Автоматизированные системы контроля за исполнением
При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток «Документы по совещаниям» и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.
После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет «бегунок», который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.
Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке «поручения» появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.
В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.
1.10.2. Модули системы
Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.
С помощью модуля «Дизайнер форм» администратор может настроить поля регистрационной карточки. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документы с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.
Модуль «Дизайнер маршрутов». Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.
Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.
Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль «Архивариус».
1.11 PayDox, разработчик – компания Interface Ltd.
PayDox [8, 32] - система управления корпоративными документами. Система имеет расширенные возможности в части работы с финансовыми, платежными документами, что делает ее особенно удобной в организациях банковской, торговой сферы, для промышленных предприятий и аналогичных организаций.
Разработчик программы, компания Interface Ltd. выделяет ее основные возможности и преимущества:
согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций;
ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел;
ведение всей истории работы с документами;
интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования;
безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS;
средства групповой работы с документами и проектами;
работа с платежными документами, ведение балансов по договорам и платежам, ведение платежного статуса документов, ведение счетов;
календарное планирование;
простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.
Разработчики системы подчеркивают, что кроме собственно функциональности Управления Документами (Document Management, DM, электронный документооборот) и Управления Бизнес-Процессами (Business Process Management, BPM) важнейшим современным требованием к таким системам является наличие в них функциональности Управления Записями (Records Management, RM). Данная функциональность позволяет любому корпоративному документу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо событию поставить в соответствие запись (набор информационных реквизитов) в корпоративной базе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчетности. Система PayDox позволяет сочетать функциональность системы автоматизации делопроизводства и системы управления информацией.
Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства защиты данных обеспечивают безопасность работы. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждом компьютере. Практически пользователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.
Особенностью системы является развитая интеграция с документами MS Office - MS Word и MS Excel. Работа программы строится на использовании шаблонов документов, в которые автоматически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузера, так и быть получена в привычном пользователю виде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету» подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.
Документы и данные хранятся централизованно на сервере, где, собственно, и устанавливается сама программа. А поскольку установки программы непосредственно на рабочие места сотрудников не требуется, это существенно упрощает настройку и дальнейшее администрирование системы.
В программе активно используются всплывающие подсказки, что ускоряет знакомство с программой и ее использование. Web-интерфейс значительно упрощает настройку, которая обязательно потребуется. Так, в типовой версии стандартно отсутствует на первой странице кнопка регистрации нового документа, что несколько затрудняет процесс регистрации. Пользователю необходимо зайти в подраздел в соответствии с видом документа и нажать кнопку «Создать», находящуюся на правом поле. В то же время регистрационная карточка построена достаточно логично, снабжена подсказками. Многие поля снабжены кнопками, позволяющими вызвать дополнительное окно справочников. Правда, не все в программе очевидно для специалистов, привыкших к традиционной делопроизводственной терминологии, например, виды документов попали у разработчиков в справочник «Категории».
Интересно реализовано присвоение документу регистрационного номера. Система не присваивает номер документу автоматически, а при нажатии кнопки «Получить номер» открывается окно, в котором указываются последние по времени введенные номера документов, и на основании этой информации сотрудник сам присваивает документу очередной номер. Правда, следует отметить, что в больших организациях при параллельной регистрации документов несколькими сотрудниками это может вызывать проблемы и необходимость исправления регистрационного номера. Поддерживается автоматическая генерация буквенно-цифровых индексов, которые могут отражать вид документа, индекс структурного подразделения и т.п.
В целом работа с системой организована достаточно просто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов и операции с ними: «Виды деятельности», «Документы», «Отчеты», «Регистрация», «Бизнес-процессы», «Справочники». Раскрыв меню «Документы», можно выбрать конкретный вид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска, позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку (за месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, в соответствии со статусом документа в системе (исполненные, неисполненные, просроченные)). Ниже основную часть экрана занимает собственно список отобранных документов.
Для организации движения документов (уведомления о поступлении документа на согласование (утверждение) может использоваться электронная почта.
В целом программа, безусловно, интересная и заслуживает внимания при решении вопроса автоматизации делопроизводства и работы с документами в организации в целом. Особенно полезной она может оказаться для организаций, территориально разделенных, имеющих филиалы или потребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того, расширенная функциональность системы позволит автоматизировать не только чисто делопроизводственные функции, процессы информационно-документационного обслуживания сферы управления, но и многие другие сферы работы.
1.12. ESCOM.DOC v.1.5, разработчик - ЗАО «Евроменеджмент»
Автоматизированная система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOC v.1.5 [24] - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений.
Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.
Система ESCOM.DOC обеспечивает:
автоматизацию документооборота и делопроизводства;
маршрутизацию документов и управление маршрутами;
универсальное разграничение прав доступа пользователей (ролей);
онлайновый мониторинг контроля исполнения документов и поручений;
совместную работу с документами в единой базе данных всех подразделений компании;
универсальную настройку объектов документооборота и создание новых объектов (типов документов, форм, маршрутов, прав доступа, типов справочников, ролей, отчетов, бланков, журналов);
своевременное информирование участников документооборота о событиях;
обмен мгновенными сообщениями между пользователями системы;
интеграцию с электронной почтой и учетными системами;
интеграцию с электронно-цифровой подписью и электронными ключами;
интеграцию с мультимедийным и сканирующим оборудованием;
полнофункциональную работу с системой через сеть Интернет по низкоскоростным каналам;
неограниченное подключение удаленных пользователей и подразделений;
единый интерфейс при работе в офисе, дома и в командировке;
оперативное отслеживание статусов и исполнения документов и поручений, в том числе и в удаленных подразделениях;
автоматическое ведение истории работы с документами, заданиями;
контекстный и полнотекстовый поиск информации и документов;
поддержка штатного расписания и всех необходимых справочников;
штрихкодирование документов.
Система предназначена для использования руководителями предприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовыми сотрудниками - всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.
Система обеспечивает работу через Интернет и особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.
С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повысить управляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными и управляемыми.
Система позволяет сократить сроки внедрения и быстро приступить к работе с документами:
поставка с набором готовых документов и маршрутов (приказы, служебные записки, письма);
простота в использовании, универсальный, удобный и легкий в освоении интерфейс;
подробная документация, инструкции;
простая и удобная инсталляция;
автоматическое обновление версий.
Система ESCOM.DOC обладает низкой совокупной стоимостью владения:
1. Простое администрирование и настройка, возможность самостоятельной адаптации.
2. Легкость в освоении персоналом.
3. Автоматическое обновление версий.
Система ESCOM.DOC может поставляться в коробочном варианте или в адаптированном к специфике заказчика виде.
2. Сравнительная характеристика основных автоматизированных
систем контроля за исполнением
Активная компьютеризация предприятий создает возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса новых программных продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства.
На сегодня в нашей стране представлен широкий спектр систем, сравним несколько наиболее популярных:
CompanyMedia;
LanDocs;
Optima Workflow;
БОСС-Референт;
ДЕЛО.
Сравнительные характеристики систем1, приведенные в таблице 1 (прил.2), определялись на основе статей открытой печати по компьютерной тематике, материалов конференций, выставок и семинаров, рекламных документов фирм-производителей. Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства.
Таким образом, из исследуемых систем можно выделить автоматизированную систему CompanyMedia, как наиболее оптимальную для организации учета, контроля за исполнением документов. Наименее подходящей для этих целей можно выделить систему Documentum, поскольку по сути данную систему надо было бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, но мощная рекламная политика компании-разработчика поставила эту систему в один ряд с другими исследуемыми системами.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате проведенного нами исследования по теме «Автоматизированные системы контроля за исполнением» были получены следующие выводы:
1. Актуальность темы данного исследования очевидна: на сегодняшний день отмечен рост интереса к автоматизированным системам контроля.
3. Рынок программного обеспечения для автоматизации процессов делопроизводства представлен как отечественными, так и зарубежными продуктами.
4. Автоматизированные системы отвечают основным требованиям, предъявляемым к программам для ведения делопроизводства.
5. Программное обеспечение, предназначенное для контроля за исполнением документов, разработанное в России, удовлетворяет специфике российского делопроизводства.
6. Гипотезы курсовой работы подтвердились в результате исследования темы «Автоматизированные системы контроля за исполнением».
ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА
Большакова Н.И., Пинигина Т.М. Секретарское дело. — Ростов н/Д: «Феникс», 2001. — 352 с.
Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Лариса Михайловна Вялова. — М.: Издательский центр «Академия», 2003.- 176 с.
Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. 2006. №10. С. 17-22.
Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73.
Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 176 с.
Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов в ЗАО «ЗРЭПС» (опыт работы). Делопроизводство. 2005. №2.
Кочеткова Полина. CompanyMedia – система электронного документооборота. Делопроизводство. 2006. №1.
Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с помощью портальных WEB-технологий // Секретарское дело. 2005. №9. С. 37-40.
Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 1996. №4. С. 58-65.
Кузнецова Т. В., Степанов Е, А., Филиппов Н, Г. Делопроизводство и техническая документация: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. — М: Высш. шк, 1991. —159 с.
Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Секретарское дело. 2006. №11. С. 41-45.
Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2005. № 2. С.23-27.
Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 58-60
Секретарское дело /Авт.-сост. И. Н. Кузнецов.— М.: ACT; Мн.: Харвест, 2005.— 480 с.
Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело. 2006. №7. С. 29-37.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Автоматизированная система контроля исполнения
документов и поручений
Рисунок 1. Схема работы АСКИД
Рисунок 2. Жизненный цикл поручения
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Сравнительные характеристики систем
автоматизации делопроизводства
Таблица 1
Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства
| Параметры | Системы автоматизации делопроизводства и документооборота | |||||
| Company Media | БОСС-референт | Optima Workflow | Documentum | LanDocs | ДЕЛО | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| На кого рассчитана система | Средние и крупные организации | Небольшие и средние коммерческие организации | Небольшие и средние коммерческие организации | Крупные организации | Небольшие и средние коммерческие организации | Государственные предприятия |
| Соответствие ГСДОУ | Да | Да | Нет | Нет | Да | Да |
| Структура организации | ||||||
| Поддержка самостоятельных подразделений или филиалов | Да | Да | Да | Да | Нет | Нет данных |
| Возможно ли организовать работу с системой нескольких организаций (например, холдинга) | Да | Нет | Да | Да | Нет | Нет |
| Делегирование полномочий одного пользователя системы другому (постоянное или временное) | Да | Да | Да, список замещающих должен быть определен администратором системы | Нет | Да, список замещающих должен быть определен администратором системы | Да |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Поддержка динамично меняющихся структур организации | Да | Да | Да, на основе переопределения бизнес-ролей | Да | Нет | Нет |
| Возможно ли ведение локальных архивов документов для данного пользователя или группы? | Да | Нет | Нет | Да | Нет | Нет |
| Возможна ли печать подготовленных документов на стандартных бланках? | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Возможно ли создание документов по шаблонам? | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Возможно ли формирование личных подборок документов? | Да | Да | Да | Да | Нет | Нет |
| Возможно ли ведение архива документов организации | Да | Элементы | Да | Да | Да | Да |
| Поддерживаемые схемы документооборота | ||||||
| Горизонтальная | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Вертикальная | Да | Элементы | Элементы | Да | Элементы | Элементы |
| Внешняя (входящая, исходящая корреспонденция) | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| «Сквозное» делопроизводство | Да | Нет | Нет | Нет | Нет | Нет |
| Учет движения бумажных документов и их копий | Да, с автоматическим ведением журнала с рабочего места делопроизводителя | Нет | Нет | Нет | Нет | Да, выполняется делопроизводителем |
| Регистрация и контроль исполнения документов | ||||||
| Соответствие РКК документов и механизмов работы с ними стандартам | Да | Да | Нет | Нет | Да | Да |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Возможно ли указание ссылок одних документов на другие? | Да |
Да, без автоматического создания обратных ссылок | Элементы |
Да |
Элементы |
Да |
| Возможны ли ограничения на права сотрудника регистрировать документ в системе? | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Существуют ли гибкие средства идентификации сотрудника? | Да | Элементы | Да | Да | Элементы | Элементы |
| Хранится ли в системе информация о номенклатуре дел организации? | Да | Элементы | Нет | Нет данных | Элементы | Да |
| Возможно ли ведение номенклатуры дел по подразделениям или филиалам? | Да | Нет | Нет | Нет данных | Нет | Нет |
| Возможна ли рассылка распорядительных документов в филиалы организации? | Да | Нет | Да | Да | Нет | Нет |
| Возможно ли назначение исполнителем документа сотрудника другой организации или филиала? | Да | Нет | Нет | Нет | Нет | Нет |
| «Сквозной документооборот» | ||||||
| Возможен ли в системе «Сквозной документооборот» | Да | Нет | Элементы | Нет данных | Нет | Нет |
| Возможно ли получение информации о регистрации документа, направленного в другую организацию (независимое подразделение, филиал)? | Да, автоматически | Вручную | Нет | Нет данных | Нет | Нет |
| Возможно ли получение сведений об исполнении документа, направленного в другую организацию (независимое подразделение, филиал)? | Да, автоматически | Вручную | Нет | Нет данных | Нет | Нет |
| Возможна ли автоматическая регистрация входящего документа на основании исходящего, полученного из филиала, независимого подразделения | Да | Нет | Нет | Нет | Нет | Нет |
| Исполнение и контроль | ||||||
| Существует ли возможность получения сводной информации по исполнительской дисциплине? | Да | Да | Да | Нет | Да | Да |
| Возможно ли получение выборок по исполнительской дисциплине и формирование отчетов? | Да | Да | Да | Нет | Да | Да |
| Возможно ли визирование документов и направление на ознакомление? | Да | Да | Да | Да | Да | Да |
| Возможно ли участие в процессах визирования-ознакомления сотрудников независимых подразделений или филиалов? | Да | Нет | Нет | Да | Нет | Нет |
| Как производится доставка уведомлений? | Специальная система доставки и оповещения (100% гарантия доставки) + ссылка по почте | Почта | Почта | Почта и встроенные механизмы | Почта | Почта |
1Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73