Классификация архивных документов и дел в архивном фонде РФ
Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа. Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения. Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, Т.е. унификация.
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.
Направлением унификации является создание трафаретных текстов.
Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.
Содержание документов определяется составом и значением входящих в НИХ показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.
Широкое распространение получили анкеты, например, «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.
СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.
Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.
Требования предъявляемые к документообороту:
прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
оперативное перемещение документов;
единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.
Документооборот состоит из следующих потоков:
поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в
Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.
Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации.
По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личному составу. Передачу дел производят только по описям. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранят в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительных случаях и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.
Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.
В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсутствующие дела составляют справку, в которой излагают причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся у руководителя организации, предусмотрены по номенклатуре, но не были заведены и т.п.).
Дела доставляют в архив увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.
Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах описи делают отметку о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.
При передаче особо ценных дел проверяют количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).
ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА
В архиве организации документы группируются по фондам. Этот вид работы называют фондированием·. В ходе фондирования в архивах уточняют (определяют) фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы самого фонда и документов фонда. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.
Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, независимо от того, является она юридическим лицом или нет, составляет документальный фонд организации".
Часть документального фонда, которая имеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а также практическое значение, составляет архивный документальный фонд организации. Каждому фонду, поступившему в архив, присваивают название и номер. Номер фонда присваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления. Документы постоянного хранения таких организаций входят (или передаются) в состав Архивного фонда российской Федерации. Решение о принадлежности архивного фонда организации к составу государственного Архивного фонда РФ принимают территориальные экспертно проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальных архивных организациях. Например, в Санкт-Петербурге это Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (ЦЭПМК) при Архивном управлении Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем. Названием фонда служит точное официальное название фондообразователя. В настоящее время в связи с появлением новых форм собственности, когда на базе государственных предприятий возникли акционерные общества, одним из наиболее типичных случаев является хранение в архивах современных акционерных обществ фонда(ов) государственной организации предшественника и второго фонда, принадлежащего существующему ныне акционерному обществу.
ОIIPЕДЕЛЕНИЕ (УТОЧНЕНИЕ) ФОНДОВОЙ IIPИНАДЛЕЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ФОНДА
Для того чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.
Входящие документы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:
по названию адресата;
по отметке о регистрации (оттиску штампа для регистрации входящих документов);
по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;
по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации и т.д.
Копии (отпуски) исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены. их принадлежность к фонду определяют:
по подписи руководителя;
по визам;
по содержанию документа.
Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов, их принадлежность определяют:
по названию организации - автора документа, которое указано на общем бланке;
по подписи руководителя;
по визам;
по содержанию документа.
При определении фондовой принадлежности дел и документов следует руководствоваться определенными правилами. Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:
реорганизации (преобразования), которая не привела к коренному изменению деятельности, а вызвала только частичное изменение ее задач, функций и т.д.;
изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т.д.;
полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т.д.;
изменения территориальных границ деятельности организации;
перемещения организации из одного района в другой;
изменения административно-территориального деления;
временного прекращения деятельности организации и восстановления своих функций.
При ликвидации организации законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации, не законченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-преемника.
Дела, производство которых велось последовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой они закончены делопроизводством.
Личные дела, переданные в другие организации в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую переведены сотрудники.
Ошибочно включенные в фонд дела изымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА
После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах фонда.
За единицу систематизации (классификации) и учетную единицу управленческой документации (ОРД бухгалтерской и пр.) принимают дело - физически обособленный отдельный документ (устав, отчет и т.п.) или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку (приказы, переписка ит.п.).
Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и подготовке дел к передаче в архив.
Систематизация дел обычно соответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура дел организации, и зависит от объема
Как правило, дела распределяют внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:
структурного (в соответствии со структурной схемой организации);
хронологического (по периодам, датам, к которым относятся документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (если в организации отсутствует структурное деление либо если объем образующихся дел невелик);
номинального (по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел);
корреспондентского (исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, с которыми велась переписка);
географического (исходя из географических названий) и т.д.
Дела часто группируют последовательно по нескольким признакам, применение которых в данном фонде наиболее целесообразно.
При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам.
Наиболее приемлемыми и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически функциональная схемы систематизации дел.
Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, Т.е. для составления следующих описей дел фонда:
описи дел постоянного хранения;
описи дел по личному составу;
описи дел временного хранения (свыше 10 лет).
При включении дел в описи необходимо учитывать основные правила распределения дел:
дела относят к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;
планы, сметы и документы к ним относят к тому году, на который они составлены;
отчеты и документы к отчетам относят к году, за который они составлены;
перспективные планы относят к начальному году, на который они составлены; при этом заголовок данного дела в описи повторяют в каждом годовом разделе, к которому относится данный план (вместо учетного номера данного дела по описи пишут - «б/N2», а в графе описи «Примечание» дают ссылку на учетный номер дела в разделе, относящемся к начальному году, на который план составлен);
отчеты по перспективным планам относят к последнему году отчетного периода; при этом в описи заголовок данного дела помещают в каждый годовой раздел, к которому относится данный отчет (вместо учетного номера по описи пишут - «б/N2», а в графе описи «Примечание» дают ссылку на учетный номер данного дела в разделе, относящемся к последнему году отчетного периода);
дела, начатые в одном подразделении и переданные в другое подразделение, относят к подразделению, в котором они были закончены;
если организация прекратила свое существование, то документы ликвидационной комиссии включают в состав фонда ликвидируемой организации;
в пределах года или определенного хронологического периода дела располагают по значимости структурных подразделений в соответствии со структурной схемой организации;
если в деятельности организации образуется незначительный объем дел, то в пределах хронологического периода дела располагают в соответствии с участками деятельности данной организации;
в пределах структурных подразделений дела располагают по участкам деятельности данного подразделения по степени значимости помещенных в них документов и логической взаимосвязи;
при наличии дел с одной и той же начальной датой первыми помещают те дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.
В соответствии с принятой схемой систематизации все поступающие в архив документы размещают в хранилищах на стеллажах или в шкафах.
Административная система документирования по видам документов делится на:
1. Организационно-распорядительную (ОРД) 1.1. Положения
1.2. Уставы
1.3. Инструкции
1.4. Приказы
1.5. Решения
1.6. Протоколы
Справочно-информационную
2.1. Письма
2.2. Телеграммы
2.3. Телефонограммы
2.4. Докладные записки
2.5. Справки
2.6. Акты
По личному составу
3.1. Приказы
3.2. Личные дела
3.3. Заявления
3.4. Трудовые книжки
3.5. Характеристики
3.6. Договоры и т.д.
По видам
организационно–распорядительные
справочно–информационные
по личному составу
По форме индивидуальные типовые трафаретные
По содержанию простые сложные
По происхождению официальные личные
По месту происхождения внешние внутренние
По срокам хранения постоянно свыше 10 лет и до 10 лет
По гласности секретные (конфиденциальные) несекретные
По средствам фиксации рукописные машинописные графические звуковые кино фото фоно видео документы
По стадиям оригиналы черновики копии выписки
По срочности срочные несрочные
ВЫВОД
АФ РФ играет важную роль в нашей жизни. Так как при необходимости можно пойти в архив и тебе найдут любую интересующую информацию. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.
Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организyющиe их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.
Государственную часть Архивною фонда РФ составляют архивныe фонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства; органов государственной власти местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предпpиятий, действующих на территории РФ; государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей; предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ; других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России; юридических и физических лиц. поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие В собственность государства.
Негосударственную часть Архивною Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).
Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.