Управлінські документи
6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.
7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. [9]
7. Основні правила групування документів у справі
Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.
Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи.
Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.
При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:
– до справи включаються документи, робота над якими завершена;
– документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;
– документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
– документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;
– до справи включається один примірник документа;
– кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;
– до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);
– до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;
– документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;
– документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.
Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:
– протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);
– документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.
Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2–3 рази.
Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба. [6, 11]
Завдання 1
Назва підприємства
НАКАЗ
02.01.91 № м. Київ
Про перехід діловодства заводу на українську мову
Згідно з Законом України "Про мови" діловодство на підприємстві буде переходити на українську мову. У зв'язку з цим
НАКАЗУЮ:
1. Усю систему документації на заводі з 02.01.92 вести державною мовою.
2. 3аст.директора _______________ , завідувачеві канцелярією ________________ начальникові відділу стандартизації __________________ , організувати проведення занять із документознавства українською мовою з працівниками, що зайняті підготовкою і оформленням документів, а також із управлінським персоналом у термін до 08.11.91.
3. Заст. директора ________________ , зав. канцелярією _____________забезпечити розробку бланків організаційно-розпорядчих та інформаційних документів у термін до 15.09.91 і подати до друкарні заводу. Бланки документів погодити з відділом стандартизації.
4. Начальникові друкарні _________________ друкування бланків організаційно-розпорядчих доку ментів (наказів, розпоряджень, листів, актів, службових записок, протоколів тощо) виконувати лише за наявності макетів, що складені українською мовою.
5. 3аст.директора з науки ________________ забезпечити переклад розроблених попередньо інструкцій, положень і інших нормативних документів українською мовою у термін до І червня 1991 р.
6. Контроль за виконанням цього наказу доручити заст. директора ____________
Директор заводу (підпис) (Розшифрування підпису
Генеральному директорові
п. Малишеву С. В.
комерційного директора
Кольцова В. В.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Згідно із розпорядженням 10.04.2005 № 21 мене було відряджено до Севастополя для укладення договору із Севастопольським військовим пароплавством про оренду двох крейсерських катерів, одного ракетоносця, одного авіаносця для зйомок фільму з робочою назвою „Відбиток часу”.
Доручення виконав. Уся замовлена військова техніка передається в оренду кінофірмі на період з 15 до 20.06.2005.
Додаток: договір 27.04.2003 № 37/74.
12 травня 2007 р. (підпис) В. В. Кольцов
А К Т
Заголовок акта
№______
Київ
ЗАТВЕРДЖУЮ
Назва посади
(підпис) Ініціал(и), прізвище
“__”____________200__р.
Підстава: | |
Складено комісією у складі: | |
Голова | |
Члени комісії: | |
Присутні: |
Основна частина тексту акта ...
Голова (підпис) Ініціал(и), прізвище
Члени комісії: (підпис) Ініціал(и), прізвище
(підпис) Ініціал(и), прізвище
А К Т
Прийняття – передавання ПК
00.00.0000 № ___
Київ
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор
П.Н. Токар
“__” __________ 200__ р.
Підстава: | Доповідна записка начальника виробничого відділу Стеценка П. М. від 00.00.0000. |
Складено комісією у складі: | |
Голова | начальник виробничого відділу Стеценко П. М. |
Члени комісії: | рекламний агент Лобова В.В. та програміст Дзюбенко М.І. |
Присутні: |
18 грудня 2004 року комісія склала акт прийняття-передавання ПК AMD-166 інв. №15 з відділу реклами до виробничого відділу. ПК визнано придатним до експлуатації і повністю скомплектованим (системний блок, клавіатура, дисплей, принтер). ПК передається до виробничого відділу на термін виконання робіт за контрактом № 34-79.
Складено в трьох примірниках:
1-й примірник – виробничий відділ;
2-й примірник – відділ реклами;
3-й примірник – справа № 12-16;
Голова комісії (підпис) П. М. Стеценко
Члени комісії: (підпис) М. І. Дзюбенко
(підпис) В. В. Лобов
Бланк листування по Україні
______________ № _________
На № ____________________
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 5
до
пункту 4.1.2
Бланк листування з закордонними державами
___________________ №__________
03680, МСП, Київ-150 вул..Боженка, 11 |
Tel. +380-(44) 226-25-55 Fax. +380-(44) 529-50-58 E-mail: [email protected] |
11.Bozhenka str., 03680 Kyiv-150, Ukraine |
Формат А4 (210 х 297)
Завдання 2
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
Реєстраційний індекс документа |
Дата надходження |
Дата та індекс одержаного документа |
Кореспондент |
1 | 2 | 3 | 4 |
Короткий |
Кому направлений документ | Підпис | Примітки |
5 | 6 | 7 | 8 |
Формат А4 (297 х 210)
ЖУРНАЛ
реєстрації створюваних в документів
Порядковий реєстраційний номер (індекс документа) | Дата | Виконання вхідного номеру | Адреса, за якою направлений документ |
1 | 2 | 3 | 4 |
Короткий |
Виконавець | Хто підписав | № бланка | Примітки |
5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Формат А4 (297 х 210)
НАЦІОНАЛЬНЕ КОСМІЧНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ
НАКАЗ
18.07.2007 | м. Київ | № 200 |
Про встановлення заохочувальних відзнак Національного космічного агентства України
Відповідно до Указу Президента України від 18 листопада 1996 року №1094 "Про відомчі заохочувальні відзнаки" та з метою вшанування працівників підприємств, організацій і установ космічної галузі України за багаторічну, бездоганну та плідну роботу на благо нашої держави
НАКАЗУЮ:
Установити заохочувальні відзнаки Національного космічного агентства України (далі – НКАУ):
“Нагрудний знак О.М.Макарова”.
Генеральний директор Ю.С.Алексєєв
ПОГОДЖЕНО:
Голова ЦК
профспілок «Космомаш» В.Ф.Литвин
Завдання 3
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
______________ № __________
(місце складання)
на____________ рік
_______________________________________
Найменування розділу
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи
(тому, частини)
і номери статей
за |
Примітки |
Найменування посади керівника
структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО
Завідувач архівом НКАУ Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ________ році в структурному підрозділі
За строками зберігання | Усього | У тому числі | |
таких, що переходять |
з позначкою"ЕПК" |
Постійного
Тимчасового
(понад
10 років)
Тимчасового
(до
10 років
включно)
Разом
Підсумкові відомості передано до відділу організаційної роботи
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство
у структурному підрозділі Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Завдання 4
Заст. начальника управління справами - начальник відділу організаційної роботи Підпис
Дата
ЗАМОВЛЕННЯ
№
на розмножувальну
роботу
Структурний підрозділ____________________________________
Виконавець______________________________________________
(прізвище)
Кімната_________________телефон №_______________________
Кількість сторінок_________________________________________
Кількість примірників______________________________________
Керівник структурного підрозділу____________________________
(дата, підпис)
Прийнято до виконання____________________________________
(дата, підпис)
Керівник групи розмноження_____________________________
( підпис, розшифровка підпису)
Строк виконання__________________________________________
Одержано виконану роботу ________________________________
(дата, підпис)
ЖУРНАЛ
обліку
роботи групи
розмноження
№ п/п. |
Дата |
Повне наймену-вання замов- лення |
Найменування структурного підрозділу замовника |
Кількість аркушів |
Тираж |
Дата одержання дозволу на друкування |
Дата видачі замовлення |
При-мітки |
1 |
2 | 3 | 4 |
5 |
6 | 7 | 8 | 9 |
Список використаної літератури
Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації” // Офіційний вісник України. – 1997. – № 4. – Ст. 202.
Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” // Офіційний вісник України. – 1998. – № 48. – Ст. 1764.
Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” від 17 жовтня 1997 р. № 1153 // Офіційний вісник України. – 1997. – № 43. – Ст. 50.
Наказ Головархіву України “Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” від 20 липня 1998 р. № 41 // Офіційний вісник України. – 1998. – № 38. – Ст. 1414.
Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. – К., 1997 – 18 с.
Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. – К., 1997 – 18 с.
Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій / ДКАУ. – К., 2001. – 112 с.
ДК 010–98 Державний класифікатор управлінської документації. – К.: Держстандарт України, 1999. – 50 с.
ДСТУ 4163–2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. – К.: Держспоживстандарт України, 2003.
Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”. – К.: УНДІАСД, 2004. – 62 с.
Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: Навчальний посібник. – К.: ДАКККіМ, 2003. – 57 с.
Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-е вид., перероб., доп. – К.: Либідь, 2000. – 384 с.
Козоріз В. П., Лапицька Н. І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посібник. – К.: МАУП, 2002. – 168 с.
Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.
Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – 2-е вид., доп., випр. / С. П. Бибик, І. Л. Міхно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта – К.: Довіра; УНВЦ “Рідна мова”, 1998. – 507 с.