7. Информация и