Xreferat.com » Рефераты по риторике » Деловая риторика

Деловая риторика

общие и различные интересы выявлены?

9.Кто выдвигает конкретные варианты решения спорных вопросов?

10.Как предлагаемые альтернативы аргументируются?

11.Какая сторона склонна завышать требования?

12.Кто подводит итог переговоров?

13.Какие решения приняты?

14.По каким вопросам не удалось прийти к соглашению?

15.Какие документы подписаны?

16.Какой подход преобладал на переговорах?


ВОПРОСЫ

1.В учебных пособиях зарубежных авторов часто приводится ситуация:

«Две сестры спорят о том, как разделить апельсин. Каждая приводит аргументы, обосновывающие, что она должна получить если не весь апельсин, то по крайней мере его часть. В конце концов они решают разделить его пополам. Решение кажется справедливым. Однако оказывается, что одна сестра хотела съесть апельсин, другой же нужна была цедра для торта». К какому типу относились интересы сестер?

2.Определите, какому подходу к переговорам соответствуют суждения: 1) «я против тебя», 2) «мы против проблемы», 3) «надо отнять часть побольше», 4) «мы - слабая сторона - примем все предложения», 5) «надо объединить усилия, тогда каждому достанется больше», 6) общий «выигрыш» позволяет реализовать полнее личные интересы.


ЗАДАНИЯ

1.Попробуйте взглянуть на проблему и предмет коммерческих переговоров глазами оппонента. Представьте, что вы ведете разговор о сдаче в аренду торговой площади. Восстановите рассуждения арендатора.

1)-Здание находится в центре города, поэтому будет много посетителей.

-?

-2)-Есть удобные складские помещения для хранения товаров

-?

3)-Мы сдаем площадь на длительный срок. Это очень удобно.

4)-Плата за аренду составляет 10 тысяч.

-?

2.Проведите деловую игру «Тактика переговоров». Группа делится на 2 бригады по 6 человек. Первая бригада «решает» предложенные ситуации (1,2), представители другой - оценивают ответы каждого игрока, распределяя 12 баллов между шестью участниками. Затем - наоборот: варианты решения предлагает вторая бригада (ситуации 3,4). Подсчитывается суммарный балл - своеобразный рейтинг каждого студента.

Ситуации:

1)Ваш партнер по переговорам завышает требования, намеренно ставит невыполнимые условия.

2)Другая сторона скрыто или явно вам угрожает. И угроза эта реальна.

3)Ваш оппонент в начале переговоров старается создать дискомфорт: «Я слышал, что у вас дома неприятность ...».

4)Глава делегации противоположной стороны заявляет: «нам спешить некуда - решайте, согласны ли на наши условия ...».

3.Ролевая игра «Искусство ведения переговоров». Идут производственные переговоры по заключению коллективного договора, необходимо согласовать интересы и подписать документ. В обсуждении участвуют: комиссия, представляющая трудовой коллектив (председатель профкома, инженер техотдела № 5, мастер, рабочий - депутат Областного законодательного собрания) и администрация (директор, главный инженер, главный экономист, главный бухгалтер), а также эксперты, приглашенные сторонами. На рассмотрение выносятся спорные вопросы: о предоставлении работникам, занятым на участках с вредными условиями труда, дополнительного отпуска (6 рабочих дней); о выделении бесплатных путевок в заводской профилакторий.


РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1.Лебедева М. М. Вам предстоят переговоры. - М. , 1993.

2.Маккей Х. Как уцелеть среди акул. - М. , 1991.

3.Нергеш Я. Поле битвы - стол переговоров. - М. , 1989.

4.Райффа Х. Искусство и наука переговоров. - М. , 1982.

5.Фишер Р., Юри У. Путь к согласию, или Переговоры без поражения. - М. , 1990.


  1. ИНТЕРВЬЮ

§1. Цели и задачи общения с представителями прессы

Как справедливо утверждает известный американский имиджмейкер Лиллиан Браун, бизнесмен и пресса нужны друг другу. Деловому человеку средства массовой информации необходимы, если надо быстро распространить точные сведения, рекламу, привлечь внимание к фирме, оказать влияние на партнеров или коллег, пояснить свою точку зрения. Общение с представителями прессы включают в понятие «косвенная реклама» (англ. public relation). Считается, что она играет большую роль в создании позитивного имиджа фирмы, репутации. Только через журналистов можно оказать воздействие на массы людей.


§2. Этапы подготовки и проведения интервью


К этапам данного вида общения относим:

Докоммуникативный Коммуникативный Посткоммуникативный
1.Определение (совместно с интервьюером, круга проблем разговора

1.Приветствие.

Установление контакта.

Анализ интервью.
2.Подготовка ответов на предполагаемые вопросы. 2.Ответы на вопросы интервьюера.
3.Изучение информации о журналисте, с которым предстоит встреча. 3.Прощание, благодарность за внимание и интересные вопросы.

Перед интервью спросите у корреспондента перечень основных проблем, вопросов, которые его преимущественно интересуют, обратите его внимание на ключевые моменты, которых хотите коснуться во время разговора. Следует продумать наиболее вероятные вопросы и заранее подготовить на них профессионально грамотные и по возможности краткие ответы. Запомните фамилию, имя и отчество интервьюера, постарайтесь узнать информацию об этом человеке: образование, темы, которыми занимается, опыт работы, характер. Если репортер убедится, что вы являетесь авторитетным специалистом в данной области деятельности, то он будет воспринимать вас как ценный источник информации и обращаться к вам постоянно. Поэтому важно произвести на журналиста благоприятное впечатление.

В процессе интервью надо придерживаться следующих правил:

1)Поздоровавшись с интервьюером, не суетитесь, ведите себя спокойно, непринужденно.

2)Обязательно смотрите собеседнику в глаза, отвечайте на вопросы уверенно, оптимистично.

3)Отвечая на вопросы, не уклоняйтесь от темы. Остерегайтесь двусмысленных толкований вашей точки зрения. Избегайте ответов типа «да» или «нет», но не будьте слишком многословны. Если вы не знаете ответа на вопрос, так прямо об этом и скажите.

Некоторые репортеры нарушают законы жанра, включают в формулировку вопроса свою личную точку зрения. В подобной ситуации надо стараться донести до аудитории то, что вы хотели сказать, проложите путь к важным для вас темам.

4)Не бойтесь проявлять инициативу, даже «развернуть» беседу в нужном для Вас направлении.

5)Не оспаривайте в деталях ошибочного утверждения - перечислите правильные факты.

6)Когда в первый раз упоминаете вашу организацию - сообщите ее полное название. После этого можно использовать аббревиатуру.

7)Постарайтесь произнести что-нибудь запоминающееся, а также характеризующее вас как человека, не лишенного чувства юмора, остроумия.

8)Завершая интервью, поблагодарите журналиста за интерес к вашей фирме и к вам лично, за актуальные, содержательные вопросы.

После разговора проанализируйте для себя, какие вопросы вам задавали и почему, а также свои ответы, реакцию на них интервьюера:

1.Какие темы и подтемы затрагивает репортер?

2.Какие цели преследуют собеседники?

3.Связаны ли вопросы интервьюера друг с другом по смыслу?

4.Учитываются ли ответы при постановке новых вопросов?

5.Не стремится ли журналист в первую очередь высказать собственные суждения?

6.Проявляет ли интервьюируемый инициативу?

7.Не уклоняется ли он от ответов на вопросы?

8.Какие дает ответы (краткие, полные, доказательные)?

9.Как оспариваются ошибочные утверждения?

10.Прозвучало ли в интервью что-либо запоминающееся, афористичное, шутливое?

11.Является ли стиль интервью деловым и оптимистичным?


ВОПРОСЫ

1.Почему необходим поиск, установление постоянных связей с репортерами, компетентными в вашей сфере?

2.Трудно ли отвечать на «сложные» вопросы, состоящие из 3-4 частей? Уместны ли они в интервью?

3.Как чувствовать себя комфортно при общении с представителями прессы?


ЗАДАНИЯ

1.Сделайте письменный анализ радио - или телеинтервью по схеме.

2.Организуйте ролевую игру. Вы - директор «Дома моды». Побеседуйте с «журналистом», предварительно написав для него вопросы, на которые будете отвечать.

3.Пригласите корреспондента газеты, радио или телевидения и расскажите ему о вашем вузе, о студенческой жизни.


РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1.Браун Л. Имидж - путь к успеху. - СПб, 1996.

2.Денисон Д. , Тоби Л. Учебник по рекламе. - Минск, 1996.


  1. СЛУЖЕБНЫЙ ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР

§1. Этапы подготовки и проведения служебного телефонного разговора.

По подсчетам исследователей, на телефонные разговоры тратится до 27% рабочего времени делового человека. Какие действия он совершает, осуществляя этот вид дистантного общения?


До коммуникативный этап Коммуникативный этап Посткоммуникативный
1.Определение дня, времени, темы разговора. 1.Взаимные представления. Краткая запись содержания разговора с указанием данных абонента
2.Составление плана, подготовка необходимых сведений. 2.Введение собеседника в курс дела.

3.Обсуждение ситуаций.

4.Заключительное слово.

Готовясь к телефонному разговору, делают пометку в календаре, когда планируется разговор, с кем и на какую тему. Целесообразно набросать примерный план, а также продумать тон и стиль. На листке бумаги желательно перечислить фамилии, даты, цифры, которые могут понадобиться при контакте.

Правильная организация телефонного разговора позволяет получить в оптимальное время максимум информации. Продолжительность диалога по телефону обычно - 5-6 минут. За это время проводится представление собеседников, введение в курс дела, обсуждение вопроса и заключение. Главные требования к содержанию служебного телефонного разговора - краткость, насыщенность информацией, логичность, дружелюбный характер.

Нельзя доверять только своей памяти содержание телефонных диалогов: лучше записать такие данные, как имя, отчество, фамилия, должность и место работы абонента, дата, время, номер телефона, достигнутые договоренности.


§2. Техника речи разговора по телефону

Когда человек говорит с кем - то по телефону, единственным средством выразить себя является его голос. Поэтому необходимо, как и при публичном выступлении, следить за техникой речи: освобождать дыхательную диафрагму, четко артикулировать согласные, придерживаться среднего темпа, обычной громкости голоса.

Пауза в телефонном разговоре выполняет роль сигнала, адресованного другой стороне с целью получить подтверждение, что информация принята. Умение вести диалог с абонентом в значительной степени заключается как раз в том, чтобы вовремя сделать паузу и тем самым предоставить возможность собеседнику высказать свое отношение к рассматриваемому вопросу. Паузы возникают также при нежелании раскрыть свои чувства, комментировать сказанное и при недостатке слов, что нельзя не учитывать, поскольку в телефонном разговоре времени на обдумывание бывает мало.

Следует иметь в виду, что голос говорящего по телефону сильнее, чем при непосредственном контакте, отражает его настроение.


§3. Правила ведения делового телефонного разговора.

1)Рационально снимать трубку при любом звонке. Лучше всего после первого звонка. Если у руководителя есть отдельный кабинет и параллельный телефон, то трубку первой снимает секретарь. Она может дать ответ и разъяснения некоторым абонентам сама.

2)В деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов («Да», «Алло», «Слушаю») и заменить их информативными. Надо назвать свое учреждение, отдел, а также свою фамилию («Бухгалтерия. Иванов слушает»).

3)Звонящий в начале разговора называет свою фирму и здоровается: «Это коммерческий директор фирмы «Кристалл» Петров. Здравствуйте».

4)Если абонент забыл представиться, то вежливо интересуются его именем, названием учреждения; затем продолжают диалог.

5)Нельзя хранить молчание во время телефонного разговора - надо поддерживать контакт с помощью коротких фраз: «Да», «Я Вас понял», «Хорошо» ... Они необходимы, чтобы у собеседника не возникло ощущение, что вас разъединили или что вы пренебрегаете его мнением. Повторения и уточнения дают гарантию того, что вас поняли: «Итак, мы с вами решили ... «, «Повторите, пожалуйста, число ...», «Будьте добры, уточните номер квитанции ...».

6)Прощаясь, благодарят за сведения, заверяют, что рады звонку, личной встрече, желают всего хорошего. По этикету молодой человек не должен заканчивать разговор раньше старшего по возрасту или по служебному положению.

7)Если вы очень заняты, а телефонный собеседник затягивает разговор, то остается один выход - извиниться, перенести обсуждение на следующий раз. Если при беседе с посетителем звонит телефон, следует попросить абонента подождать, не вешая трубку или попросить перезвонить через 15 минут.

8)Если телефон механически отключится, то номер вновь набирает инициатор разговора.

9)Дежурный или должностное лицо в учреждении, на предприятии в случае отсутствия человека, нужного позвонившему, должен посоветовать позвонить повторно, предложить передать поручение или оказать какую-либо другую помощь.


ВОПРОСЫ

1.Почему по телефону часто задают вопросы: «Ты плохо себя чувствуешь?», «Вы спешите?».

2.Л. К. Граудина приводит в своей статье «О современной концепции отечественной риторики и культуре речи» («Культура русской речи и эффективность общения» (М. , 1996) письмо офицера, адресованное сотрудникам Института русского языка РАН: «В один из дней одному высокопоставленному товарищу по служебному телефону на его «Здравствуйте!» Я ответил: «Я вас приветствую». Этот товарищ, когда я соединил его по телефону с моим начальником, отчитал моего начальника, а тот, в свою очередь, меня, за подобное приветствие ...».

Справедливо ли вышестоящий сделал вывод о «необразованности» подчиненного?

3.Как правильно произносить выражения: «Алло», «Вам звонит ...», «К вам никак не дозвониться», «Если мне позвонят ...», «Ты звонишь ...»?


ЗАДАНИЯ

1.Разыграйте ситуации. Представьте, что директор фирмы ведет телефонный разговор с представителем министерства машиностроения о неуплате налогов в федеральный бюджет, с коллегой (договариваются о месте и времени встречи), с сотрудником, который заболел и не может выйти на работу, с представителем другой фирмы (диалог о поставке 10 деталей для проведения опытной сборки).


РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1.Акишина А. А., Акишина Т. Е. Этикет русского телефонного разговора. - М. , 1990.

2.Трофименко В. П. , Волгин А. Н. Поговорим об этикете. - М. , 1991.


  1. ДИСКУССИЯ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ

§1. Дискуссия как вид спора

Дискуссия (от лат. discussio - «исследование») - это публичный диалог, в процессе которого сталкиваются различные, противоположные точки зрения. Целью дискуссии является выяснение и сопоставление позиций, поиск правильного решения, выявление истинного мнения. Дискуссия - один из видов спора. В риторике спор - это характеристика обсуждения проблемы, способ ее коллективного исследования, при котором каждая из сторон отстаивает свою правоту.

Стремление занять собственную позицию - сильная потребность человека, связанная с самоутверждением. В обстановке спора максимально проявляются такие личностные свойства, как самостоятельность и нонконформизм. Поэтому споры интересны и эмоционально притягательны, поэтому они постоянно сопутствуют жизни отдельных людей и коллективов. Там, где господствует авторитарная система мышления, отсутствует плюрализм мнений, не могут успешно решаться трудовые задачи. Поэтому руководитель должен владеть искусством спора. В деловом общении дискуссию специально организуют на собраниях, а также используют как метод исследования рынка. При этом группа потребителей обсуждает под руководством ведущего темы, интересующие фирму. Например, такая дискуссия позволяет узнать реакцию покупателей (клиентов) на производимый товар (оказываемую услугу).


§2. Этапы подготовки и проведения дискуссии

Дискуссия в служебном взаимодействии - это, как правило, организованный спор: он планируется, готовится, а затем анализируется. Охарактеризуем следующие основные структурные элементы дискуссии:

Докоммуникативный этап Коммуникативный этап Посткоммуникативный этап
1.Фурмулировка проблемы, цели. 1.Объявление темы, цели, уточнение ключевых понятий. Анализ дискуссии.
2.Сбор сведений о предмете спорта, определение понятий. 2.Выдвижение и защита тезиса.
3.Подбор аргументов. 3.Опровержение тезиса и аргументации оппонента.
4.Формулировка вопросов к оппонентам. Подведение итогов.
5.Оценка аудитории.


Процесс спора основан на некотором противоречии, которое надо выявить, чтобы сформулировать проблему, то есть выдвинуть тезис (мысль, для обоснования истинности или ложности которой выстраивается доказательство) и антитезис (противоположное мнение). Для этого до полной ясности доводятся, определяются с помощью энциклопедий, словарей, другой литературы ключевые понятия. Затем стараются сознательно выяснить, достоверна или только вероятна мысль (т. е. нет доводов «да», но нет и «против»). Необходимо стремиться к тому, чтобы тезис и антитезис были простыми, лаконичными по форме выражения. Затем собирают все необходимые знания, данные о предмете спора, уточняют значение понятий, терминов, продумывают достоверные и достаточные аргументы для доказательства тезиса, формулировки вопросов к оппонентам, полемические приемы.

Необходимо выбрать стратегию поведения с учетом индивидуальных особенностей дискутирующих. В зависимости от уровня компетентности выделяют сильных участников и слабых. Сильный - хорошо знает предмет спора, уверен в себе, логично рассуждает, имеет опыт полемики, пользуется уважением и авторитетом. Слабый - недостаточно глубоко разбирается в обсуждаемой проблеме, нерешительный.

По характеру знаний спорящих делят на «лисиц» и «ежей». Эти образные наименования возникли из высказывания античного баснописца Архилоха: «Лисица знает много всяких вещей, а еж - одну, но большую». Таким образом, «лисицы» - люди широко образованные, но в чем - то недостаточно разбирающиеся, а «ежи» - углубленные в одну тему. В зависимости от активности участников дискуссии выявляют следующие типы: сопереживающие (ведут обсуждение с интересом), очень активные (крайне заинтересованные в материале), потенциальные (нейтрально относятся к проблеме), скептики (наблюдатели, не участвующие в споре).

Отношение ведущего к разным слушателям должно быть дифференцированным: сильному надо задавать трудные вопросы, к «ежу» обращаться за пояснениями, скептиков надо стараться вовлечь в рассмотрение проблемы, менее активным предлагать высказаться в первую очередь.

Дискуссия открывается вступительным словом организатора. Он объявляет тему, дает ее обоснование, выделяет предмет спора - положения и суждения, подлежащие обсуждению. Участники дискуссии должны четко представлять, что является пунктом разногласий, а также убедиться, что нет терминологической путаницы, что они в одинаковых значениях используют слова. Поэтому ведущий определяет основные понятия через дефиницию, контрастные явления, конкретизаторы (примеры), синонимы и т. п. Стороны аргументируют защищаемый тезис, а также возражения по существу изложенных точек зрения, задают вопросы разных типов. Организатор должен стимулировать аудиторию к высказываниям - задавать острые, активизирующие вопросы, если спор начинает гаснуть. Он корректирует, направляет дискуссионный диалог на соответствие его цели, теме, подчеркивает то общее, что есть во фразах спорящих.

В конце отмечается, достигнут ли результат, формируется вариант согласованной точки зрения или обозначаются выявленные противоположные позиции, их основная аргументация. То есть ведущий в заключительном слове характеризует состояние вопроса, а также отмечает наиболее конструктивные, убедительные выступления, тактичное поведение некоторых коммуникантов.


§3. Правила ведения спора

1.Начинайте возражать только тогда, когда вы уверены, что мнение собеседника действительно противоречит вашему.

2.Вначале приводите только сильные доводы, а о слабых говорите после и как бы вскользь.

3.Опровергайте фактами, показом того, что тезис противоположной стороны не вытекает из аргументов или что выдвинутый оппонентом тезис не доказан. Можно показать ложность высказанной мысли или аргументов, опираясь на то, что, следствия, вытекающие из них, противоречат действительности. Не упорствуйте в отрицании доводов оппонента, если они ясны и очевидны.

4.Следите за тем, чтобы в ваших рассуждениях не было логических ошибок.

5.В процессе спора старайтесь убедить, а не уязвить оппонента. Исследователь спора С. И. Поварнин замечал: «Уважение к чужим убеждениям не только признак уважения к чужой личности, но и признак широкого и развитого ума» [10, с. 76].

6.Умейте сохранить спокойствие и самообладание в споре, постарайтесь найти удачное сочетание понимающей и атакующей интонации.


§4. Анализ дискуссии

Последний, заключительный этап рассматриваемого речевого жанра предусматривает тщательное осмысление процесса общения. Для этого можно использовать такие вопросы:

1.Что обсуждалось и что должно было дать обсуждение?

2.Показана ли ведущим значимость проблемы?

3.Насколько просто, ясно и кратко формулируются тезис и антитезис?

4.Как удается добиться однозначного семантического понимания терминов, понятий?

5.Каковы организующие речевые действия ведущего в ведении дискуссионного диалога?

6.Как аргументируется тезис?

7.Как опровергается тезис оппонентов?

8.Вопросы каких типов прозвучали?

9.Что общего и различного, в итоге, выявлено в позициях сторон?

10.Соответствует ли сформулированная в начале дискуссии цель полученным результатам (полностью, частично, мало)?

11.Кто самый дипломатичный, самый творческий, самый интеллигентный участник обсуждения?


ВОПРОСЫ

1.Дайте определения понятий «дискуссия» и «спор».

2.Почему в споре собеседники ярче раскрываются как личности?

3.По каким признакам классифицируют участников дискуссии?

4.Как следует вести себя во время спора?

5.В чем, на ваш взгляд, проявляется уважительное отношение оппонентов друг к другу?


ЗАДАНИЯ

1.Сделайте письменный анализ одной из телепередач, построенной в форме дискуссии.

2.Определите свое отношение (совершенно согласен, согласен, не могу определиться, не согласен, совершенно не согласен) к тезису: «Преуспевающим бизнесменом становится тот, кто обладает развитым абстрактным мышлением, способностями к обучению». Составьте перечень аргументов в защиту своей позиции.

3.Организуйте ролевую дискуссию на одну из тем:

1)О качествах менеджера надо судить по тому, как хорошо он может организовать большое число людей и насколько эффективно он может добиваться наилучших результатов от каждого из них, сливая их в единое целое (Акко Морита - основатель фирмы «Сони»).

2)Образование - единственная ценность, не поддающаяся девальвации (М. Тэтчер).

3)Сильнее всех - владеющий собой (Сенека). Участники должны вести себя в соответствии с одной из выбранных ролей:

«Инициатор» - захватывает инициативу с самого начала, отстаивает свою позицию с помощью аргументов и эмоционального начала.

«Спорщик» - встречает в штыки любые выдвинутые предложения и защищает противоположные точки зрения.

«Соглашатель» - выражает свое согласие с любыми мнениями и поддерживает все высказывания, поддакивая говорящему.

«Оригинал» - как правило, не ввязывается в спор, но время от времени выдвигает какие - либо неожиданные предложения.

«Организатор» - стремится к тому, чтобы выступили все участники, задает уточняющие вопросы.

«Молчун» - всячески избегает прямого ответа на вопрос; никто не должен понять, какой точки зрения он придерживается.

«Деструктор» - все время нарушает плавное течение дискуссии (что - то роняет, не вовремя хихикает ...)

Выступления должны быть краткими, каждое должно содержать один аргумент.

Наблюдатели решают, какая роль наиболее оптимальна в совместном анализе проблем.


РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1.Зарецкая Е. Н. Логика речи для менеджера. - М. , 1998.

2.Ивин А. А. Искусство правильно мыслить. - М. , 1986.

3.Минеева С. А. Полемика - диспут - дискуссия. - М. , 1990.

4.Поварнин С. И. Спор: О теории и практике спора// Вопросы философии. - 1990. - № 3.

5.Павлова Л. Г. Спор, дискуссия, полемика. - М. , 1991.

6.Стешов А. В. Как победить в споре. - Л. , 1991.

13. ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ (СОБРАНИЕ)

§1. Совещание как вид организации делового общения группы

Деловое совещание (собрание) - устное коммуникативное взаимодействие группы людей (коллектива). В этом виде общения сочетаются различные жанры: ораторский монолог (вступительное и заключительное слово ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей при «мозговой атаке»), дискуссия.

Эффективность собрания во многом зависит от таланта организатора - от его речевого мастерства и управленческих способностей. Нередко собрания проводит сам руководитель.

Выделяют следующие основные задачи деловых совещаний:

1)Выяснить, проанализировать состояние дела (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе ...); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать организационные выводы. Этим задачам соответствует информационный тип собрания.

2)Проинформировать коллектив о поисках в решении проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения, убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики. Для решения этих задач предназначено разъяснительное собрание, или собрание - инструктаж.

3)Найти коллективное решение проблемы, продуцировать, собрать идеи. Это тип собрания - проблемное, или «мозговая атака».

4)Отобрать и принять конструктивные решения. Это задача собрания - принимающего решения.

5)Дать участникам необходимые знания, повысить их квалификацию. Этот тип называется конференция, или учебное собрание.

Если руководитель заинтересован в постоянных контактах с коллективом, он организует регулярные совещания. По частоте проведения собрания могут быть также разовыми и периодическими.


§2. Этапы подготовки и проведения собрания

Собрание - это групповое общение, которое управляется, организуется. Его успех на 90% зависит от подготовки, обдумывания структурных элементов коммуникативного этапа и последующей оценки и самооценки.

Докоммуникативный этап Коммуникативный этап Посткоммуникативный
1.Выяснение необходимости совещания. 1.Вступительное слово председателя. Анализ собрания.
2.Формулировка темы и цели. 2.Обсуждение проблемы (сообщения, беседа или дискуссия).
3.Разработка повестки дня, проекта решений. 3.Принятие решений (факультативно).
4.Определение и подготовка участников. 4.Итоговый монолог председателя.
5.Назначение времени и места проведения.


Подготовка совещания начинается с определения его необходимости. Этот сложный вид работы целесообразно использовать, если нет альтернатив, таких, например, как беседа, решение вышестоящего руководства, объединение с другими совещаниями. После решения организовать коллективный процесс обсуждения уточняют его тему и цель. Путем выделения и группировки проблем разрабатывается повестка дня. Выбирая последовательность рассмотрения вопросов, исходят из психологических оснований. Наиболее «трудные» пункты, требующие расширенного обсуждения, проработки, лучше всего поместить во вторую треть собрания, когда физическая и умственная работоспособность группы достигает пика. Текущие или срочные вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а самые «простые» пункты или наиболее интересные - оставить в конце.

В общих чертах надо подготовить, может быть созвав для этого комиссию, проект решения. Он нередко представляет собой «вопросник», по каждому пункту которого участники в ходе собрания будут давать конкретные ответы.

Следующий шаг - определение количественного и качественного состава аудитории, подготовка участников.

Совсем не обязательно на каждое совещание приглашать руководителей всех подразделений. Привлекаются обычно те должностные лица, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме. Надо определить, представляют ли коммуниканты широкий спектр мнений или образуют сплоченную группу с одинаковыми взглядами. По количеству участников собрания могут быть узкими (до 5 человек), расширенными (до 20 человек) и представительными (свыше 20 человек). Маленькие группы сплочены, высокопродуктивны, но в них трудно завязать разговор, есть риск принятия ненадежных решений. Большие, как правило, принимают выверенные решения на основе многих точек зрения, но в них трудно прийти к единому мнению, необходим усиленный контроль, существует опасность возникновения группировок, давления на «саботажников». Идеальное количество участников для внутреннего делового заседания - от 6 до 9. Все сотрудники должны быть заблаговременно ознакомлены с темой, целью, повесткой дня и необходимыми материалами, документами.

Наилучшее время для проведения собрания, согласно эргономическим исследованиям, - это позднее утро (11 часов среды или четверга). Для регулярных совещаний отводят определенный день недели.

Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя организации. Однако лучше созывать совещания в специально оборудованном помещении. Оно должно иметь хорошую акустику, звукоизоляцию, вентиляцию, нормальную температуру воздуха (+ 19о с), удобную для работы мебель. Самое оптимальное расположение участников - на расстоянии вытянутой руки друг от друга за столом трапециевидной формы.

Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей - 40 - 45 минут. Если обстоятельства дела требуют большего времени, то после 40 минут объявляют десятиминутный перерыв. Регламент устанавливается в самом начале совещания. Обычно вступительное и заключительное слово ведущего, а также все выступления планируются на 10 минут. Во вступительном слове надо ясно и предельно конкретно, кратко изложить обсуждаемые проблемы и еще раз обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, можно подчеркнуть практическую значимость вопросов, поставить перед слушателями ряд конкретных задач. Одно из важнейших требований к председателю совещания - не навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Должность придает словам руководителя особый вес и те из работников, кто придерживается противоположных взглядов, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству. Надо постараться занять нейтральную позицию, изложить свое мнение от 3-го лица или сформулировать в виде вопроса. Самое серьезное собрание бывает уместно начинать с неожиданно интересной реплики и даже шутки. Очень эффектно, если фраза, мысль, которой открывается совещание, будет использована и в его завершении. Обращаясь, ведущий называет участников по Имени - отчеству, по возможности подчеркивает их опыт и компетентность по соответствующему вопросу. Председатель должен быть крайне внимателен не только к сути выступления, но и к тому, как каждое из них вписывается в общую конструкцию, как работает на достижение намеченной цели; не уводит ли в сторону. Организатор следит за регламентом, в ходе и после рассмотрения каждой проблемы кратко резюмирует выступления. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем идет речь, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс. Если оратор выходит за рамки вопроса, следует дипломатично остановить его. Критическую оценку предложений дают или немедленно после речи, или, если используется метод «мозгового штурма», после высказывания всех идей.

Следующий возможный этап совещания - принятие решений. Зачитывается заранее подготовленный проект решения, и участники совещания вносят свои коррективы, принимают его по результатам голосования. После принятия решений определяются лица, осуществляющие его исполнение и контроль.

Заканчивая собрание, ведущий может призвать всех к выполнению тех планов, программ, к достижению тех целей, к которым пришли в итоге; кратко резюмировать ход обсуждения; похвалить наиболее удачные идеи, деловые выступления; поблагодарить всех за продуктивную работу.

Английский исследователь совещания Элан Баркер справедливо полагает, что постоянный анализ проводимых коллективных обсуждений ведет к получению прибыли. Оценка должна быть объективной, формулироваться всей группой на отдельной встрече, вне рамок собрания. Можно предложить участникам заполнить анкету, используя для ответов так называемую скользящую шкалу: (нет) 1 2 3 4 5 6 (Да):

-Было ли необходимо совещание?

-Ясна ли его цель?

-Соответствовало ли оно цели?

-Согласны ли вы, что продолжительность и время проведения были удобны?

-Удовлетворило ли вас помещение?

-Вовремя ли вы получили повестку дня, документы?

-Все ли пункты повестки дня были изложены?

-Обладали ли присутствующие соответствующей компетенцией?

-Осуществлял ли председатель должный контроль?

-Удовлетворены ли вы процедурой принятия решений?

Анализ собрания можно провести более эффективно, если привлечь независимого эксперта. У него будет возможность беспристрастной оценки того, что идет хорошо, а что необходимо изменить.

Начинающий менеджер может анализировать коллективное общение самостоятельно по схеме:

1.Каков тип совещания в зависимости от цели?

2.Удачно ли сформулирована тема и подтемы (повестка дня)?

3.Когда запланировано рассмотрение наиболее сложных вопросов?

4.Уместны ли место, время проведения, количество и состав участников?

5.О чем говорит ведущий во вступительном слове?

6.Какой регламент принят?

7.Каковы организующие речевые действия ведущего в ходе диалога?

8.Все ли присутствующие принимают участие в обсуждении?

9.Какие решения приняты?

10.Как организатор закончил совещание?

11.Правильно ли оформлен протокол?


§3. Протокол совещания

Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от работников выполнения порученных им заданий. Секретарь фиксирует в протоколе наиболее важные моменты: основные положения, высказанные ораторами, достижение цели совещания, принятые решения, их исполнителей и сроки

Если Вам нужна помощь с академической работой (курсовая, контрольная, диплом, реферат и т.д.), обратитесь к нашим специалистам. Более 90000 специалистов готовы Вам помочь.
Бесплатные корректировки и доработки. Бесплатная оценка стоимости работы.

Поможем написать работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту
Нужна помощь в написании работы?
Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Пишем статьи РИНЦ, ВАК, Scopus. Помогаем в публикации. Правки вносим бесплатно.

Похожие рефераты: