Управлінські документи

6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. [9]

7. Основні правила групування документів у справі

Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:

– до справи включаються документи, робота над якими завершена;

– документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;

– документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

– документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;

– до справи включається один примірник документа;

– кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;

– до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);

– до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;

– документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;

– документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.

Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:

– протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);

– документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2–3 рази.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба. [6, 11]

Завдання 1

Назва підприємства

НАКАЗ

02.01.91 № м. Київ

Про перехід діловодства заводу на українську мову

Згідно з Законом України "Про мови" діловодство на під­приємстві буде переходити на українську мову. У зв'язку з цим

НАКАЗУЮ:

1. Усю систему документації на заводі з 02.01.92 вести дер­жавною мовою.

2. 3аст.директора _______________ , завідувачеві канце­лярією ________________ начальникові відділу стандартиза­ції __________________ , організувати проведення занять із документознавства українською мовою з працівниками, що зайняті підготовкою і оформленням документів, а також із управлінським персоналом у термін до 08.11.91.

3. Заст. директора ________________ , зав. канцелярією _____________забезпечити розробку бланків організаційно-розпорядчих та інформаційних документів у термін до 15.09.91 і подати до друкарні заводу. Бланки документів погодити з відділом стандартизації.

4. Начальникові друкарні _________________ друкування бланків організаційно-розпорядчих доку ментів (наказів, роз­поряджень, листів, актів, службових записок, протоколів то­що) виконувати лише за наявності макетів, що складені українською мовою.

5. 3аст.директора з науки ________________ забезпечити переклад розроблених попередньо інструкцій, положень і ін­ших нормативних документів українською мовою у термін до І червня 1991 р.

6. Контроль за виконанням цього наказу доручити заст. директора ____________

Директор заводу (підпис) (Розшифрування підпису

Генеральному директорові

п. Малишеву С. В.

комерційного директора

Кольцова В. В.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Згідно із розпорядженням 10.04.2005 № 21 мене було відряджено до Севастополя для укладення договору із Севастопольським військовим пароплавством про оренду двох крейсерських катерів, одного ракетоносця, одного авіаносця для зйомок фільму з робочою назвою „Відбиток часу”.

Доручення виконав. Уся замовлена військова техніка передається в оренду кінофірмі на період з 15 до 20.06.2005.

Додаток: договір 27.04.2003 № 37/74.

12 травня 2007 р. (підпис) В. В. Кольцов

А К Т

Заголовок акта

№______

Київ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Назва посади

(підпис) Ініціал(и), прізвище

“__”____________200__р.

Основна частина тексту акта ...

Голова (підпис) Ініціал(и), прізвище

Члени комісії: (підпис) Ініціал(и), прізвище

(підпис) Ініціал(и), прізвище

А К Т

Прийняття – передавання ПК

00.00.0000 № ___

Київ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

П.Н. Токар

“__” __________ 200__ р.

18 грудня 2004 року комісія склала акт прийняття-передавання ПК AMD-166 інв. №15 з відділу реклами до виробничого відділу. ПК визнано придатним до експлуатації і повністю скомплектованим (системний блок, клавіатура, дисплей, принтер). ПК передається до виробничого відділу на термін виконання робіт за контрактом № 34-79.

Складено в трьох примірниках:

1-й примірник – виробничий відділ;

2-й примірник – відділ реклами;

3-й примірник – справа № 12-16;

Голова комісії (підпис) П. М. Стеценко

Члени комісії: (підпис) М. І. Дзюбенко

(підпис) В. В. Лобов

Бланк листування по Україні

______________ № _________

На № ____________________

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 5
до пункту 4.1.2

Бланк листування з закордонними державами

___________________ №__________

Формат А4 (210 х 297)

Завдання 2

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

Формат А4 (297 х 210)

ЖУРНАЛ

реєстрації створюваних в документів

Формат А4 (297 х 210)

НАЦІОНАЛЬНЕ КОСМІЧНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ

НАКАЗ

Про встановлення заохочувальних відзнак Національного космічного агентства України

Відповідно до Указу Президента України від 18 листопада 1996 року №1094 "Про відомчі заохочувальні відзнаки" та з метою вшанування працівників підприємств, організацій і установ космічної галузі України за багаторічну, бездоганну та плідну роботу на благо нашої держави

НАКАЗУЮ:

Установити заохочувальні відзнаки Національного космічного агентства України (далі – НКАУ):

“Нагрудний знак О.М.Макарова”.

Генеральний директор Ю.С.Алексєєв

ПОГОДЖЕНО:

Голова ЦК

профспілок «Космомаш» В.Ф.Литвин

Завдання 3

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

______________ № __________

(місце складання)

на____________ рік

_______________________________________

Найменування розділу

Найменування посади керівника

структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО

Завідувач архівом НКАУ Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ________ році в структурному підрозділі

Постійного

Тимчасового
(понад 10 років)

Тимчасового
(до 10 років

включно)

Разом

Підсумкові відомості передано до відділу організаційної роботи

Найменування посади особи,

відповідальної за діловодство

у структурному підрозділі Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Завдання 4

Заст. начальника управління справами - начальник відділу організаційної роботи Підпис

Дата

ЗАМОВЛЕННЯ №
на розмножувальну роботу

Структурний підрозділ____________________________________

Виконавець______________________________________________

(прізвище)

Кімната_________________телефон №_______________________

Кількість сторінок_________________________________________

Кількість примірників______________________________________

Керівник структурного підрозділу____________________________

(дата, підпис)

Прийнято до виконання____________________________________

(дата, підпис)

Керівник групи розмноження_____________________________

( підпис, розшифровка підпису)

Строк виконання__________________________________________

Одержано виконану роботу ________________________________

(дата, підпис)

ЖУРНАЛ
обліку роботи групи розмноження

Список використаної літератури

1. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації” // Офіційний вісник України. – 1997. – №  4. – Ст. 202.

2. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” // Офіційний вісник України. – 1998. – № 48. – Ст. 1764.

3. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” від 17 жовтня 1997 р. № 1153 // Офіційний вісник України. – 1997. – № 43. – Ст. 50.

4. Наказ Головархіву України “Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” від 20 липня 1998 р. № 41 // Офіційний вісник України. – 1998. – № 38. – Ст. 1414.

5. Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. – К., 1997 – 18 с.

6.  Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. – К., 1997 – 18 с.

7.  Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій / ДКАУ. – К., 2001. – 112 с.

8.  ДК 010–98 Державний класифікатор управлінської документації. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.

9.  ДСТУ 4163–2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003.

10. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”. – К.: УНДІАСД, 2004. – 62 с.

11.  Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: Навчальний посібник. – К.: ДАКККіМ, 2003. – 57 с.

12.  Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-е вид., перероб., доп. – К.: Либідь, 2000. – 384 с.

13.  Козоріз В. П., Лапицька Н. І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посібник. – К.: МАУП, 2002. – 168 с.

14.  Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.

15.  Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – 2-е вид., доп., випр. / С. П. Бибик, І. Л. Міхно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта – К.: Довіра; УНВЦ “Рідна мова”, 1998. – 507 с.